Ergebnisprotokoll: Mehr Effizienz in Ihren Meetings (Vorlagen & Tipps)

Das haben wir doch im vorletzten Meeting besprochen! Schade nur, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer gar nicht mehr an die Beschlüsse erinnert oder fehlerhaft umsetzt. Noch schlimmer sind ausufernde Protokolle bei großen Gesprächsrunden, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren, sondern mit ihren schwafeligen Informationen erschlagen. Sie entwickeln viel mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen, wenn Sie alle wichtigen Entscheidungen schriftlich in einem Ergebnisprotokoll festhalten.

Lesedauer ca. 5 Minuten

1. Einführung: Ineffiziente Besprechungen ohne Ergebnisprotokoll

Hand aufs Herz, wissen Sie noch, was in der letzten Teambesprechung festgelegt wurde? Inzwischen ist es geläufig, die Ergebnisse zu protokollieren. Ob die Liste vollständig, fehlerhaft oder viel zu ausschweifend ausfällt, hängt jedoch in diesem Fall von dem Naturell des Protokollführers ab. Die Ergebnisse unserer Arbeitseffizienz-Studie, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführt haben, entlarvt jedoch die Ineffizienz von Besprechungen: Erschreckende 37 % der To Dos aus Sitzungen werden nicht umgesetzt! Kein Wunder, denn ca. 45 % der Besprechungen werden nicht einmal protokolliert. Das wiederum wirkt sich auf die einzelnen Projekte aus, von denen bis zu 40 % inhaltlich, terminlich und kostenmäßig nicht nach Plan verlaufen. Was für eine Zeit- und Ressourcenverschwendung! Dabei ist die Lösung genauso einfach wie zeitsparend: Ein Ergebnisprotokoll ist kurz, prägnant und auf das Wesentliche konzentriert. Falls Sie weitere Effizienzpotenziale in Ihrer Firma aufdecken und nutzen möchten, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

2. Definition: Was ist ein Ergebnisprotokoll?

Das Ergebnisprotokoll oder auch Beschlussprotokoll ist eine häufig verwendete Protokollart. Das Ergebnisprotokoll fasst alle wichtigen Beschlüsse eines Meetings, Termins, Sitzung und Ähnlichem zusammen. Hierbei ist es wichtig, dass das Protokoll kurz und knapp gehalten, sowie auf eine klare Übersichtlichkeit geachtet wird. Die Zeitform des Protokolls ist dabei zweitrangig.

Das Protokoll ist eine Mischung einer Zusammenfassung des Termins, sowie eine Auflistung der Ziele, Themen und Aufgaben, die noch offen sind und am Ende überprüft werden müssen. Daher ist es wichtig festzuhalten was erledigt werden muss und wer dafür zuständig ist. Der Zweck eines solchen Protokolls ist, alle Teilnehmer an die offenen Themen zu erinnern und Dritten einen Überblick zu verschaffen.

3. Praxistipps: Ein Ergebnisprotokoll schreiben

Stoppen Sie den Streuverlust der Sitzungs-Beschlüsse und setzen Sie in Zukunft das Ergebnisprotokoll ein. Es ist übersichtlich und klar strukturiert. Statt jede Wortmeldung umfassend zu dokumentieren, hält es nur die Beschlüsse, sowie die weiterführenden Maßnahmen fest: Was macht wer bis wann? Das ist nicht nur eine praktische Gedächtnisstütze für die Teilnehmer des Meetings, sondern auch eine vernünftige Übersicht für Kollegen, die nicht am Treffen teilnehmen konnten.

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie unser Protokoll-Formular

In unserer Firma und bei unseren Kunden hat sich unser Sofort-Protokoll bewährt. In den entsprechenden Spalten notiert der Protokollführer zu jedem Tagesordnungspunkt die gemeinsam besprochenen Ergebnisse. Dabei reichen stichpunktartige Aufzeichnungen, die kurz und knapp die wesentlichen Zusammenhänge der Entscheidungen nach dem „Was macht wer bis wann-Prinzip” dokumentieren:

• Thema: Aufgabe bzw. Stand der Dinge beschreiben
• Wer: Zuständigkeit einer oder mehrerer Personen klären
• Termine: Genauen Zeitrahmen festlegen

Vorlage: Das Sofort-Ergebnisprotokoll können Sie hier downloaden.

Tipp Nr. 2: Verfassen Sie das Protokoll gemeinsam

Besonders effektiv ist das Ergebnisprotokoll, wenn es noch während der Sitzung per Hand oder am PC geschrieben wird. Vielleicht besteht auch die Möglichkeit, das Protokoll mit dem Beamer an die Wand zu werfen. Die anderen Teilnehmer haben so die Chance, während der Besprechung Ergänzungen und Anmerkungen zu machen. Achten Sie aber darauf, dass wirklich nur die wichtigsten Beschlüsse oder Abstimmungsergebnisse festgehalten werden. Am Ende wird jedem eine Kopie des Protokolls zugeschickt oder an einem digitalen Ablageort bereitgestellt.

Tipp Nr. 3: Ersten Tagesordnungspunkt fest verankern

Es liegt in der Natur des Menschen, Dinge zu vergessen. Deshalb ist der erste Tagesordnungspunkt bei jeder Besprechung stets das Ergebnisprotokoll der letzten Sitzung. So gehen wichtige Beschlüsse nie mehr im Arbeits-Alltag unter.

Tipp Nr. 4: Ergebnisprotokolle im Foliensichtbuch aufbewahren

Ersparen Sie sich und Ihren Kollegen mühsames Suchen und sammeln Sie die Ergebnisprotokolle im praktischen Foliensichtbuch. Die Mappe mit den festen Klarsichtfolien erhalten Sie im Bürohandel. Denken Sie unbedingt auch an ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis, das Sie in das Denkblatt auf der ersten Seite schieben können. So sind die Protokolle immer schnell zur Hand und informieren auch Kollegen über den Stand der Dinge, wenn diese nicht an den Besprechungen teilnehmen konnten.

Eine digitale Alternative wäre hier das Ergebnisprotokoll in einem gemeinsamen OneNote Notizbuch oder in einem Teams Kanal abzulegen, sodass jedes Mitglied jederzeit Zugriff auf dieses Dokument hat. Auch können hier schneller Änderungen vorgenommen werden.

Tipp Nr. 5: Ergebnisprotokoll mit Handlungsaktionen verknüpfen

Papier ist geduldig. Es reicht nicht immer aus, die Besprechungsergebnisse zu dokumentieren. Damit die To-do-Listen aus den Sitzungen wirklich umgesetzt werden, verknüpfen Sie und Ihre Kollegen die Aufgaben noch am gleichen Tag mit Ihrem Terminkalender.

Tipp Nr. 6: Nutzen Sie verschiedene Farben

In einem Protokoll kann es passieren, dass gewisse Informationen übersehen werden oder die Übersichtlichkeit leidet, wenn doch zu viel notiert wird. Nutzen Sie aus diesem Grund verschiedene Farben, um eine klare Struktur und Übersicht zu wahren. Sie können beispielsweise verschiedene Stufen der Priorität anders markieren, z. B.:

• Rot: Der Beschluss ist wichtig und sollte schnellstmöglich erledigt werden.
• Gelb/Orange: Die Aufgabe ist wichtig, muss jedoch nicht sofort, aber zeitnah angegangen werden.
• Grün: Das Thema sollte, wenn zeitlich möglich, angegangen werden. (Zeitpunkt kann weiter in der Zukunft liegen)

4. Vorlage: Ergebnisprotokoll Vorlage – Übersicht der Beschlüsse

Hier finden Sie ein Muster, wie ein Ergebnisprotokoll aussehen könnte. Passen Sie sich diese Vorlage gern an Ihre persönlichen Wünsche und Vorgaben an. Hilfreich ist es, wenn Sie sich an der Tagesordnung Ihres Termins orientieren.

Am Ende des Protokolls sollten sowohl der Protokollführer, als auch die Leitung des Meetings unterschreiben, da somit zusätzlich eine Verbindlichkeit erzeugt wird.

Hinweis: Hier ist nicht die Reihenfolge entscheidend. Wichtig ist es, dass Ihr Ergebnisprotokoll logisch aufgebaut ist und Ihre Beschlüsse sachlich formuliert und schnell nachvollziehbar sind. Somit sparen Sie sich Zeit beim nächsten Meeting.

5. Fazit: Die wichtigsten Entscheidungen auf einem Blick

Mit dem Ergebnisprotokoll halten Sie nur die wichtigsten Entscheidungen fest. Die daraus resultierenden To-do‘s sind klar formuliert. Das Protokoll ist eine Erinnerungsstütze für sich selbst, gleichzeitig aber auch eine Informationsquelle für Mitarbeiter, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten.

Bei Sitzungen oder Konferenzen verlaufen viele Ideen oft im Sande. Ein schriftliches Ergebnisprotokoll setzt dem Schlendrian ein Ende. Es klärt nicht nur die Absichten und Aufgabenverteilung, sondern wirkt auch verbindlich. Alle relevanten Daten sind für alle Beteiligten auf einen Blick nachvollziehbar.

Tipp: Besprechungen dauern bei Ihnen immer viel zu lange, weil einige Kollegen die Problematik langatmig diskutieren oder abschweifen? Führen Sie die Besprechung ab sofort im Stehen durch und staunen Sie, wie viel Zeit Sie plötzlich sparen. 5 Tipps für bessere Besprechungen finden Sie hier.

6. Video-Tutorial: Checklisten und Vorlagen

Neben dem Ergebnisprotokoll haben wir auch weitere Beiträge zu folgenden Protokollarten:

• Besprechungsprotokoll – 3 hilfreiche Tipps
• Gesprächsprotokoll: Wer schreibt, der bleibt (+ Vorlage)
• Mit dem OneNote Protokoll werden Ihre Meetings in 3 Schritten zum Umsetzungsmotor
• Gedächtnisprotokoll schreiben – Definition, Vorlage und Tipps

🔥 Die 7 besten OneNote Checklisten & Vorlagen (inkl. Download)

Hier finden Sie den Link zum Download der Checklisten und Vorlagen in OneNote.

(Dauer 06:35 Minuten)