Führen auf Distanz: So gelingt erfolgreiches Führen auch im Homeoffice

In Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung arbeiten immer mehr Unternehmen mit verteilten Teams, die räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind. Dies erfordert von Führungskräften eine besondere Art des Managements: das Führen auf Distanz. Dezentrale Arbeitsmodelle haben sich mittlerweile etabliert, stellen aber Führungskräfte immer noch vor viele Herausforderungen. Doch was bedeutet „Führen auf Distanz“ eigentlich genau?

1. Definition und Einleitung: Was ist Führung auf Distanz?

Im Kern geht es darum, Mitarbeiter zu führen, die nicht an einem physischen Arbeitsplatz vor Ort sind, sondern an einem anderen Standort, im Homeoffice oder sogar in einem anderen Land arbeiten. Führen auf Distanz (im engl. Remote Leadership) erfordert von Führungskräften besondere Fähigkeiten und Kompetenzen, um trotz der räumlichen Trennung eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Leistungserbringung zu gewährleisten. Dies umfasst die Gestaltung von virtuellen Kommunikations- und Arbeitsprozessen, den Aufbau von Vertrauen und Motivation sowie die Berücksichtigung kultureller Unterschiede und technischer Herausforderungen.

2. Welche Herausforderungen entstehen für Führungskräfte beim Führen auf Distanz?

Viele Regeln der klassischen Führung gelten auch beim Führen ohne direkten Kontakt. Doch diese gilt es auf die neue Situation zu übertragen, neu zu interpretieren und in neuer Form anzuwenden. Eine besondere Herausforderung beim Führen auf Distanz ist, die soziale Interaktion ins Digitale zu übertragen, also seinen Mitarbeitern auch aus der Ferne nah zu sein und Raum für persönlichen Austausch zu schaffen. Die Kommunikation über digitale Medien kann aber leicht zu Fehleinschätzungen führen, da die nonverbale Komponente fehlt und Aussagen nicht richtig interpretiert werden. Auch ist es auf Distanz herausfordernder, das Team richtig einzuschätzen, gemeinsame Zielvorstellungen zu entwickeln und Commitment zu erzeugen als von Angesicht zu Angesicht. Das richtige Maß zwischen Kontrolle und Vertrauen zu finden, ist hier essenziell. Denn wird zu viel kontrolliert, kann das zu Demotivation führen. Wird zu wenig kontrolliert, kann das wiederum verunsichernd wirken. Auch ist es aus der Ferne schwieriger, den Überblick über die Leistungen der Mitarbeiter zu behalten und diese zu beurteilen. Auch die neue Situation für die Mitarbeiter, für die nun ihr Zuhause gleichzeitig ihr Arbeitsplatz ist, kann Probleme aufwerfen, denen man als Führungskraft begegnen muss.

Wie kann den Herausforderungen Führung auf Distanz begegnet werden?

Um diesen Schwierigkeiten erfolgreich zu begegnen, sollte die Führungskraft auf zwei Ebenen präsent sein – und damit ist sowohl die Beziehungsebene als auch die Informationsebene gemeint. Der Grund dafür ist simpel: Eine vertrauensvolle Beziehung mit den Mitarbeitern aufzubauen, ist ebenso essenziell, wie alle relevanten Informationen zu liefern und so den Mitarbeitern Orientierung im Homeoffice zu geben.

• Regelmäßige Feedbackgespräche: Um Missverständnissen und Demotivation vorzubeugen, sollten Führungskräfte stets mit ihren Mitarbeitern im Dialog bleiben, regelmäßig Feedbacks einholen und sich nach dem Befinden erkundigen. So können Führungskräfte ein feines Gespür für ihr Team entwickeln und Zwischentöne richtig einschätzen lernen.
• Spielregeln für das Homeoffice aufstellen: Wichtig ist auch, gemeinsam neue Regeln aufzustellen, an die sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter halten können und somit entlastend wirken. Ein paar Beispiele: Wann konferieren wir? Was wollen wir vermeiden (Missachtung der Ruhezeiten)?
• Vertrauen geben: Eine ergebnisorientierte Führung statt kleinteiligen Kontrollierens schafft das richtige Maß zwischen Kontrolle und Vertrauen, was gerade auf Distanz von enormer Wichtigkeit ist. Das gilt übrigens nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für die Mitarbeiter. Denn gegenseitiges Vertrauen ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf Distanz.
• Kommunikation fördern: Weiterhin gilt es immer wieder, den Kommunikationsstil und den Einsatz der situativ passenden Medien zu hinterfragen. Schließlich sollen alle relevanten Informationen erfolgreich beim Mitarbeiter ankommen. Hier können feste Kommunikationszeiten, regelmäßige Meetings und die Dokumentation von Gesprächsergebnissen hilfreich sein. Auch sollte die Führungskraft immer wieder neu entscheiden, welche Kommunikationsform je nach Komplexität des Themas die passende ist: Reicht eine kurze E-Mail aus oder ist beispielsweise ein Zoom-Meeting besser geeignet? Sensibilität heißt also das Zauberwort, das Führungskräfte beim Führen auf Distanz stets begleiten sollte!

3. Welche Voraussetzungen müssen die Mitarbeiter mitbringen, um Führung auf Distanz zu ermöglichen?

Erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice setzt aber nicht nur von Seiten der Führungskräfte einige Kompetenzen voraus, auch die Mitarbeiter sind hier gefragt: Medienkompetenz, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sind hier die Schlagworte. Bei fehlender Kompetenz in puncto digitale Medien müssen sich die Mitarbeiter eventuell weiterbilden. Mehr noch: Sie sollten sie auch aus eigenem Antrieb wollen. Eine innere Bereitschaft zur Nutzung der digitalen Medien sollte also vorhanden sein. Weiterhin setzt das Arbeiten im Homeoffice ein gewisses Maß an Eigeninitiative voraus, sich selbst motivieren zu können und den Arbeitstag zu strukturieren. Die Mitarbeiter sollten unter einer ergebnisorientierten Führung außerdem eigenverantwortlich arbeiten, was Verantwortungsbewusstsein verlangt. Doch nicht nur die Bereitschaft und Kompetenzen der Führungskraft und der Mitarbeiter sind von entscheidender Bedeutung, auch müssen die äußeren Umstände passen. So muss der Mitarbeiter beispielsweise über einen geeigneten Arbeitsplatz zu Hause verfügen und die technische Ausstattung vorhanden sein.

4. Weitere Tipps für erfolgreiches Führen auf Distanz

Wie wir gesehen haben, erfordert erfolgreiches Führen auf Distanz viele Kompetenzen. Sie sind Führungskraft und stecken genau in dieser Problematik? Diese Tipps helfen Ihnen dabei, die Herausforderungen zu meistern und Ihre Kernfunktion als Führungskraft zu erhalten:

