Terminabstimmung: Effektive Terminplanung mit Outlook, Teams und Co. leicht gemacht! (Tools + Tipps)

Terminabsprachen können fürchterlich nerven. Nicht selten bedeuten Sie ewiges Hinterhertelefonieren, erhöhten E-Mail-Aufwand und nervtötendes Nachfragen. Zum Glück bietet das Kommunikationszeitalter einige Möglichkeiten, die die Terminfindung zum Kinderspiel machen. Die Terminplanung ist heutzutage kein Zauberwerk mehr. Lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag, wie die Terminabstimmung einfach funktioniert!

1. Studie: Unübersichtliche und aufwändige Terminabstimmung

Einer unserer Beratungskunden erlebte Folgendes: Intern hatte er einen Schulungstermin mit etwa 100 Mitarbeitern abzustimmen. Er schrieb sie per E-Mail an, nannte verschiedene Möglichkeiten und bat darum, sich einen Termin auszusuchen und ihn entsprechend zu informieren.

Das Ergebnis war ernüchternd. Nicht nur, dass auf die Mail nur etwa zehn Mitarbeiter antworteten, auch aus den zehn E-Mails den Favoriten herauszufinden, war mühsam, ganz zu schweigen von dem Aufwand, den es bedeutete, alle anderen nochmals zu erinnern. Solche Erinnerungs- und Nachfassmails machen täglich ca. 12 % der Arbeitszeit aus. Dies ergab unsere Studie zur Arbeitseffizienz, die wir mit der AKAD-Hochschule erhoben haben.

2. Terminabstimmung kostenlos mit Outlook

Wer sich relativ sicher ist, dass die Mehrheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu dem geplanten Termin verfügbar ist, der kann auch mit der praktischen Terminfunktion von Outlook Einladungen zur Terminabstimmung versenden. Denn Outlook bietet nicht nur die Möglichkeit, Termine in den Kalender einzutragen, sondern auch andere Personen für diese Termine einzuladen.

2.1 Terminabstimmung mit dem Terminplanungs-Assistent in Outlook

• Klicken Sie im Menü „Start” auf → Neue Elemente und wählen Sie nun → Termin aus.
• Füllen Sie die Termindaten aus. (Titel, Beginn, Ende)
• Zum Einladen von Personen klicken Sie im oberen Menü auf → Teilnehmer einladen. Tragen Sie bei → Erforderlich nun die richtigen Teilnehmer ein.
• Geben Sie bei → Ort noch den Besprechungsraum ein. Dieser erscheint dann automatisch auch im Bereich „Erforderlich”.
• Navigieren Sie im oberen Menü zu → Terminplanungs-Assistent. So sehen Sie, ob der eingetragene Termin für alle Teilnehmer passt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie dort die Zeitangaben anpassen.
• Sobald Sie alle Daten richtig eingetragen haben, wechseln Sie im oberen Menü wieder zu „Besprechung” und klicken Sie zum Abschicken auf → Senden.

Der Empfänger der Einladung hat nun die Möglichkeit, den Termin per Klick zuzusagen, abzulehnen oder aber mit Vorbehalt zuzusagen. Die Zusage per Vorbehalt sollte möglichst vermieden werden, weil sich darauf die Notwendigkeit von Rücksprachen, Nachfragen und zusätzlichen E-Mails oder Telefonaten ergibt.

Wenn die Teilnehmerin oder der Teilnehmer auf „Zusagen” klickt, wird der Termin beim Empfänger automatisch in den Kalender eingetragen. Auch Absagen, Zeitverschiebungen und Ähnliches werden direkt an die Teilnehmenden versandt. So lassen sich zusätzliche E-Mails zur Terminabsprache vermeiden. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden über den Termin informiert und an ihn erinnert. All das funktioniert allerdings nur, wenn alle mit Outlook arbeiten.

