Optimale Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen (Tipps für Vorgesetzte)


Viermal im Jahr heißt es für die Mitarbeiter und mich: Jetzt haben wir Zeit füreinander. Ich freue mich jedes Mal darauf, denn unser vierteljährliches Mitarbeitergespräch ist eine Chance, mit den Menschen ins Gespräch zu kommen – über betriebliche, aber auch über andere Themen. Bei Büro-Kaizen begegnen wir den Mitarbeitern als Mitdenker, denn wir sind uns dessen bewusst, dass ihre Fähigkeiten und ihre Motivation zu den Erfolgsressourcen des Unternehmens zählen. Es ist wichtig, das Mitarbeitergespräch sorgfältig vorzubereiten. Der erste Gedanke gilt dem Sinn dieser Begegnung.

1. Was sind Mitarbeitergespräche?

Mitarbeitergespräche sind jede Form von persönlichen Gesprächen zwischen Angestellten und ihren Vorgesetzten. Diese können zum Beispiel jedes Quartal oder auch jedes halbe Jahr stattfinden. Sie sind ein wichtiges Führungsinstrument, um das Erreichen von Zielen zu steuern, die Weiterentwicklung von Mitarbeitern zu gewährleisten und um ein Gespür für die aktuelle Situation des Unternehmens zu behalten. Durch Mitarbeitergespräche lassen sich Termine bündeln und Störungen signifikant reduzieren. Außerdem investieren Sie in die Beziehung zu Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und haben eine Gelegenheit, Feedback zu erhalten und Dankbarkeit auszudrücken!

Gute Führungskräfte verstehen es Ihre Angestellten in Mitarbeitergesprächen zu motivieren und unterstützen.
Gute Führungskräfte verstehen es Ihre Angestellten in Mitarbeitergesprächen zu motivieren und unterstützen.

2. Aus welchem Grund sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Das Mitarbeitergespräch hat vier wichtige Funktionen:

  1. Sie lernen Ihren Mitarbeiter besser kennen und können Handlungsweisen besser nachvollziehen.
  2. Endlich ist Zeit und Raum für Fragen und Anliegen, welche die berufliche und persönliche Entwicklung des Mitarbeiters betreffen.
  3. Der Mitarbeiter formuliert sein Quartalsziel, ausgerichtet an seinem Jahresziel.
  4. Jeder kann Probleme ansprechen und Missverständnisse ausräumen.

Zusätzliche haben Mitarbeitergespräche auch den Vorteil, dass Sie:

  • Konstruktives Feedback geben und Ihre Erwartungen richtig äußern können.
  • Motivation für anstehende Aufgaben und Projekte vermitteln können.
  • Das Verhältnis festigen und eine Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter sein können. Das Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem wird dadurch gestärkt.
  • Ihren Angestellten Optionen für die Mitgestaltung und aktives Mitwirken am Unternehmensgeschehen aufzeigen können.
  • Ihre Wertschätzung kundtun können.
  • Stressbelastung vermieden und ein gesundes Arbeitsumfeld entwickeln können.
  • frühzeitig Probleme und Konflikte aus dem Weg räumen können.

In der Hand des Vorgesetzten liegt es, die Bedingungen für ein gelingendes Mitarbeitergespräch zu schaffen. Dafür muss er die inhaltliche Vorbereitung rechtzeitig planen.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche sollten regelmäßig stattfinden, um Projekte und Ziele im Auge zu behalten und die Mitarbeiterzufriedenheit aufrecht zu erhalten.

3. Zu welchen Anlässen werden Mitarbeitergespräche geführt?

Oft gibt es zwar Unternehmensziele, aber diese sind selten bekannt oder soweit von der Arbeit der jeweiligen Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters entfernt, dass sie im Alltag keine Rolle spielen. Nicht selten ist es auch so, dass erst nach Ablauf eines Jahres festgestellt wird, dass massive Schwierigkeiten aufgetreten sind oder dass geplante Maßnahmen nicht umgesetzt wurden. Um den Dominoeffekt zu vermeiden, der entsteht, wenn Mitarbeiter Probleme mit ihren Maßnahmen haben, sollten Sie in regelmäßigen Abständen persönliche Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen. So behalten Sie den Überblick, gewährleisten, dass Ziele erreicht werden können und sparen Geld und Zeit!

