Eine sorgfältig geschriebene Projektdokumentation ist wie ein Wissenstresor. Denn in ihr sind alle wichtigen Informationen, Unterlagen, Ergebnisse und Details zu dem Projekt hinterlegt, damit diese für alle beteiligten Personen in dem Unternehmen schnell auffindbar und sofort verfügbar sind. Das reduziert die Suchzeiten deutlich, verhindert Mehrfachablagen und Missverständnisse und ist die Grundvoraussetzung dafür, auch künftig noch die Früchte der vergangenen Arbeit ernten zu können. Besonders bei komplexen Zusammenhängen ist eine gut strukturierte Projektdokumentation extrem hilfreich, um eine reibungslose Projektarbeit und anschließende Aufarbeitung (lessons learned) gewährleisten zu können. Die folgenden Regeln, Tipps & Tools helfen Ihnen dabei, wie man möglichst effizient eine perfekte Projektdokumentation für sich und sein Team schreibt und dann auch richtig archiviert!

Inhaltsverzeichnis

1. Definition „Projektdokumentation“: Was gehört alles dazu?

Die Anforderungen an eine Projektdokumentation werden als Teil der DIN 69901 „Projektmanagement; Projektmanagementsysteme“ geregelt. Dieser internationale Normierungsstandard definiert die Projektdokumentation als

„Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“.

Das Ziel einer Projektdokumentation:

Umsetzung schon während des Projekts:

Das Ziel ist eine vollständige und strukturierte Wissenssammlung sämtlicher für dieses Projekt relevanten Informationen.
Das fängt mit dem Angebot und dem Projektauftrag an, geht über die Projektplanung, Organisation und Dokumentation des Projektverlaufs bis hin zum Fazit und der Auswertung der Projektergebnisse.

Obwohl die Projektdokumentation gelegentlich auch Projektabschlussbericht genannt wird, sollte sie bereits parallel zu der eigentlichen Projektarbeit geschrieben werden.
Das reduziert den Aufwand am Projektende erheblich und stellt sicher, dass bis dahin keine Details vergessen wurden und alles Wichtige sofort gesichert wird.

Die Projektdokumentation beinhaltet alle relevanten Informationen des Projekts.

2. Warum ist eine sorgfältige Projektdokumentation so wichtig?

Eine ausführliche und gut strukturierte Projektdokumentation ist nicht nur für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei rechtlichen Fragen wichtig, sondern bietet viele weitere, konkrete Vorteile im Unternehmensalltag. Sie unterstützt mit ihren Qualitätsstandards die Qualitätssicherung bei der Projektarbeit, dient der Ressourcenplanung und Identifizierung von Engpässen im Projekt (Budgetkontrolle und Risikomanagement), ist die Grundlage für die regelmäßigen Zwischenberichte und Reportings, vermeidet Doppelarbeit, ermöglicht Lessons Learned für die weitere Optimierung der eigenen Prozesse, Abläufe und Arbeitsweisen (was ging gut, was nicht so gut), dient als Vorlage und Blaupause für das schnellere Schreiben nachfolgender Projektdokumentationen und erleichtert das Einführen von neuen Teammitgliedern (zum Beispiel von Vertretungen oder beim Onboarding neuer Mitarbeiter). Denn mit einer vollständigen und gut aufgebauten Projektdokumentation können sich die Neulinge selbstständig in das Thema einarbeiten und Antworten selbst erarbeiten, ohne ständig andere Projektmitglieder fragen zu müssen. Darüber hinaus bieten die Wissensdokumentationen noch einen weiteren großen Vorteil, sie können einen der größten Produktivitätskiller in modernen Unternehmen verringern: Die ausufernden Suchzeiten!

Projektdokumentationen sichern Wissen, sparen Geld und reduzieren Stress

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Die Projektdokumentationen sind eine wichtige Basis für die interne Wissensdatenbank im Unternehmen, um das Fachwissen zu bündeln, auszutauschen, zu sichern und kollektiv intern nutzbar zu machen. So bleibt das Wissen auffindbar im Unternehmen, auch wenn wichtige Teammitglieder, wie beispielsweise der Projektleiter, die Firma verlassen und in Rente gehen.
Denn durch die zentrale Zusammenführung aller Projektinformationen (vom Angebot, den Anmeldedaten und E-Mail-Adressen über Rechercheergebnisse bis zu konkreten Schlussfolgerungen, Fazits, Anleitungen und der Abschlusspräsentation) kann man aus früheren Projektdokumentationen lernen und muss nicht immer wieder dieselben Schritte wiederholen, nur um dann immer wieder zu denselben Ergebnissen zu gelangen.
Dank einer solchen Informationssammlung müssen die Mitarbeiter dann auch nicht immer wieder Dutzende von Ordnern durchforsten, nur weil man eine ältere Präsentation oder eine Zusammenfassung zu einem bestimmten Thema sucht. So liegt alles an einem Ort (an seinem Ort!) vor und kann sofort gesichtet und erneut genutzt werden.
Das spart signifikant viel Arbeitszeit und damit Stress und Geld ein. Denn die digitale Unordnung in Unternehmen nimmt bereits vielerorten erschreckende Ausmaße an. Laut unserer Arbeitszeiteffizienzstudie mit der AKAD Hochschule in Stuttgart verbringen Angestellte inzwischen rund 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach bestimmten Informationen, E-Mails, Dokumenten oder Präsentationen – fast doppelt so lange, wie noch vor 10 Jahren! Das entspricht fast einem ganzen Arbeitstag pro Woche.

