Da werden Sie geholfen: Mit geklärten Zuständigkeiten zu mehr Effizienz!



Wenn das Zusammenspiel gut funktioniert, macht Teamarbeit Spaß. Doch viel zu oft sind die Zuständigkeiten völlig unklar. Sie rennen von Pontius zu Pilatus und suchen nach der verantwortlichen Person. Das Chaos ist schließlich perfekt, wenn jemand mal krank, im Urlaub oder aus sonstigen Gründen nicht erreichbar ist. Die Folge sind Unklarheiten, unerledigte Aufgaben, Defekte sowie aufgeschobene Entscheidungen, die das Vorankommen mühsam machen. Klären Sie die Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen, um effizienter zu arbeiten!

Was ist das Problem

Zuständigkeiten sind besonders dann wichtig, wenn es sich um allgemeine Tätigkeiten handelt. Ein Klassiker ist das Flipchart im Besprechungszimmer. Wer räumt es weg und sorgt dafür, dass nicht interne Informationen hängen bleiben? Stellen Sie sich z.B. vor, Sie haben dort eine Kalkulation mit dem Hinweis „20 Prozent Gewinnzuschlag” notiert. Wenn die Zuständigkeit für die Vorbereitung des Sitzungsraumes für das nächste Kundengespräch unklar ist und Ihr wichtigster Kunde schon in der Tür steht und das Flipchart sieht, dann hat er – ohne dass Sie das wollten – ein Thema, über das er dringend mit Ihnen reden möchte.

Zuständigkeit muss geklärt sein
Klären Sie vorher Zuständigkeiten ab, damit nicht alles auf den letzten Drücker erledigt werden muss.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 Halten Sie Zuständigkeiten schriftlich fest!

Beginnen Sie damit, eine Tabelle zu erstellen, auf der die Zuständigkeiten sowie die Vertretungen aufgelistet sind. Sie sehen dann auch, wo noch keine Vertretungsregelungen bestehen.

Zuständigkeiten schriftlich festhalten hilft
Es hilft, wenn Zuständigkeiten schriftlich festgehalten werden.

Tipp Nr. 2: Stellen Sie die Informationen über die Zuständigkeiten an geeigneten Orten zur Verfügung

Die Tabelle mit den Zuständigkeiten können Sie an einem zentralen Ort, etwa am Kopierer, aushängen. Sie eignet sich auch dazu, neuen Mitarbeitern eine schnelle Orientierung zu ermöglichen. Idealerweise ist zum Namen das Foto abgebildet, da neue Mitarbeiter möglicherweise den Namen schon gehört haben, aber nicht genau wissen, wie die Person aussieht. Außerdem sollten Sie, wenn Sie die Datei mit den Zuständigkeiten sowie den Vertretungen angelegt haben, diese im Abteilungsverzeichnis ganz oben speichern. Dann weiß jeder, wo er bei Unklarheiten mit einem Klick die gewünschte Information zu den Zuständigkeiten findet.

Zuständigkeiten an geeigneten Orten positionieren
Die Zuständigkeiten sollten Sie so speichern, dass es bei Unklarheiten sofort von allen gefunden werden kann.

Tipp Nr. 3: Klären Sie im Rahmen der Zuständigkeiten auch die Aufgaben für die Vertretung!

Erstellen Sie Ablaufbeschreibungen und entsprechende Checklisten für den Vertretungsfall.
So kann sichergestellt werden, dass die entsprechenden Aufgaben erledigt werden und keine Wartezeiten entstehen. Es ist nicht nur sinnvoll, die Tätigkeiten und Zuständigkeiten aufzulisten und zu beschreiben. Es kann auch nützlich sein, diese zeitlich zu ordnen.

Klären Sie, welche Tätigkeiten wann zu erledigen sind:

  • täglich
  • wöchentlich
  • monatlich
  • quartalsweise
  • halbjährlich
  • jährlich
  • sporadisch

Fragen Sie die Vertretung, ob sie die Einzelbeschreibung der Tätigkeiten verstanden hat und nachvollziehbar findet. Ideal ist es, einmal mit der Vertretung gemeinsam Ihre Aufgabe Schritt für Schritt anhand der Beschreibung zu erledigen.

Tipp Nr. 4: Nutzen Sie weitere Visualisierungsmöglichkeiten!

Viele meiner Kunden haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Zuständigkeiten durch Schilder zu visualisieren. Dies ist nicht nur bei den Kernaufgaben möglich. Auch bei allen gemeinsam genutzten Räumen können die Zuständigkeiten ausgehängt werden, also etwa bei Besprechungszimmern, der Teeküche, dem Archiv und der Bibliothek.

Bei Zuständigkeiten weitere Visualisierungsmöglichkeiten nutzen
Zuständigkeiten lassen sich auch ganz einfach durch Schilder visualisieren.

Tipp Nr. 5: Erstellen Sie einen Umlaufplan für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!

Die Klärung der Zuständigkeit ist auch wichtig, damit neue Mitarbeiter so schnell wie möglich produktiv werden können. Erstellen Sie anhand Ihrer Tabelle mit den Zuständigkeiten einen Plan für die ersten Tage und klären Sie, mit wem der neue Mitarbeiter sprechen muss und welches die Themen sind, die er dort lernen soll. Die entsprechenden verantwortlichen Mitarbeiter wissen am besten, was Ihre Zuständigkeit ist und können diese am besten selbst erläutern und Fragen beantworten. Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe: die neue Mitarbeiterin lernt ihre Kollegen und gleichzeitig die Arbeitsweise des Unternehmens kennen.

Neuen Mitarbeitern Zuständigkeiten mitteilen
Neuen Mitarbeitern sollte Sie die Zuständigkeiten der Kollegen mitteilen, und für was der neue Mitarbeiter zuständig ist.

Darauf kommt es an

Fragen Sie die neuen Kollegen, an welchen Stellen die Beschreibungen und Zuständigkeiten nicht klar sind. Jetzt wissen Sie, wo Verbesserungsbedarf besteht – und Sie können ihre Tabellen weiter optimieren. Denn mindestens so wichtig wie die Dokumentation der Zuständigkeit ist die Überwachung der Aktualität.

Geklärte Zuständigkeiten sind besonders dann wichtig, wenn es sich um allgemeine Tätigkeiten handelt. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Die Zuständigkeiten sind klar geregelt. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter weiß, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Auch im Vertretungsfall gibt es darüber Klarheit, welche Erwartungen bestehen und nach welchen Spielregeln verfahren wird.

Extra-Tipp

Ich habe gute Erfahrungen mit rotierenden Zuständigkeiten gemacht. Wenn z.B. aus jeder betroffenen Abteilung jemand mal die Zuständigkeit für die Küche übernommen hat, dann wird nach und nach jedem klar, wie viel Arbeit es macht, bestimmte Dinge in Ordnung zu halten. Ergebnis ist, dass die Menschen mit größerer Sorgfalt mit diesen Dingen umgehen und die gemeinsam vereinbarten Spielregeln eher einhalten.

Und Sie?

Habe ich etwas übersehen? Wie regeln Sie das Thema „Zuständigkeiten”? Schreiben Sie mir! Ich helfe gerne weiter!



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