Küchenregeln im Büro: Mit diesen vier Tipps können Sie Ihre Teeküche dauerhaft ordentlich organisieren!

Einer der größten Zankäpfel in Unternehmen ist der Umgang mit der gemeinsamen Teeküche im Büro. Denn wenn etwas gemeinsam genutzt werden kann, aber es keine klaren Regeln dafür gibt, dann sind Egoismus und Ärger vorprogrammiert. Mit folgenden vier einfachen Grundregeln und Maßnahmen können Sie diese Quelle des Ärgernisses im Betrieb jedoch ein für alle Mal beseitigen und Ihre Teeküche dauerhaft sauber und ordentlich organisieren!

1. Was ist das Problem mit den Teeküchen in Unternehmen? Chancen & Risiken

• Frust: Häufig müssen immer die gleichen Personen die Kaffeemaschine auffüllen und entkalken, Liegengebliebenes wegräumen sowie die Spülmaschine ein- und ausräumen. Das führt zwangsläufig zu Unzufriedenheit.
• Konflikte: Während die eine Hälfte der Belegschaft nach wie vor behauptet, es gebe mit der Teeküche keinerlei Probleme, da doch immer alles rechtzeitig erledigt werde, ballt die andere Hälfte der Mitarbeiter bei dem Thema vor Wut die Fäuste.
• Leistungsfähigkeit & Motivation: Teeküchen sind ein beliebter Treffpunkt der Mitarbeiter und ein Hotspot für das soziale und berufliche Miteinander. Fühlen sich die Beschäftigten hier wohl, ist auch die Qualität ihrer Pausen und damit ihre Leistungsfähigkeit höher. Darüber hinaus steigen Zufriedenheit, Motivation und Mitarbeiterbindung.
• Produktivitätsräume: Das ungezwungene Miteinander in einem einladenden Pausenraum ist auch ein unverzichtbarer Schmelztiegel für gute Ideen, spontane Synergien, Hilfsangebote und interdisziplinäre Lösungsansätze.
• Außenwahrnehmung: Zudem geht es auch um die Außenwirkung. Externe Besucher (Kunden und Auftraggeber) werden vor allem in die gemeinschaftlich genutzten Räume eines Unternehmens geführt, wie das Besprechungszimmer oder eben die Teeküche. Ist diese aufgeräumt und einladend, fällt das auch positiv auf die Firma zurück. Ist der Raum hingegen schmutzig, unordentlich und abschreckend, leidet darunter auch das Image des gesamten Unternehmens (der psychologische „Halo-Effekt“ = die Übertragung von Eigenschaften auf ein gleichzeitig präsentiertes Objekt).

Hintergrund & Lösungsweg: Was sagt die Wissenschaft dazu?

Das Teeküchenproblem ist im Kern ein „Allmendenproblem“. Unter der „Tragik der Allmende“ versteht die Soziologie, dass Gemeinschaftsgüter (= Allmende) den Einzelnen zum Konsum auf Kosten anderer motivieren. Denn wenn jeder nur seinen maximalen Eigennutz und Vorteil verfolgt, führt das zwangsläufig zu einer Übernutzung des Gemeinguts (Trittbrettverhalten). Bestes Beispiel ist die Überfischung der Fischbestände in den Weltmeeren.

• Hobbes: Das Gebot der Vernunft verbietet es Menschen, einer kollektiven Moral zu folgen, wenn die anderen das nicht ebenfalls tun, da sie sonst allein den vollen Nachteil tragen müssten.
• Aristoteles: Dem Gut, das der größten Zahl gemeinsam ist, wird die geringste Fürsorge zuteil. Denn jeder denkt dann hauptsächlich an sein eigenes und fast nie an das gemeinsame Interesse.
• Die Lösung: Nur eine allgemeingültige Regelung, an die sich alle halten (müssen), kann bei gemeinschaftlichen Gütern eine geordnete Nutzung und damit den sozialen Frieden sicherstellen.

2. Definition laut Duden: Die „Kaffeeküche“ im Büro heißt tatsächlich „Teeküche“

Der Duden definiert den Begriff „Teeküche“ als eine kleine Küche mit minimaler Ausstattung an Küchengeräten, die ausreichend ist, um sich Tee, Kaffee und einen kleinen Imbiss zuzubereiten – dabei aber keine vollwertige Kochküche zum Zubereiten aufwendigerer Speisen ist. Mit derselben Bedeutung wird die Teeküche auch namentlich in der Arbeitsstättenverordnung behandelt. Gängige Synonyme dafür sind „Kaffeeküche“ und „Miniküche“.

Ab wann ist eine Teeküche im Betrieb gesetzliche Pflicht?

Die gesetzliche Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) regeln ganz konkret, welche Sozial-, Sanitär- und Pausenräume es in einem Unternehmen geben muss und wie deren Mindestgröße und Mindestausstattung auszusehen hat. Die Vorgaben richten sich dabei unter anderem nach der Art der zu verrichtenden Tätigkeit im Betrieb sowie der Anzahl an gleichzeitig beschäftigten Mitarbeitern. Für die Teeküche gelten dabei in Deutschland explizit folgende verpflichtenden Vorschriften.