2.2 Terminplanung in Outlook mit der Funktion „Neue Terminabfrage”

Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn Sie eine Terminabstimmung mit vielen Personen durchführen müssen. Das Praktische ist, dass auch externe Personen abstimmen können. Das lästige hin und her Schreiben bezüglich der Terminfindung entfällt hier komplett, da die vorgeschlagenen Termine in den Kalendern der Teilnehmer geblockt und nach Abstimmung der frühestmögliche verfügbare Termin reserviert wird. Nach der Terminfindung werden die geblockten Termine wieder freigegeben. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Öffnen Sie einen neuen Termin oder eine neue E-Mail und geben Sie den Titel ein.
2. Klicken Sie oben auf → Teilnehmer einladen. Geben Sie nun die erforderlichen Teilnehmer ein, damit Sie die Funktion „Neue Terminabfrage” nutzen können.
3. Nachdem Sie die Teilnehmer eingefügt haben, klicken Sie oben auf → Neue Terminabfrage.
4. Passen Sie rechts im Eingabefelder zur Terminabfrage die → Dauer und das → Datum an.
5. Es werden Ihnen zuerst die verfügbaren Zeiten angezeigt. Um einen Terminvorschlag auszuwählen, klicken Sie auf den Kreis vor der Uhrzeit.
6. Klicken Sie auf → Weiter, sobald Sie alle gewünschten Terminvorschläge ausgewählt haben.
7. Nun sehen Sie eine Übersicht Ihrer Termindaten und können hier noch die → Abstimmungseinstellungen verwalten.
8. Klicken Sie abschließend auf → Umfrage erstellen. Daraufhin öffnet sich eine neue E-Mail mit der enthaltenen Terminplanungsumfrage. Der Titel wurde als Betreff übernommen und die Teilnehmer wurden als Adressaten eingefügt.
9. Die Abstimmung können Sie mit einem Klick auf → Senden verschicken. Das Fenster mit dem zuerst geöffneten Termin können Sie, ohne zu speichern, schließen.
10. Die Teilnehmer können abstimmen, indem Sie in der erhaltenen E-Mail auf → Abstimmen klicken.

Hinweis: Weitere Information zur Terminabstimmung für Besprechungen erhalten Sie in unserem Beitrag „Tipps zur Outlook Besprechungsanfrage”.

2.3 Feinheiten einer Terminabstimmung per E-Mail klären

Nehmen wir an, Sie planen ein Strategiegespräch. Der Termin steht seit langem fest. Sie müssen nur noch durch eine Terminabstimmung klären, wer genau mitkommt. Für diese Situation ist die E-Mail immer noch die beste Wahl. Senden Sie dazu eine E-Mail, die neben den Angaben von Zeitpunkt und Ort sowohl das Programm enthält als auch einen Link.

Die Terminplanung per E-Mail eignet sich, wenn nur noch Feinheiten geklärt werden müssen. Der Link führt zu einer Excel-Tabelle, die als Dokument auf Ihrem Server liegt. Wird auf den Link geklickt, öffnet sich das Dokument und der Adressat kann eintragen, ob er teilnehmen kann oder nicht. Mit einem Blick auf die Tabelle ist zu erkennen, wer kommt, wer nicht kann und wer sich noch nicht eingetragen hat.

3. Online Terminabsprache mit Microsoft Forms

Nicht nur per Doodle, Outlook oder E-Mail können Sie Terminabstimmungen machen! Dies geht ebenfalls über ein Tool von Microsoft, nämlich Microsoft Forms. Dabei handelt es sich um eine Web-App, mit der Sie ganz einfach Umfragen und Online-Abstimmungen erstellen und anschließend analysieren können. Dies geht in wenigen Schritten:

• Loggen Sie sich bei Microsoft Forms ein und wählen Sie → Neues Formular aus.
• Geben Sie nun den Titel und gegebenenfalls den Untertitel an.
• Legen Sie nun die Terminvorschläge als Fragen an.
• Geben Sie bei den Antwortmöglichkeiten „Ja” oder „Nein” an. Achten Sie darauf, dass bei der Antworteinstellung → Erforderlich aktiviert ist.
• Kopieren Sie die Frage, indem Sie oben rechts auf → Frage kopieren klicken und passen Sie das Datum an.
• Legen Sie Ihre Fragen und Antwortmöglichkeiten an.
• Teilen Sie die Microsoft Forms-Umfrage, indem Sie auf → Antworten sammeln klicken.
• Kopieren Sie den Link und senden Sie diesen an die betroffenen Personen. Sie können aber auch eine Outlook-Einladung versenden.
• Die Antworten der Teilnehmer können Sie in Forms in der jeweiligen Umfrage unter → Antworten finden.
• Der Nachteil ist hier, dass Sie nach der Abstimmung manuell in Outlook einen Termin eintragen und verschicken müssen. Dies ist über die Outlook Funktion „Neue Terminabfrage” besser gelöst.

