„Einmal umziehen ist wie dreimal abbrennen“, schrieb Benjamin Franklin bereits im 18. Jahrhundert. Das klingt dramatisch, doch ist darin auch eine Chance zu sehen: Ein Büroumzug kann eine willkommene Chance sein, sich von Ballast zu befreien, neue Strukturen zu schaffen und künftig entspannter und effizienter zu arbeiten. Die 5 Tipps in meinem heutigen Beitrag können Sie darin unterstützen.
Inhaltsverzeichnis
Tipp Nr. 1: Wir machen einen Plan
Die erste Frage vor dem Beziehen neuer Räume lautet: Wieviel Platz steht zur Verfügung und wie soll er genutzt werden? Ein Büroumzug ist eine ideale Chance, das bisherige Bürokonzept zu überdenken: Sind die Abteilungen sinnvoll angeordnet, ist die Aufteilung in Einzelarbeitsplätze auch künftig sinnvoll?
Vielleicht entscheiden Sie sich für eine der folgenden Alternativen:
Kommunikativ und Platz sparend: Das Großraumbüro
Ein Großraumbüro spart nicht nur Platz, sondern fördert auch die Motivation der Mitarbeiter und die Kommunikation untereinander. Kurze Wege und gemeinsam genutzte Ablagesysteme machen die Arbeit effizienter. Das klappt jedoch nur, wenn alle Nutzer des Großraumbüros an einem Strang ziehen und sich an gemeinsam vereinbare Spielregeln halten.
Lese-Tipp für Großraum-Fans: In meinem Artikel So zähmen Sie das Chaos im Großraumbüro lesen Sie, worauf Sie schon vor dem Büroumzug achten sollten, damit das Großraumbüro eine gelungene Neuerung wird.
Download-Tipp für Ordentliche: Nutzen Sie meine Checkliste Abteilung als Richtschnur für die Einrichtung Ihres Großraumbüros. Sie steht kostenlos im Downloadcenter für Sie bereit.
Flexibel und modern: Desk Sharing
Besonders dann, wenn Sie mehrere Mitarbeiter im Außendienst, in Teilzeit oder im Homeoffice beschäftigen, können Sie anlässlich eines Büroumzuges darüber nachdenken, ob Desk Sharing, die flexible Nutzung der Einzelarbeitsplätze, für das Unternehmen sinnvoll ist. So funktioniert es:
Mitarbeiter haben die Wahl, entsprechend der zu erledigenden Aufgabe entweder einen ruhigen Arbeitsplatz zu nutzen oder einen, von dem aus sie mit den Kolleginnen und Kollegen in Kontakt sind.
Planung: Die Belegung der einzelnen Arbeitsplätze sollte im Voraus geplant werden; ich empfehle Ihnen dafür drei Tage Vorlauf. So kann sich jeder Mitarbeiter darauf verlassen, dass der benötigte Arbeitsplatz frei ist.
Außerdem sind Spielregeln für die Ordnung am Schreibtisch und für die Ablage wichtig, damit sich alle zurechtfinden. Am Feierabend sollte der Schreibtisch aufgeräumt werden.
Download-Tipp für Praktische: Eine Checkliste, die an jedem Arbeitsplatz ausliegt, kann als Gedankenstütze für die Ordnung dienen. Nutzen Sie als Anregung die Checkliste Arbeitsplatz in unserem Downloadcenter.
Lesetipp für Teamplayer: In meinem Artikel Gemeinsam statt einsam beschreibe ich Ihnen drei Maßnahmen, mit denen Sie das Zusammenspiel in Ihrer Abteilung verbessern.
Tipp Nr. 2: Von der Chefsache zum Dream-Team
Egal, ob ein Büroumzug von einer Etage zur anderen ansteht oder ob es in ein komplett neues Umfeld geht – der Büroumzug betrifft immer alle Mitarbeiter. Und er wird nicht nur auf Begeisterung stoßen, denn Veränderung bedeutet anfangs für viele eine Anstrengung.
Diese Anstrengung können Sie reduzieren, wenn Sie das ganze Team in den Büroumzug einbeziehen, und zwar von Anfang an. Umso größer ist die Chance, dass sich jeder Einzelne gut in die neuen Gegebenheiten einfindet.
Tipp für Organisierte: Laden Sie die Mitarbeiter rechtzeitig zu einem Meeting ein, in dem Sie über die anstehende Veränderung informieren. Machen Sie deutlich, welche Veränderungen anstehen und wie jeder Einzelne zum Gelingen der Aktion beitragen kann.
Download-Tipp für Effektive: Zusätzlich empfehle ich Ihnen unsere 16 Tipps für effektive Besprechungen. Damit können Sie sofort die nächste Besprechung starten.
Tipp Nr. 3: Unbesorgt entsorgen
Der Büroumzug ist ein idealer Zeitpunkt, um kleine und große Büros von Ballast zu befreien:
- Nicht mehr benötigte Lese-Materialien können endlich entsorgt werden.
- Das Archiv quillt über von Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist längst abgelaufen ist.
Download-Tipp für Eilige: Laden Sie sich in unserem Downloadcenter die Liste mit allen Aufbewahrungsfristen herunter, wie immer kostenlos.
- Defekte Bürowerkzeuge und Elektrogeräte, nicht mehr benötigte Kabel und manche anderen Gegenstände warten schon lange darauf, aussortiert zu werden.
In diesen Prozess können Sie das gesamte Team mit einbeziehen. Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das die Planung übernimmt und die Durchführung des „Projektes Büroumzug“ übernimmt.
Lese-Tipp für Organisierte: In meinem Beitrag Schritt für Schritt statt Hauruck zeige ich Ihnen die einzelnen Schritte für gelingendes Projektmanagement.
Tipp Nr. 4: Man muss nicht nur wissen, was man braucht, sondern auch, wohin damit
Diese etwas lakonische Redewendung beschreibt treffend, welche Aufgabe mit einem Büroumzug noch verbunden ist: Jedem benötigten Gegenstand seinen Platz geben. Damit sichern Sie sich einen für immer aufgeräumten Schreibtisch, an dem Sie produktiver und konzentrierter arbeiten – von der ersten Minute an.
Mit den folgenden 7 Tipps räumen Sie nach dem Büroumzug nur ein einziges Mal Ihren Schreibtisch auf:
Tipp Nr. 5: Neue Besen kehren gut
In den neuen Räumen angekommen, benötigen alle Mitarbeiter Zeit, um sich an die Umstellung zu gewöhnen. Kehren die „neuen Besen“ wirklich gut, heißt hier: Bewähren sich die neuen Regeln und Strukturen?
Kurz-Tipp: Bleiben Sie mit Ihrem Team im Gespräch. Ermutigen Sie jeden Einzelnen, Verbesserungsvorschläge zu machen.
Diese bewährten fünf Tipps können schon viel dazu beitragen, dass Ihr Büroumzug gelingt. Doch es gibt noch mehr zu bedenken, deshalb habe ich Ihnen im letzten Abschnitt weitere Anregungen zusammengestellt. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Büroumzug!
Und Sie?
Welche Erfahrungen haben Sie mit Ihrem letzten Büroumzug gemacht? Was hat sich bewährt, was eher nicht? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!
Zum Weiterlesen
Neue Räume erfordern oft die Anschaffung neuer Möbel. Mein Artikel Was für ein Schrank! enthält fünf Ideen für Schreibtische, Schränke und Co.
