Bei fast der Hälfte aller Meetings wird kein Besprechungsprotokoll geschrieben. Da ist es nur folgerichtig, dass im Schnitt über ein Drittel der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben überhaupt nicht umgesetzt werden! Das ist einer der Hauptgründe, warum Meetings einer der kostenintensivsten Effizienzkiller in Unternehmen sind (siehe unsere Studienergebnisse unten). Warum gute Besprechungsprotokolle so immens wichtig sind, was da alles hineingehört und wie Sie diese möglichst schnell, einfach und professionell schreiben können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung – inklusive einer Muster-Vorlage zum kostenlosen Herunterladen!
Inhaltsverzeichnis
Warum sind Besprechungsprotokolle so wichtig?
Erschreckende Ergebnisse unserer Effizienzstudie in deutschen Unternehmen
Als Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz führt Büro-Kaizen bereits seit 2013 zusammen mit der AKAD University of Applied Sciences (Stuttgart), eine umfangreiche Langzeitstudie zur Effizienz in deutschen Unternehmen durch. Die jüngsten Zahlen von 2022 verdeutlichen, dass die „Zeitverschwendung“ zu einem immer gravierenderen Problem wird. Das betrifft vor allem die drei Bereiche: E-Mail-Flut, analoge und digitale Suchzeiten sowie ineffiziente Meetings.
Mittlerweile verbringen Beschäftigte im Durchschnitt 26,3 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen (+39 % gegenüber 2013). Obwohl statistisch über ein Viertel der gesamten Arbeitszeit pro Mitarbeiter allein auf Besprechungen entfallen, unternehmen die meisten Firmen viel zu wenig, um diese Besprechungszeit auch wirklich produktiv zu nutzen.
Aber nur 55 % der Besprechungen werden protokolliert, 45 % halten ihre Ergebnisse nicht fest. Das hat zur Folge, dass jedes Mal aufs Neue unnötig viel Zeit verstreicht, weil alle Beteiligten versuchen, sich an das zu erinnern, was beim letzten Mal beschlossen wurde. Und das führt nicht nur häufig zu Missverständnissen und Konflikten. Das hat auch zur Folge, dass im Durchschnitt 37 % der beschlossenen Aufgaben überhaupt nicht umgesetzt werden!
In einer weiteren Newsletter-Umfrage gaben sogar nur 22 % unser Leser an, dass die vereinbarten Aufgaben und Verantwortlichkeiten in ihren Besprechungen immer eindeutig geklärt werden. So weiß dann einige Zeit später keiner mehr, was zu tun ist und wer der jeweilige Ansprechpartner ist.
Fazit:
Die ineffiziente Meetingkultur führt dazu, dass über die Hälfte der in Besprechungen verbrachten Arbeitszeit vergeudet wird. Das ergibt im Durchschnitt 13,4 % der gesamten verfügbaren Arbeitszeit pro Mitarbeiter! Allein durch eine unprofessionelle Besprechungsorganisation, unzureichende Vorbereitung, mangelnde Durchführung und fehlende Besprechungsprotokolle. Aus Unternehmensperspektive verschärft diese enorme Zeitverschwendung den Fachkräftemangel und verursacht Kosten statt Gewinne; aus Mitarbeiterperspektive ist das sinnlos verschwendete Lebenszeit.
Lösung:
Produktive Meetings beginnen mit einer guten Vorbereitung (Tagesordnung), benötigen eine gute Leitung (die eine geordnete Durchführung überwacht) und eine gute Protokollierung, damit die Ergebnisse transparent, eindeutig, verbindlich und nachverfolgbar werden. Wenn Entscheidungen nicht in Vergessenheit geraten sollen, sowie Aufträge und Terminabsprachen nicht verloren gehen sollen, dann sind Besprechungsprotokolle ein unerlässliches Werkzeug.
Mehr Details, Zahlen und Fakten zu unser Langzeit-Effizienzstudie finden Sie hier in unserer:
Welche Protokollarten gibt es?
Welche Protokollvariante eignet sich für Meetings am besten?
Es gibt verschiedene Protokollarten, je nachdem, worauf der Fokus liegt – und wann es geschrieben wird. Und nicht alle Varianten eignen sich für die Dokumentation eines Business-Meetings. Hier eine kurze Übersicht über Zweck und Anwendung der verschiedenen Protokollarten:
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Zeitpunkt der Protokollerstellung: |
Protokolltechnik / Inhalt: |
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Voraus-Protokoll (Konzept): Bei einem vorab verfassten Protokoll handelt es sich um ein Regelwerk, das festlegt, wie ein künftiger Vorgang oder Prozess ablaufen soll (z. B. das Protokoll für ein diplomatisches Zeremoniell, ein Kommunikationsprotokoll für den elektronischen Datenaustausch oder ein völkerrechtlicher Vertrag). |
Wortprotokoll: Wörtliche Wiedergabe sämtlicher gesprochener Beiträge. Dies ist v.a. für rechtlich relevante Gespräche wichtig (z. B. im Bundestag oder Gerichtssaal). Wortprotokolle werden meist in Stenografie festgehalten oder von einer Audioaufnahme transkribiert. Im beruflichen Bereich bedeutet das viel zu viel Aufwand mit viel zu wenig Übersicht. |
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Jetzt-Protokollierung: Das ist eine unmittelbare und knappe Sofort-Niederschrift der wichtigsten Ergebnisse während eines Ablaufs oder Meetings. Die stichwortartige Mitschrift wird dann erst im Anschluss sinngemäß ausformuliert und auf Rechtschreibung korrigiert. |
Verlaufsprotokoll/Gesprächsprotokoll: Eine chronologische Darstellung der wesentlichen Inhalte eines Meetings. Alle Beiträge und Ereignisse werden wiedergegeben, aber nur als sinngemäße Zusammenfassung und in indirekter Rede. Der gesamte Besprechungsverlauf wird somit verkürzt und auf das Sachliche verdichtet dokumentiert. |
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Eine nachträgliche Rekonstruktion der wichtigsten Besprechungspunkte aus dem Gedächtnis des Protokollführers. Das eignet sich für Besprechungen, bei denen keine genaue Dokumentation nötig oder möglich war, aber dennoch eine Erinnerungshilfe erwünscht ist. Gedächtnisprotokolle erfordern eine gute Merkfähigkeit! |
Eine kurze und prägnante Zusammenfassung nur der wichtigsten Entscheidungen, Ergebnisse, Beschlüsse, Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten einer Besprechung. Die Details der einzelnen Gesprächsbeiträge spielen keine Rolle. Es zählt nur, was beschlossen wurde und was von wem bis wann zu erledigen ist. |
Fazit: Für Besprechungen Ergebnisprotokoll oder Verlaufs-/Gesprächsprotokoll verwenden!
Ziel und Zweck eines Besprechungsprotokolls ist eine auf das Wesentliche zusammengefasste Dokumentation der vereinbarten Beschlüsse, Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten. Wer was genau in welchem Wortlaut und in welcher Reihenfolge gesagt hat, ist hierfür nicht von Belang. Die einfachste Lösung ist also das Ergebnisprotokoll. Bei besonders wichtigen, kritischen oder konfliktträchtigen Themen kann aber auch ein Verlaufs- bzw. Gesprächsprotokoll sinnvoll sein, das sinngemäß (nicht wörtlich) den Ablauf des Meetings dokumentiert.
Gliederung & Aufbau eines Besprechungsprotokolls:
Mit gratis Muster-Vorlage zum kostenlosen Downloaden!
Ein Besprechungsprotokoll gliedert sich immer in einen kurzen Kopfteil mit den Rahmendaten zum Meeting (Datum, Teilnehmer, Ort etc.), in den eigentlichen Hauptteil (alle Beschlüsse, Aufgaben, Fristen, Verantwortlichkeiten etc.) und in den Anhang (Tagesordnung und präsentierte Anlagen). In der Fußzeile können dann noch gegebenenfalls der Besprechungsleiter und der Protokollführer unterschreiben. Die Unterschrift ist zwar nicht zwingend erforderlich, erzeugt aber zusätzliche Verbindlichkeit.
