Arbeitsorganisation im Außendienst: Für alle Fälle gerüstet



Immer unterwegs und immer alles dabei – das ist die Arbeit des Außendienstlers. Unverhofft kann ein vergessenes Arbeitsmittel zeitraubenden Extra-Aufwand verursachen. Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich 5 Tipps für die Arbeitsorganisation zusammengestellt, die sich speziell im Außendienst bewährt haben.

Auch für die Arbeitsorganisation im Außendienst gilt: Alles hat seinen Platz. Klick um zu Tweeten

Tipp 1: Platzfrage: Alles gut untergebracht verstaut

Für eine reibungslose Arbeitsorganisation ist auch unterwegs ein Ordnungssystem wichtig. Kunststoffboxen mit Deckel und Tragegriff sind ideal, um alle Akten und Mappen geordnet aufzubewahren. Entsprechend der geplanten Terminen platzieren Sie Kundenmappen in Ihrer Wiedervorlage, dann haben Sie zum Termin alles griffbereit. Ein praktisches System zur Wiedervorlage können Sie sich mit den Materialien der Firma Mappei aufbauen.

Ablagebox hilft bei effizienter Arbeitsorganisation
Praktische Ablageboxen ermöglichen eine effiziente Arbeitsorganisation.

Außer einem sinnvollen und transportablen Ablagesystem tragen noch andere Arbeitsmittel zu einer gelingenden Arbeitsorganisation bei.

Tipp 2: Aufgezeichnet: Diktiergerät für schnelles Notieren

Nicht immer reicht die Zeit nach einem Kundentermin für das Anfertigen von Notizen. Hier nützt Ihnen ein Diktiergerät. Sprechen Sie nach jedem Kundentermin eine Zusammenfassung auf. Mit diesem Gedächtnisprotokoll geht Ihnen nichts mehr verloren.
Außerdem können Sie auch Wartezeiten und Bahnreisen zum Diktieren nutzen.
Extra-Tipp: Ob Sie ein digitales Diktiergerät nutzen oder die Diktierfunktion Ihres Smartphones, können Sie nach Ihrer Vorliebe entscheiden.

Tipp 3: Kleiner Stick – Großer Nutzen

Ist ein USB-Stick im richtigen Moment zur Hand, wird er Ihre Arbeitsorganisation entscheidend verbessern. Sie können Ihre Präsentationen darauf speichern und bei Bedarf auf den Rechner des Kunden überspielen. Das funktioniert auch umgekehrt. Zeigt Ihr Geschäftspartner Ihnen interessante Darstellungen auf dem Rechner, können Sie diese direkt auf Ihren Stick übernehmen. Das ist nicht nur eine gute Gedächtnisstütze, sondern erspart auch beiden Seiten Zeit für das Senden und Bearbeiten von E-Mails.
Extra-Tipp: Hängen Sie den Stick so an Ihr Schlüsselbund, dass Sie ihn leicht abnehmen können.

Tipp 4: Machen Sie sich ein Bild: Die Handy-Kamera

Die meisten Smartphones haben heute so gute Kameras, dass Sie diese problemlos für Schnappschüsse nutzen können. Das ist nützlich, weil Sie im Außendienst oft viele neue Eindrücke aufnehmen. Bilder helfen Ihnen, diese Eindrücke am Ende des Tages zuzuordnen. Das verbessert Ihre Arbeitsorganisation und Sie sparen Zeit beim Nachbereiten des Arbeitstages.

Schnappschuss 1: Das Gesicht eines neuen Gesprächspartners prägt sich besser ein, wenn Sie von ihm ein Foto mitnehmen können. Begründen Sie Ihre Frage nach einer Aufnahme damit, dass Sie Ihr Gedächtnis trainieren wollen. Wenn möglich, fotografieren Sie dazu auch die Visitenkarte des Gesprächspartners und das Gebäude, in dem Sie ihn aufgesucht haben.

