10 Netiquette Regeln (E-Mail, Meetings, Social Media)


Gelungene Kommunikation ist kein Selbstläufer. In der Eile vergreift man sich im Ton. Anfragen werden ignoriert, oder es mangelt an Höflichkeit. In E-Mails gibt es oft keine Anrede mehr und am Schluss fehlt der Gruß. Im Gespräch wird es ausfällig und ein mancher neigt dazu ohne Ende Monologe zu halten. Deshalb gibt es einige Regeln, die eine professionelle Kommunikation erleichtern.

Was ist eine Netiquette – einfach erklärt?

Definition – Woher kommt der Begriff Netiquette?

Der Begriff „Netiquette” ist eine wortspielerische Zusammensetzung und kommt von „net” (Netz) und „Etikette” (Benimmregeln / Verhaltensregeln). Kurz: Es geht um Benimmregeln im Internet. Dies betrifft sowohl die E-Mail-Kommunikation als auch Foren oder die Kommentarspalten auf YouTube, Facebook und Instagram.

Warum ist Netiquette wichtig?

Wer auf die Netiquette innerhalb und zwischen Unternehmen, sowie beim Kundenkontakt achtet, kann von vielen positiven Veränderungen profitieren. Eine Netiquette wirkt sich unter unter anderem auf folgende Bereiche aus:

Unterschätzen Sie nicht die Wirkung einer gelebten Netiquette.

E-Mail Netiquette

Welche Regeln gelten für die geschäftliche E-Mail Kommunikation?

Nicht nur unter vier Augen, sondern auch digital ist Kundenfreundlichkeit enorm wichtig. Aber auch innerhalb eines Unternehmens kann eine Netiquette Ihre Effizienz steigern. Die Netiquette E-Mail ist also keine Spielerei, sondern wichtig für den dauerhaften Erfolg eines Unternehmens. Wir haben 10 Tipps für Sie zusammengetragen, aus denen Sie Ihre persönliche Netiquette für die E-Mail Kommunikation erstellen können:

  1. Fragen Sie sich, ob die E-Mail das richtige Medium ist: Diese Regel erspart vor allem eines – Zeit. Prüfen Sie, ob das persönliche Gespräch oder ein Telefonat nicht geeigneter sind. Kritik sollten Sie beispielsweise immer im persönlichen Gespräch, im Ausnahmefall am Telefon, aber niemals per E-Mail äußern.

    Telefonat statt E-Mail-Kommunikation
    Netiquette Regel: Greifen Sie wenn nötig zum Telefon statt zur E-Mail.
  2. Vermeiden Sie Abkürzungen: Nutzen Sie Abkürzungen nur, wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Gegenüber auch versteht, was Sie meinen. Ansonsten sind E-Mail-Ping-Pong und Missverständnisse vorprogrammiert. Eine ausgeschriebene E-Mail ist außerdem ein Zeichen der Wertschätzung. Wenn Sie trotzdem Abkürzungen verwenden wollen, können Sie dies ja mit Textbausteinen tun, ohne dass der Empfänger das bemerkt.
  3. Schicken Sie die E-Mail nur an Personen, die auch wirklich betroffen sind: Im Empfängerfeld sollten nur Personen stehen, bei denen Handlungsbedarf besteht. Richtet sich eine E-Mail an mehrere Empfänger, werden die Betroffenen einzelner Passagen direkt angesprochen. Das @-Zeichen macht deutlich, an wen sich die nachfolgenden Gedanken richten.

