Ja, da kann ich! So vereinfachen Sie Ihre Terminabstimmung!



Ja, da kann ich! So vereinfachen Sie Ihre Terminabstimmung!

Terminabstimmungen können fürchterlich nerven. Nicht selten bedeuten Sie ewiges Hinterhertelefonieren, erhöhten E-Mail-Aufwand und nervtötendes Nachfragen. Zum Glück bietet das Kommunikationszeitalter einige Möglichkeiten, die die Terminabstimmung zum Kinderspiel machen. Terminabstimmung heute ist kein Zauberwerk. Sie ist einfach Handwerk! Lesen Sie fünf Tipps mit denen Sie Ihre Terminabstimmung vereinfachen!

Was ist das Problem

Einer unserer Beratungskunden erlebte Folgendes: Intern hatte er einen Schulungstermin mit etwa 100 Mitarbeitern abzustimmen. Er schrieb sie per E-Mail an, nannte verschiedene Möglichkeiten und bat darum, sich einen Termin auszusuchen und ihn entsprechend zu informieren. Das Ergebnis war ernüchternd. Nicht nur, dass auf die Mail nur etwa 10 Mitarbeiter antworteten, auch aus den zehn E-Mails den Favoriten herauszufinden, war mühsam, ganz zu schweigen von dem Aufwand, den es bedeutete, alle anderen nochmals zu ermahnen und zu erinnern.

Terminabstimmung involviert viele Personen
Es ist nicht schwer, sich bei einer Terminabstimmung zu verheddern.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Terminabstimmung mit Doodle

Inzwischen kennt fast jeder das praktische und einfache Tool für die Terminabstimmung aus dem Internet. Gehen Sie auf die Webseite www.doodle.de und fast selbsterklärend gelingt die Terminabstimmung! Dabei müssen Sie folgende Schritte gehen:

  • Geben Sie mehrere Terminvorschläge an.
  • Anschließend senden Sie eine Einladung an diejenigen, die an der Sitzung teilnehmen sollen.
  • Die Teilnehmer klicken alle Termine an, die ihnen möglich sind.

Terminabstimmung durch Anwendung von Doodle
Doodle vereinfacht die Terminabstimmung.

Das Ganze ist in wenigen Minuten erledigt. Aus der Übersicht,  die so entsteht, können Sie entnehmen, wer wann kann und wann somit das Treffen stattfinden wird.

Terminabstimmung mit wenigen Klicks durchführen
Mit ein paar Klicks zur Terminabstimmung

Der Einsatz von Doodle zur Terminabstimmung ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Personen an dem Prozess beteiligt sind, die sehr eingespannt und beschäftigt sind. Durch die große Auswahl an Entscheidungsmöglichkeiten ist die Terminabstimmung kein Zauberwerk, sondern eine Frage von wenigen Minuten.

Eine ausführliche Erklärung finden Sie in unserem Download Anleitung für eine Doodle-Terminumfrage.

Eine effiziente Terminabstimmung ist kein Zauberwerk. Sie ist Handwerk! Klick um zu Tweeten

Die Nutzung von Doodle® ist übrigens kostenlos. Einen besonderen Service gibt es noch, wenn Sie ein Google-Konto haben: Sie können sich damit auch bei Doodle einloggen, so behalten Sie die Übersicht über Ihre Terminabstimmung und Sie können sich die Eingabe Ihres Namens. Dieser wird automatisch eingefügt. Das ist aber nicht nötig, sie können auch sofort loslegen.

 

Tipp Nr. 2: Terminabstimmung mit Outlook

Wer sich relativ sicher ist, dass die Mehrheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu dem geplanten Termin verfügbar ist, der kann auch mit der praktischen Terminfunktion von Outlook Einladungen zur Terminabstimmung versenden. Denn Outlook bietet nicht nur die Möglichkeit, Termine in den Kalender einzutragen, sondern auch andere Personen für diese Termine einzuladen.

Klicken Sie dazu auf „Teilnehmer einladen“:

Terminabstimmung durch Outlook Funktion

Wählen Sie die richtigen Ansprechpartner aus und senden Sie die Einladung ab. Der Empfänger der Einladung hat nun die Möglichkeit, den Termin per Klick zuzusagen, abzulehnen oder aber mit Vorbehalt zuzusagen:

Terminabstimmung durch Antwort auf Einladung

Die Zusage per Vorbehalt sollte möglichst vermieden werden, weil sich darauf die Notwendigkeit von Rücksprachen, Nachfragen und zusätzlichen E-Mails oder Telefonaten ergibt.

Wenn die Teilnehmerin oder der Teilnehmer auf "Zusage" klicken, wird der Termin beim Empfänger automatisch in den Kalender eingetragen – das spart entsprechende Arbeit. Auch Absagen, Zeitverschiebungen u.ä. werden direkt an die Teilnehmenden versandt. So lassen sich zusätzliche E-Mails zur Terminabstimmung vermeiden. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden über den Termin informiert und an ihn erinnert. All das funktioniert allerdings nur, wenn alle mit Outlook arbeiten.

Weitere Information zur Terminabstimmung mit Outlook erhalten Sie hier:
Tipps zur Outlook Besprechungsanfrage: Optionen, Serien, Termine

 

Tipp Nr. 3: Terminabstimmung per E-Mail

Nehmen wir an, Sie planen einen Mitarbeiterabend. Der Termin steht seit langem fest. Sie müssen nur noch durch eine Terminabstimmung klären, wer genau mitkommt. Für diese Situation ist die E-Mail immer noch die beste Wahl. Senden Sie dazu eine E-Mail, die neben den Angaben von Zeitpunkt und Ort sowohl das Programm enthält als auch einen Link.

Terminabstimmung effizient gestalten durch Listen
Die Terminabstimmung per Mail eignet sich, wenn nur noch Feinheiten geklärt werden müssen.

Die Terminabstimmung per E-Mail eignet sich, wenn nur noch Feinheiten geklärt werden müssen.

Der Link führt zu einer Tabelle, die als Dokument auf Ihrem Server liegt. Wird auf den Link geklickt, öffnet sich das Dokument und der Adressat kann eintragen, ob er teilnehmen kann oder nicht.

Terminabstimmung übersichtlich gestalten durch Listen

Mit einem Blick auf die Tabelle ist zu erkennen, wer kommt, wer nicht kann und wer sich noch nicht eingetragen hat.

 

Tipp Nr. 4: Terminabstimmung am Ende einer Sitzung

Die Terminabstimmung per Doodle, Outlook oder E-Mail können Sie sich sparen, wenn Sie am Ende einer Sitzung Zeit für die Terminabstimmung freihalten. Eine Terminabstimmung ist immer noch am einfachsten, wenn alle mit am Tisch sitzen.

Terminabstimmung durch vor Ort Abstimmung
Erledigen Sie die Terminabstimmung am besten gleich am Ende einer Sitzung.

Planen Sie am besten gleich zwei bis drei Termine im Voraus, die von allen Anwesenden in den Kalender eingetragen werden. Auf Doodle müssen Sie dann nur in dem Fall zurückgreifen, wenn ein Großteil derjenigen, die an dem kommenden Termin dabeisein sollten, in Ihrer Sitzung nicht anwesend sind.

 

Tipp Nr. 5: Kombinieren Sie die einzelnen Tools zur Terminabstimmung!

Ist der Termin in der Sitzung bzw. per Doodle gefunden, sollten Sie dennoch einen Outlookkalendereintrag erstellen und an die Teilnehmenden versenden. Dieser kurze zusätzliche Arbeitsschritt verhindert, dass sich unterschiedliche Zeiten aufgeschrieben wurden oder dass Unklarheiten bzgl. des Sitzungsortes entstehen. Alle haben nun den Termin in ihrem elektronischen Kalender und werden rechtzeitig daran erinnert!

Terminabstimmung durch verschiedene Varianten
Technik - die begeistert: Variieren Sie die einzelnen Tools!

Darauf kommt es an
Achten Sie aber darauf, Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Terminabstimmung um eine zeitnahe Reaktion zu bitten. Wenn sich eine Terminabstimmung über Tage und Wochen hinzieht, kann das sehr nervig werden. Manchmal müssen Sie Termine freihalten, obwohl Sie andere Anfragen erreichen. Eine zeitnahe Terminabstimmung und eine zeitnahe Information über den abgestimmten Termin sind darum unerlässlich.

Was der Tipp bewirkt
Die technischen Hilfsmittel zur Terminabstimmung bedeuten eine große Zeitersparnis. Sie müssen spürbar weniger Zeit für das Abstimmen von Terminen aufwenden. Die terminlichen Möglichkeiten sind transparent.

Alternativtipp
Einer unserer Leser, Andreas Weyand, hat uns einen weiteren Tipp für den Versand einer Terminabstimmung per E-Mail zugesandt. Wer sich nicht scheut, ein paar einfache Programmierungen auszuprobieren, erfährt in diesem Download, wie es funktioniert.

Und Sie?
Wo harkt bei Ihnen die Terminabstimmung? Schreiben Sie mir! Ich bin sicher, wir finden gemeinsam eine Lösung!



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