Der Anrufbeantworter Text: Freundlich, informativ, professionell

Der Anrufbeantworter Text ist die akustische Visitenkarte Ihres Unternehmens und sollte Anrufern, die ohnehin lieber mit Ihnen gesprochen hätten, immerhin freundlich die nötigen Informationen übermitteln damit Ihnen ihr Anliegen dennoch zu Gehör gebracht werden kann. Hier lesen Sie alles rund um das Thema Anrufbeantworter Text und erhalten meine 4 persönlichen Tipps.

Anrufbeantworter Text: so geht´s

Ein guter Anrufbeantwortertext informiert zuerst knapp darüber, warum derzeit niemand zu erreichen ist. Ein simples

“Guten Tag, Sie haben die Firma Schmitz in Beispielhausen erreicht. Leider sind wir im Moment nicht persönlich zu erreichen.”

reicht dazu fast immer aus. Knapp, aber freundlich und professionell. Anschließend sollte dem Anrufer die Option gegeben werden, eine Nachricht zu hinterlassen oder in dringenden Fällen eine Ausweich- oder Mobilfunknummer anrufen zu können:

“Rufen Sie uns in dringenden Fällen mobil unter 0170-4567890 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@schmitz.de. Vielen Dank für Ihren Anruf!”

Mehr braucht ein guter Anrufbeantworter-Text nicht, um im Alltag die wichtigsten Anfragen, die Ihrem Unternehmen auch in Ihrer Abwesenheit per Telefon zugetragen werden, effektiv zu sichern.

Anrufbeantworter Text: No-Gos

Nichts ist so schlimm wie gewollte, aber nicht gekonnte Originalität und Frische: Was in der Kaffeeküche und bei der Mittagspause noch als unfassbar lustiger und geistreicher Anrufbeantworter-Text galt, kann für Anrufer, speziell anderer “Humorherkunft”, ein wenig schwierig erscheinen. Wenn z.B. zwei Azubis auf’s Band blödeln oder der Buchhalter Büttenreden zitiert, wirkt dies meistens eher peinlich.  Erste Regel daher: Humor, und sei er noch so geistreich, hat auf dem Anrufbeantworter-Text nichts verloren, da er vor allem eine Geschmacksfrage ist. Oder würden Sie Ihre Visitenkarte mit einem lustigen Spruch bedrucken? Eben. Freundlich sein darf man aber schon.

Stattdessen sollte ein Anrufbeantworter-Text vor allem eines sein: Sachlich, freundlich und professionell. Der Anrufer, der Sie ja schließlich nicht erreicht und daher a priori minimal verärgert sein dürfte, soll sich keinen berufsjugendlichen Klamauk anhören müssen, sondern präzise Erreichbarkeitsinformationen erhalten. Was dazu gehört, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Anrufbeantworter Text: für einzelne Arbeitsplätze

Mittlerweile ist es in fast jeder Telefonanlage möglich, automatische Weiterleitungen oder Anrufbeantworter-Texte auch einzelne Durchwahlnummern anzulegen. So ist es beispielsweise möglich, direkte Stellvertreter für den Fall der eigenen Nichterreichbarkeit im Anrufbeantworter-Text zu benennen oder an die Zentrale zu verweisen, die den Anruf stellvertretend entgegennimmt.

Mögliche Texte wären hier:

“Guten Tag, Sie haben die Firma Schmitz erreicht, Abteilung Buchhaltung, Arbeitsplatz Frau Müller. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht nach dem Signalton oder rufen Sie in dringenden Fällen Frau Meier unter der Durchwahl 123 an. Auf Wiederhören und vielen Dank für Ihren Anruf.”

Anrufbeantworter Text: ein aufgeräumtes Unternehmen erkennen

Kein überflüssiger Ballast, klar, freundlich und direkt kommuniziert – diese Form der aufgeräumten Kommunikation ist professionell und zielführend. Ordnung drückt sich eben nicht nur in den Büroräumen und den Arbeitsprozessen, sondern auch über die Telefonanlage aus, mit der Sie eine saubere, akustische Visitenkarte hinterlassen können. Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Thema Erreichbarkeit, Anrufbeantwortern und Auftragsmanagement außerhalb der eigenen Geschäftszeiten? Schicken Sie mir doch einfach Ihre Anrufbeantworter-Texte zu – ich bin sehr gespannt darauf, wie Sie Ihre Kunden in Ihrer Abwesenheit begrüßen! Schreiben Sie mir einfach in die Kommentare, per E-Mail oder sprechen Sie auf meinem Anrufbeantworter – ich rufe Sie bestimmt zurück!

