Desk Sharing – 7 hilfreiche Tipps für maximale Effizienz

Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter sich den Arbeitsplatz entsprechend den anstehenden Aufgaben wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten.

1. Was ist Desk Sharing?

„Desk Sharing“ oder auch „Hot Desking“ ist eine moderne Organisationsform, die mittlerweile nicht nur bei den Tech-Konzernen im Silicon Valley ihre Anwendung findet. Bei dieser Organisationsform gibt es einfach gesagt mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze im Büro. Aus diesem Grund hat die Mehrheit keinen festen, sondern einen flexiblen Arbeitsplatz im Unternehmen.

2. Hot Desking – Konzept

Wer seinen Arbeitsplatz entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabenstellung auswählen kann, arbeitet viel effizienter. Für konzentriertes Arbeiten brauchen Sie einen ruhigen Ort. Manchmal ist wiederum der unmittelbare Austausch mit Kollegen erforderlich. Mit dem Desk Sharing kann der Arbeitsplatz flexibel gewählt werden.

Die negativen Seiten sind unordentliche Schreibtische und fehlendes Material, wofür sich niemand verantwortlich fühlt. Ohne klare Absprachen ist das Chaos vorprogrammiert. Deshalb ist es wichtig, mit allem Beteiligten klare Strukturen festzulegen. Wir geben Ihnen 7 Tipps mit denen Desk Sharing reibungslos funktioniert.

3. 7 Regeln für erfolgreiches Desk Sharing

Bei dem Shared-Desk-Konzept handelt es sich um eine sehr flexible und moderne Organisationsform, bei der grundsätzliche Regeln notwendig sind. Deshalb haben wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Tipps zusammengefasst, damit Ihr Desk Sharing erfolgreich wird.

Tipp Nr. 1: Aussortieren und digitalisieren

Belasten Sie Ihr mobiles Büro nicht mit überflüssigen Unterlagen und Materialien, sondern sortieren Sie kräftig aus. Am besten verabreden Sie sich mit Ihren Kollegen, denn gemeinsam macht es gleich viel mehr Spaß. Am Ende ist Ihre Ablage so übersichtlich, dass Sie alle Unterlagen schnell wiederfinden und sie am besten in Griffnähe haben. Nutzen Sie dafür ein Ablagesystem, das zu Ihren Bedürfnissen passt.

Am einfachsten gelingt das Desk Sharing, indem Sie hauptsächlich digital arbeiten und dafür eine digitale Ablage nutzen. Dafür eignet sich sowohl OneNote, um Dokumente, Notizen etc. abzulegen, als auch SharePoint oder OneDrive.

Tipp Nr. 2: Stellen Sie an jedem Schreibtisch Büromaterial zur Verfügung

Es ist wenig effektiv, wenn jeder Mitarbeiter sein eigenes Büromaterial von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitnimmt. Verteilen Sie mit Ihren Kollegen die Materialien an den gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen.

Alles, was täglich gebraucht wird wie zum Beispiel Locher oder Stempel, erhalten einen festen Platz. Beschriftungen sorgen dafür, dass jeder sofort weiß, wo er die Dinge ablegen muss. Es ist wichtig, dass immer Ordnung gehalten wird, damit jeder die Materialien wieder findet.

Tipp Nr. 3: Ordnung mit Clean Desk Policy

Wer sich morgens an seinen neuen Arbeitsplatz setzt, erwartet eine leere Schreibfläche. Natürlich ist die Gefahr groß, dass der Kollege gestern Unterlagen auf dem Schreibtisch vergessen hat. Aus diesem Grund ist eine Clean Desk Policy dringend notwendig. In ihr sind alle Richtlinien enthalten, die die Ordnung am Schreibtisch sicherstellen.

Die Clean Desk Policy kann auch in Form einer Checkliste auf dem Arbeitsplatz liegen.  So kann jeder ganz schnell abhaken, ob er seinen Schreibtisch ordnungsgemäß hinterlässt. So könnte Ihre Checkliste für den Desk-Sharing Arbeitsplatz aussehen.

Tipp Nr. 4: Gestalten Sie alle Arbeitsplätze identisch

Damit Ihre Mitarbeiter bedenken- und problemlos arbeiten können, sollten Sie alle flexiblen Arbeitsplätze identisch ausstatten. Jeder Platz sollte mindestens folgende Ausstattung haben:

• ein bis zwei Bildschirme (zwei Bildschirme sind optimal)
• einen Laptop/ein Notebook
• eine Dockingstation
• eine externe Tastatur
• eine kabellose Maus

Mit dieser Grundausstattung können Ihre Mitarbeiter schnell und problemlos mit der Arbeit anfangen.

Tipp Nr. 5: Planen Sie die Belegung der Desk Sharing-Plätze langfristig

Wer am Morgen erst einen freien Arbeitsplatz suchen muss, ist schnell genervt und vergeudet wertvolle Zeit. Denken Sie immer drei Tage im Voraus.

Wann brauchen Sie das ruhige Telefonzimmer? Wann ist der Austausch mit Kollegen vorteilhaft? Die Belegung der Desk Sharing-Arbeitsplätze halten Sie schriftlich fest. So ist verbindlich geregelt, wer wann wo arbeitet. Am besten planen Sie die Belegungen über Outlook. So haben Sie alles digital und jederzeit den Überblick.

Tipp Nr. 6: Schaffen Sie Raum für persönliche Gegenstände

Damit Hot Desking funktioniert ist es wichtig saubere und minimalistische Arbeitsplätze zu haben. Dennoch sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten private bzw. persönliche Gegenstände mitnehmen und aufbewahren zu können. Stellen Sie dafür Spinde, Rollcontainer oder Regalfächer zur Verfügung. So stellen Sie sicher, dass die Arbeitsplätze gründlich verlassen werden und die Mitarbeiter zufriedengestellt sind.

Tipp Nr. 7: Überwachen Sie Bestände durch Kanban

Bei flexiblen Arbeitsplätzen fühlt sich niemand für die Büromaterialien verantwortlich. Das Kanban-System sorgt dafür, dass die Bestände immer gefüllt sind. Für alle Materialien wird eine Kanban-Karte erstellt, die den Mindestbestand signalisiert. Wird dieser erreicht, wird die Karte an die Materialbeschaffung oder den für den Einkauf verantwortlichen Kollegen weitergereicht.

4. Wann ist Desk Sharing sinnvoll?

Nicht für jedes Unternehmen ist Desk Sharing wirklich sinnvoll. Prinzipiell empfehlen wir, wenn Sie sich unsicher sind Desk Sharing für einen gewissen Zeitraum auszuprobieren und regelmäßig Absprachen mit Ihren Mitarbeitern zu führen, wie sie sich fühlen und ob das Konzept zum Unternehmen passt. Grundsätzlich könnte sich Hot Desking für Sie lohnen, wenn:

• Ihre Mitarbeiter größtenteils flexibel arbeiten
• Sie Ihren Mitarbeitern größtenteils Homeoffice anbieten (hybrides Modell)
• Sie viele Mitarbeiter haben, die häufig externe Termine wahrnehmen (Berater, Außendienstler etc.)

5. Desk Sharing – Nützliche Hinweise

Desk Sharing läuft nur dann stressfrei, wenn die Beteiligten ein gewisses Maß an Selbstorganisation zeigen. Mit kleinen Helfern wie der Kanban-Karte oder einer Arbeitsplatz-Checkliste tricksen Sie den inneren Schweinehund ganz einfach aus. Wer sich auf seinen Arbeitsplatz freut, arbeitet wesentlich effizienter, weil die Konzentration nicht von Nebenschauplätzen abgelenkt wird.

6. Die Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Hot Desking wird bei den verschiedensten Unternehmen aus der unterschiedlichsten Branchen genutzt. Doch wie jede Methode hat auch Desk Sharing Vor- sowie Nachteile, die wir Ihnen hier zusammengefasst haben: