Telefonnummern, die Steuer-ID, die wichtigsten Kundennummern: Im Büro müssen immer wieder zahlreiche wichtige Informationen griffbereit sein. Häufig werden diese Informationen auf kleinen Zetteln auf oder um den Schreibtisch herum verteilt. Sie landen auf Post-Its, die am Monitor kleben, an Pinwänden oder als Randnotiz auf der Schreibunterlage.
Was ist das Problem?
Unterlagen und Informationen, die auf Schreibunterlagen abgelegt werden, stellen eine Ablenkung dar, die sie vermeiden sollten.
So gehen Sie vor
Räumen Sie Ihren Schreibtisch frei und verbannen Sie Ihre Schreibunterlage. Nutzen Sie stattdessen eine wirksame, übersichtlichere und schönere Variante der Zusammenstellung Ihrer wichtigen Infos: das Sichtbuch.
Nutzen Sie ein Sichtbuch
Sichtbücher sind Ordner mit fest verschweißten Folien. Ein Sichtbuch befreit Ihr Blickfeld von Dingen, die sie ablenken und sorgt für mehr Klarheit im Kopf. Da Ihr Schreibtisch frei bleibt, können Sie sich auf den Vorgang vor Ihnen fokussieren. Gleichzeitig haben Sie in Ihrem Sichtbuch alle wichtigen Infos ohne langes Suchen stets griffbereit.
Welche Informationen gehören in das Sichtbuch?
Geeignet für das Sichtbuch sind sämtliche Unterlagen, die Sie regelmäßig benötigen. Das sind zum Beispiel:
- Wichtige geschäftliche und private Telefonnummern
- Wichtige Identifikationsnummern für das Finanzamt, Versicherungen oder Banken
- Kundennummern für Webseiten, Telefonhotlines etc.
- Übersicht Ihrer Preiskalkulation
- Prospekt Ihrer Lieblingspizzeria
Extra-Tipp Nr. 1: Arbeiten Sie mit Seitenzahlen
Die Hüllen sind in der Regel nicht beschriftet oder nummeriert. Daher ist es sinnvoll, kleine Aufkleber rechts unten anzubringen und mit Seitenzahlen zu beschriften.
Extra-Tipp Nr. 2: Nutzen Sie ein Inhaltsverzeichnis
Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis mit den wichtigsten Stichworten und der Seitenzahl an und Ihr Sichtbuch ist einsatzbereit.
Wo erhalte ich ein Sichtbuch?
Sichtbücher werden manchmal auch als Sichthüllenmappe bezeichnet. Sie bekommen diese Bücher bzw. Mappen mit unterschiedlicher Hüllenzahl im Bürofachhandel. Diese Organisationshilfen bieten außen meist eine Hülle, in die ein Deckblatt eingelegt werden kann. Am Rücken befindet sich in der Regel ebenfalls die Möglichkeit zur Beschriftung.
Extra-Tipp Nr. 3
Wichtige Unterlagen können statt in Sichtbüchern alternativ in Tischständern untergebracht werden. Diese Systeme sind auch mit Wandhalterung erhältlich. Wir setzen Tischständer nur an ausgewählten Plätzen ein, da sie schwieriger zu aktualisieren sind und mehr Platz wegnehmen. Aber für bestimmte Arbeitsplätze sind sie durchaus sehr hilfreich.
Und Sie?
Welche Informationen ordnen Sie mit einem Sichtbuch? Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen!
Übrigens:
Verknüpfen Sie die Arbeit mit dem Foliensichtbuch mit dem gesamten Workflow. Diese ist wie eine Art Masterplan. Von E-Mail-Verarbeitung, der Ablage bis hin zur Tages- und Wochenplanung.