Informationen für Unternehmer (Beratung bei Büro-Kaizen)

3. Wie sieht eine perfekte Projektdokumentation aus? Aufbau, Länge, Zeitform & Layout

Die DIN-Norm 69901 gibt zwar vor, welche Inhalte und welchen Aufbau eine Projektdokumentation besitzen soll, aber kein konkretes Layout. Also wie sie auszusehen hat oder wie lang sie sein soll (wie viele Seiten). Als Empfehlung gilt jedoch eine serifenlose Schriftart in normaler Schriftgröße (10 bis 12 Zeichen), normal breite Seitenränder, Blocksatz und ein Zeilenabstand von 1,5 (damit Nutzer nachträglich noch handschriftliche Notizen in einen Ausdruck hineinschreiben können). Ansonsten folgt der Aufbau einer Projektdokumentation dem eines klassischen Dokumentenaufbaus: Deckblatt mit Titel, Einleitung, Hauptteil, Fazit und Anhang. (Hinweis: Lediglich die IHKs geben für die betrieblichen Projektdokumentationen im Rahmen der Abschlussprüfungen dezidierte Layoutvorgaben vor.)

In welcher Zeitform wird eine Projektdokumentation geschrieben?

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Die Grundzeitform (Basistempus) einer Projektdokumentation ist in der Regel die Vergangenheitsform. Natürlich müssen einzelne Passagen ihrem Kontext entsprechend in einer anderen Zeitform geschrieben werden. Die Ereignisse des Projekts liegen jedoch zum Zeitpunkt der Vorlage der Dokumentation in der Vergangenheit.
Seltener wird aber auch das Präsens als Grundzeitform verwendet. Dann entsteht beim Lesen der Eindruck, man werde „live“ durch die einzelnen Stationen geführt.
Allgemeingültige Sachverhalte und wissenschaftliche Erkenntnisse werden allerdings grundsätzlich immer im Präsens formuliert, auch wenn die Grundzeitform die Vergangenheit ist. Praxisbeispiel: „Der Versuch Nr. 1 hat bestätigt, dass dies und jenes zutrifft.“

Wie sieht der konkrete Aufbau/Gliederung einer Projektdokumentation aus?

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Der Projektdokumentation vorangestellt wird ein Deckblatt mit aussagekräftigem Titel, gefolgt von dem Inhalts-, Abbildungs-, Tabellen- und Abkürzungsverzeichnis. Das Literaturverzeichnis wird in der Regel hinten angefügt. Den Abschluss bildet der Anhang für größere Artefakte.
Die Projektdokumentation beginnt dann inhaltlich mit einer griffigen Einleitung und endet mit dem Fazit – oder gegebenenfalls auch mit den weiteren Zukunftsausblicken der Projektergebnisse.
Zwischen Einleitung und Fazit werden chronologisch die einzelnen Projektphasen beschrieben. Dafür erfolgt zuerst eine Beschreibung des Projektauftrags (Projektziele, Anforderungen, Zeitraum) und dann eine Konkretisierung des Projekts (detaillierte Projekt- und Ressourcenplanung, Lasten- und Pflichtenheft). Anschließend werden die einzelnen Prozessschritte bis zu den Abschlusstests aufgeführt und dann das abschließende Fazit aus den Projektergebnissen gezogen.
Die Kopf- und Fußzeilen werden sinnvoll formatiert und im gesamten Dokument eine einheitliche Schriftart und Abstände verwendet. Abkürzungen werden bei der ersten Verwendung grundsätzlich einmal ausgeschrieben und auch Fachbegriffe werden bei der ersten Verwendung kurz erläutert.

4. Leitfaden: Sechs hilfreiche Tipps & Tools für Ihre Projektdokumentation

Bei größeren und komplexeren Projekten fällt in der Regel eine Vielzahl an Informationen an, die in der Dokumentation wiedergegeben werden müssen. Damit wird die Projektdokumentation schnell zu einem tendenziell unübersichtlichen Vorgang. Vereinbaren Sie daher feste Spielregeln für die Dokumentationserstellung in Ihrem Betrieb, um unnötige Missverständnisse, Korrekturen, Doppelarbeit, Suchzeiten und Frustration zu vermeiden!

