9 Mail-Netiquette – denn nett ist die große Schwester von… Effizienz!



Alle sind genervt von zu vielen, zu langen und mit Abkürzungen überladenen E-Mails! Da E-Mails dennoch einer der wichtigsten Kommunikationskanäle für den geschäftlichen Austausch von Informationen bleiben, ist es an der Zeit, einige Netiquette einzuführen.

Wir kommunizieren mit Menschen nicht mit einem Computer! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

„Netiquette” ist eine wortspielerische Zusammensetzung von „net” (Netzwerk) und Etikette (Verhaltensregeln). Dass sich das Wort im Deutschen außerdem anhört wie „freundlicher Umgang miteinander” ist einfach ein schöner und wichtiger Nebeneffekt. Ich bin überzeugt, mancher Konflikt zwischen Geschäftspartnern oder mit Kunden würde gar nicht entstehen, wenn man einige Netiquette im Umgang mit der E-Mail beachten würde.

Netiquette der freundliche Umgang miteinander
Würde man die Netiquette beachten, käme es zu keinen Konflikten.

So funktioniert es

Netiquette-Tipp Nr. 1: Vermeiden Sie Abkürzungen!

Die E-Mail ist ein schnelles Medium. In kürzester Zeit können große Datenmengen an einen unüberschaubaren Adressatenkreis versandt werden. Das verleitet dazu, sich auch bei der Erstellung der E-Mail zu Hektik und Schnelligkeit verleiten zu lassen. Vielleicht bin ich etwas altmodisch, ich freue mich nämlich, wenn man dennoch eine vernünftige Anrede benutzt und statt „mfg” die E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen” beendet.

Netiquette durch vermeidung von Abkürzungen
Zur Netiquette gehört es, einige Dinge auszuschreiben, wie zum Beispiel die Grußformel am Ende.

Wenn Sie Abkürzungen verwenden wollen, können Sie dies ja tun, ohne dass der Empfänger das bemerkt. Nutzen Sie Textbausteine oder programmieren Sie Tastenkürzel. Wie einfach das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag: Mach Du mal: Mit Textbausteinen Zeit sparen

Netiquette-Tipp Nr. 2: Setzen Sie nur die Personen in das Feld „To/An:”, die wirklich betroffen sind!

Im Empfängerfeld sollten nur Personen stehen, bei denen Handlungsbedarf besteht. Richtet sich eine E-Mail an mehrere Empfänger, werden die Betroffenen einzelner Passagen direkt angesprochen. Beispiel: „@Thomas: Bitte Feedback auf Folie Nr. 7 im Anhang” oder „@Thelma und Louise: Bitte Zeitungsbericht zusenden” Das @-Zeichen bedeutet englisch: „at”, also deutsch: „an” und macht deutlich, an wen sich die nachfolgenden Gedanken richten.

Netiquette beudeutet nur bestimmte Leute ansprechen
Bei der Netiquette geht es auch um Dinge wie E-Mails nur an die Personen zu richten, die es wirklich betrifft.

Netiquette-Tipp Nr. 3: Gehen Sie sparsam mit dem Feld „CC" um!

Das „CC”-Feld sollten Sie ausschließlich für Personen nutzen, bei denen zwar kein Handlungsbedarf besteht, die aber informiert werden sollten. Dies kann in Arbeitsprozessen notwendig sein, bei denen mehrere Personen gleichzeitig direkt angesprochen werden (z.B. Thelma und Louise werden bezüglich eines Berichtes angefragt. Thelma antwortet und setzt Louise ins CC, damit sie weiß, dass die Sache erledigt ist.).

Netiquette-Tipp Nr. 4: Nehmen Sie sich Zeit für die Formulierung der Betreffzeile!

Ein klarer Hinweis auf den Inhalt erleichtert das Wiederauffinden der E-Mail und ermöglicht dem Empfänger, die Dringlichkeit einzuschätzen. Schreiben Sie „Erbitte Raumänderung für unser Meeting am 21.09.”; „Kann ich Beamer am 23.05. ausleihen?” oder „Neuestes Katzenvideo”. Außerdem können Sie mithilfe der Betreffzeile den Anlass der E-Mail markieren. Beispiele %bdquo;Zur Information: …”, „Zur Entscheidung ...”, „Zur Erledigung …”, „Terminabklärung: …”

Netiquette-Tipp Nr. 5: Antworten Sie binnen zwei Tagen!

Es hat sich als Netiquette bewährt, eine Antwortzeit von maximal zwei Arbeitstagen zu vereinbaren. Ist dies nicht möglich, schreiben Sie dem Absender kurz, dass Sie erst in der kommenden Woche reagieren werden. Das erspart Ihnen mehrmaliges Nachfragen.

Netiquette-Tipp Nr. 6: Formulieren Sie einen Zeitrahmen!

„So schnell wie möglich” funktioniert nicht. Setzen Sie darum Termine mit der Angabe eines konkreten Datums und einer konkreten Uhrzeit. „Wäre es möglich, die Powerpoint bis Mi 12.00 Uhr zu erhalten?”.

Netiquette Zeiträume formulieren
Zur Netiquette gehört es, dass Sie konkrete Anweisungen geben.

Netiquette-Tipp Nr. 7 : Schreiben Sie short and sweet!

Haben Sie auch schon einmal eine E-Mail ausgedruckt und waren erstaunt, dass Sie sechs A4-Seiten lang war? Wir schreiben – ohne dass wir es merken – manchmal halbe Bücher! Formulieren Sie kurz, prägnant – aber nett!

Netiquette-Tipp Nr. 8: Vermeiden Sie große Dateianhänge!

Bei vielen Empfängern ist die Größe eines empfangbaren E-Mail-Anhanges beschränkt. Um zu vermeiden, dass die E-Mail wieder zurückkommt, laden Sie große Anhänge lieber auf einen geeigneten Webserver wie zum Beispiel Dropbox und senden Sie dem Empfänger einen Link zum betreffenden Ordner bzw. der zu übermittelnden Datei.

Netiquette-Tipp Nr. 9: Fragen Sie sich, ob die E-Mail das richtige Medium ist!

Sie sollten prüfen, ob das persönliche Gespräch oder ein Telefonat nicht geeigneter sind. Kritik sollten Sie beispielsweise immer im persönlichen Gespräch, im Ausnahmefall am Telefon, aber niemals per E-Mail äußern.

Netiquette: E-Mail oder lieber persönlich
Netiquette bedeutet auch manche Angelegenheiten lieber persönlich anstatt mit einer E-Mail zu klären.

Darauf kommt es an

Auch wenn die E-Mail ein tolles und schnelles Medium ist, sollten wir auf Netiquette achten und uns deutlich machen: Am anderen Ende des Kabels sitzt ein Mensch und nicht ein Computer. Menschliche Kommunikation sollte menschlich und nett sein.

Was der Tipp bewirkt

Ich mache die Erfahrung, dass eine freundliche und klare Kommunikation per E-Mail dazu führt, dass mir freundlich und klar geantwortet wird. „Nett” sein und „effizient” sein schließen einander nicht aus. Im Gegenteil das Eine führt zu dem Anderen. Netiquette sind der große Bruder von ... Effizienz!

Und Sie?

Sind Ihnen weitere Netiquette eingefallen? Schreiben Sie mir! Ich lasse mich sehr gerne inspirieren!





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