Schnappschuss 2: Sie sehen ein tolles Plakat, eine gut formulierte Beschreibung oder eine gelungene Präsentation? Zücken Sie Ihre Kamera und machen Sie sich ein Bild davon. So gehen diese interessanten Impulse nicht verloren.

Tipp 5: Von Kleingeld bis Schuhputzzeug – Arbeitsorganisation mit Alltagsutensilien

Wenn einer eine Reise tut… Dann ist es gut, wenn er für alle Eventualitäten gerüstet ist. Kleinigkeiten, die auf den ersten Blick nichts mit der Arbeitsorganisation zu tun haben, entpuppen sich oft als wahrer Segen: Sie kommen nicht nur pünktlich zu Ihrem Geschäftspartner, sondern fühlen sich auch sicher und selbstbewusst. Deshalb folgt hier meine Liste mit Alltagsdingen für Außendienstler:

Zeit ist Geld – Geld ist Zeit: Halten Sie stets einige 1-Euro- und 50-Cent-Münzen bereit. Das spart wertvolle Zeit an Parkuhren, im Supermarkt und beim Ausleihen von Gepäckwagen am Flughafen. Im Auto kann der nicht genutzte Aschenbecher als Aufbewahrung dienen. Für Reisen mit der Bahn oder dem Flugzeug bewahren Sie die Münzen in Ihrer Jackentasche auf.

Saubere Hände: Papiertaschentücher sind ein Muss, wenn Sie unterwegs sind. Nicht nur zum Schnäuzen, auch zum Säubern Ihrer Hände, zum Beispiel nach dem Tanken.
Im Auto können Sie auch Feuchttücher aufbewahren; sie sind eine praktische &bdqou;erste Hilfe&rdqou; bei verschmutzten oder klebrigen Händen.

Vorbereitet in Besprechung dank Arbeitsorganisation
Bestens vorbereitet für die Besprechung: Kluge Arbeitsorganisation macht es möglich.

Zeigt her eure Schuhe: Besonders bei Regenwetter oder wenn Sie über unwegsames Gelände laufen, können die Schuhe schnell ihren Glanz verlieren. Mit einem Reiseset Schuhputzzeug haben Sie den Schaden schnell behoben und treten bei Ihrem nächsten Termin sicher auf.

Aufkleber sparen Zeit: Führen Sie Aufkleber mit Ihrer Geschäftsadresse mit. Das erspart Schreibzeit immer dann, wenn Sie Ihre Adresse aufschreiben müssen, zum Beispiel beim Einchecken ins Hotel.

Gut notiert: Ein Notizbuch im Westentaschenformat und ein kleiner Stift sind immer dann zur Hand, wenn Sie auf die Schnelle etwas notieren wollen. Alternativ eignen sich auch mehrfach gefaltete A4-Blätter.

Laden Sie sich meine 16 Tipps für Mitarbeiter im Außendienst herunter. Auch meine 10 Tipps für ein erfolgreiches Selbstmanagement im Außendienst helfen bei Ihrer Arbeitsorganisation.

Ordnung als Grundlage der Arbeitsorganisation

Egal, ob Sie mit dem Auto oder mit der Bahn reisen; geben Sie allen Arbeitsmitteln ihren festen Platz. Das spart nicht nur Zeit für das Suchen, sondern auch unnötigen Stress. Stattdessen verschafft Ihnen eine gut durchdachte Arbeitsorganisation Souveränität im Kontakt mit Ihren Geschäftspartnern.

Arbeitsorganisation – Welche Tipps haben Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Arbeitsorganisation im Außendienst? Wie bewahren Sie Ihre Akten auf, welche Arbeitsmittel sind für Sie unverzichtbar? Und welche Alltagsgegenstände sollen unbedingt dabei sein? Schreiben Sie mir eine Mail oder einen Kommentar unter diesen Beitrag, ich freue mich auf Ihre Erfahrungen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: