Da war doch was – mit dem Ergebnis-Protokoll zu mehr Effizienz



Das haben wir doch im vorletzten Meeting besprochen! Schade nur, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer gar nicht mehr an die Beschlüsse erinnert oder fehlerhaft umsetzt. Noch schlimmer sind ausufernde Protokolle bei großen Gesprächsrunden, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren sondern mit ihren schwafeligen Informationen erschlagen. Sie entwickeln viel mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen, wenn Sie alle wichtigen Entscheidungen schriftlich in einem Ergebnis-Protokoll festhalten.

Ergebnis-Protokoll für Besprechungen
Verwenden Sie ein Ergebnis-Protokoll, um das Wesentliche aus Besprechungen festzuhalten.

Was ist das Problem

Hand aufs Herz, wissen Sie noch, was in der letzten Teambesprechung festgelegt wurde? Inzwischen ist es geläufig, die Ergebnisse zu protokollieren. Ob die Liste vollständig, fehlerhaft oder viel zu ausschweifend ausfällt, hängt jedoch in diesem Fall von dem Naturell des Protokollführers ab. Die Ergebnisse einer Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchführte, entlarvt die Ineffizienz von Besprechungen : Erschreckende 40 Prozent der To-do‘s aus Sitzungen werden nicht umgesetzt! Was für eine Zeitverschwendung! Dabei ist die Lösung genauso einfach wie zeitsparend: Ein Ergebnis-Protokoll ist kurz, prägnant und auf das Wesentliche konzentriert.

Prägnantes Ergebnis-Protokoll erstellen
Mit einem Ergebnis-Protokoll behalten Sie den Überblick über Beschlüsse aus Besprechungen.

So funktioniert es

Stoppen Sie den Streuverlust der Sitzungs-Beschlüsse und setzen Sie in Zukunft das Ergebnis-Protokoll ein. Es ist übersichtlich und klar strukturiert. Statt jede Wortmeldung umfassend zu dokumentieren, hält es nur die Beschlüsse sowie die weiterführenden Maßnahmen fest: Was macht wer bis wann? Das ist nicht nur eine praktische Gedächtnisstütze für die Teilnehmer des Meetings sondern auch eine vernünftige Übersicht für Kollegen, die nicht am Treffen teilnehmen konnten.

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie unser Protokoll-Formular

In unserer Firma und bei unseren Kunden hat sich unser Sofort-Protokoll bewährt. In den entsprechenden Spalten notiert der Protokollführer zu jedem Tagesordnungspunkt die gemeinsam besprochenen Ergebnisse. Dabei reichen stichpunktartige Aufzeichnungen, die kurz und knapp die wesentlichen Zusammenhänge der Entscheidungen nach dem „Was macht wer bis wann-Prinzip” dokumentieren:

  • Thema: Aufgabe bzw. Stand der Dinge beschreiben
  • Wer: Zuständigkeit einer oder mehrerer Personen klären
  • Termine: Genauen Zeitrahmen festlegen

Das Sofort-Ergebnis-Protokoll können Sie hier downloaden.

Wussten Sie: Nur 40 % der To-do’s aus Sitzungen werden umgesetzt. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2: Verfassen Sie das Protokoll gemeinsam

Besonders effektiv ist das Ergebnis-Protokoll, wenn es noch während der Sitzung per Hand oder am PC geschrieben wird. Vielleicht besteht auch die Möglichkeit, das Protokoll mit dem Beamer an die Wand zu werfen. Die anderen Teilnehmer haben so die Chance, während der Besprechung Ergänzungen und Anmerkungen zu machen. Achten Sie aber darauf, dass wirklich nur die wichtigsten Beschlüsse oder Abstimmungsergebnisse festgehalten werden. Am Ende erhält jeder gleich eine Kopie des Protokolls.

Beschlüsse in Ergebnis-Protokoll festhalten
Beschlüsse werden in Besprechungen direkt im Ergebnis-Protokoll festgehalten.

Tipp Nr. 3: Ersten Tagesordnungspunkt fest verankern

Es liegt in der Natur des Menschen, Dinge zu vergessen. Deshalb ist der erste Tagesordnungspunkt bei jeder Besprechung stets das Ergebnis-Protokoll der letzten Sitzung. So gehen wichtige Beschlüsse nie mehr im Arbeits-Alltag unter.

Tipp Nr. 4: Ergebnis-Protokolle im Foliensichtbuch aufbewahren

Ersparen Sie sich und Ihren Kollegen mühsames Suchen und sammeln Sie die Ergebnis-Protokolle im praktischen Foliensichtbuch. Die Mappe mit den festen Klarsichtfolien erhalten Sie im Bürohandel. Denken Sie unbedingt auch an ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis, das Sie in das Denkblatt auf der ersten Seite schieben können. So sind die Protokolle immer schnell zur Hand und informieren auch Kollegen über den Stand der Dinge, wenn diese nicht an den Besprechungen teilnehmen konnten.

Weitere wertvolle Informationen zum Sichtbuch finden Sie in meinem Artikel.

Ergebnis-Protokoll in Sichtbuch aufbewahren
Das Ergebnis-Protokoll können Sie z.B. in ein Foliensichtbuch einsortieren und aufbewahren.

Tipp Nr. 5: Ergebnis-Protokoll mit Handlungsaktionen verknüpfen

Papier ist geduldig. Es reicht nicht immer aus, die Besprechungsergebnisse zu dokumentieren. Damit die To-do-Listen aus den Sitzungen wirklich umgesetzt werden, verknüpfen Sie und Ihre Kollegen die Aufgaben noch am gleichen Tag mit Ihrem Terminkalender.

Darauf kommt es an

Bei Sitzungen oder Konferenzen verlaufen viele Ideen oft im Sande. Ein schriftliches Ergebnis-Protokoll setzt dem Schlendrian ein Ende. Es klärt nicht nur die Absichten und Aufgabenverteilung sondern wirkt auch verbindlich. Alle relevanten Daten sind für alle Beteiligten auf einen Blick nachvollziehbar.

Was der Tipp bewirkt

Mit dem Ergebnis-Protokoll halten Sie nur die wichtigsten Entscheidungen fest. Die daraus resultierenden To-do‘s sind klar formuliert. Das Protokoll ist eine Erinnerungsstütze für sich selbst, gleichzeitig aber auch eine Informationsquelle für Mitarbeiter, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten.

Extra-Tipp:

Besprechungen dauern bei Ihnen immer viel zu lange, weil einige Kollegen die Problematik langatmig diskutieren oder abschweifen? Führen Sie die Besprechung ab sofort im Stehen durch und staunen Sie, wie viel Zeit Sie plötzlich sparen.

5 Tipps für bessere Besprechungen finden Sie hier.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen diese Informationen über das Ergebnis-Protokoll helfen würden? Wir freuen uns, wenn Sie diesen Artikel teilen und auf uns aufmerksam machen!



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