Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter sich den Arbeitsplatz entsprechend den anstehenden Aufgaben wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten.
Inhaltsverzeichnis
Desk Sharing – Konzept
Wer seinen Arbeitsplatz entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabenstellung auswählen kann, arbeitet viel effizienter. Für konzentriertes Arbeiten brauchen Sie einen ruhigen Ort. Manchmal ist wiederum der unmittelbare Austausch mit Kollegen erforderlich. Mit dem Desk Sharing kann der Arbeitsplatz flexibel gewählt werden. Die negativen Seiten sind unordentliche Schreibtische und fehlendes Material, wofür sich niemand verantwortlich fühlt. Ohne klare Absprachen ist das Chaos vorprogrammiert.
Die Mitarbeiter verstauen ihre Unterlagen und Büromaterialien in Rollcontainern. Die gemeinsam geteilten Arbeitsplätze sollten aber auch aufgeräumt sein. Deshalb ist es wichtig, mit allem Beteiligten klare Strukturen festzulegen. Ich gebe Ihnen 5 Tipps mit denen Desk Sharing reibungslos funktioniert.
Tipp Nr. 1: Mit gezieltem Aussortieren verkleinern Sie Ihr Rollbüro
Belasten Sie Ihr mobiles Rollbüro nicht mit überflüssigen Unterlagen und Materialien sondern sortieren Sie kräftig aus. Am besten verabreden Sie sich mit Ihren Kollegen, denn gemeinsam macht es gleich viel mehr Spaß. Am Ende ist Ihr Rollcontainer so übersichtlich gepackt, dass Sie alle Materialien mit einem Griff finden.
Tipp Nr. 2: Klar Schiff auf dem Schreibtisch
Es ist wenig effektiv, wenn jeder Mitarbeiter sein eigenes Büromaterial von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitnimmt. Verteilen Sie mit Ihren Kollegen die Materialien an den gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen. Alles, was täglich gebraucht wird wie zum Beispiel Locher oder Stempel, erhalten einen festen Platz. Beschriftungen sorgen dafür, dass jeder sofort weiß, wo er die Dinge ablegen muss. Es ist wichtig, dass immer Ordnung gehalten wird, damit jeder die Materialien wieder findet.
Tipp Nr. 3: So erhalten Sie den Status quo
Wer sich morgens an seinen neuen Arbeitsplatz setzt, erwartet eine leere Schreibfläche. Natürlich ist die Gefahr groß, dass der Kollege gestern Unterlagen auf dem Schreibtisch vergessen hat. Dagegen hilft eine Checkliste, die an jedem Arbeitsplatz ausliegt. So kann jeder ganz schnell abhaken, ob er seinen Schreibtisch ordnungsgemäß hinterlässt.
So könnte Ihre Checkliste für den Desk-Sharing Arbeitsplatz aussehen.
Tipp Nr. 4: Überwachen Sie Bestände durch Kanban
Bei flexiblen Arbeitsplätzen fühlt sich niemand für die Büromaterialien verantwortlich. Das Kanban-System sorgt dafür, dass die Bestände immer gefüllt sind. Für alle Materialien wird eine Kanban-Karte erstellt, die den Mindestbestand signalisiert. Wird dieser erreicht, wird die Karte an die Materialbeschaffung oder den für den Einkauf verantwortlichen Kollegen weitergereicht.
Nie wieder Material-Engpässe: Mit Kanban bekommen Sie Ihre Material-Verwaltung ganz einfach in den Griff.
Tipp Nr. 5: Planen Sie die Belegung der Desk Sharing Plätze langfristig
Wer am Morgen erst einen freien Arbeitsplatz suchen muss, ist schnell genervt und vergeudet wertvolle Zeit. Denken Sie immer drei Tage im Voraus. Wann brauchen Sie das ruhige Telefonzimmer? Wann ist der Austausch mit Kollegen vorteilhaft? Die Belegung der Desk Sharing-Arbeitsplätze halten Sie schriftlich fest. So ist verbindlich geregelt, wer wann wo arbeitet.
Desk Sharing – Nützliche Hinweise
Desk Sharing läuft nur dann stressfrei, wenn die Beteiligten ein gewisses Maß an Selbstorganisation zeigen. Mit kleinen Helfern wie der Kanban-Karte oder einer Arbeitsplatz-Checkliste tricksen Sie den inneren Schweinehund ganz einfach aus.
Wer sich auf seinen Arbeitsplatz freut, arbeitet wesentlich effizienter, weil die Konzentration nicht von Nebenschauplätzen abgelenkt wird.
Desk Sharing – Nachteile
- Es muss eine einheitliche Ordnung geben, da sonst Stress entsteht.
- Ein weiterer Nachteil können ausgehende Materialien sein und zwar dann, wenn sich keiner darum kümmert. Hier hilft das Kanban-Prinzip.
- Die Anordnung der Arbeitsplätze kann auch noch ein Nachteil sein, sobald die Mitarbeiter gestört werden. Hier kann ganz einfach entgegengewirkt werden, indem Raumtrenner aufgestellt werden. Außerdem können dicke Teppiche ausgelegt werden, welche die Geräusche schlucken. Für längere Telefonate steht ein extra Zimmer zur Verfügung und Besucher werden im Besprechungsraum empfangen, damit die Mitarbeiter nicht abgelenkt werden.
- Die Nachteile von Desk Sharing können sich demotivierend auf die Mitarbeiter auswirken.