• Jeder Betrieb muss Sozial- und Pausenräume bereitstellen, sofern die Büroräume während der Pausenzeit nicht zweifelsfrei vor Störungen durch Kundenverkehr oder Telefonanrufe geschützt werden können.
• Die Raumgröße richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter, die die Teeküche nutzen, muss aber mindestens 5 qm groß sein. Die Entfernung zu den einzelnen Arbeitsplätzen darf maximal 5 Minuten betragen.
• Falls es keine eigene Kantine im Unternehmen gibt, muss der Pausenraum verpflichtend mit einem Kühlschrank für die Aufbewahrung von Lebensmitteln, Küchengeräten zum Zubereiten von kleinen Imbissen (Herd, Ofen und/oder Mikrowelle), einer Spüle oder Spülmaschine sowie einem Abfalleimer mit Deckel ausgestattet werden.
• Die Einrichtung muss zudem ausreichend Sitzgelegenheiten mit Tischen und Rückenlehnen umfassen, sicher und leicht zu reinigen sein.
• Hier finden Sie mehr Details zu den Anforderungen mit praktischen Tipps, wie Sie Ihre → Sozial- und Pausenräume zu wahren Produktivitätsturbos machen!

3. Teeküche? Aber „sicher“! Wichtige Sicherheitstipps der gesetzlichen Unfallversicherung

Die VBG hat als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland (mit 1,6 Mio. Mitgliedsunternehmen) die möglichen Gefährdungen in den betrieblichen Teeküchen untersucht und folgende Sicherheits- und Praxistipps dazu veröffentlicht.

• Die gesamte Teeküche sollte barrierefrei eingerichtet werden. Das umfasst unter anderem ausziehbare Apothekenschränke und barrierefrei gestaltete Bedienelemente. Der Ofen sollte zudem entweder in Höhe der Arbeitsfläche sein und dann eine Drehflügeltür besitzen, oder bodennah aufgestellt werden und dann aber einen Backwagen besitzen.
• Für jedes Elektrogerät sollte eine eigene Wandsteckdose installiert werden. Denn Mehrfachsteckdosen sind immer nur für eine bestimmte Leistung zugelassen, die bei leistungsstarken Küchengeräten (z. B. Kühlschrank, Herd, Ofen, Mikrowelle, Kaffeemaschine, Wasserkocher, Spülmaschine) allerdings schnell überschritten werden kann, was eine häufige Brandursache ist. Auch starke Staubablagerungen in Mehrfachsteckdosen führen zu einem erhöhten Brandrisiko.
• Die VBG empfiehlt zudem einen eigenen, separaten Steckdosen-Stromkreis für alle Wärmegeräte in der Teeküche einzurichten (wie Ofen, Herd, Kaffeemaschine und Wasserkocher). Dieser kann dann beispielsweise mittels einer Zeitschaltsteuerung automatisch außerhalb der Arbeitszeit abgeschaltet werden. Das verhindert zuverlässig das Brandrisiko durch versehentlich nicht abgeschaltete oder defekte Geräte.
• Falls es eine Dunstabzugshaube gibt, sollte auf eine möglichst einfache und unkomplizierte Reinigung bzw. Wechsel des Filters geachtet werden.
• Der Fußboden in der Kaffeeküche sollte hygienisch und einfach zu reinigen sein sowie mindestens die Rutschfestigkeitsklasse 10 (R10) besitzen. Die unverstellte Bewegungsfläche sollte mindestens 1,50 m x 1,50 m betragen.

4. Die vier Grundregeln & Maßnahmen für eine dauerhaft saubere Teeküche im Büro!

Wenn die Aufgaben und Abläufe nicht klar geregelt sind, um die Teeküche ordentlich, sauber und funktionstüchtig zu halten, führt das nur zu Unfrieden. Unserer Beratungserfahrung nach ist das der mit Abstand häufigste und am emotionalsten geführte Anlass für Zwist unter den Mitarbeitern in Unternehmen! Doch das können Sie mit folgenden vier Grundregeln und Maßnahmen für Ihre Büroküche ganz leicht und zuverlässig vermeiden.

Grundregel Nr. 1: Allgemeingültige Küchenregeln vereinbaren und sichtbar aushängen

Ganz klar: Für die Sauberkeit und Ordnung in der Teeküche sind alle Personen verantwortlich, die diese Einrichtung nutzen. Vereinbaren Sie daher als allererstes allgemeingültige Spielregeln für die Teeküche, die für alle gelten. Hängen Sie diese Küchenordnung dann für alle gut sichtbar aus.

• Achten Sie dabei darauf, die Spielregeln gemeinsam zu vereinbaren. Denn es ist leichter, für etwas Verantwortung zu übernehmen, das man selbst mitentwickelt hat, als für etwas, das einem einfach nur vor die Nase gesetzt wird.
• Tipp: Statt die Regeln für die Teeküche einfach nur schriftlich auf einem Blatt Papier zusammenzufassen und zu laminieren, können Sie die einzelnen Punkte auch gleich passend dort anbringen, wo sie wichtig sind – zum Beispiel direkt an der Mikrowellentür, auf dem Mülleimer oder an der Kaffeemaschine.

Grundregel Nr. 2: Wechselnde Zuständigkeiten für die Teeküche klären und festlegen

Gerade in gemeinschaftlich genutzten Räumen wie die Mitarbeiterküche ist es wichtig, die Zuständigkeiten für die Einhaltung von Sauberkeit und Ordnung zu klären. Zum Beispiel, wer für das Entkalken der Kaffeemaschine, das Ausräumen der Spülmaschine, dem Nachbestellen von Verbrauchsgütern oder für das Wegräumen liegengebliebener Überbleibsel unbekannter Herkunft verantwortlich ist. Denn wenn alle verantwortlich sind, fühlt sich plötzlich niemand mehr verantwortlich – oder aber es kümmern sich immer nur dieselben Personen darum.

• Am einfachsten und fairsten sind rotierende Zuständigkeiten und Aufgaben. Denn wenn abwechselnd jeder einmal eine Woche dafür zuständig ist, dann wird auch nach und nach jedem klar, wie viel Arbeit es macht, bestimmte Dinge in Ordnung zu halten – oder wie sehr es nervt, ständig das Zeug anderer wegräumen zu müssen.
• Das führt dazu, dass die Menschen die vereinbarten Küchenregeln besser einhalten und sorgfältiger mit den Dingen umgehen, so dass diese nicht nur sauberer bleiben, sondern auch länger funktionieren.
• Kostenloser Download-Tipp: Hier können Sie sich unsere Vorlage für die Planung und Aushängung des Teeküchendienstes kostenlos herunterladen → Download Küchendienst.

Maßnahme Nr. 3: Hängen Sie Fotos vom Idealzustand der Teeküche aus!

Es ist extrem hilfreich, wenn Sie laminierte Fotos von dem Idealzustand der Ordnung in Ihrer Teeküche aushängen. Denn dann sieht jeder sofort auf einen Blick, wie und wo etwas hingehört – und es gibt keinen Raum für Ausreden mehr. Dazu gehört auch, die Schranktüren, Schubfächer und Regalböden zu beschriften. Das verringert die Suchzeiten deutlich und beugt Chaos und Fehlverhalten vor.

• Diese Beschriftungen können sowohl durch Text als auch durch Fotos oder auch durch eine Kombination aus Text und Bild erfolgen.
• Experimentieren Sie ruhig ein wenig, was zu Ihnen, Ihrer Büroküche und Ihrer Corporate Identity passt!

Maßnahme Nr. 4: Mit Kurzanleitungen (One-Minute-Lessons) proaktiv Fragen beantworten

Erstellen Sie jeweils kurze Schritt-für-Schritt Anleitungen für die wichtigsten Geräte in Ihrer Teeküche, wie zum Beispiel die Kaffeemaschine oder die Spülmaschine. Durch solche „One-Minute-Lessons“ werden die Wartungsarbeiten spürbar einfacher, Bedienfehler vermieden und mögliche Fragen zur Nutzung, die immer wieder gestellt werden, schnell und einfach proaktiv beantwortet (= Hilfe zur Selbsthilfe).

5. Den Materialbestand in der Teeküche mit dem Kanban-Prinzip organisieren!

Das Kanban-Prinzip wurde bei Toyota erfunden. Es ist eine der einfachsten und effizientesten Methoden, um einen Materialbestand zu überwachen, so dass automatisch rechtzeitig nachbestellt wird und immer genügend davon vorrätig ist. Das Prinzip lässt sich auch optimal für die Teeküche nutzen. Sobald eine Kanban-Karte einen Mindestmaterialbestand anzeigt, gilt die Kanban-Karte als Aufforderung und Erinnerung, den Bestand nachzubestellen bzw. nachzukaufen. Das kann dann der oder die aktuell Zuständige für die Teeküche selbstständig erledigen, ohne eine weitere Extragenehmigung eines Vorgesetzten einholen zu müssen – alternativ kann die Regel auf der Kanban-Karte auch lauten, diese im Sekretariat abzugeben, damit dort entsprechend nachbestellt wird.

Wie man mit Kanban Bestände überwacht (Praxisbeispiel)

(Dauer 02:49 Minuten)

Begleiten Sie Jürgen Kurz auf seinem Rundgang und nehmen Sie die vielen großen und kleinen Tipps des Effizienzprofis mit. Das Motto von Jürgen Kurz lautet dabei: „Sie räumen nur noch einmal auf und dann NIE wieder!”