Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Super-Besprechungen



Viele Menschen würden Besprechungen am liebsten aus Ihrem Arbeitsalltag verbannen! Meetings sind oft langatmig, kosten viel Zeit und führen viel zu selten zum gewünschten Ergebnis. Für die Kommunikation zwischen Vorgesetzen, Angestellten und den unterschiedlichen Abteilungen sind Besprechungen allerdings unabdingbar. Vorausgesetzt, diese werden sorgfältig vorbereitet und umgesetzt. Ich habe Ihnen 6 Top-Beiträge zusammengestellt, die Ihnen Wege zu effizienten und erfolgreichen Besprechungen zeigen, die sogar den Teilnehmern Freude bereiten.

Besprechungen sind die optimale Lösung
Schluss mit Laberrunden - planen Sie effektive Besprechungen

Tipps zu Outlook Besprechungsanfrage: Optionen, Serien, Termine

Wenn Sie Terminanfragen für Besprechungen per E-Mail versenden, kann die Nachricht leicht im elektronischen Posteingang übersehen werden. Außerdem ist es zeitraubend, die einzelnen Antworten zu sortieren. Wenn Sie Besprechungsanfragen über Outlook versenden, schlagen Sie viele Fliegen mit einer Klappe: Das vielseitige Programm von Microsoft ermöglicht Ihnen, den Inhalt der Einladung mit den E-Mail-Teilnehmeradressen sowie der Kalenderfunktion zu kombinieren. Sie sehen auf einen Blick, wer zu- oder absagt. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Outlookfunktion verwenden.

Bla-Bla oder Win-Win? Auf die Besprechungseinladung kommt es an!

Wie oft haben Sie schon an Meetings teilgenommen, ohne zu wissen, worum es überhaupt geht? In unserer Tempus-Onlineumfrage gaben die Befragten an, dass Sie im Schnitt 1,4 Stunden pro Tag in Besprechungen verbringen. Dieser Zeitaufwand muss in den Arbeitsalltag eingeplant werden. Das setzt voraus, dass die Einladung zur Besprechung alle relevanten Informationen enthält: Termin, Raum, Dauer, Teilnehmer, Inhalte bzw. Tagesordnungspunkte, erforderliche Unterlage usw. Die Teilnehmer können entsprechend planen und sich gut vorbereiten. Achten Sie auf diese Punkte bei der Besprechungseinladung.

laaangweilig - 5 Tipps für bessere Besprechungen

In unserer tempus-Onlineumfrage meinten 94 Prozent der Befragten (!), Besprechungen müssten besser vorbereitet werden. Ist der Raum nicht gelüftet und fehlt Papier für den Flipchart, wird wertvolle Arbeitszeit verschwendet und das Nervenkostüm aller strapaziert. Klar geregelte Zuständigkeiten und eine professionelle Tagesordnung sorgen für mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen. Weitere Tipps sowie zahlreiche Vorlagen für praktische Checklisten finden Sie hier.

Besprechungen mit fester Dauer planen
Planen Sie Ihre Besprechungen optimal.

Protokollstress ade: so erstellen sie das perfekte Besprechungsprotokoll

In Besprechungen jagt ein Wortbeitrag den nächsten. Mancher Teilnehmer weiß oft gar nicht mehr, was seine stenografisch anmutenden Kürzel zu bedeuten haben. Das zieht endlose Nachfragen nach sich oder die Notiz fällt gleich ganz unter den Tisch. So sind Missverständnisse vorprogrammiert, die auch finanzielle Einbußen nach sich ziehen können! Ein Protokoll ist absolutes Muss bei jeder Ihrer Besprechungen, damit Ergebnisse, Absprachen und Termine auch nach Wochen immer noch schwarz auf weiß verfügbar sind. Laden Sie sich gleich das praktische Sofortprotokoll für Ihre nächste Besprechung herunter.

 

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Bullshit Bingo oder Sitzungsrevolution? - Neun Tipps, wie Sie den Besprechungsturbo anwerfen!

Schauen Sie während einer Besprechung in die Gesichter Ihres Teams. Sind alle konzentriert bei der Sache, oder versteckt sich hinter der Fassade die pure Langeweile? Bevor sich Ihre Mitarbeiter innerlich verabschieden und Bullshit Bingo spielen, ändern Sie lieber grundlegend den Ablauf Ihre Besprechungen. Nur so gelingt der effektive Austausch unter den Mitarbeitern bzw. Abteilungen. Ein erster Schritt ist mehr Transparenz über die Inhalte. Informieren Sie Ihr Team über den Zweck der Besprechung: Sollen Ziele definiert werden, geht es um eine Problemfeldanalyse oder werden Veränderungen bei bestimmten Abläufen besprochen? Mit diesen Vorschlägen werfen Sie den Besprechungsturbo an.

Effizienz-Wunder gegen Trägheit: Besprechungen im Stehen

Besprechungen entwickeln oft eine merkwürdige Dynamik. Anfangs geht es flott voran, und alle freuen sich auf ein pünktliches Ende des Meetings. Genau ab diesem Zeitpunkt beginnen in der Regel langatmige Diskussionen, die sich zäh wie Kaugummi hinziehen. Dabei hören die meisten nur noch mit halbem Ohr zu, denn das lange Sitzen ermüdet und macht den Geist träge. Was für eine Zeitverschwendung! Führen Sie Ihre Besprechungen lieber im Stehen durch. Sie brauchen nur einige Stehtische, auf denen die Teilnehmer ihre Unterlagen ablegen können. Ich zeige Ihnen, wie Ihr Unternehmen Geld spart, wenn Sie Besprechungen effektiv im Stehen durchführen.

Besprechungen im Stehen wirken Wunder
Versuchen Sie doch einmal, Ihre nächste Besprechungen im Stehen abzuhalten.

Darauf kommt es an

Ob Sie Besprechungen organisieren oder daran teilnehmen, bereiten Sie das Meeting sorgfältig vor. Sie sparen nicht nur kostbare Arbeitszeit sondern schonen auch Ihre Nerven.

Was der Tipp bewirkt

Die Vorbereitung und effiziente Durchführung einer Besprechung verschafft Ihnen viele Sympathien. Vorgesetzte sind von Ihrem effektiven Arbeiten beeindruckt und Ihre Kollegen freuen sich, dass Sie ihre Zeit nicht vertrödeln. Und jedes Lob bestärkt Sie in Ihrem Job!

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit Besprechungen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.



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