Manchmal stresst Nicht-abschalten-können noch mehr als arbeiten. Was wenn bei dem Kunden doch etwas schief läuft? Was wenn in meiner Abwesenheit ein Problem auftaucht? Und überhaupt: wer kümmert sich eigentlich um das Projekt XY? Brauchen Sie auch manchmal länger, bis Sie richtig im Urlaub angekommen sind? Was Sie im Vorfeld eines Urlaubes tun können, um gelassener wegfahren zu können, erfahren Sie in diesem Beitrag! Lesen Sie 7 Tipps, wie Sie wirksam Ihre Vertretung regeln!
Was ist das Problem
Eigentlich läuft die Zusammenarbeit gut, doch wenn jemand krank wird, in den Urlaub fährt oder aus sonstigen Gründen nicht erreichbar ist, beginnen in vielen Unternehmen die Probleme. Oft entstehen Unklarheiten, es sammeln sich unerledigte Aufgaben, Entscheidungen müssen aufgeschoben werden und es geht nicht voran. Nach dem Urlaub erwarten den Mitarbeiter frustrierte Kollegen und ein Stapel abzuarbeitender Aufgaben. Das kann vermieden werden, wenn Ihre Vertretung informiert ist und Zugang zu Ihren Unterlagen hat. Von Regeln für die Vertretung profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin.
Unklare Regelungen für die Vertretung kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten! Klick um zu Tweeten
So funktioniert es
Tipp Nr. 1: Ermöglichen Sie Ihrer Vertretung den Zugang zu Ihren E-Mails!
Wenn Sie im Urlaub oder auf Dienstreise sind, ist es wichtig, dass Ihre Vertretung Zugang zum E-Mail-Postfach hat. So wird gewährleistet, dass dringende Dinge gleich erledigt werden können und nicht liegen bleiben. Vermeiden Sie Autoresponder, in denen Ihre Kunden aufgefordert werden, eine neue E-Mail zu schreiben und mit einer anderen Person Kontakt aufzunehmen. Aus Kundensicht ist es einfacher und wirkt es professioneller, wenn sie nicht zwei Wochen warten müssen, sondern eine Vertretung kompetent Auskunft geben kann.
Wo dies nicht möglich ist, sollte Ihr Vertreter sich mit dem Absender in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu besprechen oder Sie wenn notwendig informieren dürfen. Weitere Informationen erhalten Sie hier Hinterlassen Sie mehr als nur Ihre Abwesenheitsnotiz! Fünf Tipps für eine wirksame Vertretungsregelung
Tipp Nr. 2: Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung Ihre Posteingangsschale sichtet!
Neben Ihrem elektronischen Posteingang sollte eine Vertretung den Posteingang auf Ihrem Schreibtisch sichten können. Nach Möglichkeit sollte die Vertretung das erledigen, was sie erledigen kann. Wo dies nicht möglich ist, muss sie - ähnlich wie bei den E-Mails - Sie informieren oder sich mit dem Absender in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu besprechen.
Wenn Sie mit dem Einsatz der Posteingangsschale noch nicht vertraut sind, lesen Sie diesen Blogbeitrag Einfach in Schale werfen - 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale!
Tipp Nr. 3: Schaffen Sie eine einheitliche Ablage für gemeinsam genutzte Unterlagen!
Damit Ihre Vertretung mit dem Kunden weiterarbeiten kann, muss sie Zugang zu den entscheidenden Akten und Unterlagen sowie zu relevanten Kennwörtern haben. Auch wenn jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin seine persönliche Ablage gestalten darf, wie es für sie am besten ist, ein gemeinsam vereinbartes Ablagesystem für alle Unterlagen, die von mehreren Personen des Unternehmens genutzt werden, vereinfacht den Zugriff im Fall einer Vertretung deutlich. Mit Hilfe dieses auf dem gemeinsamen Server abgelegten Systems findet sich auch eine Vertretung problemlos in den Unterlagen zurecht.
Die Erstellung eines solches Ablagesystems bedeutet einen gewissen Aufwand, da es notwendig ist, sich erst einmal die unternehmensinternen Prozesse anzuschauen. Das Ablagesystem ergibt sich dann daraus oft als logische Konsequenz ganz von allein. Ich beschäftige mich in einigen Artikel in diesem Blog mit dieser Frage. Wenn Sie tiefer in das Gebiet einsteigen wollen, empfehle ich Ihnen folgende Beiträge:
So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!
Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem
Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie mit rotierenden Zuständigkeiten!
Für viele Tätigkeiten im Unternehmen braucht es keine Spezialisten. Sie können von verschiedenen Personen übernommen werden. Die Zuständigkeit für den Kopierraum, die Teeküche oder die Aushänge wird bei uns auf verschiedenen Schultern verteilt. Dabei haben wir uns auf ein rotierendes System verständigt.