Gliederung: So wird ein Besprechungsprotokoll aufgebaut (siehe auch unsere Vorlage unten):
Allgemeiner Kopfteil:
- Titel der Besprechung (und gegebenenfalls fortlaufende Nummerierung)
- Datum, Ort und Uhrzeit
- Name des Besprechungsleiters
- Name des Protokollführers
- Namen der Teilnehmer
- Abwesende Personen (die das Besprechungsprotokoll im Nachgang erhalten)
Konkreter Hauptteil: (in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte)
- Ergebnisse (Meilensteine, Zwischenstände, Statistiken)
- Beschlüsse (was, wer, warum)
- Aufgaben (was, wer, bis wann)
- Relevante Ideen und Beiträge (zur Weiterverfolgung)
- Vereinbarung des nächsten Folgetermins
Anhang:
- Tagesordnung
- Präsentationen
- Anlagen (alle präsentierten Informationen)
Gratis-Vorlage zum Downloaden:
Kostenloser Muster-Vordruck „Besprechungsprotokoll“
Hier finden Sie sich unseren Gratis-Vordruck für ein Sofortprotokoll kostenlos herunterladen! Die Vorlage können Sie direkt für Ihr nächstes Meeting verwenden, zum Beispiel in den Office 365-Apps OneNote oder Word, oder zuvor noch nach Belieben an die Layoutvorstellungen und das Branding Ihres Unternehmens anpassen.
Tipps für das Erstellen & Schreiben eines Besprechungsprotokolls
Folgende Tipps unterstützen Sie dabei, Protokolle effizienter zu schreiben und unnötigen Protokollstress zu vermeiden:
Tipp 1: Schreiben Sie ein Sofortprotokoll während der Besprechung
Halten Sie die Ergebnisse, Beschlüsse und Aufgaben stichwortartig bereits während der Sitzung fest! Idealerweise verfassen Sie das Sofortprotokoll auf einem Laptop und projizieren den Text an die Wand. Das gibt allen Beteiligten die Gelegenheit, live zu sehen, was dokumentiert wird. Auf diese Weise können die Anwesenden Anmerkungen und Ergänzungen zu der Eingabe machen oder auf Missverständnisse hinweisen. Nach der Sitzung müssen Sie die Stichworte nur noch ausformulieren (zum Beispiel von der Copilot-KI in Microsoft 365, siehe unser Extra-Tipp unten), die Tagesordnung und alle präsentierten Anlagen hinzufügen und können das Besprechungsprotokoll noch am selben Tag verschicken.
- Dokumentieren Sie sich alles Wichtige stichpunktartig in chronologischer Reihenfolge.
- Wichtige Aussagen sollten einer Person zugeordnet werden.
- Fragen Sie bei Unklarheiten sofort nach, damit Sie alles richtig protokollieren können.
- Nutzen Sie Abkürzungen, um Zeit beim Schreiben einzusparen.
- Lassen Sie zwischen den Themenpunkten etwas Platz, um später noch Ergänzungen hinzufügen zu können.
- Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen, müssen Sie den Moderator darauf hinweisen, das Chaos zu ordnen.
- Am Ende der Sitzung sollten alle Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, Änderungen am Protokoll vorzuschlagen, die dann direkt übernommen werden.
Tipp 2: Nutzen Sie die Tagesordnung als Vorlage für die Gliederung des Protokolls
Jede Besprechung folgt der vorab festgelegten Tagesordnung. Die Tagesordnungspunkte geben also die Reihenfolge der zu behandelnden Themen vor. Wenn Sie sich beim Protokollführen die Tagesordnung ausgedruckt danebenlegen, wissen Sie also immer genau, zu welchem Themenpunkt eine Aussage oder ein Entschluss getroffen wurde.
Tipp 3: Schaffen Sie Konsens und damit Verbindlichkeit
Fragen Sie am Ende eines jeden Tagesordnungspunktes nach, ob Ihre Zusammenfassung das Anliegen angemessen wiedergibt. Das schafft Einigkeit, Verbindlichkeit und gibt Gelegenheit, Missverständnissen vorzubeugen.
Tipp 4: Abweichende Themen & Ideen auf einer Merkposten-Liste für später aufbewahren
In Meetings tauchen immer wieder Themen und Ideen auf, die zwar gut und wichtig sind, die aber von der Tagesordnung abweichen und diese sprengen würden. Genau für diese Fälle sollten Sie eine Merkposten-Liste führen. Zum Beispiel auf einem Flipchart oder in einem extra Bereich Ihres Protokolls. So gehen die wichtigen Ideen nicht verloren.
Tipp Nr. 5: Nutzen Sie verschiedene Farben in Ihrem Besprechungsprotokoll
Wenn in einem Protokoll zu viele Informationen notiert werden, leidet die Übersicht und bestimmte Details werden schneller übersehen. Hier hilft der einfache Trick, verschiedene Farben zu verwenden, um zum Beispiel unterschiedliche Prioritäten zu symbolisieren:
- Rot: Dies ist besonders wichtig und duldet keinen Aufschub.
