Pünktlich Termine einhalten: Organisation sei Dank!



Schrecksekunde am frühen Morgen: Die Deadline ist noch diese Woche, das Projekt aber nicht annähernd fertig. Vielleicht ist noch nicht mal der letzte Milestone geschafft. Pünktlichkeit in der Aufgabenabwicklung? Für viele eher Ausnahme und Zufall denn Selbstverständlichkeit. Aber: „Unpünktlichkeit ist keine Frage der Zeit”, sagte einmal der österreichische Dichter Ernst Ferstl. Recht hat er: Pünktlichkeit ist eine Sache der Organisation. Und die kann man lernen.

Pünktliche Termine lernen
Pünktliche Termine organisieren kann man lernen.

Die Ursache

Dass wir Termine, Deadlines und Aufgaben verschlafen oder unpünktlich erledigen, liegt meist nicht daran, dass wir keine Zeit dafür hätten. Es liegt daran, dass wir vergessen, die Zeit rechtzeitig, ausreichend und vor allem strukturiert einzuplanen. Oft halten wir Termine und Aufgaben unsystematisch fest. Meist ist in Form eines wirren Sammelsuriums aus Zetteln und Haftnotizen im Kalender – oder nur im Kopf. Das ist nicht nur gefährlich, sondern auch stressig. Denn meist sitzt uns dann die Angst im Nacken, etwas Wichtiges zu vergessen. Nicht ohne Grund – wie sich allzu oft zeigt.

Schwer pünktliche Termine mit Chaos
Im Chao wird es schwer pünktlich beim Termin zu sein.

Die Lösung

Entscheiden Sie sich für ein System zur Organisation Ihrer Termine und Aufgaben – und setzen Sie dieses konsequent um. Damit Sie das System auch langfristig erfolgreich umsetzen können, ein paar Tipps zur Vorgehensweise.

Unpünktlichkeit ist keine Frage der Zeit. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 1: Das richtige System für sich selbst finden.

Wählen Sie etwas, mit dem Sie gut und gerne arbeiten. Egal, ob es das neueste Online-Tool oder der gute alte Buchkalender ist. Wichtig ist alleine, dass Sie hier konsequent alles eintragen, was an Terminen und Deadlines anfällt – und allem ein Zeitfenster geben. Fragen Sie bei Terminanfragen und Einladungen konsequent nach, wie viel Zeit dafür einzuplanen ist. So bleiben Sie Herr Ihrer Zeit und werden nicht von Dritten bestimmt.

Tipp Nr. 2: Termine und Aufgaben trennen

Termine erhalten feste Zeitfenster, Aufgaben erhalten Fälligkeitsdaten. Tragen Sie Termine konsequent in den Kalender ein und erstellen Sie für Aufgaben eine separate Aufgabenverwaltung. So vermeiden Sie, dass es Verwechslungen gibt und der Terminkalender übervoll und unübersichtlich wird.

Termine pünktlich Eintragen
Tragen Sie immer pünktlich jeden Termin ein.

Tipp Nr. 3: Manchmal helfen digitale Management-Tools

Bekommen Sie viele Termine und Aufgaben per E-Mail, macht eine Verwaltung am Computer Sinn. Per Synchronisierung können Sie dabei von unterschiedlichen Geräten auf Ihre Termin- und Aufgabenliste zugreifen. Wichtig: Vergessen Sie das regelmäßige Backup nicht. Sie wären nicht die erste Person, die ihre sorgfältige Termin- und Aufgabenverwaltung an einen Computer-Defekt verliert.

Praxisbeispiel Nr. 1: Arbeiten mit Outlook

Outlook ist nicht das einzige Termin- und Aufgabenverwaltungsprogramm, aber bei weitem das Gängigste. Deshalb zeige ich Ihnen anhand dieses Programms, wie die elektronische Termin- und Aufgabenorganisation aussehen kann. Mit einem Klick können Sie aus einer E-Mail heraus direkt einen Termin oder eine Aufgabe erstellen. Und so geht es:

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, aus der eine Aufgabe werden soll.
    2. Verschieben Sie diese E-Mail, während Sie die Maustaste gedrückt halten (Drag and Drop).
    3. Lassen Sie die Maustaste los, während sich der Zeiger über den Aufgaben bzw. dem Kalender befindet.
    4. Treffen Sie im Menü die gewünschte Auswahl.
    5. Fügen Sie bei Bedarf weitere Funktionen hinzu – etwa ein Fälligkeitsdatum.

Noch mehr Tipps für einen souveränen Umgang mit der E-Mail-Flut erhalten Sie in meinem Buch „E-Mail-Stress ade”.

Pünktlich Termine organisieren
Termine pünktlich organisieren mit Outlook.

Praxisbeispiel Nr. 2: Arbeiten mit Papierunterlagen

Viele Aufgaben kommen nicht per Mail, sondern in Papierform. Oder sie haben ergänzende Unterlagen, die nur in Papierform vorliegen. In diesem Fall geht es darum, Termine bzw. Aufgaben und Unterlagen so zu organisieren, dass alles bei Bedarf griffbereit ist.

Schritt Nr. 1: Organisation per Ordnungsbox

Diese gibt es von MAPPEI, Classei oder Leitz. Die Box passt in einen Rollcontainer und beinhaltet 31 nummerierte Mappen. Ursprünglich sind dies Tagesmappen eines Wiedervorlagesystems. Aber sie sind auch eine gute Basis für ein Ablagesystem. Die Unterlagen zu einem bestimmten Termin stecken Sie in eine Mappe.
Tipp: Alternativ können Sie auch Hängemappen nehmen, die Sie entsprechend durchnummerieren. Eine Anleitung für den Einsatz verschiedener Systeme finden Sie in meinem Blog-Beitrag „Wiedervorlage sei Dank – so behalten Sie den Überblick”.

Wiedervorlage hilft pünktlich Termine
Mit Hängemappen pünktlich Termine organisieren.

Schritt Nr. 2: Aufgabe und Mappe verknüpfen

Um die Mappe mit einer Outlook-Aufgabe zu verknüpfen, schreiben Sie die Nummer der Mappe in den Betreff der Aufgabe. Und zwar am Anfang, damit diese chronologisch geordnet wird.

Papier digital verknüpfen pünktlich Termine
Ihre Termine können Sie auf dem Papier und digital miteinander verknüpfen.

Alternative: Der Pultordner
Vielleicht arbeiten Sie lieber mit Pultordern – oder Sie haben von diesen einfach noch genügend im Lager liegen. Dann können Sie Unterlagen zu laufenden Vorgängen auch in einem Pultordner aufbewahren. Vorteil: Einen Pultordner können Sie leicht mit auf Reisen nehmen. Damit Sie bei Bedarf auch ohne Outlook wissen, was sich im Pultordner befindet, erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis aus Post-it-Zetteln, dass Sie vorne einkleben.
Mehr Tipps für den Einsatz von Pultordnern gibt es in meinem Blog-Beitrag „Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage”.

Wiedervorlage pünktliche Termine organisieren
Mit der Wiedervorlage pünktlich Termine organisieren.

Wichtig: Konsequentes Entsorgen
Ist eine Aufgabe erledigt oder ein Termin absolviert, leeren Sie die entsprechende Mappe. Falls Unterlagen aufbewahrt werden müssen, kommen diese ins Archiv. Alle anderen werden konsequent in den Papierkorb gesteckt.

Extra-Tipp: Fälligkeitsdatum

Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum landen oft in einer Endlos-Aufschiebeschleife. Legen Sie deshalb fest, in welchem Quartal Sie die Aufgabe angehen möchten. Geben Sie den letzten Tag des Quartals als Fälligkeitsdatum an. Vorteil: In der Übersicht werden weniger dringende Aufgaben nicht mehr oben gelistet. Gleichzeitig verhindern Sie, dass ein Aufgabenberg ohne Fälligkeitsdatum wächst.

Service

Hier finden Sie eine Übersicht verschiedener Aufgabenverwaltungstools. Diese können Sie kostenlos herunterladen. Außerdem finden Sie hier eine Vorlage für das Inhaltsverzeichnis von Pultordnern.



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