Du kommst hier nicht rein – Projektordner anlegen leicht gemacht



Für den reibungslosen Ablauf eines Projektes ist auch das richtige Ablegen von Akten und Daten im richtigen Projektordner einer der Schlüssel zum Erfolg. Jede Information sollte innerhalb von einer Minute gefunden werden. Ein einheitliches Ablagesystem verringert Suchzeiten und erleichtert die Zusammenarbeit. Erfahren Sie, wie Sie einen Projektordner anlegen und nie wieder Zeit mit Suchen und Fragen verschwenden.

Was ist das Problem

Verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben verschiedene Systeme, wie sie Projektordner und Unterlagen anlegen. Während ein Mitarbeiter es logisch findet, alle Angebote und Rechnungen in einem separaten Angebotsordner abzulegen, sammelt die nächste Mitarbeiterin alles in dem jeweiligen Projektordner. Spätestens im Vertretungsfall oder bei einem Mitarbeiterwechsel führt das zu Chaos und Problemen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 zum Anlegen eines Projektordners: Entscheiden Sie sich für ein einheitliches System!

Wir nutzen für alle Projektordner – also für alle „lebendigen” und das Projekt unmittelbar betreffenden Unterlagen – Hängeregister bzw. Mappen. Diese lagern wir – leicht erreichbar – in einer Schublade an unseren Schreibtischen.

Daten zu Angeboten oder Rechnungen sammeln wir nicht im Projektordner sondern gesondert in Stehordnern. Sie stehen in einem Schrank in unseren Büros.

Der Hintergrund für dieses Vorgehen ist, dass alle Projektordner, mit denen wir täglich arbeiten, ohne Verlust durch lange Wege erreichbar sein soll. Die Daten zu den Finanzen werden aber nicht tagtäglich benötigt und außerdem greifen auf diese Daten verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu. Das Abordnen in Stehordnern und in einem gut erreichbaren Schrank ist hier aus unserer Sicht der sinnvollere Weg.

Extra-Tipp

Arbeiten Sie mit Verweisen. Legen Sie in den Projektordner einen Zettel mit dem Verweis auf den Ablageort für das Angebot ein. Entscheidend ist, dass das Prinzip „Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz!” konsequent umgesetzt wird.

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Tipp Nr. 2 zum Anlegen eines Projektordners: Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Beschriftung!

Schaffen Sie für Ihre Projektordner ein Ablagesystem, das sowohl im Archiv als auch im Computer und in der Buchhaltung durchgängig funktioniert. Nutzen Sie dafür eine Kombination von Kunden- und Projektnummern. Der erste Teil der Nummer bezeichnet den Kunden, der zweite die Nummer des Auftrags.

Angenommen, Sie haben maximal 1.000 Kunden und maximal 1.000 Projekte bzw. Aufträge pro Kunde. Die Nummer könnte dann sechs Stellen haben, die durch einen Punkt getrennt sind. Die Nummer 023.004 auf dem Etikett des Projektordners zeigt dann an, dass es sich um das vierte Projekt bzw. den vierten Auftrag des Kunden Nr. 023 handelt.

Die eindeutige Nummer kann dann auf vielfältige Weise verwendet werden:

    • als Rechnungsnummer
    • zur Kennzeichnung der Akte
    • als Bezeichnung des Projektordners im Computer

Tipp Nr. 3 zum Anlegen eines Projektordners: Nutzen Sie die Logos Ihrer Kunden!

Durch den Einsatz eines Logos auf Ihrem Projektordner findet das Auge den betreffenden Kunden viel schneller.

Tipp Nr. 4 zum Anlegen eines Projektordners: Nutzen Sie Farben!

Die Suchzeiten eines Projektordners können zusätzlich reduziert werden, wenn Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich alle Mitarbeiter halten.

Zum Beispiel:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planungen, Strategie
  • Weiß: Schriftverkehr mit Kunden

Tipp Nr. 5 zum Anlegen eines Projektordners: Legen Sie eine vergleichbare digitale Struktur an!

Es ist oben bei der Kennzeichnung durch Projektnummern bereits angesprochen wurden: Bemühen Sie sich, die Ablagestruktur auch auf Ihre digitalen Projektordner zu übertragen. Arbeiten Sie mit denselben Projektnummern und denselben Ordnern und Unterordnern.

Für Angebote und Rechnungen legen Sie Querverweise in den jeweiligen „Angebotsordner” an.

Darauf kommt es an

Die volle Wirkung wird da erreicht, wo Sie arbeitsplatz- und abteilungsübergreifend ein einheitliches System für die Ablage Ihrer Projektordner entwickeln. In vielen Fällen lohnt es sich eine einheitliche Druckvorlage für Ihre Ordner im Vorlagenordner Ihres Intranets abzulegen. So können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Projektordner einheitlich beschriften.

Was der Tipp bewirkt

Durch eine einheitliche Ablage Ihrer Projektordner erreichen Sie, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell auf alle Daten zugreifen können. Such-, Wege- und Wartezeiten werden erheblich reduziert. Die Unterlagen sind auch im Vertretungsfall schnell und unproblematisch auffindbar.

Und Sie?

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