Gemeinsam zum Erfolg: 4 Tipps für effiziente Teamregeln

16. Juli 2020

Eine einfache, aber nachhaltige Strategie bringt Ihrem Team eine messbare Entlastung: Die Teamregeln. Sicher wenden Sie einige Regeln schon an und wissen die Vorteile zu schätzen. Doch werden Teamregeln bewusst entwickelt und genutzt, sind die positiven Auswirkungen noch deutlicher.

Skeptiker meinen: Man kann nicht alles reglementieren, wo bleibt da der Freiraum. Das ist richtig; auch ich bin kein Freund davon, um jeden Preis Regeln aufzustellen. Doch es entlastet enorm die Kommunikation im Team, wenn Absprachen nicht immer wieder neu getroffen werden müssen und wiederkehrende Abläufe automatisiert sind. Missverständnisse und Fehler werden reduziert. Sie und Ihre Mitarbeiter bekommen den Kopf frei für die anstehenden Aufgaben und Projekte.

Damit Teamregeln sich etablieren können, wird geklärt, wie jeder Einzelne und das ganze Team davon profitieren.

1. Der Nutzen von Teamregeln

Als einfaches Beispiel führe ich in meinen Seminaren gern den Briefträger an: Er wirft die Post in den für den Empfänger bestimmten Briefkasten. Diesen erkennt er am Namensschild. Diese Regel verschafft allen Beteiligten Sicherheit: Dem Briefträger – er weiß, wo er die Post zu hinterlegen hat – und dem Empfänger, der die Post am vereinbarten Platz vorfindet.

Das funktioniert auch dann, wenn der Briefträger durch einen Kollegen vertreten wird, der die vereinbarte Regel befolgt. Spontane, kreative Ideen zum Hinterlegen der Post würden nicht nur Zeit verschwenden, sondern auch beim Empfänger für Irritationen sorgen.

So wie die Zustellung der Post können auch andere Abläufe durch Regeln strukturiert werden. Davon profitiert auch die Kommunikation im Team – sie verläuft flüssiger und effizienter. Erfahrungsgemäß klappt das am besten, wenn die Teamregeln nicht einfach vom Chef vorgegeben, sondern gemeinsam entwickelt und vereinbart werden.

2. Teamregeln gemeinsam entwickeln

Teamregeln gemeinsam zu entwickelt klappt am besten mit den folgenden Schritten:

  1. Eine klare Zielstellung formulieren.
  2. Freiraum für Ideen schaffen.
  3. Alle Ideen sammeln.
  4. Geeignete Ideen auswählen und strukturieren.

Diese Bedürfnisse erfüllen besonders gut die folgenden drei Tools:

1. Das Brainstorming

Brainstorming steht für Ideen sammeln. Aus dem Englischen übersetzt bedeutet es: Gehirnsturm. Das Bild beschreibt recht treffend, dass wir beim Sammeln von Ideen einen kleinen „Sturm“ in unseren Gedanken entfachen und nutzen. Die Methode kann jeder für sich allein durchführen, etwa wenn er eine Projektidee entwickelt. Sie eignet sich aber auch für die Arbeit im Team.

Der Sturm an Ideen nimmt Fahrt auf, wenn er die richtigen Voraussetzungen bekommt:

  • Stellen Sie ein Flipchart auf und legen dazu einen kräftig schreibenden Stift bereit.
  • Wichtig ist ein klar formuliertes Thema. Zum Beispiel: Gemeinsame Ablageregeln entwickeln.
  • Jedes Teammitglied nennt seine Ideen.
  • Ein Moderator notiert alle Ideen auf dem Flipchart.
  • Jeder kann an vorhergehende Ideen anknüpfen und sie weiterentwickeln.
  • In dieser Phase gibt es noch keine Einschränkungen, auch keine Kritik.

Falls der Ideensturm in der ersten Runde noch nicht voll entfacht ist, können weitere Runden durchgeführt werden. Sind die Ideen versiegt, drehen Sie das Thema einfach in sein Gegenteil um, zum Beispiel: Wie wird die gemeinsame Ablage unübersichtlich gemacht?

Sie werden sehen, dass diese Perspektive die Kreativität wieder anregt und weitere Ideen hervorbringt. Aus den Gegenteil-Ideen lassen sich durch Umdrehen weitere positive Antworten formulieren.

Sind genug Ideen zusammengekommen, werden jene aussortiert, für die geeignete Voraussetzungen fehlen, zum Beispiel Geld und Zeit.

Mehr Tipps zum Thema Brainstorming finden Sie in meinem Artikel „So finden Sie mit Brainstorming frische Ideen“.

Gemeinsam entwickelte Teamregeln stärken den Zusammenhalt.

Sind die machbaren Ideen gefunden, geht es ans Strukturieren.

2. Die Mindmap

Stellen Sie sich die Mindmap als eine Landkarte der Gedanken vor. Tatsächlich bedeutet der Begriff auch genau das: Gedanken-Karte. Hier bietet sich wieder ein Flipchart an, dazu Stifte in verschiedenen Farben für bessere Visualisierung. Wieder ist es praktisch, einen Moderator zu bestimmen.

Die Mindmap legen Sie für Ideen an, die grundsätzlich machbar sind.

  • Die Fragestellung – der zentrale Begriff – steht in der Mitte des Blattes. In unserem Beispiel wäre das: Eine gemeinsame Ablagestruktur.
  • Die unmittelbar zugeordneten Begriffe werden kreisförmig um den zentralen Begriff angeordnet.
  • Wie in einem Baum wird jeder unmittelbare Begriff mit dem Zentralbegriff verbunden.
  • Auch Verbindungen zwischen den einzelnen Begriffen werden eingetragen.
  • Immer mehr Punkte werden in die Mindmap eingeordnet, so dass die Gliederung zunehmend feiner wird.

Im Bild sehen Sie eine Mindmap, wie sie für eine Ablagestruktur aussehen könnte:

Mit der Mindmap lassen sich gut die Ideen für Teamregeln strukturieren.

3. Microsoft Whiteboard

Manche Teams arbeiten nicht an einem Ort miteinander und es ist eine Herausforderung, gemeinsame Termine vor Ort zu finden. Hier kommt Microsoft Whiteboard ins Spiel. Dieses Tool eignet sich ganz hervorragend, um gemeinsam an Ideen zu arbeiten, die Ergebnisse festzuhalten und allen zugänglich zu machen. Statt des analogen Whiteboards nutzen alle gemeinsam ein digitales. In diesem Video sehen Sie, wie gut das funktioniert und wie leicht es umzusetzen ist.

Gemeinsam Teamregeln entwickeln: Brainstorming mit Microsoft Whiteboard.

Falls Sie das Thema Ablage beschäftigt, dann nutzen Sie doch unsere Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems als Grundlage für Ihre eigenen Teamregeln zur Ablage.

3. Bitte recht freundlich: Netiquette als Teamregel

Definition: Netiquette ist ein englisches Kofferwort. Es besteht aus dem französischen Wort „étiquette“ = Regeln zum gesellschaftlichen Verhalten und dem englischen Begriff „network“ =Netz(werk). „Net“ erinnert auch an das deutsche „nett“ im Sinne von „freundlich“. Daher werden Netiquette allgemein als Sammlung freundlicher Verhaltensregel im Netz verstanden. Der Begriff „Netiquette“ steht seit 2000 im Duden. Das Wort gibt es nur in der Einzahl.

Skeptiker fürchten, dass Netiquette die Kommunikation versachlicht und ihr die persönliche Ebene nimmt. Diese Bedenken sind nachvollziehbar. Doch tatsächlich sind Zeit und Raum für einen persönlichen Austausch weiterhin vorhanden.

Für die persönliche Ebene gilt das Motto: Soviel wie nötig, so wenig wie möglich. Wird dies berücksichtigt, erleichtert die Netiquette die Kommunikation im Team. Zum Beispiel reduziert sie die Anzahl von Nachrichten, weil Missverständnisse und Nachfragen wegfallen; das wiederum erspart wertvolle Zeit.

Netiquette als Teamregel bezieht sich auf die Kommunikation auf den verschiedenen Kanälen, die innerhalb eines Teams oder innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, zum Beispiel:

  • Am Telefon
  • Im E-Mail-Verkehr
  • Im Chat
  • Per Skype
  • In Microsoft Teams

Manche Regeln ergeben sich aus den technischen Gegebenheiten, manche werden im Team entwickelt. Hier 10 Beispiele:

10 Dos and Don’ts für die Kommunikation im Team

  1. Beraten Sie gemeinsam, welche Kanäle für welche Anliegen genutzt werden. Zum Beispiel:
    Für Anliegen, die innerhalb von 24 Stunden geklärt werden müssen, nutzen Sie das Telefonat oder den Video-Anruf. Wenn möglich, vereinbaren Sie hierfür einen Termin. Diese Gespräche werden so gut vorbereitet, dass alle anstehenden Themen abgedeckt werden.
    Für Anliegen, die mehr als 24 Stunden Zeit haben, eignen sich E-Mails, der Textchat oder Teams-Kanal. So stören Sie den Kollegen nicht unnötig.
  2. Formulieren Sie einen Zeitrahmen. Statt „zeitnah“ besser: Morgen, 15 Uhr
  3. Bitte kurz fassen: Formulieren Sie Ihr Anliegen klar und auf den Punkt. So weiß der Gesprächspartner gleich, worum es geht.
  4. Formulieren Sie Betreffzeilen in E-Mails, Textchat oder Teams-Kanal so eindeutig und so kurz wie möglich.
  5. Senden Sie eine Nachricht pro Anliegen. So erhalten Sie schneller eine Antwort. Sonst könnte es passieren, dass Sie erst nach Erledigung aller Anliegen eine Antwort erhalten.
  6. Setzen Sie bei E-Mails nur die Kollegen ins CC, die wirklich mit einer gesendeten Nachricht zu tun haben.
  7. Dasselbe gilt für Erwähnungen im Chat. Ein @Name erscheint bei der betreffenden Person wie ein CC in der E-Mail.
  8. Erwarten Sie keine sofortige Antwort, auch wenn Sie Ihren Ansprechpartner zum Beispiel im Chat online sehen. Er kann trotzdem beschäftigt sein. Daher planen Sie pro Antwort Zeitpuffer ein.
  9. Nutzen Sie nur Abkürzungen, die allen geläufig sind.
  10. Emoticon: Die kleinen Stimmungsbilder, auch Smileys genannt, sind bei vielen Menschen privat sehr beliebt. Doch im beruflichen Kontext lenken sie nicht nur ab, sondern sorgen auch für Missverständnisse. In vielen Unternehmen sind daher lediglich ein Emoticon als Zeichen der Kenntnisnahme üblich und ein weiteres für ein freundliches Lächeln. Finden Sie gemeinsam heraus, welche Teamregel sich für Sie eignet.

Tipp: Laden Sie sich zur Inspiration kostenlos die Spielregeln für Microsoft Teams herunter.

Teamregeln sind immer auch Spielregeln. Werden diese umgesetzt steigt die Teameffizienz auf ein neues Level.

4. Teamregeln für den Erfolg

Ein Vorteil von Teamregeln ist, dass Sie nicht jedes Mal von vorn beginnen. Sie können Teamregeln anderer Teams und Abteilungen als Vorlage für eigene Vereinbarungen nutzen. Die folgende Auflistung beinhaltet Teamregeln, die wir besonders empfehlen können. Sie können gemeinsam darüber beraten, ob Sie die Regeln direkt übernehmen oder individuell abwandeln.

  1. Zunehmend ersetzen Videokonferenzen die Besprechung vor Ort. Spielregeln für Videokonferenzen erweisen sich als Unterstützung für einen effizienten Verlauf. Welches Tool sich für welchen Zweck eignet und andere nützliche Tipps erhalten Sie in unseren Spielregeln Videokonferenz. Hier geht es zum kostenlosen Download.
  2. Trotz neuer Kommunikationsmittel nimmt das Aufkommen an E-Mails stetig zu. Mit unseren Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails sparen Sie dennoch Zeit bei der Bearbeitung.
  3. Eine gemeinsame Ablagestruktur erspart Suchzeiten und vermeidet Ablenkungen. Doch manchen Teams fällt die Umsetzung schwer. Dann lassen Sie sich doch von unseren Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems inspirieren.

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Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Lesen und Umsetzen unserer Tipps zur digitalen Zusammenarbeit.



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