Wie lautete der genaue Auftrag? Was stand noch einmal im Angebot? Welche Meilensteine hatten wir vereinbart? Wie, wo, was weiß … Niemand? Stopp! Gerade für komplexe Zusammenhänge ist es dringend notwendig, eine reibungslose Projektdokumentation zu gewährleisten. Sämtliche beteiligte Personen müssen zu jedem Zeitpunkt in der Lage sein, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen. Die folgenden 5 Tipps für eine perfekte Projektdokumentation werden Ihnen dabei behilflich sein.
Inhaltsverzeichnis
Projektdokumentation – hilfreiche Tipps
Für die Durchführung größerer Projekte werden in der Regel eine Vielzahl Informationen benötigt: die im Angebot vereinbarten Arbeitsschritte, der damit einhergehende Aufwand, die Zwischenberichte und -protokolle etc. Schnell wird die Projektdokumentation zu einem unübersichtlichen Vorgang. Vereinbaren Sie darum Spielregeln für die Projektdokumentation, um unnötige Suchzeiten, Frustration und Missverständnisse zu vermeiden!
Tipp Nr. 1: Definieren Sie den Prozess vom Angebot zur Kundendatei!
Vereinbaren Sie in Ihren Ablagespielregeln einen gemeinsamen Ort, an dem alle Angebote abgelegt werden. Angebote für Neukunden können z.B. wie folgt abgespeichert werden: X:\Projekte\Büro-Kaizen\Kunden\Angebote\Verschickt. Wenn bei diesem Kunden bereits ein Auftrag läuft, wird das Angebot direkt im Kundenordner abgespeichert. Für die Ablage von Angeboten muss ein einheitliches Speicherformat definiert werden, z.B. JJJJ_MM_TT Firmenname. Dies gilt im übrigen für alle Schritte der Dokumentation. Bei Neukunden legen wir erst nach Eingang der Auftragsbestätigung einen eigenen Kundenordner an: X:\Projekte\Büro-Kaizen\Kunde. Das Angebot wird dann aus dem Ordner „Verschickt” in den Kundenordner verschoben.
Tipp Nr. 2: Definieren Sie einen festen Ort für die Ablage der Projektunterlagen!
Wenn die Projektdokumentation gelingen soll, müssen sämtliche Unterlagen, die einem laufenden Projekt oder einem bestehenden Kunden zugeordnet werden, an einem Platz abgelegt werden. Wenn es sich um ein Projekt handelt, an dem nur eine Person arbeitet, dann sollte die Dokumentation bei dieser Person erfolgen. Arbeiten mehrere Personen an dem Projekt, muss gemeinsam festgelegt werden, was der beste Platz für die Projektdokumentation ist. Es sollte die Person sein, die am häufigsten auf die Projektdokumentation zugreift.
Tipp Nr. 3: Definieren Sie Ablageorte für Referenzmaterialien!
Wenn Sie innerhalb von Projekten viel mit Checklisten, Präsentationen, Vorlagen arbeiten, so sollten Sie auch hier innerhalb Ihrer Projektdokumentation definieren, wie die Daten abgespeichert werden. Dabei ist es wichtig, zwischen neutralen und angepassten Dateien zu unterscheiden. Neutrale Präsentationen werden z.B. unter X:\Projekte\Büro-Kaizen\Präsentationen abgespeichert. Wird eine Datei überarbeitet und für einen Kunden angepasst, so wird die Kopie im Kundenordner abgelegt. Zu den neutralen Dateien wird aus dem Kundenordner heraus eine Verlinkung zur Datei im allgemeinen Projektordner erstellt.
Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie mit Fotodokumentationen!
Wir arbeiten in unseren Beratungen sehr gerne mit Vorher/Nachher Bildern. Zum einen wollen wir für uns den Fortschritt und die Veränderungen in der Projektdokumentation sichtbar werden lassen. Zum anderen sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen oder auch Ihre Vertretung erhält so die Chance schnell zu erfassen, welche Lösung Sie gefunden haben. Wir speichern sämtliche Kundenbilder im jeweiligen Kundenordner. Gute Kundenbilder werden zusätzlich in einem „Best_of”-Ordner abgespeichert.
Tipp Nr. 5: Projektdokumentation archivieren!
Unterlagen von abgeschlossenen Projekten lagern wir zunächst im Büro des Projektleiters in einem Ausziehschrank. Ist dieser Schrank voll, wird er regelmäßig um ältere Projekte reduziert. Diese abgeschlossenen Projektdokumentationen werden in Kartons gepackt und archiviert. Alle Archivierungs-Kartons werden mit Jahresdatum beschriftet und durchnummeriert.
Parallel dazu wird ein Archivierungsprotokoll geführt, welches für alle einsehbar und zugänglich ausgehängt wird. Müssen doch noch Unterlagen eingesehen werden, kann anhand des Archivierungsprotokolls schnell der Karton mit der richtigen Projektdokumentation gefunden werden. Kartons, die 12 Monate nicht geöffnet wurden, werden entsorgt, ohne vorher nochmal gesichtet zu werden.
Projektdokumentation – die Zauberformel
Setzen Sie sich mit den an der Bearbeitung von Projekten beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterin zusammen und schreiben Sie die erforderlichen Schritte der Projektdokumentation auf eine Flipchart. Fragen Sie dann, wer macht was und wo wird es abgespeichert. Versuchen Sie nun zu reduzieren! Vermeiden Sie jegliche doppelte Ablage und ordnen Sie einzelne Projektschritte auch einzelnen Personen zu. „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!”, heißt die Zauberformel des Büro-Kaizen® auch für die erfolgreiche Projektdokumentation.
Projektdokumentation – damit Sie die Orientierung nicht mehr verlieren
Sie laufen bei der Projektdokumentation nie mehr Gefahr, die Orientierung zu verlieren. Alle wichtigen Unterlagen sind schnell auffindbar und parat. So werden für Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unnötige Wartezeiten vermieden. Es kann verhindert werden, dass unnötiger Frust aufkommt und es zu Missverständnissen zwischen Mitarbeitenden oder auch mit dem Kunden kommt.
