Sprich mit mir! – Das Mitarbeitergespräch als Chance zum Kennenlernen



Viermal im Jahr heißt es für die Mitarbeiter und mich: Jetzt haben wir Zeit füreinander. Ich freue mich jedes Mal darauf, denn unser vierteljährliches Mitarbeitergespräch ist eine Chance, mit den Menschen ins Gespräch zu kommen – über betriebliche, aber auch über andere Themen.

Im Büro-Kaizen begegnen wir den Mitarbeitern als Mitdenker, denn wir sind uns dessen bewusst, dass ihre Fähigkeiten und ihre Motivation zu den Erfolgsressourcen des Unternehmens zählen. Es ist wichtig, das Mitarbeitergespräch sorgfältig vorzubereiten. Der erste Gedanke gilt dem Sinn dieser Begegnung.

Wozu, weshalb, warum: Mitarbeitergespräche sind wichtig

Das Mitarbeitergespräch hat vier wichtige Funktionen:

    1. Sie lernen Ihren Mitarbeiter besser kennen.
    2. Endlich ist Zeit und Raum für Fragen und Anliegen, welche die berufliche und persönliche Entwicklung des Mitarbeiters betreffen.
    3. Der Mitarbeiter formuliert sein Quartalsziel, ausgerichtet an seinem Jahresziel.
    4. Jeder kann Probleme ansprechen und Missverständnisse ausräumen.

In der Hand des Vorgesetzten liegt es, die Bedingungen für ein gelingendes Mitarbeitergespräch zu schaffen. Dafür muss er die und die inhaltliche Vorbereitung rechtzeitig planen.

Gute Vorbereitung zahlt sich aus

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch kostet etwas Zeit. Diese ist jedoch bestens investiert, denn je besser die Vorbereitung, umso besser gelingt das Gespräch. Mit meinen Tipps gerät nichts in Vergessenheit:

1. Ein guter Platz für das Gespräch

Ein ruhiger, freundlicher Raum ist für das Mitarbeitergespräch nicht nur ideal, sondern absolut wichtig. Günstig ist es, wenn der Raum beiden Teilnehmern vertraut ist.
Führen Sie das Mitarbeitergespräch in einem gemeinsam genutzten Besprechungsraum durch, denken Sie daran, den Raum rechtzeitig zu buchen. Wie Sie das Besprechungszimmer optimal organisieren, zeige ich Ihnen in diesem Video.

Besprechungszimmer für Mitarbeitergespräch

Im Besprechungszimmer ist alles optimal vorbereitet für das Mitarbeitergespräch.

Tipp: Falls das Mitarbeitergespräch in Ihrem Büro stattfindet, bleiben Sie nicht hinter Ihrem Schreibtisch, sondern nutzen Sie den Besprechungstisch. Stellen Sie dort auch einige Getränke bereit.

Laden Sie den Mitarbeiter rechtzeitig zu dem Gespräch ein; optimal ist ein Vorlauf von vier Wochen. Setzen Sie für die Teilnahmebestätigung einen konkreten Termin. Nehmen Sie selbst die Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs in Ihre Wochen- und Tagesplanung auf. Tipps für eine durchdachte Terminplanung finden Sie in meinem Artikel: „Wer hat an der Uhr gedreht”.

2. Alles, was Sie wissen

Was wissen Sie von Ihrem Mitarbeiter? Dafür nehmen Sie die Personalakte zur Hand. Lesen Sie den Personalfragebogen für Bewerber: Wie hat sich der Mitarbeiter seit seinem Eintritt in Ihr Unternehmen entwickelt? Hierzu haben Sie im Idealfall zwei weitere wichtige Quellen vorliegen:

1. Den Leistungsbeurteilungsbogen für Mitarbeiter. Dieser wird regelmäßig von Ihnen oder einem anderen Vorgesetzten ausgefüllt. Hier findet sich ein differenzierter Überblick, wo die Stärken des Mitarbeiters liegen und wo er sich noch deutlich verbessern sollte.
Eine Vorlage für einen Leistungsbeurteilungsbogen können Sie sich kostenlos in unserem Downloadcenter herunterladen.

2. Eine optimale Ergänzung der Leistungsbeurteilung ist die Checkliste Weiterbildung für Mitarbeiter. Sie bildet die Grundlage für einen wichtigen Abschnitt des Mitarbeitergesprächs. Ein kostenloser Download der Checkliste Weiterbildung steht hier für Sie bereit.

Mitarbeitergespräch rechtzeitig terminieren
Termin und Inhalt des Mitarbeitergesprächs sollten dem Mitarbeiter mindestens drei Wochen vorher mitgeteilt werden.

3. Nehmen Sie das Protokoll des letzten Gesprächs zur Hand; es ruft die getroffenen Vereinbarungen ins Gedächtnis.

Gliedern Sie das Mitarbeitergespräch in drei Phasen

Das jährliche Mitarbeitergespräch ist Leistungsanalyse, enthält die Zielvereinbarung und zeigt die Perspektive für das kommende Jahr oder mehrere Jahre auf. Auf die freundliche Begrüßung folgt die Warm-Hup-Phase: Einige einleitende Worte, die „das Eis brechen”, so dass ein persönlicher Kontakt möglich ist. Dabei können die Plätze eingenommen werden. Es versteht sich von selbst, dass jeder einen guten Platz mit angenehmen Lichtverhältnissen hat.

Sie als Gesprächsleiter umreißen kurz den geplanten Gesprächsinhalt und nennen auch den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen.

