Schluss mit Rumpelkammer – Wie Sie in 5 Schritten Ihren Kreativ-Arbeitsplatz einrichten



Viele Büromitarbeiter erzählen mir, dass sie ihren Arbeitsplatz eigentlich im Griff haben. Und dann kommt die Einschränkung: Denn sobald es etwas stressig wird, gerät die Ordnung schnell aus den Fugen. Unter Stress dauert es viel länger, Unterlagen aus unordentlichen Papierstapeln herauszusuchen. In Gedanken landet eine Akte oder der Locher plötzlich auf dem Fenstersims und wird dort gar nicht gefunden. Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass Sie sich im Schlaf zurechtfinden. So haben Sie den Kopf frei, um kreativ und effizient zu arbeiten.

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Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, achten Sie auf den Wohlfühlfaktor.

Was ist das Problem

Teilnehmer an unserer Onlineumfrage schätzen, dass sie in einem aufgeräumten und strukturierten Arbeitsumfeld bis zu 22 Prozent effizienter arbeiten könnten. Es fällt ihnen aber schwer, Ihren Arbeitsplatz entsprechend einzurichten. Ich habe festgestellt, dass hinter den meisten Aufräumaktionen kein strukturiertes Ordnungskonzept steckt. Es braucht nur etwas Hektik herrschen, schon steht das Büro wieder Kopf. Oft wird auch der gesundheitliche Aspekt vernachlässigt. Wer den ganzen Tag am Schreibtisch hockt, braucht ergonomische Büromöbel. Die folgenden fünf Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Arbeitsumfeld intelligent und überlegt gestalten. So fühlen Sie sich wohl, bleiben leistungsfähig und gesund.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Fit und gesund durch ergonomische Büromöbel

Ein Büromitarbeiter verbringt rund 80 Prozent seines Arbeitstages im Sitzen. Mangelnde Bewegung führt zu Verspannungen der Muskeln bis hin zu massiven Rückenbeschwerden wie dem Bandscheibenvorfall. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, lohnt sich die Anschaffung ergonomischer Möbel. Diese können Sie Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Empfehlenswert ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch, damit Sie zwischen Steh- und Sitzpositionen wechseln können. Stellen Sie Ihren Bürostuhl so ein, dass Ihre Ober- und Unterarme einen Winkel von 90 Grad einnehmen. Die Tastatur und die Maus befinden sich dabei auf der gleichen Höhe der Handflächen und Ellenbogen. Wenn Sie auf Ihren Bürostuhl sitzen, sollten die Ober- und Unterschenkel ebenfalls im 90-Grad-Winkel gebeugt sein. Die Sitzfläche befindet sich entsprechend in Höhe Ihrer Knie.

Wenn Sie das Thema Ergonomie am Arbeitsplatz interessiert, empfehle ich Ihnen diesen Blog-Beitrag: Ergonomie am Arbeitsplatz – So werden Sie Ihre Rückenschmerzen los!

Tipp Nr. 2: Wie Sie Ihren Arbeitsplatz ins rechte Licht rücken

Wenn die Sonne lange Schatten auf Ihren Schreibtisch wirft, ist dieser nicht richtig aufgestellt. Platzieren Sie Ihren Arbeitsplatz parallel zur Fensterfront. So vermeiden Sie Schattenwurf und werden auch nicht geblendet. Setzen Sie sich auch keiner Zugluft aus! Wenn möglich stellen Sie den Schreibtisch nicht direkt zwischen Fenster- und Türöffnungen auf. Achten Sie darauf, dass der Monitor zentral im Blickfeld steht. Der Abstand zwischen Auge und Bildschirmoberfläche sollte mindestens 50 bis 70 Zentimeter betragen. Die oberste Zeichenzeile liegt für einen entspannten Blick unterhalb der Augenhöhe. Mit dem richtig aufgestellten Bildschirm vermeiden Sie Nackenschmerzen und fördern entspanntes Sehen.

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Fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohl, arbeiten Sie konzentrierter und entspannter.

Extra-Tipp:
Nur die wenigsten Büroräume liegen so günstig, dass Tageslicht als natürliche Beleuchtungsquelle ausreicht. Künstliches Licht kann aber sehr schnell den Mitarbeiter ermüden, wenn die Bürobeleuchtung nicht ausreicht, zu grell leuchtet oder falsch platziert ist. Ich habe Ihnen die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihr Büro optimal und energiesparend ausleuchten.

Tipp Nr. 3: Kreativ-Arbeitsplätze sind spartanisch eingerichtet

Ein überladener Schreibtisch lenkt Ihre Gedanken ab und verhindert konzentriertes Arbeiten. Außerdem ziehen eine Schreibtischunterlage oder ein Stiftebecher das Chaos magisch an. Stellen Sie deshalb nur Dinge auf den Schreibtisch, die Sie täglich brauchen: Monitor, Tastatur, Maus, Telefon und eventuell eine Posteingangsschale. Damit Sie viel Platz zum Arbeiten haben, nutzen Sie die gesamte Arbeitsfläche und verteilen Ihre Utensilien auch an den Rand des Schreibtisches. Als Rechtshänder ist es ratsam, das Telefon auf der linken Seite zu platzieren. Sie heben mit der linken Hand den Hörer ab und können mit der freien rechten Hand Notizen aufschreiben oder in Unterlagen blättern.

