Ablagewunder – Bei einem guten Aktenordner stimmen Maße und Qualität



Papiere, Papiere - selbst im digitalen Zeitalter häufen sich Schriftstücke und Notizen auf Ihrem Schreibtisch. Freuen Sie sich schon darauf, diesen Blätterwald wegzuheften? Wenn nicht, dann kann das an Ihren Ordnern liegen. Viele Aktenordner sind zu schwer, zu sperrig, abgenutzt oder schlicht farbig langweilig. Peppen Sie Ihr Ablagesystem auf und überlassen Sie in Zukunft Maße, Farbe und Qualität Ihrer Ordnungshelfer nicht mehr dem Zufall.

Passende Aktenordner Masse
Übersichtlichkeit ist kein Problem mit passenden Aktenordner Maße.

Was ist das Problem

Aktenordner sind nicht aus dem Büroalltag wegzudenken. Allerdings können sich diese nützlichen Helfer schnell zu einem Ärgernis ausweiten. Die typischen graumelierten Ordner wirken trist und immer etwas abgenutzt. Ein farbenfrohes Sammelsurium an Heftern fördert wiederum das Chaos und führt zu erhöhten Suchzeiten. Für ein effizientes Ablagesystem lohnt es sich, einige grundsätzliche Überlegungen hinsichtlich Maße und Ausstattung anzustellen.

Gesucht und gefunden – Achten Sie beim Aktenordner auf Maße und Qualität Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Finden Sie das maßgeschneiderte Ordnungssystem

Überlegen Sie kritisch, ob Sie lieber Aktenordner, Hängeregister oder Mappen verwenden möchten. Selbst ein perfektes System nützt Ihnen wenig, wenn Sie sich nicht zurechtfinden oder einfach ungern damit arbeiten. Der traditionelle Aktenordner ist einfach, unkompliziert und passt dank der normierten Maße in jeden Büroschrank. Mit Registerblättern finden Sie alle Unterlagen schnell wiederfinden. Allerdings kostet das Lochen und Einheften der Papiere etwas Zeit. Inzwischen gibt es Ordner mit einer Klemmleiste, die gleichzeitig die Blätter locht. Damit sparen Sie Zeit. In diesem Beitrag habe ich Ihnen weitere Tipps für Ihr Ablagesystem zusammengestellt.

Extra-Tipp

Wenn Sie sich nicht mit dem traditionellen Aktenordner anfreunden können, empfehle ich Ihnen platzsparende Einstellmappen. Entsprechende Ordnungssysteme finden Sie bei Mappei oder Classei.

Tipp Nr. 2: Finden Sie die passenden Maße für jeden Aktenordner

In der Regel haben Aktenordner eine genormte Höhe von 320 Zentimetern und eine Breite von 285 Zentimetern. Was variiert ist die Tiefe des Ordners. Die schmalen Exemplare bieten Platz für 350 Blätter. Die breite Variante hat ein Fassungsvermögen von rund 600 Blättern. Gefüllt können diese Ordner dann aber 4 Kilo wiegen. Überlegen Sie bei jedem neuen Projekt, mit welchem Papiervolumen Sie rechnen müssen. Die schmalen Hefter sind viel praktischer in der Handhabung, aber es ist ärgerlich und zeitaufwändig, wenn Sie den Inhalt letztendlich doch in einen großen Ordner umräumen müssen.

Tipp Nr. 3: Entdecken Sie die neuen Ordner „deluxe”

Aktenordner sind viel flexibler als Sie denken. Besonders unterwegs, zum Beispiel auf Dienstreisen, zeigt sich der Vorteil von hochwertigen Produkten. Sie sind aus leichtem Material und haben verschließbare Innentaschen für Visitenkarten, CDs oder den USB-Stick. Damit Sie problemlos in jede Aktentasche passen, haben Sie abgerundete Kanten. Und ein elastischer Verschluss sorgt dafür, dass alle Papiere beim Transport sicher verwahrt bleiben.

Tipp Nr. 4: Bringen Sie Farbe ins Spiel

Zum Glück sind die Zeiten der graumelierten Aktenordner vorbei. Mit farbigen Ordnern peppen Sie den Büroalltag auf. Gleichzeitig bringen Sie mit Farben mehr System in Ihre Ablage. Zum Beispiel können Sie Ordner bestimmter Abteilungen eine feste Farbe zuweisen. So sehen alle auf den ersten Blick, dass die blauen Ordner zur Buchhaltung gehören. Oder Sie teilen jedem Jahr Ordner einer bestimmten Farbe zu: 2016 rot, 2015 blau.

Struktur durch Aktenordner Masse Farbe
Passende Aktenordner Maße und Farben sorgen für Struktur im Aktenschrank.

Extra-Tipp

Wenn viele Aktenordner in einem Regal oder Schrank stehen, dauert es länger, bis der richtige Ordner gefunden wird. Mit einer alphabetischen oder chronologischen Ablage schaffen Sie ein leicht nachvollziehbares Ordnungssystem. Bringen Sie ein Klebeband diagonal auf die Aktenordner-Rücken an. Dann erkennen Sie auf einen Blick die passende Position des entnommenen Ordners.

Tipp Nr. 5: Klare Beschriftungen verhindern Suchzeiten

Kleine Buchstaben, verblassende Schrift und unklare Bezeichnungen auf dem Ordnerrücken sind ein großes Ärgernis. Nach kürzester Zeit finden Sie sich nicht mehr auf Anhieb zurecht und Ihre Kollegen brauchen viel zu lange, bis sie die richtige Ablage gefunden haben. Mit einer klaren und einheitlichen Beschriftung über eine Word-Vorlage verkürzen Sie spürbar die Zugriffszeiten. Ich habe Ihnen hier einige wichtige Tipps zum Beschriften von Ordnern zusammengestellt.

Extra-Tipp

Fertigen Sie für den Aktenordner ein Inhaltsverzeichnis an. Dieses kommt auf die Deckelinnenseite oder wird als erste Seite abgeheftet und erleichtert eine schnelle Orientierung.

Inhaltsverzeichnis und passende Aktenordner Masse
Ein Inhaltsverzeichnis auf dem Aktenordner verrichert zusätzlich die Suchzeiten deutlich.

Darauf kommt es an

Investieren Sie in Ihr Ablagesystem und schaffen Sie sich Aktenordner an, die durch Maße und Qualität überzeugen. Die Mehrausgaben lohnen sich, denn gute Hefter halten lange, sehen gut aus und erleichtern die Ablage.

Was der Tipp bewirkt

Sie ersparen Sie viel Frust und Ärger, wenn Sie Ihr Ablagesystem strategisch planen. Ob Sie sich für Hängemappen oder den traditionellen Aktenordner entscheiden ist egal, solange Maße und Qualität Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entsprechen. Mit einem auf Sie zugeschnittenen Ordnungssystem verringern Sie nicht nur Suchzeiten sondern endlich macht die Ablage auch Spaß.

Und Sie?

Verwenden Sie in Ihrem Büro lieber Hängemappen oder den traditionellen Aktenordner? Wo hakt es? Schreiben Sie mir, ich unterstütze Sie gerne bei der Suche nach einer guten Lösung!



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