Aufräumen mag doch niemand, da stimmen Sie mir vermutlich zu. Nur die wenigsten Menschen lieben es, zu bügeln, den Staubwedel zu schwingen oder endlich Ordnung ins Papierchaos auf dem Schreibtisch zu bringen. Man muss es auch nicht lieben, das Aufräumen – ohnehin hat es viel zu viel Raum in unserem Leben. Ich zeige Ihnen, wie Sie nur noch einmal Ihr Büro aufräumen müssen und danach eine dauerhafte Ordnung genießen können. Denn, dass das wirklich funktioniert, bestätigen mir unzählige Kunden der letzten Jahre.
Was ist das Problem
Auf dem Schreibtisch stapelt sich eine lose Blattsammlung, unterm Tisch stoßen Sie sich den Fuß an Akten, die eigentlich mal ins Archiv gebracht werden müssten und im Regal türmen sich Dinge, von denen im Grunde keiner mehr so genau weiß, wozu sie eigentlich gut sein sollen. Einen Trost habe ich für Sie: Das ist Alltag in deutschen Büros. Aber wäre es nicht schön, wenn das lästige Büro aufräumen ein für alle Mal der Vergangenheit angehörte und trotzdem alles ordentlich wäre? Sehen Sie – dann lesen Sie meinen Artikel und kommen Sie in drei Schritten ein riesiges Stück weiter.
Schritt 1: Augen auf: Realisieren Sie den Ist-Zustand
Das klingt jetzt fast gemein, aber Sie müssen der Wahrheit ins Auge sehen. Machen Sie Fotos vom Ist-Zustand Ihres Arbeitsplatzes, also vom Schreibtisch, von den Regalen und auch vom Fußboden. Sie werden überrascht sein, wie viel Unordnung und Chaos Ihnen auffällt, wenn Sie es nicht unmittelbar um sich herum, sondern mit etwas Distanz auf einem Foto betrachten können. Machen Sie sich klar, dass Sie genau so auch von Ihren Kunden wahrgenommen werden – dass Sie Ihr Büro aufräumen sollten, stand gewiss schon vorher fest, jetzt ist die Dringlichkeit aber wirklich dokumentiert. Aber nur am Anfang schlimm, denn nachdem Sie Ihr Büro aufräumen konnten, werden diese Fotos nur noch Erinnerungen an einstmals chaotische Zustände sein.
Schritt 2: Werden Sie zum Leertischler
„Wo sollen wir bloß anfangen?”, fragen mich die meisten meiner Kunden, nachdem sie den ersten Fotoschock verdaut haben. Das Büro aufräumen möchten sie ja, aber bei all dem Chaos den richtigen Beginn zu finden, ist gar nicht so einfach. Ich sage Ihnen: Beginnen Sie vom Kleinen ins Große und fangen Sie bei Ihrem eigenen Schreibtisch an, schließlich ist er das Zentrum Ihres Arbeitsplatzes. Ich bezeichne das erstrebenswerte Ziel in der Praxis immer als Leertisch. Im Gegensatz zum Volltisch, finden sich bei einem richtigen Leertischler nur wenige ausgewählte Dinge direkt auf dem Schreibtisch, zum Beispiel die Posteingangsschale oder ein auf Sie abgestimmtes Wiedervorlagesystem. Vor allem aber keine losen Blätter und auch keine Aktenberge mehr. Das Büro aufräumen am Schreibtisch beinhaltet übrigens nicht nur die Tischplatte: Sortieren Sie auch die Schubladen Ihres Rollcontainers und unter dem Schreibtisch aus, denn da gehören nur Ihre Füße hin, die sich über den neugewonnenen Freiraum sicher freuen werden.
Schritt 3: Regale vom Chaos befreien
Das Büro aufräumen ist eine ganzheitliche Angelegenheit – wenn schon, dann richtig und das meint dann auch sämtliche Regale im Raum. Was sich dort alles ansammelt, ist eigentlich unglaublich, aber doch Realität. Zum einen Ordner, die völlig überfüllt sind und dringend einmal aussortiert werden sollten. Zu anderen aber auch Dinge, die eigentlich keiner braucht. Trennen Sie sich konsequent von diesen überflüssigen Sachen und werfen Sie das, was Sie wirklich nicht mehr benötigen, bitte weg. Um im Anschluss nicht gleich wieder das Büro aufräumen zu müssen, empfehle ich Ihnen einen einfachen Kniff an den Regalen: Begrenzen Sie diese nach oben hin! Denn nur wenn Sie begrenzten Platz zur Verfügung haben, gehen Sie auch klug mit diesem um und haben nicht in zwei Wochen den nächsten Papierstapel im Regal liegen.
Extra-Tipp: Dokumentieren Sie Ihr aufgeräumtes Büro
So schockierend das Foto des chaotischen Arbeitsplatzes auch sein mag, so heilsam und genugtuend ist das Bild des Platzes, nachdem Sie Ihr Büro aufgeräumt haben. Halten Sie diesen Moment fest – gerne auch mit den beteiligten Helfern im Bild. So haben Sie dauerhaft vor Augen, wie Ihr Büro aussehen soll und setzen ganz nebenbei ein motivierendes Zeichen für den Teamgeist.
Darauf kommt es an
Es ist wichtig, dass alle Arbeitsutensilien eine Heimat bekommen. Angebote für den Kunden Müller, Rechnungen vom Lieferanten Schulze und die Mail des Kollegen zum nächsten Meeting gehören nicht gemeinsam auf einen Stapel, sondern sollten gleich richtig sortiert und aufbewahrt werden. Dinge, die Sie demnächst bearbeiten wollen, gehören in Ihr Wiedervorlagesystem, abzulegende Rechnungen in den entsprechenden Ordner im Schrank. Und Mails des Kollegen, die Sie innerhalb von einer Minute beantworten können, müssen gar nicht erst ausgedruckt werden, sondern sollten gleich erledigt werden.
Das bewirkt der Tipp
Sie müssen Ihr Büro aufräumen, ja, aber nur ein einziges Mal. Wenn alles seinen Platz hat, wird es nie mehr heimatlos auf Ihrem Schreibtisch herumliegen und auch nicht den Durchgang im Flur immer enger werden lassen. Ein ganz neues Arbeitsgefühl entsteht!
Und Sie?
Sollten auch Sie dringend einmal Ihr Büro aufräumen und wissen nicht, wie Sie den Dingen eine Heimat geben können? In meinem Ratgeber „Für immer aufgeräumt“ steht alles Wissenswerte rund um den ordentlichen Arbeitsplatz. Oder ich zeige Ihnen direkt vor Ort, wie Sie Ihr Büro aufräumen und die geschaffene Ordnung dauerhaft erhalten können. Schreiben Sie mir gerne – ich freue mich auf Ihre Anfrage!