Tipp Nr. 1: Alle Aufgaben für die Projektdokumentation vorab eindeutig zuteilen

Im Idealfall setzen sich alle an der Projektbearbeitung beteiligten Mitarbeiter anfangs einmal zusammen, um auf einem Flipchart alle erforderlichen Schritte für die Projektdokumentation aufzuschreiben. Anschließend wird geklärt, (1.) wer was davon übernimmt und (2.) wo das jeweils abgespeichert werden soll. Dabei muss jeder einzelne Projektschritt direkt einer Person zugeordnet werden sowie jegliche doppelte Ablage konsequent vermieden werden. „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!”, so heißt die Zauberformel des Büro-Kaizen^® – auch für eine erfolgreiche Projektdokumentation.

Tipp Nr. 2: Feste Speicher- und Ablageorte für die Projektunterlagen bestimmen

Wenn die Projektdokumentation gelingen soll, müssen sämtliche Unterlagen, die einem laufenden Projekt oder einem bestehenden Kunden zugeordnet werden können, immer konsequent an einem festen Platz abgelegt werden, um so jederzeit bei Bedarf schnell und ohne große Suchzeiten wiedergefunden werden zu können.

Wenn es sich um ein analoges Projekt handelt, an dem nur eine Person arbeitet, dann sollte die Dokumentation bei dieser Person erfolgen.
Arbeiten mehrere Personen an diesem analogen Projekt, muss gemeinsam festgelegt werden, was der beste Platz für die Projektdokumentation ist. Das sollte dann die Person sein, die am häufigsten auf die Projektdokumentation zugreifen muss.
Bei digitalen Dokumenten ist die Ordnerstruktur der elektronischen Ablage entscheidend, um den Überblick zu behalten. Wichtigste Grundregel: Innerhalb dieses Ordnersystems werden die Dateien niemals mehrfach abgelegt, sondern bei Bedarf lediglich an einem anderen Speicherort verknüpft oder verlinkt (gespiegelt). Dadurch stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter immer nur mit den aktuellen Dateien arbeiten kann – und nicht versehentlich mit einer veralteten Version.
Hier finden Sie unsere Anleitung für die → Spielregeln und ideale Ordnerstruktur einer digitalen Dateiablage!

Den richtigen Speicherort für die Projektdokumentation auswählen. — Bei einer erfolgreichen Projektdokumentation ist der richtige Ablage- bzw. Speicherort entscheidend.

Tipp Nr. 3: Ein einheitliches Speicherformat für alle Projektdateien vorgeben

Für sämtliche Teildokumente und Dateien der Projektdokumentation muss ein einheitliches Speicherformat definiert werden. Am praktikabelsten ist dabei, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Anschließend folgt eine aussagekräftige Bezeichnung des Inhalts. Zum Beispiel: „2024_02_01 Projekt X – Protokoll 01.docx“. Durch diese Benennung (zuerst die Jahreszahl, dann den Monat und den Tag) werden die Objekte im Datei-Explorer automatisch chronologisch ihrem Alter nach angezeigt, was Missverständnissen vorbeugt.

Tipp Nr. 4: Doppelte Ablagen vermeiden, neutrale Referenzmaterialien werden nur verlinkt

Wenn Sie innerhalb Ihrer Projekte viel mit Checklisten, Präsentationen, Tabellen, Vorlagen usw. arbeiten, sollten Sie unbedingt Spielregeln vereinbaren, wie man neutrale und wie man angepasste Dateien abspeichert. Neutrale Präsentationen sind zum Beispiel die Unternehmenspräsentation, Quartalsberichte oder andere Informationszusammenstellungen, die unabhängig von der betreffenden Projektdokumentation erstellt wurden und auch nicht für das Projekt angepasst und damit verändert wurden. Bei neutralen Dateien wird lediglich aus dem Projektordner heraus eine Verlinkung/Verknüpfung zu dem Speicherort der Originaldatei angelegt. So werden Folgefehler durch Mehrfachablagen wirkungsvoll vermieden. Nur Dateien, Tabellen und Präsentationen, die für das Projekt extra überarbeitet und angepasst wurden, werden auch als neue Dateiversion direkt im Projektordner abgespeichert.

Projektdokumente verlinken, um Doppelablage zu vermeiden. — Um eine Doppelablage während der Projektdokumentation zu vermeiden, sollten Sie manche Dokumente nur verlinken.

