Wer saß auf meinem Stühlchen – Klare Absprachen regeln Desk Sharing



Stellen Sie sich vor Sie gehen ins Büro und müssen sich erst einmal einen Arbeitsplatz suchen. Und dann geht der Ärger erst richtig los. Die Unterlagen des Vorgängers türmen sich rechts und links neben dem Computer und stattdessen sind Büromaterialien wie der Locher unauffindbar. Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter sich den Arbeitsplatz entsprechend den anstehenden Aufgaben wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten.

Desk sharing im Büro.
Desk sharing im Büro.

Was ist das Problem

Wer seinen Arbeitsplatz entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabenstellung auswählen kann, arbeitet viel effizienter. Für konzentriertes Arbeiten brauchen Sie einen ruhigen Ort. Manchmal ist wiederum der unmittelbare Austausch mit Kollegen erforderlich. Mit dem Desk Sharing kann der Arbeitsplatz flexibel gewählt werden. Die negativen Seiten sind unordentliche Schreibtische und fehlendes Material, wofür sich niemand verantwortlich fühlt. Ohne klare Absprachen ist das Chaos vorprogrammiert.

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So funktioniert es

Bei Desk Sharing verstauen die Mitarbeiter ihre Unterlagen und Büromaterialien in Rollcontainern. Die gemeinsam geteilten Arbeitsplätze sollten aber auch aufgeräumt sein. Deshalb ist es wichtig, mit allem Beteiligten klare Strukturen festzulegen.

Rollcontainer helfen beim Desk sharing
Rollcontainer helfen zu organisieren beim Desk sharing.

Tipp Nr. 1: Mit gezieltem Aussortieren verkleinern Sie Ihr Rollbüro

Belasten Sie Ihr mobiles Rollbüro nicht mit überflüssigen Unterlagen und Materialien sondern sortieren Sie kräftig auf. Am besten verabreden Sie sich mit Ihren Kollegen, denn gemeinsam macht es gleich viel mehr Spaß. Am Ende ist Ihr Rollcontainer so übersichtlich gepackt, dass Sie alle Materialien mit einem Griff finden.

Wahrscheinlich haben Sie es schon immer gewusst: Lesen Sie hier, warum Leertischler stressfreier und effizienter arbeiten

Tipp Nr. 2: Klar Schiff auf dem Schreibtisch

Es ist wenig effektiv, wenn jeder Mitarbeiter sein eigenes Büromaterial von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitnimmt. Verteilen Sie mit Ihren Kollegen die Materialien an den gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen. Alles, was täglich gebraucht wird wie zum Beispiel Locher oder Stempel, erhalten einen festen Platz. Beschriftungen sorgen dafür, dass jeder sofort weiß, wo er die Dinge ablegen muss.

Ordnung halten für das Desk sharing
Ordnung halten ist wichtig für das Desk sharing.

Tipp Nr. 3: So erhalten Sie den Status quo

Wer sich morgens an seinen neuen Arbeitsplatz setzt, erwartet eine leere Schreibfläche. Natürlich ist die Gefahr groß, dass der Kollege gestern Unterlagen auf dem Schreibtisch vergessen hat. Dagegen hilft eine Checkliste, die an jedem Desk Sharing-Arbeitsplatz ausliegt. So kann jeder ganz schnell abhaken, ob er seinen Schreibtisch ordnungsgemäß hinterlässt.

So könnte Ihre Checkliste für den Desk-Sharing Arbeitsplatz aussehen.

Tipp Nr. 4:Überwachen Sie Bestände durch Kanban

Bei flexiblen Desk Sharing-Arbeitsplätzen fühlt sich niemand für die Büromaterialien verantwortlich. Das Kanban-System sorgt dafür, dass die Bestände immer gefüllt sind. Für alle Materialien wird eine Kanban-Karte erstellt, die den Mindestbestand signalisiert. Wird dieser erreicht, wird die Karte an die Materialbeschaffung oder den für den Einkauf verantwortlichen Kollegen weitergereicht.

Nie wieder Material-Engpässe: Mit Kanban bekommen Sie Ihre Material-Verwaltung ganz einfach in den Griff.

Tipp Nr. 5: Planen Sie die Belegung der Desk Sharing Plätze langfristig

Wer am Morgen erst einen freien Arbeitsplatz suchen muss, ist schnell genervt und vergeudet wertvolle Zeit. Denken Sie immer drei Tage im Voraus. Wann brauchen Sie das ruhige Telefonzimmer? Wann ist der Austausch mit Kollegen vorteilhaft`? Die Belegung der Desk Sharing-Arbeitsplätze halten Sie schriftlich fest. So ist verbindlich geregelt, wer wann wo arbeitet.

desk-sharing-plan-erstellen
Planen Sie das Desk sharing langfristig und vorrausschauend.

Darauf kommt es an

Desk Sharing läuft nur dann stressfrei, wenn die Beteiligten ein gewisses Maß an Selbstorganisation zeigen. Mit kleinen Helfern wie der Kanban-Karte oder einer Arbeitsplatz-Checkliste tricksen Sie den inneren Schweinehund ganz einfach aus.

Was der Tipp bewirkt

Wer sich auf seinen Desk Sharing-Arbeitsplatz freut, arbeitet wesentlich effizienter, weil die Konzentration nicht von Nebenschauplätzen abgelenkt wird.

Und Sie?

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