So kommen alle einmal in den Genuss, die Kaffeemaschine zu säubern, die Spülmaschine auszuräumen oder die Auswechslung des Toners zu organisieren. Das hat nicht nur eine größere Wertschätzung gegenüber diesen vermeintlich einfachen Tätigkeiten zur Folge, im Fall der Vertretung gibt es immer mehrere Personen, die in der Lage sind für die Person, die im Urlaub oder krank ist, einzuspringen.
Tipp Nr. 5: Nutzen Sie One-Minute-Lessons!
Um einfache Aufgaben wie den Patronenwechsel oder die Reinigung der Kaffeemaschine erledigen zu können, kann es sehr hilfreich sein, mit One-Minute-Lessons zu arbeiten. One-Minute-Lessons sind kleine selbsterkärende Schritt-für-Schritt Anleitungen, die wir z.B. neben der Kaffeemaschine oder dem Kopierer anbringen. Auf ihnen sind die notwendigen Arbeitsschritte erläutert.
So können sich auch eine Vertretung, ein Praktikant oder eine neue Mitarbeiterin schnell zurechtfinden. Sie müssen nicht erst eine umständliche Einführung erhalten, sondern sind direkt im Bilde.
Weitere Informationen zu den One-Minute-Lessons finden Sie hier: 1, 2 oder 3 … Du musst Dich entscheiden, 3 Tasten sind frei – Wie Sie mit der One-Minute-Lesson technischen Problemen vorbeugen!
Tipp Nr. 6: Klären Sie die Zuständigkeiten für den Vertretungsfall!
Beginnen Sie, eine Tabelle zu erstellen, auf der die Zuständigkeit sowie die Vertretung aufgelistet ist. Fangen Sie einfach an, ohne den Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben. Mit Hilfe dieser Liste sehen Sie, wo noch keine Regelung für die Zuständigkeit und Vertretung besteht und Sie können sie Schritt für Schritt füllen.
Diese Tabelle können Sie an einem zentralen Ort, etwa am Kopierer, aushängen. Sie eignet sich auch dazu, neuen Mitarbeitern eine schnelle Orientierung zu ermöglichen. In vielen Firmen, die ich beraten habe, haben wir auch sogenannte Abteilungshandbücher mit Telefonlisten, wichtigen Kontakten, internen Regelung zum Thema Vertretung , Infos zur Bedienung von Telefon oder zentralen Spezialprogrammen bis hin zu Listen mit den Geburtstagen aller Mitarbeiter eingeführt.
Diese Sichtbücher liegen an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine Vertretung hat auch auf diesem Weg den Zugang zu allen relevanten Informationen.
Tipp Nr. 7: Arbeiten Sie mit Checklisten!
Erleichtern Sie Ihrer Vertretung den Umgang mit sich wiederholenden Tätigkeiten, indem Sie Checklisten erstellen. Die Checklisten sollten die einzelnen Arbeitsschritte so detailliert beschreiben, dass sie von jemanden verstanden werden können, der nicht nachfragen und sich Hilfe holen kann. Sollten dennoch Fragen aufkommen, ermutigen Sie Ihre Vertretung diese zu notieren, so dass die Checkliste einem ständigen Verbesserungsprozess unterliegt.
Achten Sie dabei darauf, nicht nur die Tätigkeiten aufzulisten und zu beschreiben. Es kann auch nützlich sein, diese zeitlich zu ordnen. Klären Sie, welche Tätigkeiten wann durch die Vertretung zu erledigen sind: täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, sporadisch, …)
Eine Vielzahl von Checklisten - von der Besucherbewirtung, über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zur Zusammenarbeit in Abteilungen - erhalten Sie übrigens in unserem Downloadcenter! Schauen Sie einmal vorbei!
Darauf kommt es an
Geben Sie sich und Ihrer Vertretung Zeit zu lernen und Zeit, die Prozesse zu optimieren. Vielleicht klappt bei der ersten Vertretung während eines Urlaubes noch nicht alles. Sehen Sie in möglichen Fehlern die Chance, die Absprachen zu verbessern und für die Zukunft zu lernen.
Was der Tipp bewirkt
Durch gezielte Absprachen sowie durch Transparenz in den E-Mails und Akten erleichtern Sie Ihrer Vertretung die Weiterarbeit an Ihren Aufgaben und Projekten. Wichtige Dinge bleiben nicht länger liegen und warten auf ihre Bearbeitung nach dem Urlaub, der Kunde muss nicht unnötig warten und die Firma spart Zeit und Geld. Sie können entspannt in den Urlaub fahren, während Ihre Vertretung weiß, was zu tun ist!
Und Sie?
Was tun Sie, um gelassen in den Urlaub zu fahren? Wie unterstützen Sie Ihre Vertretung? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Kommentare!
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