4. Gut vorbereitete Mitarbeitergespräche zahlen sich aus

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch kostet etwas Zeit. Diese ist jedoch bestens investiert, denn je besser die Vorbereitung, umso besser gelingt das Gespräch. Mit diesen Tipps gerät nichts in Vergessenheit:

Terminplanung für ein gelungenes Gespräch mit Ihren Mitarbeitern

Ein ruhiger, freundlicher Raum ist für das Mitarbeitergespräch nicht nur ideal, sondern absolut wichtig. Störungen jeglicher Art sollten vermieden werden. Führen Sie das Mitarbeitergespräch in einem gemeinsam genutzten Besprechungsraum durch und denken Sie daran, den Raum rechtzeitig zu buchen. Wenn Sie als  Vorgesetzter das Gespräch in Ihrem Büro führen möchten, sollten Sie dabei nicht hinter Ihrem Schreibtisch bleiben, sondern nutzen Sie einen geeigneten Besprechungstisch. Dadurch vermitteln Sie Ihren Angestellten, dass das Gespräch für Sie von besonderer Bedeutung ist. Laden Sie den Mitarbeiter zum Gespräch ein, optimal ist ein Vorlauf von vier Wochen. Setzen Sie für die Teilnahmebestätigung einen konkreten Termin. Nehmen Sie selbst die Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs in Ihre Wochen- und Tagesplanung auf. Tipps für eine durchdachte Terminplanung finden Sie in meinem Artikel: „Terminabstimmung: Effektive Terminplanung leicht gemacht!”.

Sorgen Sie für einen ruhigen Ort, um Störungen bei Ihrem Mitarbeitergespräch zu vermeiden.
Sorgen Sie für einen ruhigen Ort, um Störungen bei Ihrem Mitarbeitergespräch zu vermeiden.

Wie hat sich der Mitarbeiter entwickelt

Was wissen Sie von Ihrem Mitarbeiter? Welche Fortschritte gab es in der Entwicklung?

  1. Leistungsbeurteilungsbogen für Mitarbeiter: Dieser wird regelmäßig von Ihnen oder einem anderen Vorgesetzten ausgefüllt. Hier findet sich ein differenzierter Überblick, wo die Stärken des Mitarbeiters liegen und wo er sich noch deutlich verbessern sollte. Eine Vorlage für einen Leistungsbeurteilungsbogen können Sie sich in unserem Downloadcenter herunterladen.
  2. Weiterbildungen: Ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs liegt in der Mitarbeiterfitness. Prüfen Sie den Kenntnisstand des Mitarbeiters um zu sehen, ob ein Schulungsbedarf besteht. Falls das der Fall ist, können Sie die nötigen Weiterbildungen in die Wege leiten.
  3. Vergangene Protokolle: Nehmen Sie das Protokoll des letzten Mitarbeitergesprächs zur Hand. Es ruft die getroffenen Vereinbarungen noch einmal ins Gedächtnis und zeigt die Fortschritte.

5. Checkliste für die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen (Tipps für Vorgesetzte)

Wenn dringend wieder die regelmäßigen Gespräche mit Ihren Mitarbeiter anstehen, ist eine gute Vorbereitung das A und O. Als Führungskraft sollten Sie das Mitarbeitergespräch organisatorisch, inhaltlich und mental vorbereiten.

Organisatorische Vorbereitung

  • Wann soll das Gespräch stattfinden?
  • Ist genügend Zeit für den Austausch eingeplant?
  • Wo möchten Sie das Gespräch führen?
  • Wurde ein Besprechungszimmer reserviert und entsprechend vorbereitet?
  • Kann das Gespräch ungestört stattfinden?
  • Haben Sie Ihren Mitarbeiter rechtzeitig über den Termin und alle wichtigen Details informiert? Teilen Sie die groben Gesprächsinhalte bereits im voraus.
  • Ist eine Protokoll-Vorlage vorbereitet?

Inhaltliche Vorbereitung

  • Sind Sie persönlich gut auf das Gespräch vorbereitet? Haben Sie passende Fragen an Ihren Mitarbeiter? Planen Sie einen groben Gesprächsablauf für das Mitarbeitergespräch.
  • Welche Erwartungen haben Sie an das Austauschgespräch und welche Ziele möchten Sie damit erreichen?
  • Reflektieren Sie die vergangene Zeit zum letzten Mitarbeitergespräch. Zu welchen Entwicklungen und Fortschritte ist es gekommen?
  • Welche Probleme und Anliegen möchten Sie ansprechen? Gibt es Wünsche, die Sie äußern möchten?
  • Gibt es bei Ihrem Mitarbeiter einen Weiterbildungsbedarf?

Mentale Vorbereitung

  • Welche Persönlichkeit hat der Mitarbeiter? Ist der Mitarbeiter strukturiert oder chaotisch, nachdenklich oder ruhig…?
  • Wie kann der Mitarbeiter mit Kritik umgehen, auch mit Selbstkritik?
  • Wie ist die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima mit dem Mitarbeiter?
Eine organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung ist für ein gutes Mitarbeitergespräch wichtig.
Eine organisatorische, inhaltliche und mentale Vorbereitung ist für ein gutes Mitarbeitergespräch wichtig.

6. Ablauf: Gliedern Sie das Mitarbeitergespräch in drei Phasen

Das jährliche Mitarbeitergespräch ist Leistungsanalyse, enthält Zielvereinbarungen und zeigt die Perspektive für das kommende Jahr oder mehrere Jahre auf.

Gesprächseinstieg

Auf die freundliche Begrüßung folgt die Warm-Up-Phase: Einige einleitende Worte, die „das Eis brechen”, so dass ein persönlicher Kontakt möglich ist. Dabei können die Plätze eingenommen werden. Es versteht sich von selbst, dass jeder einen guten Platz mit angenehmen Lichtverhältnissen hat.

Sie als Gesprächsleiter umreißen kurz den geplanten Gesprächsinhalt und nennen auch den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen.

Rückblick und Feedback

Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, sich selbst einzuschätzen. Hören Sie aufmerksam zu und machen Sie sich auch Notizen. Fragen Sie auch nach, zum Beispiel: Wodurch fühlte der Mitarbeiter sich unterstützt, was hindert ihn? Leiten Sie von diesem Einstieg dazu über, wie Sie als Vorgesetzter die Leistungen des Mitarbeiters einschätzen. Mit Hilfe des Leistungsbeurteilungsbogens haben Sie sich schon einen Eindruck davon verschafft, wie sich der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entwickelt hat. Naturgemäß werden hier auch kritische Punkte angesprochen. Das muss gar nicht heikel werden, wenn es Ihnen gelingt, eine Atmosphäre der Anerkennung zu schaffen. Formulieren Sie Ihre Einschätzung so konkret wie möglich. Das betrifft die positiven Aussagen genauso wie die kritischen.

Tipp für konstruktives Feedback: Achten Sie darauf, dass Sie die Sache kritisieren und nicht den Menschen. Machen Sie deutlich, welche Konsequenzen diese Kritik für das Unternehmen und Sie persönlich hat. Seien Sie konkret, wenn etwas geändert werden muss. Schließen Sie die Kritik mit einer positiven Aussage über die Fähigkeiten des Mitarbeiters ab.

Die 10 besten Feedbackregeln, die Sie bei Feedback-Gesprächen berücksichtigen sollten.
Die 10 besten Feedbackregeln, die Sie bei Feedback-Gesprächen berücksichtigen sollten.

Ausblick und Ziele

Die Leistungseinschätzung kann als Grundlage für die Zielvereinbarung dienen, denn „Nur wer das Ziel kennt, findet den Weg”. Ein gutes Ziel zu formulieren, ist jedoch gar nicht so einfach. Es soll mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und außerdem folgende Merkmale aufweisen:

  • S  – spezifisch – Auf einen genau definierten Sachverhalt bezogen.
  • M – messbar –Es wird zum Beispiel eine Zeit- oder Mengenangabe genannt.
  • A – aktionsorientiert – Der Mitarbeiter kann es aktiv ansteuern.
  • R – realistisch – Das Ziel entspricht den Möglichkeiten des Mitarbeiters.
  • T – terminiert – Für den Erfolg gibt es ein festgelegtes Datum.