1. Technische Basis und Informationsfluss sicherstellen: Um auch im Homeoffice als Team funktionieren zu können, müssen Sie zunächst als Führungskraft sicherstellen, dass alle Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz über die notwendige technische Infrastruktur und die Kompetenz zur Nutzung verfügen. Denn nur so funktioniert das Führen auf Distanz. Achten Sie darauf, dass immer alle relevanten Informationen bei den Mitarbeitern ankommen und sie Zugang zu allen wichtigen Informationskanälen wie zum Beispiel dem Intranet oder internen Newsletter haben. Nur wenn die Basis überall gleich gut ist, haben die Mitarbeiter auch die Chance, gleichwertige Leistung wie vor Ort im Büro zu erbringen.
2. Kommunikation persönlich halten: Egal ob per E-Mail oder am Telefon: Versuchen Sie bei der Kommunikation immer, den richtigen Ton zu treffen. Denn gerade bei der virtuellen Zusammenarbeit kann sich Ihr Führungsstil schnell unpersönlich anfühlen. Die digitale Kommunikation erfordert mehr Reflexion als die analoge. Um falsche Interpretationen oder Missstimmung zu vermeiden, kommunizieren Sie immer möglichst klar und wertschätzend mit Ihren Mitarbeitern. Kleiner Tipp: Besonders in der schriftlichen Kommunikation gibt es viele Stolperfallen für Missverständnisse. Verzichten Sie vor allem auf Abkürzungen oder ironische Ausdrücke. Sie könnten schnell fehlinterpretiert werden.
3. Regelmäßig Einzelgespräche führen und Meetings ansetzen: Schaffen Sie Vertrauen und geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Raum, bestimmte Themen anzusprechen, die Ihnen ein Anliegen sind. Holen Sie sich dazu regelmäßig Feedback und erkundigen Sie sich über das Befinden der Mitarbeiter. Am besten gelingt das in Einzelgesprächen, die in regelmäßigen Abständen stattfinden. Warum? So können auch zurückhaltende Teammitglieder besser zu Wort kommen. Setzen Sie aber auch regelmäßig Meetings mit dem gesamten Team an, entscheiden Sie dabei aber spontan, ob überhaupt Redebedarf herrscht. Auch dürfen Lob und Anerkennung nicht zu kurz kommen, denn gerade beim Führen auf Distanz sind motivierende Worte von großer Bedeutung.
4. Auf eine klare Aufgabenverteilung achten: Vor allem in einem virtuellen Team müssen alle Mitarbeiter ihre Rolle ganz genau kennen und die damit einhergehenden Aufgaben verstehen. Achten Sie bei der Aufgabenverteilung darauf, dass alle Aufgaben verständlich kommuniziert und gerecht verteilt sind. Und stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied eine Vertretung hat – für den Fall der Fälle, dass jemand kurzfristig ausfällt. Erfahrungsgemäß ist das aus dem Homeoffice heraus etwas umständlicher. Daher lieber vorsorgen.
5. Das Wir-Gefühl stärken: Machen Sie sich regelmäßig ein Bild von der Stimmung im Team, um bei Bedarf auf Unstimmigkeiten reagieren zu können. Fördern Sie den Teamgeist, formulieren Sie gemeinsame Ziele und zeigen Sie regelmäßig auf, was Sie zusammen bereits erreicht haben. Animieren Sie die Mitarbeiter zum Austausch untereinander, denn auch gemeinsame digitale Kaffeepausen oder andere Unternehmungen stärken die Verbundenheit im Team, sorgen für Abwechslung und motivieren.

5. Fazit: Führen auf Distanz als Chance

Die Arbeit wird transparenter, Kommunikation engmaschiger und schneller. Gleichzeitig wird das Miteinander demokratischer, kann aber auch unpersönlicher werden. Es ist nicht für jeden einfach, sich sofort in eine neue Führungsrolle einzufinden. Die neue Rolle muss sich erst entwickeln. Als Führungskraft ist es wichtig, sich die neuen Anforderungen bewusst zu machen und aktiv Lösungswege zu entwickeln, um mit der neuen Rolle umzugehen. Das erfordert eine entsprechende Haltung, die weniger Wert auf Rang, sondern auf Inhalt legt und mit einem Verfließen von Grenzen sensibel umgehen kann. Weiterhin sind entsprechende digitale Kompetenzen sowie auf organisatorischer Ebene neue Strukturen notwendig. Dies gilt aber nicht nur für die Führungskraft, auch das Team ist gefordert, sich umzustellen. Doch geht man mit einer positiven, offenen Grundeinstellung an die neue Aufgabe heran, ist die Führung auf Distanz durchaus als Chance für das gesamte Team zu begreifen. Sie ist auch eine Chance, reflektierter und mit neuer Haltung zu führen und zu folgen – und somit das Führen auf Distanz als neue gewinnbringende Kultur der Zusammenarbeit zu sehen.