Zeitsparwunder Arbeitsanweisungen: meine Top 4



Fragende Blicke, lange Gesichter und planloses Herumgeeile auf den Gängen – all das gibt es bei uns nicht mehr. Großen Anteil daran, dass wir strukturierter, schneller und auch zufriedener arbeiten, haben schriftliche Arbeitsanweisungen. Auf welche ich nicht mehr verzichten kann und wie Sie diese ganz einfach selbst nutzen können, lesen Sie nun.

Was ist das Problem

Ich möchte zu Beginn einmal Goethe bemühen, denn er hat so sehr recht, wenn er sagt: „Es gibt nichts Schrecklicheres als eine tätige Unwissenheit.“ Ja, dem ist tatsächlich so. Denn auf gut Glück etwas erledigen zu wollen, endet nahezu immer im Chaos. Wer nicht genau weiß, was er eigentlich tun möchte und wie er sein Ziel am besten erreicht, verliert Zeit, Lust und Nerven. Genau das erleben viele Menschen in deutschen Büros täglich.

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Keine Ahnung, wie das gehen soll? Arbeitsanweisungen helfen gegen den Frust.

So funktioniert es

Wenn der Kopierer einen Papierstau hat, die Werbeprospekte ausgegangen sind oder eine Besprechung organisiert werden soll, sind Arbeitsanweisungen Gold wert. Denn wenn Sie einmal schriftlich festhalten, wie wiederkehrende Arbeitsabläufe funktionieren, dann findet sich jeder Mitarbeiter schnell und völlig selbstständig damit zurecht. Dann ist es auch kein Problem, wenn der Azubi oder der neue Mitarbeiter den Besprechungsraum vorbereiten soll oder die Vertretungskraft neues Werbematerial benötigt. Feste Spielregeln, nach dem Kaizen-Prinzip auch Standards genannt, erleichtern Ihnen den Alltag im Büro massiv. Wie das Kaizen-Prinzip grundsätzlich funktioniert, zeigt dieses kurze Erklärvideo:

Tipp 1: E-Mail-Spielregeln

Die große Arbeitseffizienz-Studie, die Büro-Kaizen® in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule Leipzig erstellte, zeigt, dass wir rund zehn Stunden wöchentlich mit E-Mails verbringen. Das sind bis zu zwei Stunden am Tag und damit ein ganzes Viertel der kompletten Arbeitszeit. Ich brauche nicht mehr zu sagen, oder? Dieses Gros an verschwendeter Zeit ist untragbar, denn wenn Sie hier optimieren, können Sie ab sofort drei Stunden wöchentlich einsparen.

Arbeitsanweisungen sind Zeitsparwunder und Nervenschoner in einem. Klick um zu Tweeten

Glücklicherweise ist es dank einfacher Arbeitsanweisungen schnell zu beseitigen. Wir haben für uns feste E-Mail-Spielregeln erarbeitet, an denen sich jeder Mitarbeiter orientieren kann. Fragen wie die nach der optimalen Betreffzeile oder dem richtigen Verteiler werden hier klar und knapp beantwortet, sodass jeder Einzelne bei seinen E-Mails deutlich Zeit einsparen kann. Wenn Sie solche Regeln auch für Ihr Unternehmen anlegen möchten, nutzen Sie gerne meine kostenlose Vorlage hier im Download-Center.

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10 h/Woche für Mails sind zu viel. Arbeitsanweisungen reduzieren diese Zeit spürbar.

Tipp 2: Ablage-Arbeitsanweisungen

Wenn sie nicht gerade Mails schreiben oder lesen, verbringen viele Büroarbeiter ihre Zeit mit der Ablage von Dokumenten und Dateien. Eine einheitliche Arbeitsanweisung, die für jeden griffbereit und nachvollziehbar ist, hilft hier weiter. Investieren Sie einmalig Zeit, um sich eine Checkliste für die richtige Ablage zu überlegen, denn dies lohnt sich nachhaltig. Vor allem aber erleichtern diese einheitlichen Arbeitseinweisungen auch das Finden von Informationen, weil jeder nach dem gleichen System arbeitet. Hier im Blog erwarten Sie zahlreiche Anregungen, wie Sie Ihr Ablagesystem perfektionieren, beispielsweise in diesem Beitrag. Und auch für die digitale Ablagestruktur gibt es Muster-Arbeitsanweisungen wie beispielsweise diese hier im Download-Center.

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Ablage-Spielregeln gehören zu den wichtigsten Arbeitsanweisungen.

Tipp 3: Raum-Checklisten

Ob Besucherbewirtung oder das Vorbereiten des Besprechungszimmers: Klare Arbeitsanweisungen in Form schriftlicher Raum-Checklisten erleichtern Ihnen das Leben spürbar. Wenn Sie nicht jedes Mal überlegen müssen, welche Materialien im Besprechungsraum sinnvoll wären, sondern diese gleich griffbereit zur Hand haben, sparen Sie Zeit und stöhnen nicht frustriert auf, wenn diese Aufgabe Ihnen zufällt. Ein Beispiel für die optimale Ausstattung des Besprechungszimmers finden Sie hier. Wie immer gilt, dass Sie diese Arbeitsanweisung auf Ihr Unternehmen modifizieren dürfen.

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Dank Arbeitsanweisungen starten Sie gelungen in jede Besprechung.

Tipp 4: Automatisierte Arbeitsanweisungen

Es gibt Fälle, in denen Sie die Arbeitsanweisungen komplett automatisieren können. Werbematerial, das nachbestellt werden müsste, ist so ein Beispiel. Wir arbeiten im Haus mit Kanban, das auf einen Blick zeigt, wenn der Bestand an Prospekten und Co. zu Ende geht und auf einer kleinen Kanban-Karte direkt die nächsten Arbeitsschritte vorgibt. Suchzeiten, Nachfragen und Missverständnisse kommen dank Kanban nicht mehr vor. Wenn Sie mehr über dieses Prinzip erfahren möchten, lesen Sie gerne in diesem Blogbeitrag zum Nachfragen- und Verzögerungs-Minimizer Kanban nach. Auch im digitalen Umfeld können Sie Arbeitsanweisungen automatisieren und müssen nicht jedes Mal Einzelschritt für Einzelschritt gehen. Wenn Sie täglich mit Outlook und OneNote arbeiten, lohnen sich flinke Quickstepps. Wie Sie solche anlegen und viel Zeit sparen, sehen Sie in diesem Video:

Darauf kommt es an

Feste Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Abläufe sind eine Qualitätssicherung und Orientierungshilfe zugleich. Sofern Sie feststellen, dass bestimmte Dinge sich immer wieder wiederholen und Sie einen guten Workflow gefunden haben, halten Sie diesen in Form einer Checkliste oder Arbeitsanweisung fest. Das erleichtert allen im Team die Arbeit und zahlt sich Tag für Tag aus.

Was der Tipp bewirkt

Um noch einmal auf Goethe zurückzukommen, vermeiden Sie das Schreckliche, wenn Sie mit klaren Arbeitsanweisungen agieren. Jeder weiß, was er zu tun hat und auch neue Mitarbeiter finden sich schnell in für sie neuen Abläufen zurecht.

Und Sie?

Möchten Sie das Büro-Kaizen®-Prinzip ganzheitlich nutzen? Mein Programm „Das Kaizen-Büro“ hilft Ihnen dabei und zeigt Ihnen zahlreiche Tipps zu sinnvollen Arbeitsanweisungen und Strukturen. Wie sehr sich Büro-Kaizen® für Sie lohnt, können Sie ganz schnell und kostenlos mit meinem Büro-Kaizen®-Einsparungsrechner testen. Hier geht's lang!

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Weiterführende Informationen:



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