Professionelles Organigramm erstellen leicht gemacht: Mit den Vorlagen in Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Mit dem Erstellen eines Organigramms erhalten Sie eine wertvolle Übersicht über den Aufbau und die Struktur Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung. Denn die grafische Visualisierung macht die Zusammenhänge und den internen Aufbau auf einen Blick erfassbar. Das schafft die nötigen Grundlagen für klare Verantwortlichkeiten sowie für eine Optimierung von Prozessen und Workflows. Dadurch reduziert sich zugleich auch die Mehrarbeit, die durch eine unnötige Doppelbearbeitung anfällt. Wie Sie nun konkret die Vorlagen in den Microsoft Office-Apps Word, Excel, PowerPoint und Outlook dafür nutzen können, um schnell und einfach ein passgenaues Organigramm für Ihr Unternehmen zu erstellen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag. Wie das mit dem leistungsstärkeren Diagramm-Tool Microsoft Visio funktioniert, sehen Sie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

1. Definition: Wer erstellt ein Organigramm und warum?

• Mit Organigrammen können die Beziehungen und Zusammenhänge der einzelnen Organisationseinheiten untereinander und damit die Aufgabenverteilung, Hierarchien, Verantwortlichkeiten, Weisungsbefugnisse und Kommunikationswege transparent und übersichtlich aufgezeigt werden (also die „Spielregeln“, wie das Unternehmen funktioniert).
• Dies ist häufig die notwendige Basis für weitere Optimierungen und Umstrukturierungen im Zuge eines Change-Managements.
• Die durch ein Organigramm gewonnene Transparenz verbessert zudem auch die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Denn darin lassen sich je nach Bedarf die jeweiligen Verantwortlichen schnell identifizieren und direkt kontaktieren, zum Beispiel um Fragen zu beantworten oder Ideen abzusprechen.
• Auch neue Mitarbeiter können so die Struktur ihrer neuen Organisation leichter erkennen und sich schneller integrieren – und die Personalplanung wiederum kann damit leichter erkennen, wo noch Verstärkung benötigt wird.
• Nice Fact – wer hats erfunden? Das erste überlieferte Organigramm wurde übrigens 1855 von Daniel Craig McCallum erstellt, dem Generaldirektor und Geschäftsführer des großen US-Eisenbahnunternehmens New York and Erie Rail Road und späteren Generalmajors der United States Military Railroads während des US-amerikanischen Bürgerkriegs von 1861 bis 1865.

2. Welche Kriterien und Merkmale kennzeichnen ein gut erstelltes Organigramm?

• Ein gut angelegtes Organigramm zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass alle relevanten Informationen gut ersichtlich sind, ohne dass die Informationsfülle das Gesamtbild so überfrachtet, dass sich keiner mehr auskennt.
• Für eine differenziertere Visualisierung der Zusammenhänge und Beziehungen werden dabei unterschiedliche Formen und Symbole verwendet. Zum Beispiel Kästchen für die sogenannten „Linienstellen“ und Kreise für die unterstützenden „Stabsstellen“. Hinzu kommen noch durchgezogene Linien, gestrichelte Linien, Doppelstriche und Pfeile, die die unterschiedlichen Verbindungen, Verantwortlichkeiten, Informationsflüsse und Kommunikationswege verdeutlichen.
• Farbliche Kennzeichnungen der einzelnen Organigrammeinheiten können zudem Zugehörigkeiten, Besonderheiten oder auch Eigentumsverhältnisse hervorheben.
• In dem Unternehmensschaubild sollten für alle Posten/Stellen die entsprechenden Kontaktdaten hinterlegt sein (im Idealfall auch mit dem jeweiligen Aufgabenbereich und optional einem Bild oder Foto), so dass eine suchende Personen diese direkt kontaktieren kann.
• Der Organisationsstrukturplan sollte interaktiv und aktualisierbar sein (und auch regelmäßig aktualisiert werden) und dann für alle Mitarbeitenden zugänglich im Firmennetzwerk veröffentlicht werden.

Beispiel für ein Organigramm von Büro-Kaizen:

3. Welche Programme und Tools eignen sich am besten für das Organigramm-Erstellen?

Es gibt einen riesigen Markt an kostenlosen Organigramm-Tools und kostenpflichtiger Software, die das Erstellen von Organigrammen einfacher machen. Die meisten dieser Tools basieren auf Vorlagen, damit man auch ohne Designkenntnisse relativ schnell hochwertige Strukturpläne anlegen kann. Die kostenlosen Freeware-Tools weisen dabei allerdings häufig eine deutliche Funktionseinschränkung auf, zum Beispiel im Bereich der Automatisierung, der Interaktivität, der Schnittstellen oder der Konfigurationsmöglichkeiten.

Tipp: Unternehmen, Vereine und Behörden, die ohnehin schon Microsoft 365 oder Office 365 in ihrer Organisation nutzen, können dafür eine der Office-Apps Word, Excel, Outlook oder PowerPoint verwenden. Diese bieten nicht nur eine Fülle an verschiedenen Möglichkeiten und Vorlagen für die Organigrammerstellung, sondern garantieren auch die Kompatibilität in der gesamten Office-Suite. Für aufwendigere und komplexere Organigramme bietet sich Microsofts eigenes Diagramm-Tool Visio an, das jedoch kein Teil der Microsoft/Office 365-Suite ist und daher extra bezogen werden muss (eine Anleitung zum Visio-Tool sehen Sie in unserem Video-Tutorial unten).

Was sollte ein gutes Organigramm-Programm alles können?

Wichtig sind interaktive Elemente, die sich einfach per Drag-and-Drop erstellen und flexibel anordnen lassen. Extrem praktisch ist auch eine integrierte Kommunikations- oder Kollaborationsfunktion, um direkt aus dem Organigramm heraus Kontakt aufnehmen zu können. Dafür sollte das Tool über durchsuchbare Datenbanken, eine Importfunktion oder Schnittstellen verfügen, um die Organigramme einfach mit Bildern, Fotos, Kontaktdaten und Profilen der Chefs, Führungskräfte und Mitarbeiter anreichern zu können. In interaktiv aufklappbaren Elementen lassen sich zusätzliche Informationen unterbringen, ohne das Schaubild damit zu überfrachten. Häufig ist zudem auch die Kombination mit weiterer Software für die Personaleinsatzplanung oder HR Analytics Software für die Leistungsbeurteilung möglich. Hier eine Liste der aktuell beliebtesten Organigramm-Programme als Alternative zu den nachfolgend erklärten Microsoft-Tools.

• Canva
• Capterra
• Creately
• EntityKeeper
• Factorial
• GitMind
• Gliffy
• Ingentis org.manager
• Lucidchart
• Organimi
• Orginio
• OrgChart
• OrgPlus
• OrgWiki
• Pingboard
• Sage HR
• SmartDraw

4. Organigramm erstellen mit den SmartArt-Vorlagen in Word, Excel, PowerPoint & Outlook

Mit den Microsoft 365- und Office-365-Apps Excel, Word, PowerPoint und Outlook lassen sich vergleichsweise schnell und einfach professionelle Organigramme erstellen. Die Grundlage dafür ist die in all diesen Microsoft-Tools integrierte Funktion „SmartArt“. Mit den vielen darin vorhandenen Vorlagen können Sie in wenigen Schritten ein eigenes Schaubild Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung anfertigen. Dank derselben SmartArt-Funktion unterscheidet sich dabei auch die Vorgehensweise in den verschiedenen Programmen kaum voneinander.

Anleitung: Ein Organigramm mit der SmartArt-Funktion anlegen

• Öffnen Sie eine der Office-Apps und klicken Sie dann (für alle Tools gleich) in der Registerkarte → Einfügen im Menübereich „Illustrationen“ auf die Schaltfläche → SmartArt. (Tipp: In Outlook ist die SmartArt-Funktion nur beim Erstellen eines neuen Elements verfügbar, zum Beispiel einer neuen E-Mail, eines neuen Termins, Kontakts oder einer Aufgabe).
• Daraufhin öffnet sich ein Auswahlfenster mit den verschiedensten Diagrammarten und Typen. Die Auswahl an verschiedenen Organigrammarten erhalten Sie durch einen Klick auf die Option → Hierarchie.
• Anschließend können Sie sich rechts daneben die für Sie passende Organigrammstruktur aussuchen und mit einem Klick auf → Ok erstellen lassen. Diese Vorlage lässt sich nun individuell nach Ihren Bedürfnissen abändern und anpassen.

Die verschiedenen Organigramm-Strukturen in SmartArt

Es gibt verschiedene Organigrammarten und Typen, die sich jeweils für unterschiedliche Organisationsstrukturen eignen. Dabei gibt es drei wesentliche Grundformen: Vertikale, meist pyramidenförmige Schaubilder, die sich vor allem für komplexe Hierarchien eignen; die selteneren horizontal angelegten Organigramme, die von links nach rechts gelesen werden; sowie die noch selteneren Matrix-Organigramme, die ähnlich wie eine Tabelle eine horizontale Zeilen- und eine vertikale Spaltenbeschriftung besitzen. In SmartArt stehen nun konkret folgende Organigrammtypen zur Auswahl.

• Organigramm (einfach)
• Organigramm mit Namen und Titel
• Halbkreisorganigramm
• Bildhierarchie mit Kreisakzent (für das Hinzufügen von Fotos)
• Hierarchie
• Beschriftete Hierarchie
• Tabellenhierarchie
• Horizontales Organigramm
• Horizontale Hierarchie
• Horizontale Hierarchie mit mehreren Ebenen
• Horizontal beschriftete Hierarchie
• Hierarchieliste
• Liste mit Linien

Wie man eine Organigramm-Vorlage in SmartArt bearbeitet und individuell anpasst

• Nachdem Sie sich für eine Organigrammvorlage entschieden haben, klicken Sie auf → Ok.
• Sehen Sie sich dann zunächst im Menüband rechts oben die verschiedenen Layoutvarianten und Formatvorlagen zu der gerade ausgewählten Organigrammstruktur an und suchen Sie sich die passendste heraus.
• Anschließend empfiehlt es sich, noch bevor Sie mit dem Ausfüllen und Bearbeiten der einzelnen Diagrammfelder beginnen, zuerst alle dafür benötigten Felder anzulegen.
• Klicken Sie dafür in der Registerkarte → SmartArt-Design ganz links auf den kleinen Aufklapppfeil neben der Schaltfläche → Form hinzufügen. Nun können Sie eine neue Form über oder unter dem aktuell markierten Feld einfügen, sowie davor (= links davon) und danach (= rechts davon).
• Um anschließend die Form eines gerade erstellten Organigrammfelds zu ändern, einfach mit der rechten Maustaste anklicken und dann im Kontextmenü → Form ändern wählen. Dann stehen Ihnen alle möglichen Standardformen zur Auswahl, wie zum Beispiel ein Kreis, Rechteck, Sechseck, Banner, Legenden etc.
• Tipp: Sie können auch die Formkontur oder Formeffekte eines Feldes ändern (zum Beispiel Schatten, Spiegelung, Leuchteffekt, weiche Kanten, Abschrägung oder 3D-Drehung). Markieren Sie dafür einfach das Feld und klicken Sie rechts oben oberhalb des Menüs auf die Registerkarte → Format.
• Zum Löschen eines Organigrammfelds muss dieses lediglich angeklickt und dann die Taste → Entfernen gedrückt werden.
• Die Linien zum Visualisieren der Beziehungen zeichnen Sie, indem Sie in der Registerkarte → Einfügen im Menübereich „Illustrationen“ auf die Schaltfläche → Formen klicken und dann eine → Linie auswählen. Verbinden Sie damit einfach ganz nach Bedarf die entsprechenden Diagrammfelder.
• Um eine (vorhandene oder neu eingezeichnete) Linie in eine gepunktete, gestrichelte oder doppelte Linie umzuwandeln, müssen Sie die entsprechende Linie einfach anklicken und im Kontextmenü der rechten Maustaste die Option → Form formatieren wählen. Nun können Sie die Linienart, Farbe und Stärke auswählen.
• Haben Sie ein Organigrammlayout gewählt, können Sie optional auch noch ein „hängendes Layout“ einstellen. Dann werden die Felder unterhalb des markierten Feldes zentriert (zum Beispiel links, rechts oder zweireihig). Klicken Sie dafür in der Registerkarte → SmartArt-Design in dem Menübereich „Grafik erstellen“ auf die Schaltfläche → Layouts und wählen Sie sich das für Sie passende hängende Layout aus.
• Zum Schluss muss die erstellte Organigrammstruktur lediglich noch beschriftet werden. Dafür können Sie entweder jeweils in das betreffende Feld klicken und den gewünschten Text eingeben. Oder Sie klicken in der Registerkarte → SmartArt-Design ganz links auf die Schaltfläche → Textbereich. Nun werden Ihnen alle Felder hierarchisch in einer Liste angezeigt und Sie können nacheinander jedes Textfeld ausfüllen und beschriften.
• Tipp: Verwenden Sie auch die Funktion → Farbe ändern, um zusammengehörige Felder oder Abteilungen auf einen Blick sichtbar zu machen. Die Farbe eines einzelnen Feldes ändern Sie, indem Sie dieses Feld mit der rechten Maustaste anklicken und dann im Kontextmenü auf → Füllung gehen.

5. Extra-Tipps rund um Diagramme und für eine optimale Büroorganisation!

Was Organigramme für die Unternehmensstruktur sind, sind Diagramme für die Prozesse und Abläufe – eine einfache Visualisierung, die komplexe Zusammenhänge auf einen Blick erfassbar macht. Dabei spielen Diagramme besonders auch in Fachvorträgen eine wesentliche Rolle, um den Zuhörern und Zuhörerinnen eine Visualisierungshilfe für komplexe Zusammenhänge zu bieten. Denn unser Gehirn kann Bilder rund 60.000-mal schneller verarbeiten als Text (und das dank der intuitiven Verarbeitung mit minimalen kognitiven Anstrengungen). Daher liebt unser Gehirn Bilder, Grafiken, Diagramme und Organigramme aller Art und wir betrachten automatisch immer zuerst die vorhandenen Bilder, bevor wir den dazugehörigen Text zu lesen beginnen. Die besten Tipps und Tricks, wie Sie professionelle Diagramme in den Office-Apps erstellen, haben wir Ihnen in folgendem Link zusammengestellt!

• Wie man in Microsoft Excel Diagramme erstellt und bearbeitet: Welche Diagrammtypen es gibt und wie Sie die Vorlagen dafür nutzen.
• Unsere Themenseite zu „Büroorganisation“: Für eine erfolgreiche Büroorganisation sind v.a. transparente Spielregeln, effiziente Prozesse, ein guter Führungsstil und eine wertschätzende Kommunikation essenziell.
• Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie weitere praxisnahe Tipps, Tricks, Checklisten und (Druck-)Vorlagen für mehr Effizienz im Büro, am Schreibtisch und bei der digitalen Zusammenarbeit.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Microsoft Visio Tutorial für Einsteiger (deutsch)

(Dauer 11:02 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zum Diagrammerstellen mit Visio:

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Visio? 00:22
3. Ein Diagramm erstellen und bearbeiten 01:04
4. Zusammenarbeit mit Visio 08:20
5. Fazit und Empfehlung 09:50