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Extra-Tipp:
In vielen Büros sehe ich grandiose Türme von Ablageschalen. Sie sind zwar praktisch, um Unterlagen zu sammeln. Aber diese geraten schnell in Vergessenheit. In den Tiefen dieser Schalen übersehen Sie wichtige Unterlagen oder Sie vergeuden wertvolle Arbeitszeit, weil Sie mehrmals am Tag durch die Dokumente blättern. Ich meine, eine Ablageschale reicht. Lesen Sie meine sechs Tipps für den intelligenten Einsatz der Posteingangsschale.

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Sichten Sie Ihre Posteingangsschale mindestens einmal pro Tag.

Tipp Nr. 4: Alles hat seinen Platz

Vielen Büromitarbeitern fällt es in der Hektik des Tages schwer, die Ordnung auf dem Schreibtisch zu bewahren. Hier hat sich das Motto von Büro-Kaizen® bewährt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Es klingt simpel, und ist doch so effizient. Indem Sie jedem Gegenstand einen festen Platz zuweisen, lagern diese Dinge nicht mehr irgendwo, weil Sie nicht wissen wohin damit. Verwahren Sie Ihre Utensilien, die Sie öfter brauchen wie Tacker, Locher und Stifte, in der Schreibtischschublade, denn hier sind schon durch Trennelemente Fächer vorgegeben. Am besten beschriften Sie diese Fächer, damit Sie genau wissen, wohin etwas gehört. Nach kürzester Zeit haben Sie sich an Ihr neues System gewöhnt und finden alles wie im Schlaf. Suchzeiten entfallen und die Ordnung bleibt erhalten. Weitere Tipps für einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch verrate ich Ihnen in meinem Podcast auf YouTube.

Extra-Tipp:
Für den Arbeitstag brauchen Sie ständig Informationen wie Telefonnummern, Arbeitsabläufe, Vertretungslisten und vieles mehr. Diese unterschiedlichen Informationen sind oft auf kleinen Zetteln oder Post-its rund um den Schreibtisch verteilt. Das sieht nicht schön aus und dieses Durcheinander raubt Ihre Konzentration. Eine elegante Lösung ist ein Foliensichtbuch. Es besteht aus fest verschweißten Klarsichtfolien, in denen Sie alle wichtigen Unterlagen übersichtlich aufbewahren können. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie, wie Sie mit dem Foliensichtbuch das Chaos bändigen.

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Besonders praktisch ist das Foliensichtbuch mit Aufsteller.

Tipp Nr. 5: Offene Unterlagen finden in der Wiedervorlage Platz

Wenn sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, brauchen Sie auch ein Ablagesystem für die unterschiedlichen Dokumente, die sich im Lauf des Tages auf dem Schreibtisch sammeln. Nicht immer ist es möglich, Vorgänge sofort zu bearbeiten oder wegzuheften. Wenn Sie diese offenen Terminsachen auf einen Stapel sammeln, verlieren Sie ganz schnell den Überblick. Für diese Unterlagen haben sich Pultordner mit 12 oder 31 Fächern bewährt. Für größere Projekte eignet sich auch eine Hängeregistratur. Diese Wiedervorlagemappen schaffen ganz schnell mehr Überblick und Sie vergessen nie wieder Terminsachen. Auch Ihre Vertretung findet sich dank dem System leicht zurecht. Achten Sie allerdings darauf, die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich zu bearbeiten. Ist ein Vorgang erledigt, heften Sie alle Unterlagen entsprechend ab. So bleibt Ihre Wiedervorlagemappe immer „schlank“ und es finden sich darin nur die Projekte, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen.

Extra-Tipp:
Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, denken Sie auch an Ihr Ablagesystem. Oft ist die Ablage im Lauf der Jahre zu einem schwer nachvollziehbaren Gespinst gewachsen. Finden Sie und Ihre Kollegen sich zurecht, oder dauert es ewig, bis Sie die gewünschten Unterlagen wiederfinden? Mit diesen sechs Tipps erstellen Sie in kürzester Zeit eine strukturierte Ablage.

Hilfreich ist auch meine Liste zur Organisation eines Ablagesystems. Mit dieser Arbeitshilfe finden Sie schnell den richtigen Weg zu Ihrer Ablage. Der Download ist für Sie kostenlos:

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Wie schön wäre es, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden. Wenn Sie sich die „W-Fragen” stellen, unsere Tipps zur besseren Orientierung und für den Allgemeinschrank beachten, wird es funktionieren.

Darauf kommt es an

Den Arbeitsplatz einrichten und Ordnung schaffen sind komplexe Vorgänge. Es reicht nicht, sich einmal und nie wieder damit zu beschäftigen. Überprüfen Sie immer wieder Ihre Arbeitsorganisation und bekämpfen Sie unproduktive Abläufe. Jede kleine Veränderung spart Ihnen wertvolle Zeit und Nerven!

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz entsprechend Ihren Bedürfnissen einrichten, fühlen Sie sich wohl und arbeiten effizienter. Selbst in hektischen Phasen bleiben Sie entspannt, weil Sie alle wichtigen Unterlagen dank eines funktionierenden Ordnungssystems rasch finden.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie auch Ihren digitalen Arbeitsplatz effektiv einrichten. Schauen Sie doch einmal rein:

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Hier finden Sie alle Downloads aus dem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ als praktische zip-Datei.



1 Kommentar
  • Wirklich gut erklärt. Ich finde viele Stauflächen sind einfach wichtig, sodass man auch Sachen ablegen kann, ohne dass sie gleich wieder im Weg sind. Dazu vielleicht Kleinteile wie Büroklammern in Bechern oder Druckverschlussbeutel aufbewahren und es sieht gleich deutlich besser aus.


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