Terminabstimmung: Effektive Terminplanung leicht gemacht!


Terminabstimmungen können fürchterlich nerven. Nicht selten bedeuten Sie ewiges Hinterhertelefonieren, erhöhten E-Mail-Aufwand und nervtötendes Nachfragen. Zum Glück bietet das Kommunikationszeitalter einige Möglichkeiten, die die Terminabstimmung zum Kinderspiel machen. Terminabstimmung heute ist kein Zauberwerk. Sie ist einfach Handwerk! Lesen Sie sechs Tipps mit denen Sie Ihre Terminabstimmung vereinfachen!

Unübersichtliche und aufwändige Terminabstimmung

Terminabstimmung involviert viele Personen
Es ist nicht schwer, sich bei einer Terminabstimmung zu verheddern.

Einer unserer Beratungskunden erlebte Folgendes: Intern hatte er einen Schulungstermin mit etwa 100 Mitarbeitern abzustimmen.

Er schrieb sie per E-Mail an, nannte verschiedene Möglichkeiten und bat darum, sich einen Termin auszusuchen und ihn entsprechend zu informieren.

Das Ergebnis war ernüchternd. Nicht nur, dass auf die Mail nur etwa 10 Mitarbeiter antworteten, auch aus den zehn E-Mails den Favoriten herauszufinden, war mühsam, ganz zu schweigen von dem Aufwand, den es bedeutete, alle anderen nochmals zu ermahnen und zu erinnern.

Tipp Nr. 1: Online Terminabstimmung mit Doodle

Inzwischen kennt fast jeder das praktische und einfache Tool für die Terminabstimmung aus dem Internet. Gehen Sie auf die Webseite www.doodle.de und fast selbsterklärend gelingt die Terminabstimmung! Dabei müssen Sie folgende Schritte gehen:

  • Klicken Sie auf → Doodle erstellen (Sie können sich auch bei Ihrem bestehenden Konto anmelden oder eines erstellen)
  • Tragen Sie nun Ihren Namen, E-Mail-Adresse und den Titel des Termins ein (Optional können Sie noch eine Beschreibung und den Ort angeben)
  • Geben Sie mehrere Terminvorschläge an
  • Sie können sich auch mit Ihren Kalender verbinden, indem Sie auf → Verbinde deinen Kalender klicken
  • Anschließend können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen (Die Einstellungen mit der Kennzeichnung „Pro“ sind kostenpflichtig)
  • Zum Erstellen der Terminabfrage klicken Sie auf → Einladung erstellen und fortfahren 
  • Anschließend senden Sie eine Einladung an diejenigen, die an der Sitzung teilnehmen sollen.
  • Die Teilnehmer klicken alle Termine an, die ihnen möglich sind.

Das Ganze ist in wenigen Minuten erledigt. Aus der Übersicht,  die so entsteht, können Sie entnehmen, wer wann kann und wann somit das Treffen stattfinden wird. Der Einsatz von Doodle zur Terminabstimmung ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Personen an dem Prozess beteiligt sind, die sehr eingespannt und beschäftigt sind. Durch die große Auswahl an Entscheidungsmöglichkeiten ist die Terminabstimmung kein Zauberwerk, sondern eine Frage von wenigen Minuten.

Hinweis: Die Nutzung der Grundfunktionen von Doodle® ist übrigens kostenlos. Einen besonderen Service gibt es noch, wenn Sie ein Google-Konto haben: Sie können sich damit auch bei Doodle einloggen, so behalten Sie die Übersicht über Ihre Terminabstimmung und Sie können sich die Eingabe Ihres Namens. Dieser wird automatisch eingefügt. Das ist aber nicht nötig, sie können auch sofort loslegen.

 

Tipp Nr. 2: Terminabstimmung kostenlos mit Outlook

Wer sich relativ sicher ist, dass die Mehrheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu dem geplanten Termin verfügbar ist, der kann auch mit der praktischen Terminfunktion von Outlook Einladungen zur Terminabstimmung versenden. Denn Outlook bietet nicht nur die Möglichkeit, Termine in den Kalender einzutragen, sondern auch andere Personen für diese Termine einzuladen.

  • Klicken Sie dazu in Ihren Kalender
  • Tätigen Sie einen Doppelklick bei dem gewünschten Tag
  • Füllen Sie die Termindaten aus
  • Zum einladen von Personen zu diesem Termin klicken Sie auf → Teilnehmer einladen
  • Wählen Sie nun die richtigen Ansprechpartner aus und senden Sie die Einladung ab

Der Empfänger der Einladung hat nun die Möglichkeit, den Termin per Klick zuzusagen, abzulehnen oder aber mit Vorbehalt zuzusagen. Die Zusage per Vorbehalt sollte möglichst vermieden werden, weil sich darauf die Notwendigkeit von Rücksprachen, Nachfragen und zusätzlichen E-Mails oder Telefonaten ergibt.

Wenn die Teilnehmerin oder der Teilnehmer auf „Zusagen“ klickt, wird der Termin beim Empfänger automatisch in den Kalender eingetragen – das spart entsprechende Arbeit. Auch Absagen, Zeitverschiebungen und Ähnliches werden direkt an die Teilnehmenden versandt. So lassen sich zusätzliche E-Mails zur Terminabstimmung vermeiden. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden über den Termin informiert und an ihn erinnert. All das funktioniert allerdings nur, wenn alle mit Outlook arbeiten.

Hinweis: Weitere Information zur Terminabstimmung mit Outlook erhalten Sie hier: Tipps zur Outlook Besprechungsanfrage: Optionen, Serien, Termine

 

Tipp Nr. 3: Feinheiten einer Terminabstimmung per E-Mail klären

Nehmen wir an, Sie planen ein Strategiegespräch. Der Termin steht seit langem fest. Sie müssen nur noch durch eine Terminabstimmung klären, wer genau mitkommt. Für diese Situation ist die E-Mail immer noch die beste Wahl. Senden Sie dazu eine E-Mail, die neben den Angaben von Zeitpunkt und Ort sowohl das Programm enthält als auch einen Link.

Die Terminabstimmung per E-Mail eignet sich, wenn nur noch Feinheiten geklärt werden müssen.

Der Link führt zu einer Tabelle, die als Dokument auf Ihrem Server liegt. Wird auf den Link geklickt, öffnet sich das Dokument und der Adressat kann eintragen, ob er teilnehmen kann oder nicht.

 

Mit einem Blick auf die Tabelle ist zu erkennen, wer kommt, wer nicht kann und wer sich noch nicht eingetragen hat.

 

Tipp Nr. 4: Online Terminabstimmung mit Microsoft Forms

Nicht nur per Doodle, Outlook oder E-Mail können Sie Terminabstimmungen machen! Dies geht recht einfach und schnell ebenfalls über ein Tool von Microsoft, nämlich Microsoft Forms. Dabei handelt es sich um eine Web-App, mit der Sie ganz einfach Umfragen und Online-Abstimmungen erstellen und anschließend analysieren können. Dies geht in vier einfachen Schritten:

  1. Loggen Sie sich bei Microsoft Forms ein
  2. Wählen Sie entweder → Neues Formular oder → Neues Quiz
  3. Legen Sie Ihre Frage/n und Antwortmöglichkeiten an
  4. Teilen Sie die Microsoft Forms-Umfrage
Hinweis: In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Umfragen und Online-Abstimmungen über Microsoft Forms näher beschrieben.

Tipp Nr. 5: Terminabstimmung am Ende einer Sitzung

Terminabstimmung durch vor Ort Abstimmung
Erledigen Sie die Terminabstimmung am besten gleich am Ende einer Sitzung.

Die Terminabstimmung per Doodle, Outlook, E-Mail oder Microsoft Forms können Sie sich sparen, wenn Sie am Ende einer Sitzung Zeit für die Terminabstimmung freihalten. Eine Terminabstimmung ist immer noch am einfachsten, wenn alle mit am Tisch sitzen.

Planen Sie am besten gleich zwei bis drei Termine im Voraus, die von allen Anwesenden in den Kalender eingetragen werden. Auf Doodle oder Microsoft Forms müssen Sie dann nur in dem Fall zurückgreifen, wenn ein Großteil derjenigen, die an dem kommenden Termin dabei sein sollten, in Ihrer Sitzung nicht anwesend sind.

 

Tipp Nr. 6: Kombinieren Sie die einzelnen Tools zur Terminabstimmung!

Terminabstimmung durch verschiedene Varianten
Technik – die begeistert: Variieren Sie die einzelnen Tools!

Ist der Termin in der Sitzung, per Doodle oder Microsoft Forms gefunden, sollten Sie dennoch einen Outlookkalendereintrag erstellen und an die Teilnehmenden versenden.

Dieser kurze zusätzliche Arbeitsschritt verhindert, dass sich unterschiedliche Zeiten aufgeschrieben wurden oder dass Unklarheiten bezüglich des Sitzungsortes entstehen. Alle haben nun den Termin in ihrem elektronischen Kalender und werden rechtzeitig daran erinnert!

 

Darauf kommt es an: Zeitnahe Rückmeldung 
Achten Sie aber darauf, Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Terminabstimmung um eine zeitnahe Reaktion zu bitten. Wenn sich eine Terminabstimmung über Tage und Wochen hinzieht, kann das sehr nervig werden. Manchmal müssen Sie Termine freihalten, obwohl Sie andere Anfragen erreichen. Eine zeitnahe Terminabstimmung und eine zeitnahe Information über den abgestimmten Termin sind darum unerlässlich.

Die technischen Hilfsmittel zur Terminabstimmung bedeuten eine große Zeitersparnis. Sie müssen spürbar weniger Zeit für das Abstimmen von Terminen aufwenden. Die terminlichen Möglichkeiten sind transparent.

Alternativtipp
Einer unserer Leser, Andreas Weyand, hat uns einen weiteren Tipp für den Versand einer Terminabstimmung per E-Mail zugesandt. Wer sich nicht scheut, ein paar einfache Programmierungen auszuprobieren, erfährt in diesem Download, wie es funktioniert.



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