- Gelb: Dies ist zwar wichtig, muss aber nicht sofort, sondern nur zeitnah erledigt werden.
- Grün: Dies ist noch nicht dringend, sollte aber in näherer Zukunft angegangen werden.
Welches Tool für das Erstellen eines Besprechungsprotokolls?
Das Zusammenspiel aus OneNote und Outlook nutzen!
Damit jeder Mitarbeiter mit dem Sitzungsprotokoll arbeiten kann, sollte es leicht zugänglich sein. Das bedeutet, es nicht einfach nur per E-Mail zu versenden, damit es dann in den Posteingängen der Mitglieder verschwindet. Besser geeignet ist ein Ablageort in der Dateiablage. Noch besser und einfacher ist jedoch, die Protokolle fortlaufend in Microsoft OneNote zu schreiben und die Aufgaben dann direkt aus OneNote per Outlook an die einzelnen Teilnehmer zuzuweisen.
- OneNote und Outlook sind beide Teil der Microsoft 365 Bürosoftware-Suite und kooperieren hervorragend.
- In OneNote können alle Besprechungsprotokolle fortlaufend in einem eigenen Notizbuchabschnitt gesammelt werden. Tipp: Kopieren Sie eine Vorlage in den OneNote-Abschnitt, so dass alle Protokolle dasselbe Layout haben und die Protokollanten gleich damit arbeiten können.
- Das Notizbuch kann dann per Mausklick im Teilnehmerkreis geteilt werden, so dass alle einen direkten Zugriff auf die Protokolle und Anhänge haben.
- In OneNote können Sie sich von der neuen KI-Assistenzfunktion „Copilot“ sogar automatisch eine Aufgabenliste aus Ihrem Protokolltext generieren lassen (im abhakbaren Checklistenformat, siehe unser Extra-Tipp unten).
- Die einzelnen Aufgaben können Sie dann direkt aus OneNote heraus zu Outlook-Aufgaben umwandeln und auch gleich den jeweils dafür zuständigen Personen zuweisen. Dadurch wird die Aufgabenverteilung noch einfacher, verbindlicher und nicht zuletzt elektronisch nachverfolgbar.
- Wie das Zusammenspiel aus OneNote und Outlook konkret für das Protokollschreiben funktioniert, erfahren Sie hier in dieser Büro Kaizen Anleitung → Anleitung für ein OneNote Meeting Protokoll (sowie in unserem Video-Tutorial unten).
Besprechungsprotokolle automatisch von der Copilot-KI erstellen lassen!
„Endlich, nie wieder Protokollschreiben dank KI!“ Für analoge Meetings ist das leider noch Zukunftsmusik, aber in Microsoft Teams ist das tatsächlich schon möglich. Denn der KI-Assistent „Copilot für Microsoft 365“ (basierend auf GPT-4 und weiteren großen Sprachmodellen) kann Online-Besprechungen in der Teams-App vollautomatisch protokollieren, zusammenfassen und nahezu beliebig auswerten. Und das durch einfache Aufforderungsbefehle in natürlicher Sprache. Sensationell. Die Copilot-KI wurde zudem auch in andere Office-Apps integriert. In Microsoft Word kann die KI zum Beispiel die Stichwörter Ihres Sofort-Protokolls automatisch ausformulieren oder in OneNote aus Ihren Notizen automatisch eine Aufgabenliste erstellen. Wie das alles funktioniert, zeigen unsere folgenden Anleitungen:
- Teams-Copilot: Die KI-Assistenzfunktion kann in Microsoft Teams viel zeitraubende Such- und Routinearbeiten abnehmen und ersparen.
- Word-Copilot: KI-generiertes Schreiben & Zusammenfassen von Textdokumenten aller Art.
- OneNote-Copilot: Anleitung für den intelligenten Notizbuch-Assistenten in der OneNote-App.
- Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere Vorlagen, Vordrucke und Checklisten für mehr Effizienz am Schreibtisch, bei Besprechungen und der digitalen Zusammenarbeit.
Büro-Kaizen Video-Anleitung: Besprechungsprotokoll in OneNote, so beeindruckst Du Deine Kollegen!
(Dauer 10:30 Minuten)
