Schreibtisch organisieren, statt Chaos bändigen: 5 bewährte Tipps



Für Büroarbeiter ist der Schreibtisch das Herz ihres Schaffens. Doch das scheint bei dem einen oder anderen fast vor dem Kollaps zu stehen: Bunte Klebezettel mit hastig hingeworfenen Notizen, Visitenkarten von Kunden und eine Kollektion von defekten Stiften, klebrige Bonbons und kalter Kaffee teilen sich den Platz rund um Monitor, Tastatur und Maus. Die Ablageschalen bilden einen beachtlichen Stapel, genauso wie die Ordner. Wird eine Telefonnummer benötigt, bricht Hektik aus.

Schreibtisch organisieren und Chaos eliminieren
Diesen Schreibtisch organisieren – das braucht etwas Zeit, doch es lohnt sich.

Das muss alles nicht sein. Heute zeige ich Ihnen, mit welchen einfachen Tipps Sie dauerhaft Ihren Schreibtisch organisieren. Sie werden staunen, wie viel Zeit und Kraft fürs Wesentliche Sie gewinnen.

Tipp 1: Abschied muss sein: Schreibtisch organisieren beginnt mit Entsorgen

„Die Basis jeder guten Ordnung ist ein großer Papierkorb“, wusste schon Kurz Tucholsky. Das stimmt noch heute. Stellen Sie einen geräumigen Karton bereit; er fasst mehr als ein Papierkorb. Außerdem können Sie aussortierte Blätter glatt hineinlegen; das ist von Nutzen, falls Sie etwas versehentlich entsorgen.

Zettel mit Terminen und Telefonnummern verwenden Sie später, deshalb kommen sie auf einen extra Stapel. Defekte Bürowerkzeuge entsorgen Sie. Was doppelt vorhanden ist, erfreut möglicherweise einen Kollegen.

Sie sind sich bei manchen Unterlagen nicht sicher, ob sie schon reif fürs Entsorgen sind? Dann praktizieren Sie Wegwerfen auf Probe.
Zum Schreibtisch organisieren gehören auch die Schubfächer. Gehen Sie hier genauso vor wie bei der Schreibtischplatte.

Ich lade gern dazu ein, etwas Neues einfach mal zu testen. Nach einer Woche zeigt sich, ob es passt. Klick um zu Tweeten

Tipp 2: Soviel Freiraum: Als Leertischler den Schreibtisch organisieren

Die Schreibtischplatte braucht nicht viel aufzunehmen: Monitor, Tastatur und Maus für den Computer und die Posteingangsschale für die tägliche Post benötigen Sie für die Arbeit. Denken Sie auch an einen persönlichen Gegenstand, wie zum Beispiel ein Familienfoto oder eine motivierende Postkarte.

Kommt Ihnen die neue Art, wie Sie Ihren Schreibtisch organisieren, ein wenig spärlich vor? Geben Sie sich einige Tage Zeit und schauen Sie sich auf meine Video an, warum Leertischler effizienter arbeiten als Volltischler. Fühlen Sie, wie auch Ihr Geist aufatmet.

Nun fragen Sie sich vielleicht: Wohin mit all den anderen Dingen? Dazu komme ich jetzt.

Tipp 3: Ein Blick genügt: Mit dem Foliensichtbuch den Schreibtisch organisieren

Eine unschätzbare Hilfe beim Schreibtisch organisieren ist das Sichtbuch. Es ist eine Mappe mit fest eingefügten Klarsichthüllen. Sie ist ab jetzt Ihr Gedächtnis: Adressen, Telefonnummern und die Namen Ihrer Ansprechpartner finden hier ihren Platz. Auch die Kunden- und Mitgliedsdaten Ihres Unternehmens haben Sie im Foliensichtbuch stets griffbereit.

Nachdem Sie alle wichtigen Notizen von Ihren Notizzetteln in Ihr Foliensichtbuch übertragen haben, können Sie die Zettel getrost entsorgen.

Extra-Tipp: Legen Sie in die erste Folie ein Inhaltsverzeichnis, so finden Sie die benötigten Informationen auf einen Blick.

Schreibtisch organisieren mit Foliensichtbuch angehen
Den Schreibtisch organisieren mit dem Foliensichtbuch: Das Inhaltsverzeichnis hilft, Informationen schnell zu finden.

Was Sie noch tun können, damit Ihr Sichtbuch ein praktischer Begleiter durch Ihren Arbeitstag wird, habe ich Ihnen in diesem Beitrag zusammengestellt: Für Jäger und Sammler

Tipp 4: Mit aufgeräumten Schubladen den Schreibtisch organisieren

Schubladen scheinen manchmal ein Eigenleben zu entwickeln. Eben noch waren die Bürowerkzeuge und Arbeitsmaterialien sauber geordnet – und im nächsten Moment rutscht alles durcheinander. Wie wäre es, wenn Sie stets mit einem Griff in Ihre Schubladen den Locher, die Heftmaschine, den roten Stift und den Block mit den Haftnotizen zur Hand haben? Das ist gar nicht schwer zu erreichen:

Tipp 1: Kleiden Sie die Schublade mit Schaumstoff aus. Die Unterlage ist nun nicht mehr glatt und die Büroutensilien bleiben dort, wo Sie sie ablegen.

Tipp 2: Arbeiten Sie mit Trennwänden. Wenn Sie mit Trennstreifen praktische Abteile schaffen, in denen größere und kleine Büromaterialien voneinander getrennt liegen, bleibt die Ordnung dauerhaft erhalten.

Extra-Tipp: Als Gedächtnisstütze können Sie die Schubladen beschriften. So landen die Aufkleber nicht zwischen den Stiften und der Locher findet wieder seinen angestammten Platz neben der Heftmaschine. Mehr Tipps, wie Sie die Schubladen in Ihrem Schreibtisch organisieren, habe ich Ihnen hier zusammengestellt: Schubladendenken? Na klar!

Schreibtisch organisieren mit festen Plätzen
Den Schreibtisch organisieren mit dauerhaft aufgeräumten Schubladen.

Tipp 5: In die Schale geworfen: Mit der Posteingangsschale den Schreibtisch organisieren

Ich bin ein Verfechter der Posteingangsschale. Sie hat sich in der Praxis bewährt, indem sie hilft, Zeit zu sparen und Stress zu reduzieren. Sie ist eine ideale Hilfe beim Schreibtisch organisieren, denn die Eingangspost – egal, ob aus dem Haus oder von außerhalb – sammelt sich an einem Ort.
Wollen auch Sie es einmal probieren? Hier zeige ich Ihnen, wie es geht:

1. Schnittstelle:
Nutzen Sie die Posteingangsschale konsequent für alles, was im Laufe des Tages den Weg zu Ihnen findet: Post von Kunden, den neuen Material-Katalog und das Rundschreiben aus Ihrem Unternehmen. Damit die Kollegen – und auch Sie – sofort sehen, wo die Post ihren Platz hat, empfehle ich eine Kennzeichnung. Hier meine Praxis-Vorschlag:

Schreibtisch organisieren bringt klare Struktur
Spart Zeit und dient der Übersicht: Den Schreibtisch organisieren mit einer Posteingangsschale.

Wenn Sie nun Lust bekommen haben, eine Posteingangsschale einzurichten, laden Sie sich im Downloadcenter kostenlos eine Vorlage für das Posteingangsschild herunter.

Tipp 2:
So nutzen Sie die Posteingangsschale: Bearbeiten Sie die Post zu bestimmten Zeiten; zum Beispiel kurz vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend. Setzen Sie dabei Prioritäten:

  • Alles Unwichtige kommt sofort in den Papierkorb.
  • Wenn Sie nicht zuständig sind, leiten Sie die Post weiter.
  • Was in die Ablage kommt, legen Sie sofort ab.
  • Was sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lässt, wird gleich erledigt.
  • Alle anderen Poststücke erhalten einen Termin und gehen in die Wiedervorlage.

Extra-Tipp: Hier können Sie nachlesen, wie Sie mit einer intelligenten Wiedervorlage Ihren Schreibtisch organisieren: Wiedervorlage sei Dank

Sie möchten sich noch intensiver mit dem Thema Posteingang beschäftigen? Dann empfehle ich Ihnen meinen Artikel 6 Tipps für den intelligenten Einsatz der Posteingangsschale.

Und Sie?

Wie haben Sie es geschafft, Ihren Schreibtisch zu organisieren? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!





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13 Kommentare
  • Ich mag die Tipps, sie helfen mir und meinen Kolleginnen. Wir kommen jetzt viel besser klar, denn alles ist ordentlich.

  • Also, man kann ja aus allem eine „Wissenschaft“ machen. Andererseits stimmt es schon, dass ohne System das Chaos sich ausbreitet. Egal, wie man es zu verhindern versucht. Allerdings sollte jeder sein eigenes Ordnungssystem haben, finde ich. Manch einer läuft im Chaos erst zur Hochform auf.

    • Lieber Herr Frey,

      von Albert Einstein stammt der Spruch „Das Genie beherrscht das Chaos“. Der Spruch stimmt, da bin ich ganz bei Ihnen. Trotzdem glaube ich, dass der Spruch eine kleine Einschränkung benötigt. Ich sage „Das Genie beherrscht sein Chaos“. Wenn Sie Einzelkämpfer sind, ist das alles kein Problem. Schwierig wird das Ganze, wenn Sie im Team mit Kollegen zusammenarbeiten. Mindestens diejenige Person, in Ihrem Umfeld, die Sie vertreten müssen, sollte „Ihr“ System kennen.

      Zum Thema kreatives Chaos bin ich ganz der Meinung eines bekannten Trainers, der die Mär vom kreativen Chaos als eine Lebenslüge identifiziert hat. Wenn Sie sich die ganzen Kreativitätstechniken anschauen, dann sind diese alle hochgradig strukturiert. Ordnung ermöglicht Kreativität und verhindert sie aus meiner Sicht nicht.

      Herzlicher Gruß
      Jürgen Kurz

  • Beim Entsorgen bin ich immer wieder hängengeblieben, weil ich bei manchen Sachen einfach nicht wusste, ob ich sie schon wegwerfen kann. Dank „Wegwerfen auf Probe“ habe ich endlich Ordnung schaffen können – und behalte sie bei. Das ist schon ein Unterschied…

  • Das Foliensichtbuch ist keine wirkliche Neuheit, aber immer wieder ein guter Tipp. Denn Zettel mit Adressen machens auf Dauer nicht.

  • Ich hätte ja nicht gedacht, dass das mit der einen Posteingangsschale funktioniert. Doch inzwischen habe ich meine Skepsis überwunden, denn sie hat sich wirklich bewährt. Immer gleich entscheiden, was mit der Post passiert, das spart wirklich Zeit und Nerven.

  • Das Sichtbuch ist ein guter Helfer, das habe ich inzwischen auch gemerkt. Allerdings muss man es auch aktuell halten, sonst geht es bald wieder los mit der Zettelwirtschaft.

    • Liebe Frau Wagner,

      herzlichen Dank für Ihren Beitrag. Ein ganz wichtiger Punkt, den Sie dort ansprechen. Jedes System funktioniert nur dann, wenn man sich daran hält. Meine Bitte: Wenn Sie neue Informationen bekommen, die ins Sichtbuch gehören, bitte gleich einsortieren, sonst werden sie hinterher Stress und Suchzeiten haben. Es gilt der Spruch: Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen. :-)

      Herzliche Grüße aus Giengen
      Jürgen Kurz

  • Also, ich würde jetzt nicht soweit gehen, die Schubfächer zu beschriften. Aber mit Schaumstoff auskleiden, das ist eine gute Idee. Genauso das Unterteilen in einzelne Fächer. Das geht auch mit einem Besteckschubladen-Einsatz ganz gut.

  • Wer einmal den Unterschied zwischen einem aufgeräumten und einem Chaos-Schreibtisch erlebt hat, will nur noch ersteren haben! Allein schon der Anblick einer freien Arbeitsfläche: Total entspannend. Und dann noch zu wissen, dass die Schubfächer auch ordentlich sind, das ist schon ein richtig gutes Gefühl. Der Stresslevel sinkt enorm, wenn alles an seinem Platz ist – und bleibt.

  • Also, ich mag mein Chaos auf dem Schreibtisch, da kann ich kreativ sein. Da ich im Homeoffice arbeite, störts auch keinen.

  • Guter Tipp, die Post zu bestimmten Zeiten zu erledigen und nach System zu bearbeiten. Wir machen das schon lange so und ich kann es nur empfehlen. Allerdings braucht man dann auch eine vernünftige Wiedervorlage. Übrigens funktioniert das auch mit den E-Mails. Ich glaub, dazu steht hier auf der Seite auch etwas.

    • Liebe Frau Gerber,
      es freut mich, wenn Sie gute Erfahrungen mit festen Zeitblöcken gemacht haben.

      Eine funktionierende Wiedervorlage, die unterscheidet in eigene temporäre Projekte, eigene dauerhafte Projekte und Teamprojekte ist unabdingbar für effizientes Arbeiten.

      Auf der Website finden Sie hierzu ganz viele nützliche Beiträge und Downloads. Ich drücke die Daumen.
      Herzliche Grüße Jürgen Kurz


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