Tipp Nr. 5: Vorher-Nachher-Fotos machen Veränderungen auf einen Blick sichtbar

Wir arbeiten in den Projektdokumentationen unserer Beratungen selbst sehr gerne mit Vorher-Nachher-Fotos. Denn Bilder sagen oft mehr als tausend Worte. Auf diese Weise können wir die Fortschritte und Veränderungen für und in der Projektdokumentation sichtbar werden lassen. Die Leser wiederum (Kunden, Auftraggeber, neue Mitarbeiter, Vertretungen) können so schneller erfassen, um was es geht, welche Lösungen gefunden wurden und was das konkret bewirkt.

Ein extrem praktisches Tool für die Fotodokumentationen im Rahmen einer Projektdokumentation ist die kostenlose Handy-Scanner-App „Microsoft Lens“ für Android und iOS (ehemals Office Lens).
Diese gratis Kamera-App korrigiert automatisch Lichtreflexe und schiefe Aufnahmewinkel und kann analoge Ausdrucke mittels automatischer Texterkennung direkt in Word, Excel und PowerPoint umwandeln.
Hier lesen Sie mehr Details zu der → kostenlose Dokumentenscanner-App Microsoft Lens.

Tipp Nr. 6: Abgeschlossene Projektdokumentationen richtig archivieren

Egal, ob papierloses Büro oder analoge Unterlagen. Das spätere Archivieren der Projektdokumentationen sollte von Anfang an mitgedacht und entsprechend geregelt werden.

Alle elektronischen Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet vollständig, unveränderbar und fälschungssicher – und natürlich auch stets verfügbar und wieder auffindbar.
Analoge Projektdokumentationen werden zunächst beispielsweise in einem Ausziehschrank im Büro des Projektleiters gelagert. Ist dieser voll, werden sukzessive die ältesten Projekte in einen Karton gepackt und archiviert. Alle Archivierungs-Kartons werden automatisch mit dem Jahresdatum beschriftet, durchnummeriert und mit einem Archivierungsprotokoll versehen.
Das Archivierungsprotokoll führt alle Mappen, Dokumente und Inhalte sowie die Nummer des Kartons auf und wird 2-fach ausgedruckt. Ein Ausdruck wird auf den Karton geklebt, ein zweiter für alle einsehbar und zugänglich am Eingang des Archivs ausgehängt bzw. in den Inventar-Ordner des Archivs eingeordnet.
Müssen dann zu einem späteren Zeitpunkt doch noch Unterlagen eingesehen werden, kann mit Hilfe des Archivierungsprotokolls schnell der richtige Karton mit den gesuchten Projektdokumentationen gefunden werden.
Wichtig: Alle Kartons, die während ihrer gesetzlichen Archivierungsfrist nicht geöffnet wurden, können entsorgt werden, ohne vorher noch einmal extra gesichtet zu werden. Daher sollte das Ablaufdatum der Archivierungsfrist gut sichtbar in das Archivierungsprotokoll eingetragen werden. Dann ist sofort auf einen Blick erkennbar, wann etwas im Archiv entsorgt werden kann – und auch entsorgt werden sollte.

Die Projektdokumentation muss nach Abschluss archiviert werden. — Das Archivieren der Projektdokumentationen sollte von Anfang an mitgedacht und entsprechend geregelt werden.

5. Tipp: Microsoft 365-Tools für eine möglichst einfache & effiziente Projektdokumentation

Microsoft 365 ist die weltweit führende Bürosoftware-Suite. Unternehmen, die Microsoft 365 sowieso bereits nutzen, finden hier einige extrem hilfreiche Software-Tools für das Erstellen ihrer Projektdokumentationen. Namentlich sind dies vor allem das Universalnotizbuch OneNote, die Projektmanagement-Tools Planner und (für umfangreichere Projekte) Microsoft Project sowie das Kollaborationstool Teams für die digitale Zusammenarbeit. In Teams können zudem auch alle anderen genannten Tools integriert, kommentiert sowie zentral verwaltet und gesteuert werden. Besonders praktisch ist auch OneNote für die Projektdokumentation. Denn in das Universalnotizbuch können sämtliche Datei- und Medienarten einfügt werden, die während eines Projekts anfallen. Von PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten über Fotos, Videos und Audio-Dateien bis zu Verlinkungen auf weitere Dateien zur Vermeidung von Mehrfachablagen. Mehr Details zu den einzelnen MS 365-Tools finden Sie hier!

Dokumentation mit OneNote: Für die Projektdokumentation können alle Informationen und Notizen zentral in OneNote gesammelt werden.
Die Projektplanungstools in Microsoft 365 im Vergleich: Teams, Planner & Project – wie umfangreich darf es sein?
Den Microsoft Planner in Teams integrieren: Für die schnelle und einfache Planung von Aufgaben und Projekten.
Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere Vorlagen, Anleitungen und Checklisten für eine effiziente Projektarbeit zum kostenlosen Herunterladen!

✅ So nutzt du Microsoft Teams für Projektmanagement

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