Die SMART–Methode ist ein bewährtes Instrument, um die im Mitarbeitergespräch formulierten Ziele auf ihre Tauglichkeit hin zu überprüfen.

smart-ziele
Die SMART-Methode ist der Schlüssel für Ihr erfolgreiches Selbstmanagement.

Wichtig: Das Ziel ist gut gewählt, wenn der Mitarbeiter sich damit innerlich verbinden kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ihm die Ziele nicht vorgeben, sondern sie gemeinsam entwickeln. Dabei können durchaus neue Aufgaben und Themengebiete ausprobiert werden, um das Leistungsgebiet zu erweitern.

Perspektive und Wünsche

Angebote zur Weiterbildung gehören zur Personalentwicklung dazu. Diese Investition ist eine der wichtigsten im Unternehmen. Nehmen Sie dabei Ihre Mitarbeiter war und gehen auf persönliche Wünsche ein. Klären Sie ebenfalls, welche beruflichen Perspektiven möglich sind.

Gesprächsabschluss

In manchen Situationen fällt es schwer, Gespräche zu beenden. Für einen guten Abschluss können Sie das Gespräch noch einmal kurz zusammenfassen. Prüfen Sie, ob alle wichtigen Themen angesprochen wurden. Bedanken Sie sich als Führungskraft für das Gespräch und den gemeinsamen Austausch. Falls noch Zeit übrig ist, können Sie durchaus noch über Persönliches reden, denn das kann im Arbeitsalltag durchaus untergehen.

Der Ablauf eines Mitarbeitergesprächs sollte vom Gesprächseinstieg bis zum Abschluss vorbereitet sein. Gehen Sie auf alle wichtigen Themen wie Zielerreichung und Projektplanung, aber auch Persönliche Wünsche ein.
Der Ablauf eines Mitarbeitergesprächs sollte vom Gesprächseinstieg bis zum Abschluss vorbereitet sein. Gehen Sie auf alle wichtigen Themen wie Zielerreichung und Projektplanung, aber auch Persönliche Wünsche ein.

7. Der Ton macht die Musik – Kommunikationstipps für Ihr Mitarbeitergespräch

Damit das Gespräch gut gelingt, gebe ich Ihnen hier noch einige Tipps für die Kommunikation:

  • Hören Sie Ihrem Mitarbeiter aufmerksam zu und fallen Sie nicht in Wort.
  • Stellen Sie offene Fragen. Vermeiden Sie Fragen, die mit einem „Ja” oder ”Nein„ zu beantworten sind.
  • Legen Sie für Ziele und Vereinbarungen konkrete Zeitpunkte fest.
  • Finden Sie einen harmonischen Gesprächsabschluss.
  • Schreiben Sie alle Vereinbarungen mit, so dass die Inhalte auch später nachvollziehbar sind. Dabei kann eine Protokoll-Vorlage hilfreich sein.
Vorlage für Protokoll Mitarbeitergespräch
So geht nichts verloren: Eine Vorlage hilft dabei, das Mitarbeitergespräch zu protokollieren.

8. Fragestellungen, die Sie in Mitarbeitergesprächen verwenden können

Als Hilfestellung für Ihre regelmäßigen Mitarbeitergespräche haben wir einigen Fragen zusammengestellt, die Sie an Ihre Angestellten richten können:

  • Wie kommen Sie mit den aktuellen Projekten und Aufgaben zurecht? Was konnten Sie dadurch lernen?
  • Welche Aufgaben und Projekte haben Sie begeistert?
  • Haben Sie Anliegen, die Sie besprechen möchten?
  • Gibt es Herausforderungen und wenn ja, wie kommen Sie damit zurecht?
  • In welchen Bereichen möchten Sie sich weiterentwickeln und Ihre Fitness steigern?
  • Sind Sie mit dem Arbeitsklima zufrieden?
  • Macht Ihnen die Arbeit spaß? Wie geht es Ihnen aktuell im Team und im gesamten Unternehmen?
  • Fühlen Sie sich gefordert und gefördert?
  • Benötigen Sie etwas für Ihre Ausstattung am Arbeitsplatz?
  • Haben Sie Wünsche an mich als Vorgesetzten und die Führungsebene?


Schlagwörter: