Viele Büromitarbeiter erzählen uns, dass sie ihren Arbeitsplatz eigentlich im Griff haben. Und dann kommt die Einschränkung: Denn sobald es etwas stressig wird, gerät die Ordnung schnell aus den Fugen. Unter Stress dauert es viel länger, Unterlagen aus unordentlichen Papierstapeln herauszusuchen. In Gedanken landet eine Akte oder der Locher plötzlich auf dem Fenstersims und wird dort gar nicht gefunden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sowohl im Büro als auch im Homeoffice Ihren Arbeitsplatz einrichten, so dass Sie sich im Schlaf zurechtfinden. So haben Sie den Kopf frei, um kreativ und effizient zu arbeiten.
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Inhaltsverzeichnis
Wie richtet man seinen Arbeitsplatz im Büro und Homeoffice richtig ein?
Teilnehmer an unserer Onlineumfrage schätzen, dass sie in einem aufgeräumten und strukturierten Arbeitsumfeld bis zu 22 Prozent effizienter arbeiten könnten. Es fällt ihnen aber schwer, ihren Arbeitsplatz entsprechend einzurichten. Den Arbeitsplatz einrichten und Ordnung schaffen sind komplexe Vorgänge. Es reicht nicht, sich einmal und nie wieder damit zu beschäftigen. Überprüfen Sie immer wieder Ihre Arbeitsorganisation und bekämpfen Sie unproduktive Abläufe. Jede kleine Veränderung spart Ihnen wertvolle Zeit und Nerven!
Wir haben festgestellt, dass hinter den meisten Aufräumaktionen kein strukturiertes Ordnungskonzept steckt. Es braucht nur etwas Hektik herrschen, schon steht das Büro wieder Kopf. Oft wird auch der gesundheitliche Aspekt vernachlässigt. Wer den ganzen Tag am Schreibtisch hockt, braucht ergonomische Büromöbel. Die folgenden sechs Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Arbeitsumfeld intelligent und überlegt gestalten. So fühlen Sie sich wohl, bleiben leistungsfähig und gesund.
1. Tipp: Den Arbeitsplatz einrichten mit ergonomischen Büromöbel
Ein Büromitarbeiter verbringt rund 80 Prozent seines Arbeitstages im Sitzen. Mangelnde Bewegung führt zu Verspannungen der Muskeln bis hin zu massiven Rückenbeschwerden wie dem Bandscheibenvorfall. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, lohnt sich die Anschaffung ergonomischer Möbel. Diese können Sie Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.
Schreibtisch
Wir empfehlen ganz im Sinne der Ergonomie einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Dieser beugt Rücken- und Muskelbeschwerden vor. Sie sollten darauf achten, dass der Schreibtisch Ihnen genügend Arbeitsfläche bietet, damit Sie alle benötigten Unterlagen während der Bearbeitung in Ihrer Nähe ablegen können. Zudem sollten Sie möglichst viel Beinfreiheit unter dem Tisch haben.
Beachten Sie ebenfalls:
- Der Schreibtisch sollte mindestens 80 cm tief und 160 cm breit sein
- Der Schreibtisch sollte zwischen 19 und 28 cm über der Sitzhöhe sein
Bürostuhl
Damit Sie zwischen Steh- und Sitzpositionen wechseln können, sollten Sie einen Bürostuhl auswählen, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Stellen Sie Ihren Bürostuhl so ein, dass Ihre Ober- und Unterarme einen Winkel von 90 Grad einnehmen. Die Tastatur und die Maus befinden sich dabei auf der gleichen Höhe der Handflächen und Ellenbogen. Wenn Sie auf Ihren Bürostuhl sitzen, sollten die Ober- und Unterschenkel ebenfalls im 90-Grad-Winkel gebeugt sein. Die Sitzfläche befindet sich entsprechend in Höhe Ihrer Knie.
Beachten Sie hierbei, dass:
- zwischen den Kniekehlen und der Sitzvorderkante etwa zweifingerbreit Platz ist
- die perfekte Sitzhöhe zwischen 42 und 53 cm und die Breite zwischen 40 und 48 cm liegt
Hinweis: Wenn Sie das Thema Ergonomie am Arbeitsplatz interessiert, empfehlen wir Ihnen diesen Blog-Beitrag: Ergonomie am Arbeitsplatz: hilfreiche Tipps & Beispiele für das Büro
2. Tipp: Den Arbeitsplatz einrichten mit der richtigen Beleuchtung
Wenn die Sonne lange Schatten auf Ihren Schreibtisch wirft, ist dieser nicht richtig aufgestellt. Platzieren Sie Ihren Arbeitsplatz parallel zur Fensterfront. So vermeiden Sie Schattenwurf und werden auch nicht geblendet.
Setzen Sie sich auch keiner Zugluft aus! Wenn möglich stellen Sie den Schreibtisch nicht direkt zwischen Fenster- und Türöffnungen auf. Achten Sie darauf, dass der Monitor zentral im Blickfeld steht. Nur die wenigsten Büroräume liegen so günstig, dass Tageslicht als natürliche Beleuchtungsquelle ausreicht. Künstliches Licht kann aber sehr schnell den Mitarbeiter ermüden, wenn die Bürobeleuchtung nicht ausreicht, zu grell leuchtet oder falsch platziert ist.
3. Tipp: Den Arbeitsplatz einrichten mit den richtigen technischen Geräten
Nur mit diesen technischen Geräten ist Ihr Arbeitsplatz vollständig eingerichtet:
Bildschirm bzw. Monitor
Sie sollten mit einem möglichst großen Bildschirm arbeiten, da dies die Produktivität steigert. Außerdem empfehlen wir Ihnen, wenn möglich, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten. Der Abstand zwischen Auge und Bildschirmoberfläche sollte mindestens 50 bis 70 Zentimeter betragen. Die oberste Zeichenzeile liegt für einen entspannten Blick unterhalb der Augenhöhe. Mit dem richtig aufgestellten Bildschirm vermeiden Sie Nackenschmerzen und fördern entspanntes Sehen.
Tastatur
Egal, ob im Büro oder im Homeoffice, es ist einfacher mit einer externen Tastatur zu arbeiten, die Sie mit Ihrem Laptop oder Computer verbinden können. So können Sie schnell und effizient Ihre Texte bearbeiten. Die Tastatur können Sie auch an beliebigen Stellen platzieren.
Maus
Auch eine Maus darf an Ihrem Arbeitsplatz nicht fehlen. Sie können zwar mit dem Touchpad Ihres Laptops arbeiten, jedoch empfehlen wir eine externe Maus, da man mit dieser leichter navigieren kann. Wenn Sie oft und lange mit einer Maus arbeiten müssen, gibt es dafür auch ergonomische Mäuse, die eine annähernd neutrale Armhaltung ermöglichen.
Laptop bzw. Notebook
Beim Einrichten Ihres Arbeitsplatzes, egal ob im Büro oder Homeoffice, darf eine Sache nicht fehlen: der Laptop bzw. das Notebook. Ohne diese Hardware können Sie Ihrer Arbeit nicht nachgehen.
Dockingstation
Eine Dockingstation brauchen Sie dann, wenn Sie mit einem Laptop und gleichzeitig mit einem oder mehreren Bildschirmen bzw. Monitoren arbeiten. Durch verschiedene Verbindungskabel können Sie ganz einfach Ihre unterschiedlichen Geräte verbinden.
Drucker bzw. Scanner
Sollten Sie im Büro oder Ihrem heimischen Büro (Homeoffice) öfter Dokumente ausdrucken, kopieren oder einscannen müssen, empfehlen wir Ihnen hier die Nutzung eines multifunktionalen Geräts. Mit einem multifunktionalen Gerät sparen Sie nicht nur Geld, sondern auch Platz, den Sie für Ihre anderen Geräte nutzen können.
4. Tipp: Kreativ-Arbeitsplätze sind spartanisch eingerichtet
Ein überladener Schreibtisch lenkt Ihre Gedanken ab und verhindert konzentriertes Arbeiten. Außerdem ziehen eine Schreibtischunterlage oder ein Stiftebecher das Chaos magisch an. Stellen Sie deshalb nur Dinge auf den Schreibtisch, die Sie täglich brauchen: Monitor, Tastatur, Maus, Telefon und eventuell eine Posteingangsschale.
Damit Sie viel Platz zum Arbeiten haben, nutzen Sie die gesamte Arbeitsfläche und verteilen Ihre Utensilien auch an den Rand des Schreibtisches. Als Rechtshänder ist es ratsam, das Telefon auf der linken Seite zu platzieren. Sie heben mit der linken Hand den Hörer ab und können mit der freien rechten Hand Notizen aufschreiben oder in Unterlagen blättern.
In vielen Büros sehen wir grandiose Türme von Ablageschalen. Sie sind zwar praktisch, um Unterlagen zu sammeln. Aber diese geraten schnell in Vergessenheit. In den Tiefen dieser Schalen übersehen Sie wichtige Unterlagen oder Sie vergeuden wertvolle Arbeitszeit, weil Sie mehrmals am Tag durch die Dokumente blättern. Eine Ablageschale reicht vollkommen aus.
5. Tipp: Alles hat seinen Platz
Vielen Büromitarbeitern fällt es in der Hektik des Tages schwer, die Ordnung auf dem Schreibtisch zu bewahren. Hier hat sich das Motto von Büro-Kaizen® bewährt:
Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.
Es klingt simpel, und ist doch so effizient. Indem Sie jedem Gegenstand einen festen Platz zuweisen, lagern diese Dinge nicht mehr irgendwo, weil Sie nicht wissen wohin damit.
Schreibtischschublade
Verwahren Sie Ihre Utensilien, die Sie öfter brauchen wie Tacker, Locher und Stifte, in der Schreibtischschublade, denn hier sind schon durch Trennelemente Fächer vorgegeben. Am besten beschriften Sie diese Fächer, damit Sie genau wissen, wohin etwas gehört. Nach kürzester Zeit haben Sie sich an Ihr neues System gewöhnt und finden alles wie im Schlaf. Suchzeiten entfallen und die Ordnung bleibt erhalten.
Weitere Tipps für einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch verrate ich Ihnen in diesem YouTube Video:
Foliensichtbuch
Für den Arbeitstag brauchen Sie ständig Informationen wie Telefonnummern, Arbeitsabläufe, Vertretungslisten und vieles mehr. Diese unterschiedlichen Informationen sind oft auf kleinen Zetteln oder Post-its rund um den Schreibtisch verteilt. Das sieht nicht schön aus und dieses Durcheinander raubt Ihre Konzentration. Eine elegante Lösung ist ein Foliensichtbuch. Es besteht aus fest verschweißten Klarsichtfolien, in denen Sie alle wichtigen Unterlagen übersichtlich aufbewahren können. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie, wie Sie mit dem Foliensichtbuch das Chaos bändigen.
6. Tipp: Offene Unterlagen finden in der Wiedervorlage ihren Platz
Wenn sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, brauchen Sie auch ein Ablagesystem für die unterschiedlichen Dokumente, die sich im Lauf des Tages auf dem Schreibtisch sammeln. Nicht immer ist es möglich, Vorgänge sofort zu bearbeiten oder wegzuheften. Wenn Sie diese offenen Terminsachen auf einen Stapel sammeln, verlieren Sie ganz schnell den Überblick.
Für diese Unterlagen haben sich Pultordner mit 12 oder 31 Fächern bewährt. Für größere Projekte eignet sich auch eine Hängeregistratur. Diese Wiedervorlagemappen schaffen ganz schnell mehr Überblick und Sie vergessen nie wieder Terminsachen. Auch Ihre Vertretung findet sich dank dem System leicht zurecht. Achten Sie allerdings darauf, die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich zu bearbeiten. Ist ein Vorgang erledigt, heften Sie alle Unterlagen entsprechend ab. So bleibt Ihre Wiedervorlagemappe immer „schlank“ und es finden sich darin nur die Projekte, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen.
Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, denken Sie auch an Ihr Ablagesystem. Oft ist die Ablage im Lauf der Jahre zu einem schwer nachvollziehbaren Gespinst gewachsen. Finden Sie und Ihre Kollegen sich zurecht, oder dauert es ewig, bis Sie die gewünschten Unterlagen wiederfinden? Mit diesen Tipps erstellen Sie in kürzester Zeit eine strukturierte Ablage. Hilfreich ist auch meine Liste zur Organisation eines Ablagesystems. Mit dieser Arbeitshilfe finden Sie schnell den richtigen Weg zu Ihrer Ablage.