Anrufbeantwortet Text: 4 hilfreiche Tipps

Hier lesen Sie vier hilfreiche Tipps zum Thema Anrufbeantworter. Setzten Sie diese um und Ihre Kunden werden sehr zufrieden sein.

1. Tipp – Schalten Sie Ihren Anrufbeantworter ein

Es gibt immer noch Firmen, bei denen das Telefon minutenlang klingelt. Niemand antwortet, und nicht einmal ein Anrufbeantworter springt an. Wer hier mit einem wichtigen Anliegen anruft, wird dieses Anliegen natürlich zu einer anderen Firma weitertragen. Ihnen entgeht womöglich ein lukratives Geschäft. Deshalb sollten Sie immer einen AB haben. Und ihn auch tatsächlich anschalten.

Gestalten Sie die Anrufbeantworter-Ansage freundlich und informativ
„Hier ist die Nummer sowieso. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Piep.” ist nicht aussagekräftig und kundenfreundlich genug. Sie sollten – auch auf dem Handy-AB – Ihren Unternehmensnamen und Ihren Namen nennen. Informieren Sie außerdem über Ihre Bürozeiten, zu denen Sie tatsächlich erreichbar sind. Eine Vorlage können Sie sich hier herunterladen.

2. Tipp – Sorgen Sie für zuverlässige Rückrufe

Wer ein Anliegen auf einen AB spricht, möchte, dass Sie sich um dieses Anliegen kümmern. Und genau das sollten Sie tun. Dabei sollte es egal sein, ob es sich um eine Reklamation handelt oder einen Auftrag: bearbeiten sollten sie alle Anrufe.
Hören Sie den AB sofort nach Ihrer Rückkehr bzw. jedes Mal, nachdem er angeschaltet war, ab. Behandeln Sie diese Anliegen Ihrer Kunden als Termine, die einer nach dem anderen, nach Dringlichkeit priorisiert, abgearbeitet werden. Ist ein Rückruf nötig, tätigen Sie ihn zeitnah.

3. Tipp – Weiterleitung kann den Anrufbeantworter teilweise ersetzen

Haben Sie genügend Personal, sollten Sie immer eine Weiterleitung zu anderen Mitarbeiter vorziehen. Der persönliche Kontakt ist auf der Qualitätsskala der Dienstleistungen wesentlich weiter oben anzusiedeln als der AB, mag der Anrufbeantworter-Text noch so freundlich und informativ sein.

4. Tipp – Anrufe müssen zuverlässig bearbeitet werden

Doch manchmal landen die Kunden auch bei der Weiterleitung in einem schwarzen Loch. Sie erreichen eine sehr freundliche Mitarbeiterin, die sehr nett ist und sich Notizen macht, die sie an den Kollegen weiterleiten wird. Und danach hören die Kunden nie wieder etwas.
Gutes Telefonmanagement bedeutet aber, dass auch solche Anrufe, selbst wenn man sie nicht persönlich getätigt hat, zuverlässig bearbeitet werden. Dass Rückrufe erfolgen oder wenigstens eine E-Mail mit einer Bestätigung, dass das Anliegen in Arbeit ist. Und dann sollte das Anliegen natürlich auch tatsächlich in Arbeit sein und möglichst zeitnah erledigt werden.

Anrufbeantworter Text: Beispiele

• Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Anrufbeantwortet von Max Mustermann. Zur Zeit bin ich leider nicht erreichbar, aber ich rufe gerne zurück. Hinterlassen Sie Ihren Namen und Telefonnummer nach dem Signalton.
• Hallo und Herzlich Willkommen bei Max Mustermann. Leider bin ich gerade beschäftigt oder außer Haus. Entweder Sie rufen später noch einmal an oder hinterlassen eine Nachricht mit Ihrem Namen und Telefonnummer. Vielen Dank und auf Wiederhören.

Anrufbeantworter Text: Vorlagen für die Firma

• Guten Tag. Sie sind verbunden mit der MaxMustermann GmbH. Zur Zeit sind wir nicht persönlich erreichbar, aber wir rufen Sie gerne zurück. Hierfür hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Herzlichen Dank.
• Herzlich Willkommen bei der Firma MaxMustermann GmbH. Leider rufen Sie außerhalb der Geschäftszeiten an. Wir sind immer montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr zu erreichen. Vielen Dank und auf Wiederhören.