    @-Erwähnungen helfen bei der klaren Aufgabenverteilung und gehören zur E-Mail-Netiquette
  4. Gehen Sie sparsam mit dem Feld „CC“ um: Das „CC”-Feld sollten Sie ausschließlich für Personen nutzen, bei denen zwar kein Handlungsbedarf besteht, die aber informiert werden sollten. Dies kann in Arbeitsprozessen notwendig sein, bei denen mehrere Personen gleichzeitig direkt angesprochen werden (z.B. Thelma und Louise werden bezüglich eines Berichtes angefragt. Thelma antwortet und setzt Louise ins CC, damit sie weiß, dass die Sache erledigt ist.).
  5. Nehmen Sie sich Zeit für die Formulierung der Betreffzeile: Ein klarer Hinweis auf den Inhalt erleichtert das Wiederauffinden der E-Mail und ermöglicht dem Empfänger, die Dringlichkeit einzuschätzen. Schreiben Sie etwas wie: „Erbitte Raumänderung für unser Meeting am 21.09.”; „Kann ich Beamer am 23.05. ausleihen?” oder „Neustes Katzenvideo”.
  6. Formulieren Sie einen Zeitrahmen: „So schnell wie möglich” funktioniert nicht. Setzen Sie darum Termine mit der Angabe eines konkreten Datums und einer konkreten Uhrzeit. „Wäre es möglich, die Powerpoint bis Mi 12.00 Uhr zu erhalten?”.
  7. Schreiben Sie short and sweet: Formulieren Sie kurz und prägnant – aber nett! Wenn sich der Text nicht kürzen lässt, sollten Sie ihn wenigstens in Abschnitte unterteilen. Wie lang darf eine E-Mail sein? So kurz wie möglich und so lang wie nötig.
  8. Vermeiden Sie große Dateianhänge: Bei vielen Empfängern ist die Größe eines empfangbaren E-Mail-Anhanges beschränkt. Um zu vermeiden, dass die E-Mail wieder zurückkommt, laden Sie große Anhänge lieber auf einen geeigneten Webserver wie zum Beispiel SharePoint oder Dropbox und senden Sie dem Empfänger einen Link zum betreffenden Ordner bzw. der zu übermittelnden Datei.
  9. Beantworten Sie E-Mails blockweise: Das hilft Ihnen dabei, die anderen Tipps zu beherzigen, weil Sie sich ganz auf das Beantworten der E-Mails konzentrieren können. Damit Sie beim konzentrierten Arbeiten nicht von eingehenden E-Mails abgelenkt werden, sollten Sie die Push-Benachrichtigungen wenn möglich ausschalten.
  10. Antworten Sie binnen zwei Tagen: Es hat sich als Netiquette bewährt, eine Antwortzeit von maximal zwei Arbeitstagen zu vereinbaren. Ist dies nicht möglich, schreiben Sie dem Absender kurz, dass Sie erst in der kommenden Woche reagieren werden. Wenn die Antwort nicht länger als 5-Minuten braucht sollten Sie jedoch sofort antworten. Und wenn Sie sich im Urlaub befinden, hilft eine Abwesenheitsnotiz.

 

10 weitere Netiquette Regeln zur besseren E-Mail Kommunikation im Unternehmen

Sie wollen noch mehr Regeln? Hier noch 10 weniger wichtige, aber doch manchmal hilfreiche Netiquette Regeln im Schnelldurchlauf

    1. Achten Sie auf eine korrekte deutsche Rechtschreibung.
    2. Versenden Sie keine Kettenbriefe.
    3. „Kümmern Sie sich darum“ ist eine unklare Anweisung. Machen Sie genau und präzise Aussagen.
    4. Wenn möglich sollte sich eine E-Mail nur um ein Thema drehen.
    5. Ändern Sie bei längerer E-Mail-Kommunikation (Re:Re:Re: Die Kaffeemaschine!) die Betreffzeile.
    6. Schriftlich fixierte Netiquette Regeln sind besser als mündliche Absprachen.
    7. Kurze E-Mails können nur in die Betreffzeile geschrieben werden. Zur Kennzeichnung werden diese E-Mails mit EOM (End of Message) oder mit /// abgeschlossen.
    8. Nutzen Sie Emoticons nur, wenn Sie den Empfänger kennen.
    9. Nutzen Sie eine automatische E-Mail-Signatur.
    10. Denken Sie vor dem Schreiben nach, was Sie mit der E-Mail erreichen wollen.

Immer noch nicht genug Regeln? Dann finden Sie in diesem Download 22 Regeln für einen effizienteren Umgang mit E-Mails. Sie lesen lieber Blogbeiträge? Dann finden Sie hier ebenfalls Tipps zum effizienten Bearbeiten von E-Mails. In den nächsten Abschnitten soll kurz auf Fragen eingegangen werden, die oft zum Thema E-Mail gestellt werden, bevor es mit den Netiquette Regeln im Internet weitergeht.

Welche Anrede soll in einer E-Mail verwendet werden?

Kurz und knapp: Die Anrede hängt vom Empfänger ab. Ihren Vorgesetzten sollten Sie besser nicht mit „Liebster Chef“ anschreiben, während unter Kollegen ein „Liebe*r …“ schon eher gängig ist. Bei ihnen vertrauten Personen geht auch ein kurzes „Hallo“. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie jedoch auf „Sehr geehrte*r …“ zurückgreifen.

Wie formuliere ich eine E-Mail mit Anhang?

Weisen in ihrer E-Mail kurz auf den Anhang hin. Zum Beispiel so:

  • Im Anhang finden sie den Projektvorschlag.
  • Ich habe Ihnen das ausgefüllte Formular angehängt.
  • Details finden Sie im Anhang.
  • Den Flyer haben wir mitgeschickt.

Hinzufügen können Sie den Anhang hier:

So klappt das Hinzufügen eines Anhangs zur E-Mail.

Was gehört in die E-Mail Signatur?

Beispiel für eine E-Mail-Signatur mit Bild.

Die E-Mail Signatur spart einem viel Zeit. Anstatt schnell ein MfG Max hinzuklatschen, können Sie automatisch die Grußformel und weitere Informationen an eine E-Mail anhängen. Adresse, Telefonnummer, Bild, oder was sie sonst noch wünschen. Wie Sie eine E-Mail Signatur erstellen und was Sie auf jeden Fall enthalten sollte, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Netiquette in Online Meetings und Videokonferenzen

Die wichtigsten Netiquette Regeln zu Online Meetings und Videokonferenzen (z.B. mit Microsoft Teams) haben wir Ihnen in einer übersichtlichen Infographik zusammengefasst. Weitere Knigge-Regeln für Videokonferenzen finden Sie zusammen mit einigen grundlegenden Tipps zu Online-Meetings hier.

Netiquette Regel: Achten Sie auf genügend Pausen. Videokonferenzen sind anstrengender als normale Besprechungen.

Welche Regeln gelten im Internet? (Facebook, Social Media, WhatsApp, Messenger, Instagram, Foren)

Die Netiquette im Netz ist immer abhängig von der jeweiligen Situation, in der man sich befindet. Für ein firmeneigenes Intranet gelten vermutlich deutlich strengere Netiquette Regeln, als beim Kommentieren auf Facebook oder Instagram. Nichtsdestotrotz tragen ein paar grundsätzliche Netiquette Regeln auch allgemein zu einem angenehmeren Umgang im Internet bei.

