Selbstbestimmt arbeiten – Traum oder Alptraum für Angestellte und Unternehmen?

Selbstbestimmt arbeiten zu können – davon träumen ja viele. Nicht nur, weil sie sich das selbstbestimmte Arbeitsleben viel angenehmer und stressfreier vorstellen als den oft starren, strikt weisungs- und strukturgebundenen Büroalltag. Ich verstehe diese Träume gut und weiß sogar, dass sie viel häufiger umgesetzt werden könnten als sie es derzeit werden.

Was ist das Problem

Die meisten Jobs in Unternehmen sind nicht selbstbestimmt, sondern weisungsgebunden und in einen strikt durchgeplanten Arbeitsablauf integriert. Dieser Ablauf orientiert sich aber häufig noch an alten Strukturen, nach denen man zu einer sehr frühen Uhrzeit zu arbeiten begann, zu festgesetzten Zeiten Pausen machte und nach neun Stunden Feierabend. Effizient war und ist das aber längst nicht immer.

Mit der Moderne hat sich auch der Lebenswandel verändert. Menschen haben heute andere Vorstellungen von Arbeit und Leben. Dank der Digitalisierung könnten manche dieser Vorstellungen auch in die Realität umgesetzt werden. Aber die Unternehmen hinken da oftmals noch hinterher, was teilweise weiterhin zu Lasten der Effizienz im Betrieb geht.

So funktioniert es

Selbstbestimmt arbeiten kann man auf vielerlei Weise. Dazu gehört unter anderem mehr Verantwortung, freiere Zeiteinteilung und auch eine freiere Wahl des Arbeitsortes. Sollten sich jetzt all Ihre Haare sträuben, sorgen Sie sich nicht. Ich gebe Ihnen drei Tipps, die Ihren Angestellten erlauben, selbstbestimmt(er) zu arbeiten, und die zu mehr Effizienz führen und Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz schaffen können.

1. Tipp:

Kennen Sie Ihre Angestellten? Wissen Sie, was die wirklich können? Was ihnen liegt? Welche Herausforderungen sie bei der Arbeit und im familiären Umfeld haben? Wie gut sie eigenständig arbeiten können? Wie viel Verantwortung ihnen (fachlich und bei dem aktuellen Gehalt) zuzumuten ist? Wie viel Verantwortung sie gerne übernehmen würden? Welche Fähigkeiten sie haben, die für ihre Arbeit und Ihr Unternehmen interessant sein könnten, die aber nicht abgerufen werden?

Lernen Sie in einem ersten Schritt Ihre Angestellten kennen. Finden Sie heraus, genau welche Arbeit sie machen, welche Prozesse ihre Arbeit bestimmen, was sie besonders gut können und tun, und in welchen Bereichen sie aufgrund ihrer Fähigkeiten noch viel mehr tun könnten.

Werden Sie dabei ruhig etwas persönlicher. Denn selbstbestimmt zu arbeiten geht tiefer als nur bis zum Büroschreibtisch. Viele Väter möchten z. B. gerne mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen können, viele Erwachsene übernehmen die Pflege von Angehörigen – solche familiären Herausforderungen müssen Sie kennen, um darauf reagieren zu können. Denn heutzutage nicht mehr hinter der Arbeit zurückstehen müssen, wenn es doch oftmals Möglichkeiten gäbe, den Angestellten beides zu ermöglichen.

Legen Sie sich ein erweitertes Wissensprofil von allen an. Hier können Sie eine kostenlose Vorlage herunterladen, die Sie entsprechend Ihrer Bedürfnisse natürlich ändern und erweitern sollten. Oder nutzen Sie eine Mindmap, um sich Klarheit über berufliche und private Themen Ihres Teams zu verschaffen.

In meinem Artikel „Ach, was wissen die denn schon! – Warum vielen Unternehmen wertvolles Knowhow entgeht“ habe ich Ihnen zum Abfragen des Knowhows Ihrer Angestellten auch noch weitere Tipps zusammengestellt.

2. Tipp:

Mit dem Wissen um das, was Ihre Angestellten leisten können und wollen, überprüfen Sie nun Ihr Unternehmen. Verhakeln Sie sich dabei nicht in dem „Das wurde aber schon immer so gemacht“-Gedanken, sondern seien Sie offen für neue Möglichkeiten, neue Wege.

Schauen Sie, wo es Möglichkeiten für ein selbstbestimmtes Arbeiten geben könnte. Wie könnte diese Selbstbestimmung im Einzelnen aussehen? Wäre Gleitzeit möglich oder gar freie Zeiteinteilung und freie Wahl des Arbeitsplatzes (zu Hause oder im Büro)? Hieße „selbstbestimmt“ Projekte selbstverantwortlich umzusetzen? Könnte es Möglichkeiten geben, Projekte selbstbestimmt in Arbeitsgruppen zu erarbeiten, anstatt wie bisher linear und hierarchisch? Wie sieht es mit den Prozessen aus – lassen die sich so flexibel gestalten, dass die Angestellten selbstbestimmter daran arbeiten können?