1. Analyse des Zusammenarbeit – Das Erreichte würdigen

Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, sich selbst einzuschätzen. Hören Sie aufmerksam zu, machen Sie sich auch Notizen. Fragen Sie auch nach, zum Beispiel: Wodurch fühlte der Mitarbeiter sich unterstützt, was behinderte ihn? Leiten Sie von diesem Einstieg dazu über, wie Sie als Vorgesetzter die Leistungen des Mitarbeiters einschätzen.

Mit Hilfe des Leistungsbeurteilungsbogens haben Sie sich schon einen Eindruck davon verschafft, wie sich der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entwickelt hat. Naturgemäß werden hier auch kritische Punkte angesprochen. Das muss gar nicht heikel werden, wenn es Ihnen gelingt, eine Atmosphäre der Anerkennung zu schaffen. Lesen Sie dazu meinen Artikel zum Thema Anerkennung.
Formulieren Sie Ihre Einschätzung so konkret wie möglich. Das betrifft die positiven Aussagen genauso wie die kritischen.

Tipp für konstruktive Kritik: Achten Sie darauf, dass Sie die Sache kritisieren und nicht den Menschen. Machen Sie deutlich, welche Konsequenzen diese Kritik für das Unternehmen und Sie persönlich hat. Seien Sie konkret, wenn etwas geändert werden muss. Wichtig: Schließen Sie die Kritik mit einer positiven Aussage über die Fähigkeiten des Mitarbeiters ab.

2. Smarte Ziele bestimmen

Die Leistungseinschätzung kann als Grundlage für die Zielvereinbarung dienen, denn „Nur wer das Ziel kennt, findet den Weg”. Das wusste schon der chinesische Gelehrte Laotse, der im 6. Jahrhundert lebte. Ein gutes Ziel zu formulieren, ist jedoch gar nicht so einfach. Es soll mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und außerdem folgende Merkmale aufweisen:

  • S  – spezifisch – Auf einen genau definierten Sachverhalt bezogen.
  • M – messbar –Es wird zum Beispiel eine Zeit- oder Mengenangabe genannt.
  • A – aktionsorientiert – Der Mitarbeiter kann es aktiv ansteuern.
  • R – realistisch – Das Ziel entspricht den Möglichkeiten des Mitarbeiters.
  • T – terminiert – Für den Erfolg gibt es ein festgelegtes Datum.

Die SMART–Formel ist ein bewährtes Instrument, um die im Mitarbeitergespräch formulierten Ziele auf ihre Tauglichkeit hin zu überprüfen. Hier lesen Sie mehr darüber: „The winner takes it all”

Wichtig: Das Ziel ist gut gewählt, wenn der Mitarbeiter sich damit innerlich verbinden kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ihm die Ziele nicht vorgeben, sondern sie gemeinsam entwickeln.

Tipp: Lesen Sie dazu auch meinen Beitrag zum Thema Zielvereinbarung: „Endlich Schluss mit dem Leipziger Allerlei”.

Vielleicht beinhaltet das Ziel eine Aufgabe, für das der Mitarbeiter eine Qualifikation benötigt. Damit kommen Sie in Phase 3 des Mitarbeitergesprächs:

3. Bildung ist Entwicklung

„Lernen ist wie das Rudern gegen den Strom, sobald man damit aufhört, fällt man zurück”, auch dieser Satz wird Laotse zugeschrieben. Er ist heute mehr denn je gültig, denn das Wissen vermehrt und wandelt sich ständig; denken Sie nur an die Entwicklung der Computer, Laptops und Smartphones.

Angebote zur Weiterbildung gehören deshalb zur Personalentwicklung dazu. Diese Investition ist eine der wichtigsten im Unternehmen. Jetzt kommt Ihnen die Checkliste Weiterbildung zugute, die Sie vor dem Mitarbeitergespräch bereit gelegt haben. Hieraus können Sie gezielte Weiterbildungsangebote ableiten. Sie meinen, dafür steht gerade kein Budget zur Verfügung? Dann lesen Sie meinen Artikel: „Ich weiß was” und erfahren Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen auch mit knappen Ressourcen ein motivierende Weiterbildungsangebote bereitstellen.

Der Ton macht die Musik – Die innere Haltung

Damit das Gespräch gut gelingt, gebe ich Ihnen hier noch einige Tipps für die Kommunikation:

„In der Musik des Gesprächs dient die Aufmerksamkeit des Hörers als Begleitung.”, wusste der französische Schriftsteller Joseph Joubert (1754–1824).

  • Hören Sie Ihrem Mitarbeiter aufmerksam zu, lassen Sie ihn ausreden.
  • Stellen Sie offene Fragen. Das sind solche, die nicht nur mit einem „Ja” oder ”Nein„ zu beantworten sind.
  • Legen Sie für Ziele und Vereinbarungen konkrete Zeitpunkte fest.
  • Finden Sie einen harmonischen Gesprächsabschluss.
  • Schreiben Sie alle Vereinbarungen mit, so dass die Inhalte auch später nachvollziehbar sind. Dabei hilft eine Protokoll-Vorlage.

Vorlage für Protokoll Mitarbeitergespräch
So geht nichts verloren: Eine Vorlage hilft dabei, das Mitarbeitergespräch zu protokollieren.

Im Idealfall hat das Mitarbeitergespräch dazu beigetragen, dass Sie einander besser kennenlernen und frisch motiviert in die Zusammenarbeit gehen.

Das gelungene Mitarbeitergespräch motiviert Chef und Mitarbeiter, ganz im Sinne von Büro-Kaizen. Klick um zu Tweeten

Und Sie? Wie führen Sie das Mitarbeitergespräch?

Was ist Ihnen beim Mitarbeitergespräch besonders wichtig? Wie schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre, wie gliedern Sie das Gespräch? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Erfahrungen!



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