  1. Stellen sie sich vor der andere sitzt Ihnen persönlich gegenüber. Versuchen Sie sich in die Person hineinzuversetzen und fragen Sie sich, was Ihre Nachricht auslösen könnte.
  2. Pflegen Sie einen wertschätzenden Umgang. Wer sich bedankt und gute Beiträge würdigt, sorgt für eine Kultur der Ermutigung.
  3. Beleidigungen sind ein No-Go. Bleiben Sie bei der Sache, anstatt andere persönlich anzugreifen. „Wie kann man nur so verblödet sein!“ sollten Sie ersetzen durch „Gegen diesen Punkt spricht …“. Halten Sie sich mit Kommentaren zurück, wenn Sie keine Muße haben, sich inhaltlich auseinanderzusetzen. Persönliche Angriffe führen selten zu Einsicht bei der angegriffen Person und vergiften lediglich die Atmosphäre.
  4. Schreiben Sie klar und prägnant nach den Regeln der deutschen Rechtschreibung. Es muss nicht perfekt sein, aber über eine Kommentarspalte voll mit Halbsätzen freut sich auch niemand.
  5. Wiederholen Sie nicht, was bereits geschrieben wurde. Hinterlassen Sie stattdessen einen Like unter dem entsprechenden Kommentar.
  6. Belegen Sie Ihre Aussagen, wenn möglich, mit Quellen.
  7. Teilen Sie öffentlich nur, was sie auch Ihr Chef oder Nachbar ohne Bedenken sehen dürfte.
  8. Achten Sie auf Urheberrechte. Bilder und andere Medien dürfen nur unter bestimmten Umständen kopiert und verwendet werden.
  9. Achten Sie auf die Internetsicherheit. Geben Sie keine persönliche Daten öffentlich weiter.
  10. Fragen, die Sich mit einer kurzen Google-Suche beantworten lassen, haben in Foren nichts zu suchen.
  11. In vielen Foren finden sich auch offizielle Netiquette Regeln, die es dort beim Kommentieren und Schreiben zu beachten gilt.

Zusatzinfo: Bei Benimmregeln für Messengerdienste wie WhatsApp oder andere Chats spricht man auch von Chatiquette.

Netiquette im Unternehmen – Tipps für die Kommunikation

  1. Beschränken Sie sich auf das Wichtigste.
  2. Höflichkeit hat noch niemandem geschadet: Echte – nicht aufgesetzte – Höflichkeit ist ein Muss im täglichen Umgang mit anderen Menschen.

    Höflichkeit steckt genauso an wie Misstrauen und schlechte Laune, weshalb ein netter Umgang über das Klima im Unternehmen entscheidet
  3. Integrität: Es gibt so unendlich viele Firmen, die Wasser predigen, aber Wein trinken. Wo nach außen hin eine sagenhafte Freundlichkeit zur Schau gestellt wird, bricht diese in sich zusammen, wenn man einmal hinter die Kulissen schaut. Gehen Sie deshalb immer mit gutem Beispiel voran.
  4. Legen Sie Dos & Don’ts fest: Geben Sie in Ihrem Unternehmen Begriffe und Wortkombinationen vor, die in der Kommunikation mit Ihren Kunden nicht benutzt werden sollten. Wenn Sie eine Papiertaschentuch-Fabrik haben, dann wollen Sie sicher nicht, dass Ihre Angestellten der Kundschaft gegenüber sagen: „Man sollte immer ein Tempo dabei haben“, nur weil sich „Tempo“ ganz generell als Begriff für alle Arten von Papiertaschentüchern eingebürgert hat. Sie möchten natürlich, dass Ihre Marke genannt wird.
  5. Übertreiben Sie es nicht: In manchen Kursen wird Angestellten beigebracht, welche Begrüßung sie z. B. am Telefon sagen sollten. Dabei kommen bei manchen Firmen wahre Bandwürmer heraus, die Anrufer schon beim Zuhören ermüden lassen. Lassen Sie Ihrem Team deshalb immer Raum für Individualität. Geben Sie zwar Regeln mit, aber übertreiben Sie es auch nicht. Künstliche Netiquette wird sofort als das enttarnt, was es ist: unecht, nicht gewollt, sondern erzwungen.
  6. Bleiben Sie sachlich: Kritisieren Sie das Verhalten einer Person, anstatt die Person direkt anzugreifen. Anstatt: „Du bist einfach faul und unpünktlich!“, könnte ein Satz wie „Heute waren Sie zum dritten Mal zu spät. Wie können wir eine Lösung für dieses Problem finden?“ für mehr Kooperationsbereitschaft sorgen.


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