Zeigt her Eure Aufgaben – Personal-Kanban: Mehr Gas geben bei eigenen Projekten



Japanische Autos genießen einen guten Ruf – zuverlässig bewältigen Sie Kilometer um Kilometer. Ihre Fertigung folgt den Prinzipien des Lean-Management. Kanban – der japanische Ausdruck für Signalkarte – stammt von dort und bezeichnet eine Methode, Produktionsprozesse effektiver zu machen. Kanban hat sich über viele Jahre bewährt und kann auch als persönliches Workflow-System, also Personal-Kanban, im Arbeitsalltag bei unseren zahlreichen To-dos benützt werden.

Das Personal-Kaban folgt zwei simplen Regeln:

      1. Ihre Arbeit wird bildlich dargestellt und...
      2. wird nach Machbarkeit begrenzt

Was Ihnen ein Personal-Kanban bringt?

  • schnellere Durchlaufzeit für Ihre Projekte – und damit mehr Produktivität
  • mehr Übersicht
  • eine positivere Einstellung dank ansprechender Visualisierung von bereits erledigten Aufgaben
  • automatische Identifikation von „unlösbaren” Aufgaben

Beispiel einer Personal-Kanban Tafel
So sieht sie aus, die Personal-Kanban Tafel.

Für Ihr Personal-Kanban benötigen Sie nicht viel:

  • ein White-Board – oder eine selbst zurecht geschnittene Pappe
  • Klebezettel, z. B. Post-its
  • Schreibmaterial

Sie wollen Ihre Arbeitswoche mit einer Personal-Kanban organisieren? So gehen Sie vor:

1. Spalten beschriften:

Teilen Sie Ihr Kanban-Brett in 3 Spalten ein für

  • To-dos
  • Tagesaufgaben – nicht mehr als 2 oder 3
  • erledigte Aufgaben

2. Aufgaben notieren:

Ordnen Sie Ihre laufenden Projekte – und schreiben Sie alle zu erledigenden Aufgaben eines Projektes auf Klebezettel einer Farbe. Mehr darüber wie Sie laufende Projekte organisieren und mit einer zuverlässigen Wiedervorlage versehen erfahren Sie hier.

3. Projekte notieren:

Schreiben Sie Ihre sämtlichen laufenden Projekte untereinander in die Spalte Ihrer To-dos. Beachten Sie dabei, dass Sie unterschiedlich viel Platz lassen müssen zwischen den Projekten – je nach Anzahl der Aufgaben-Klebezettel, die Sie darunter kleben möchten. Welche Fehler Sie mit den Post-Its auf jeden Fall vermeiden sollten, erkläre ich in folgendem Beitrag.

4. Aufgaben anbringen:

Pinnen Sie Ihre Aufgaben jeweils unter das notierte Projekt. Am besten Sie priorisieren die Aufgaben nach Wichtigkeit und fügen die wichtigsten Aufgaben ob an. Wie Sie Aufgaben einfach priorisieren können erfahren Sie in meinem Blogbeitrag "Es kann nur Eine geben! So gelingt Ihnen die Priorisierung Ihrer Aufgaben"

5. Der Tag beginnt – Tagesaufgaben festlegen:

Nehmen Sie von den Aufgaben jeweils einige von verschiedenen Projekten, an denen Sie am aktuellen Tag arbeiten wollen, und hängen Sie diese in die Spalte „Tagesaufgaben”. Wie Sie am besten temporäre Projekte und Aufgaben organisieren, habe ich hier erklärt.

6. Erledigte Aufgaben:

Hängen Sie alle erledigten Aufgaben in die Spalte „Erledigt”.

7. Am Tagesende:

Leeren Sie die Spalte Tagesaufgaben, wenn Sie Aufgaben nicht erledigen konnten und hängen Sie diese zurück unter die To-dos. Denn morgen wollen oder müssen Sie vielleicht etwas anderes tun.
Übrigens: Wenn Sie bisher Ihr E-Mail Postfach als laufende To-Do-Liste missbrauchen erfahren Sie hier, wie das effizienter geht.

8. Im Laufe Ihrer Arbeitswoche:

Nutzen Sie Ihr aufgehängtes Personal-Kanban, um sich durch die bereits erledigten Aufgaben motivieren zu lassen.

9. Neue Woche planen:

Am Ende der Woche nehmen Sie alle übrig gebliebenen Aufgaben aus der abgelaufenen Woche und hängen Sie sie wieder in die To-do-Spalte – damit starten Sie in die nächste Woche

Personal-Kanban als persönliches Workflow-System – unterstützt Sie erfolgreich im Arbeitsalltag. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 1: So verfahren Sie mit Dauerbrenner-Aufgaben

Aufgabenzettel, die auch nach mehreren Wochen immer wieder auf Ihrem Personal-Kanban auftauchen, verweisen auf Aufgaben, die Sie offensichtlich aus irgendeinem Grund nicht erledigen können. Stellen Sie sich die Frage, wie Sie damit umgehen wollen: Streichen Sie die Aufgabe, delegieren Sie diese komplett an jemand anderen oder zerlegen Sie sie in einfachere Teilschritte.

Tipp Nr. 2: digitale Personal-Kanbans

Sie arbeiten im Team – womöglich virtuell, mit verteilten Standorten? Für die Verwaltung von Projekten und Terminen gibt es mittlerweile ein vielfältiges Angebot von kostenfreien und kostenpflichtigen Software-Produkten mit unterschiedlich mächtigen Features für die Kollaboration. Ganz besonders kann ich Ihnen dafür OneNote an's Herz legen. Einen schnellen Überblick und Einstieg in das Wunder-Tool von Microsoft können Sie hier bekommen.

Extra-Tipp

Eine erste Anlaufstelle mit Kanban-Tools finden Sie hier.

Und Sie?

Sie probieren erstmals ein Personal-Kanban aus? Oder Sie haben ein ungewöhnliches Projekt damit erfolgreich und effizient gemanagt? Schreiben Sie mir unter blog@büro-kaizen.de, welche Prozesse Sie damit erfolgreich meistern konnten.

Übrigens:

Wenn Sie auch Ihr Homeoffice und Ihre private Ablage optimieren möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „Die 20 Büro-Kaizen-Tools“. Sie finden das eBook im Downloadbereich.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: