Freundlich, informativ, professionell: Der Anrufbeantworter-Text



Was stecken Unternehmen nicht alles in ihre Außendarstellung: Logos, Fassadengestaltung, Schilder, Fahnen, Messedesign, Visitenkarten und und und… Wenn man jedoch anruft und niemand ist zu erreichen blökt einem der Anrufbeantworter, möglicherweise noch mit einer Standardansage, lediglich “Wir sind derzeit nicht zu erreichen, hinterlassen Sie eine Nachricht” ins Ohr. Das kann und sollte man anders machen.

Auch wenn es sich vielleicht um eine Kleinigkeit handelt: Im Sinne von ganzheitlicher, schwäbischer Gründlichkeit möchte ich Sie in diesem Artikel ermuntern, der Ansage Ihres Anrufbeantworters etwas mehr Aufmerksamkeit als gemeinhin üblich zu schenken. Der Anrufbeantworter-Text ist die akustische Visitenkarte Ihres Unternehmens und sollte Anrufern, die ohnehin lieber mit Ihnen gesprochen hätten, immerhin freundlich die nötigen Informationen übermitteln damit Ihnen ihr Anliegen dennoch zu Gehör gebracht werden kann.

Vor vermeintlich jugendlich-frischem Anrufbeantworter-Text darf gewarnt werden!

Nichts ist so schlimm wie gewollte, aber nicht gekonnte Originalität und Frische: Was in der Kaffeeküche und bei der Mittagspause noch als unfassbar lustiger und geistreicher Anrufbeantworter-Text galt, kann für Anrufer, speziell anderer “Humorherkunft”, ein wenig schwierig erscheinen. Wenn z.B. zwei Azubis auf’s Band blödeln oder der Buchhalter Büttenreden zitiert, wirkt dies meistens eher peinlich.  Erste Regel daher: Humor, und sei er noch so geistreich, hat auf dem Anrufbeantworter-Text nichts verloren, da er vor allem eine Geschmacksfrage ist. Oder würden Sie Ihre Visitenkarte mit einem lustigen Spruch bedrucken? Eben. Freundlich sein darf man aber schon.

Anrufbeantworter Text klar und sachlich
Stress gibt’s genug und jetzt geht noch keiner ran? Der Anrufbeantworter-Text sollte klar und sachlich sein

Stattdessen sollte ein Anrufbeantworter-Text vor allem eines sein: Sachlich, freundlich und professionell. Der Anrufer, der Sie ja schließlich nicht erreicht und daher a priori minimal verärgert sein dürfte, soll sich keinen berufsjugendlichen Klamauk anhören müssen, sondern präzise Erreichbarkeitsinformationen erhalten. Was dazu gehört, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Das gehört zu einem guten Anrufbeantworter-Text

Ein guter Anrufbeantwortertext informiert zuerst knapp darüber, warum derzeit niemand zu erreichen ist. Ein simples

“Guten Tag, Sie haben die Firma Schmitz in Beispielhausen erreicht. Leider sind wir im Moment nicht persönlich zu erreichen.”

reicht dazu fast immer aus. Knapp, aber freundlich und professionell. Anschließend sollte dem Anrufer die Option gegeben werden, eine Nachricht zu hinterlassen oder in dringenden Fällen eine Ausweich- oder Mobilfunknummer anrufen zu können:

“Rufen Sie uns in dringenden Fällen mobil unter 0170-4567890 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@schmitz.de. Vielen Dank für Ihren Anruf!”

Mehr braucht ein guter Anrufbeantworter-Text nicht, um im Alltag die wichtigsten Anfragen, die Ihrem Unternehmen auch in Ihrer Abwesenheit per Telefon zugetragen werden, effektiv zu sichern.

Anrufbeantworter Text als Mehrwert sehen
Mehrwert für Anrufer auch außerhalb der Bürozeiten: Ein guter Anrufbeantworter-Text

Anrufbeantworter-Text für einzelne Arbeitsplätze

Mittlerweile ist es in fast jeder Telefonanlage möglich, automatische Weiterleitungen oder Anrufbeantworter-Texte auch einzelne Durchwahlnummern anzulegen. So ist es beispielsweise möglich, direkte Stellvertreter für den Fall der eigenen Nichterreichbarkeit im Anrufbeantworter-Text zu benennen oder an die Zentrale zu verweisen, die den Anruf stellvertretend entgegennimmt.

Mögliche Texte wären hier:

Guten Tag, Sie haben die Firma Schmitz erreicht, Abteilung Buchhaltung, Arbeitsplatz Frau Müller. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht nach dem Signalton oder rufen Sie in dringenden Fällen Frau Meier unter der Durchwahl 123 an. Auf Wiederhören und vielen Dank für Ihren Anruf.”

Auch am Anrufbeantworter-Text erkennt man das aufgeräumte Unternehmen

Kein überflüssiger Ballast, klar, freundlich und direkt kommuniziert – diese Form der aufgeräumten Kommunikation ist professionell und zielführend. Ordnung drückt sich eben nicht nur in den Büroräumen und den Arbeitsprozessen, sondern auch über die Telefonanlage aus, mit der Sie eine saubere, akustische Visitenkarte hinterlassen können.

Ihre akustische Visitenkarte: So finden Sie den idealen Anrufbeantworter-Text für Ihr Unternehmen. Klick um zu Tweeten

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Thema Erreichbarkeit, Anrufbeantwortern und Auftragsmanagement außerhalb der eigenen Geschäftszeiten? Schicken Sie mir doch einfach Ihre Anrufbeantworter-Texte zu – ich bin sehr gespannt darauf, wie Sie Ihre Kunden in Ihrer Abwesenheit begrüßen! Schreiben Sie mir einfach in die Kommentare, per E-Mail oder sprechen Sie auf meinem Anrufbeantworter - ich rufe Sie bestimmt zurück!

 



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