4. Terminabstimmung mit Microsoft Teams

Auch in Microsoft Teams können Sie in den Chats Terminabstimmungen machen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. über die Loop-Komponenten
2. als Polls-Umfrage in Microsoft Teams

4.1 Terminabstimmung in Teams mit Hilfe der Loop-Komponenten

Der Vorteil bei einer Terminabsprache mit den Loop-Komponenten ist, dass Sie die Abstimmung direkt im Chat erstellen können, allerdings können Sie das nur in Chats mit internen Personen. Die Abstimmungstabelle können Sie, wie folgt, erstellen:

• Öffnen Sie einen Chat mit allen Personen, die bei dem Termin anwesend sein sollten.
• Klicken Sie unten auf → Loop-Komponenten und wählen Sie erst die → drei Punkte und anschließend die → Abstimmungstabelle aus.
• Daraufhin wird automatisch die Vorlage der Abstimmungstabelle in den Chat-Bereich eingefügt. Dort können Sie die Vorlage an Ihre Wünsche anpassen.
• Fügen Sie über der Abstimmungstabelle gegebenenfalls einen Titel und eine kurze Beschreibung ein.
• Die Spalten der Tabelle können Sie umbenennen, indem Sie in die Spalte klicken und die neue Bezeichnung einfügen (hier: Datum und Stimmen)
• Die überflüssigen Spalten können Sie löschen, indem Sie auf den → Pfeil der Spalte klicken und anschließend → Löschen auswählen.
• Klicken Sie auf den → Pfeil der Spalte Datum. Wählen Sie anschließend → Spaltentyp ändern aus.
• Wählen Sie nun den Spaltentyp → Datum aus. So können Sie mit einem einfachen Klick in den einzelnen Zeilen das Datum einfügen.
• Durch den Klick auf → + Neu können Sie weitere Zeilen hinzufügen.
• Schicken Sie abschließend die Nachricht ab.

Hinweis: In unserem Beitrag zur Microsoft Loop-App finden Sie weitere Informationen zur Loop-App und den Loop-Komponenten.

4.2 Terminabsprache in Teams mit Polls

Wenn Sie in Teams eine Terminabstimmung machen möchten und auch externe Personen abstimmen sollen, können Sie das mit Polls innerhalb von Teams. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

1. Beginnen Sie im Kanal einen Beitrag, in dem Sie kurz Ihr Anliegen schildern.
2. Klicken Sie unter dem Feld „Nachricht eingeben” auf das Plus → Aktionen und Apps.
3. Wählen Sie → Polls aus oder suchen Sie nach der App.
4. Geben Sie Ihre Frage ein. (hier: Welcher Termin ist bei euch möglich?)
5. Geben Sie in den Optionsfeldern die verschiedenen Terminmöglichkeiten an. Um weitere Terminvorschläge hinzuzufügen, klicken Sie auf → Option hinzufügen und geben Sie ein Datum ein.
6. Wichtig: Aktivieren Sie die → Mehrfachauswahl, damit mehrere Terminvorschläge ausgewählt werden können.
7. Optional können Sie unten bei Namen der Antwortenden aufzeichnen” einen Haken setzen, wenn die Information für Sie wichtig ist, wer teilnehmen kann und wer nicht.
8. Klicken Sie nun auf → Vorschau, um Ihre Termin-Umfrage anzusehen.
9. Um die Terminabstimmung abzuschicken, klicken Sie auf → Senden. Nun können alle Teilnehmer des Chats direkt abstimmen.

5. Online Terminabstimmung mit Doodle (ohne Konto)

Inzwischen kennt fast jeder das praktische und einfache Tool für die Terminabstimmung aus dem Internet. Gehen Sie auf die Webseite www.doodle.de und fast selbsterklärend gelingt die Terminfindung! Dabei müssen Sie folgende Schritte gehen:

• Klicken Sie oben auf → Ein Doodle erstellen. (Sie können sich auch bei Ihrem bestehenden Konto anmelden oder eines erstellen)
• Tragen Sie nun Ihren Namen, E-Mail-Adresse und den Titel des Termins ein. (Optional können Sie noch eine Beschreibung und den Ort angeben)
• Geben Sie im Bereich „Deine Zeiten hinzufügen” mehrere Terminvorschläge an, indem Sie auf den entsprechenden Tag und die entsprechende Zeit klicken.
• Sie können sich auch mit Ihren Kalender verbinden, indem Sie auf → Verbinde deinen Kalender klicken. Hier können Sie sich mit Google, Apple, Facebook, Microsoft oder SSO anmelden.
• Anschließend können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen. (Die Einstellungen mit der Kennzeichnung „Pro“ sind kostenpflichtig)
• Zum Erstellen der Terminabfrage klicken Sie auf → Erstellen und teilen.
• Anschließend senden Sie eine Einladung an diejenigen, die an der Sitzung teilnehmen sollen.
• Die Teilnehmer klicken alle Termine an, die ihnen möglich sind.

Das Ganze ist in wenigen Minuten erledigt. Aus der Übersicht,  die so entsteht, können Sie entnehmen, wer wann kann und wann somit das Treffen stattfinden wird. Der Einsatz von Doodle zur Terminabsprache ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Personen an dem Prozess beteiligt sind, die sehr eingespannt und beschäftigt sind. Durch die große Auswahl an Entscheidungsmöglichkeiten ist die Terminabstimmung kein Zauberwerk, sondern eine Frage von wenigen Minuten.

6. Tipps: Was sollte man bei einer Terminabstimmung beachten?

Die nachfolgenden Tipps könnten Ihnen dabei helfen Ihre Terminfindung einfacher und effektiver zu gestalten.

6.1 Terminabstimmung am Ende einer Sitzung

Die Terminabsprache per Doodle, Outlook, E-Mail oder Microsoft Forms und Co. können Sie sich sparen, wenn Sie am Ende einer Sitzung Zeit für die Terminplanung freihalten. Eine Terminabstimmung ist immer noch am einfachsten, wenn alle mit am Tisch sitzen. Planen Sie am besten gleich zwei bis drei Termine im Voraus, die von allen Anwesenden in den Kalender eingetragen werden. Auf Doodle oder Microsoft Forms müssen Sie dann nur in dem Fall zurückgreifen, wenn ein Großteil derjenigen, die an dem kommenden Termin dabei sein sollten, in Ihrer Sitzung nicht anwesend sind.

6.2 Kombinieren Sie die einzelnen Tools zur Terminabstimmung!

Ist der Termin in der Sitzung, per Doodle, Microsoft Forms oder Teams gefunden, sollten Sie dennoch einen Outlookkalendereintrag erstellen und an die Teilnehmenden versenden. Dieser kurze zusätzliche Arbeitsschritt verhindert, dass sich unterschiedliche Zeiten aufgeschrieben wurden oder dass Unklarheiten bezüglich des Sitzungsortes entstehen. Alle haben nun den Termin in ihrem elektronischen Kalender und werden rechtzeitig daran erinnert!

6.3 Wichtig: Die Zeitnahe Rückmeldung 

Achten Sie aber darauf, Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Terminabsprache um eine zeitnahe Reaktion zu bitten. Wenn sich eine Terminplanung über Tage und Wochen hinzieht, kann das sehr nervig werden. Manchmal müssen Sie Termine freihalten, obwohl Sie andere Anfragen erreichen. Eine zeitnahe Terminabstimmung und eine zeitnahe Information über den abgestimmten Termin sind darum unerlässlich.

🚀 10 erstaunliche Outlook-Tipps für Deine E-Mails!

(Dauer 09:00 Minuten)

Inhalt des Videos zu den Outlook-Tipps

1. Einleitung 00:00 
2. Effiziente Priorisierung durch bedingte Formatierung 00:20 
3. E-Mails nicht automatisch als gelesen markieren 01:35 
4. Mit QuickSteps E-Mails in Aufgaben verwandeln 02:21 
5. Reaktionen als neue Antwortmöglichkeit 03:06 
6. Durch Textbausteine Zeit sparen 03:34 
7. Zusammenarbeit in Echtzeit mit Loop-Komponenten 04:23 
8. Bis zu 7x schneller durch Diktieren von E-Mails 05:16 
9. Einfache Terminfindung durch Terminabfragen 06:04 
10. Gesendete E-Mail zurückrufen 07:12 
11. Die Google-Methode nutzen 08:03