An welchen Stellen müssten Sie umstrukturieren, Zuständigkeiten bewegen, modernisieren, an der Effizienzschraube drehen? Wie könnte dieser neue Weg aussehen? Welche Kosten und Einsparungen würde er mit sich bringen? Welche Investitionen wären nötig und welcher ROI wäre zu erwarten?

Eine Hilfe für die allerersten Schritte kann meine Checkliste für das Gesamtunternehmen sein, die Sie hier kostenlos herunterladen können. Auch diese Liste können und sollten Sie natürlich an Ihre Bedürfnisse und Vorstellungen anpassen. Außerdem könnte Ihnen das Reaganformular helfen, das Sie hier zum kostenlosen Download finden. Mehr zu dem Formular und seinen Funktionen finden Sie hier.

3. Tipp:

Haben Sie schon Wege gefunden, um es Ihren Angestellten zu ermöglichen, selbstbestimmt(er) zu arbeiten, dann wird das natürlich nicht automatisch reibungs- und problemlos funktionieren. Ein paar grundlegende Regeln sollten Sie dafür schon aufstellen. Hier ein paar Beispiele:

• Datenschutz
  Wenn Angestellte z. B. jederzeit auch von zu Hause aus arbeiten können, muss der Datenschutz gewährleistet sein. Stellen Sie sicher, dass diese Angestellten eine gründliche Datenschutz-Schulung erhalten und die Rechner, an denen sie im Homeoffice arbeiten, den Datenschutzbestimmungen Ihres Unternehmens und den staatlichen entsprechend mit Firewalls, Viren- und Malware-Schutz, Passwörtern etc. ausgestattet sind. Was bei Outlook zu beachten ist, habe ich Ihnen in meinem Artikel „Outlook Datensicherung: Backup, Archiv und Sicherheit“ beschrieben.
• Kommunikation
  Selbstbestimmt arbeitende Angestellte müssen genauso in die Kommunikationsstruktur des Unternehmens eingebunden sein wie alle anderen auch. Die Kommunikationswege müssen der neuen Situation angepasst werden, damit Memos ankommen und Telefonate weitergeleitet werden. Aber auch, damit der Austausch über Projekt-Fortschritte, Schwierigkeiten beim selbstbestimmten Arbeiten und ganz normale Unternehmensneuigkeiten weiterhin gewährleistet ist. Und damit Daten und Dokumente bspw. über das Intranet auch allen anderen zugänglich sind und bleiben.Machen Sie Jour Fixe Meetings zur Bedingung. Legen Sie auch einzelne Gesprächstermine mit Ihren Angestellten fest, um mit ihnen über ihren persönlichen Fortschritt zu sprechen. 
Hilfreich ist auch, ein gutes Vorschlagswesen für die selbstbestimmt Arbeitenden zu installieren, entweder durch ein modernes Vorschlagswesen oder durch eine KVP-Gruppe.
• Verlässlichkeit
  Selbstbestimmt arbeiten – so herrlich das klingt, so wichtig ist aber auch, dass die Angestellten verlässlich bleiben. Denn Verlässlichkeit ist das Tüpfelchen auf dem i, das Sie von der gesamten Konkurrenz abheben kann. Legen Sie die Grundsätze fest, die eine Verlässlichkeit garantieren. Ob in der selbstbestimmten Projektarbeit oder dem Home Office – diese Grundsätze bilden dann die Basis für den reibungslosen Ablauf mit den anderen Abteilungen, mit der Kundschaft und den Lieferanten.

Darauf kommt es an

Zwei Dinge sind bei der Umsetzung eines solchen Vorhabens wichtig.

1. Zwingen Sie niemanden dazu, selbstbestimmt zu arbeiten.
Manche laufen bei selbstbestimmter Arbeit überhaupt erst zu großer Form auf. Andere aber kommen mit zu viel Selbstbestimmtheit nicht so gut klar, weil sie festere Strukturen und Vorgaben bevorzugen. Und manche wollen aus vielerlei Gründen auch gar nicht mehr Verantwortung übernehmen. Stellen Sie es deshalb allen frei, wie viel Selbstbestimmung sie im Rahmen des betrieblich Möglichen übernehmen möchten.

2. Bleiben Sie flexibel
Das selbstbestimmte(re) Arbeiten im Betrieb einzuführen darf nie bedeuten, dass das jetzt alles für die Ewigkeit in Granit gehauen ist. Bleiben Sie offen und flexibel, um auf die Bedürfnisse Ihrer Angestellten zu reagieren. Hat sich jemand vielleicht ursprünglich gegen selbstbestimmtes Arbeiten ausgesprochen, kann ein Notfall in der Familie doch noch dazu führen, dass Sie es diesem Angestellten ermöglichen, dass er von zu Hause aus arbeitet, um sich um seine pflegebedürftigen Angehörigen zu kümmern.

Auch umgekehrt sollten Sie flexibel bleiben. Stellt eine Angestellte fest, dass ihr das selbstbestimmte Arbeiten doch nicht liegt, sollte es ihr möglich sein, weitgehend in ihre alten Strukturen zurückkehren zu können.

Was der Tipp bewirkt

Es bedeutet so manchen Aufwand, um die Angestellten selbstbestimmt arbeiten zu lassen. Aber wann war Modernisierung und Optimierung jemals nicht mit Aufwand verbunden? Dass er sich tatsächlich lohnen kann, dieser Aufwand, dafür gibt es viele Beispiele.

Das selbstbestimmte Arbeiten kann z. B. die Zufriedenheit der Angestellten erhöhen. Sie werden gehört, sie werden ernst genommen, und ihre Ideen zählen im Unternehmen. Selbstbestimmtes Arbeiten befördert auch das Mitdenken der Angestellten. Sie werden aktiver in das Unternehmen eingebunden und entwickeln eine stärkere Bindung an den Betrieb. Deshalb wird eine Haltung wie „Ist mir alles egal, Hauptsache am Ende des Monats ist das Geld auf dem Konto“ immer seltener, je selbstbestimmter die Angestellten arbeiten dürfen. Und auf diese Weise wird die Effizienz gesteigert, denn es wird immer weniger Leute geben, die einfach nur den Arbeitstag hinter sich bringen wollen und auf der Schreibtischunterlage schon die Tage abzählen, bis sie endlich in den Urlaub fahren können.

Auch für die Angestellten hat selbstbestimmtes Arbeiten Vorteile. Zum einen können sie flexibler werden, was ihnen besonders (aber nicht nur) in der Zeit der Familiengründung die Möglichkeit gibt, mehr Zeit mit den Kindern zu verbringen, anstatt dies nach traditionellem Muster allein den Müttern, Großmüttern und Erzieherinnen zu überlassen. Dadurch steigt die Lebensqualität erheblich.

Aber auch die Tatsache, dass Sie ihnen mehr zutrauen, ihnen wichtigere oder komplexere Arbeit anvertrauen, dass Sie das Vertrauen in sie setzen, dass sie Projekte gut und verlässlich abschließen werden – das allein kann schon bewirken, dass sie sehr viel mehr Spaß an ihrer Arbeit haben und sich viel stärker für das Unternehmen engagieren. Auch das kann ihre Lebensqualität und Zufriedenheit deutlich steigern.

Extra-Tipp

Was Sie bei all dem aber nicht aus den Augen verlieren sollten, sind Ihre Unternehmensziele. Beziehen Sie künftig das selbstbestimmte Arbeiten mit ein. Überprüfen Sie regelmäßig, inwieweit das selbstbestimmte Arbeiten die Unternehmensziele vorangetrieben hat, welche Möglichkeiten es noch eröffnet, aber auch, was vielleicht nicht oder nicht so gut funktioniert hat und womöglich einen kleinen Rückschritt bedeutet.
Geben Sie dem selbstbestimmten Arbeiten aber Zeit. Ihre Angestellten werden sich erst daran gewöhnen müssen, was diese Selbstbestimmung in jeder Hinsicht bedeutet und mit sich bringt. Kippen Sie das Projekt nicht schon bei den ersten Anzeichen, dass es schwierig werden könnte. Besprechen Sie stattdessen mit Ihren Angestellten die Unternehmensziele und fragen Sie sie, inwiefern sie mit ihrer neuen selbstbestimmten Arbeitsweise zu diesen Zielen beisteuern können. Schließen Sie dann mit den Betreffenden eine Zielvereinbarung ab, die beiden die Grundlage für das gibt, was kommt: für das Vertrauen, das Sie in sie setzen, und für die Arbeit, die die Angestellten abliefern.

Mehr zu dieser Zielvereinbarung finden Sie in meinem Artikel „Die Zielvereinbarung: Endlich vorbei mit dem Leipziger Allerlei“. Und vielleicht helfen Ihnen auch meine Hinweise in „Wer vertraut und zutraut, beweist Führungsstärke“.

Und Sie?

Wenn nun Angestellte vom Büro ins Homeoffice wechseln, könnte es vielen schwerfallen, die alltäglichen Büro-Spielregeln auf den heimischen Schreibtisch zu übertragen. Da empfehle ich gerne mein kurzes Video „Leertischler sind effizienter“ helfen.

Büro-Kaizen digital Video

Home Office: 5 Tipps

(Dauer: 15:40 Minuten)