Marktplatz des Wissens – Moderne Bürokonzepte auf dem Prüfstand



Frei nach dem Sprichwort „Neue Besen kehren gut“ erscheint im Geschäftsleben immer nur das modern und erfolgversprechend, was völlig neuartig und stylisch daherkommt. Das Einzelbüro ist out, dafür investieren Unternehmen viel Geld in moderne Bürokonzepte. Ein Teil dieser Überlegungen beruht auf den technischen Veränderungen in den letzten zehn Jahren. Zum Beispiel erschließen sich durch das Internet viele neue Märkte. Um diese atemberaubenden Möglichkeiten nutzen zu können, sind bei der Gestaltung der Arbeitsplätze neue Lösungen gefragt. Durch die neuen Bürokonzepte können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibel gestalten, sie haben mehr Handlungsspielraum und arbeiten dadurch wesentlich effizienter. Aber stimmt das auch? Denn das eingangs zitierte Sprichwort hat einen Nachsatz: „Die alten Besen kennen die Ecken besser!“ Wie sich die neuen Bürokonzepte in der Praxis bewähren, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.

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Dank Laptop ist jederzeit und fast überall ein entspanntes Arbeiten in angenehmer Atmosphäre möglich.

Was ist das Problem

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Arbeitszeiten können flexibel gewählt werden und dank der digitalen Technik muss der Arbeitsplatz nicht ausschließlich im Unternehmensgebäude liegen. Aufgrund ihrer vielseitigen Möglichkeiten sind moderne Bürokonzepte dem klassischen Einzelbüro überlegen. Außerdem sind viele Lösungen platzsparend und damit kostengünstiger. Gleichzeitig fördern neuen Bürolandschaften die Kommunikation, eine Grundvoraussetzung für kreative und innovative Zusammenarbeit. Ein wichtiger Aspekt ist auch das Image eines Unternehmens. Dynamische, qualifizierte Mitarbeiter kennen ihren Marktwert. Sie sind auf der Suche nach einem Wohfühlarbeitsplatz mit allen erdenklichen Annehmlichkeiten. Aber wie immer im Leben gibt es auch eine Kehrseite der Medaille. Laute Großraumbüros, nie erreichbare Mitarbeiter im Home Office oder unordentliche Arbeitsplätze bergen viel Konfliktpotential.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Entwickeln Sie moderne Bürokonzepte im Team

Stellen Sie nicht gleich Ihr ganzes Unternehmen auf den Kopf sondern informieren Sie sich umfassend über die verschiedenen Möglichkeiten. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die interessantesten Bürokonzepte vor. Welche Ideen passen, richtet sich nach den Räumlichkeiten in Ihrem Bürokomplex, den finanziellen Möglichkeiten sowie den individuellen Bedürfnissen. Beziehen Sie auf jeden Fall Ihr Team in alle Überlegungen ein. Gerade langjährigen Mitarbeitern fällt es zunächst schwer, sich auf Veränderungen einzulassen. Aber wenn sie von Beginn an in die Planung und Organisation einbezogen werden, nehmen sie Neuerungen viel leichter an. Geben Sie jedem die Gelegenheit, seine Meinung einzubringen, dann schaffen Sie nicht nur effiziente Strukturen sondern eine angenehme Arbeitsatmosphäre auf Augenhöhe.

Extra-Tipp:
Bei den Meetings zum Thema Bürokonzepte können leicht die Emotionen hochkochen. Überhaupt empfinden viele Büromitarbeiter Besprechungen als lästig und wenig zielführend. Damit alle Beteiligten nicht ihre wertvolle Arbeitszeit verschwenden, sollten Besprechungen sorgfältig vorbereitet und umgesetzt werden. Oft fehlen zum Beispiel Materialien. Mit einer Checkliste haben Sie alles im Griff. Ein weiterer Störfaktor sind langatmige Redebeiträge mit wenig neuem Inhalt. Wir verwenden eine Sanduhr, um die Redezeit zu steuern. Denn in der Kürze liegt die Würze! Viele weitere Tipps für effektive Besprechungen finden Sie in diesem Blog-Beitrag: Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Super-Besprechungen.

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Besprechungen im Stehen sind wesentlich effizienter und machen viel mehr Spaß.

Wie organisieren Sie eigentlich Ihre Besprechungen? In nur knapp vier Minuten erkläre ich Ihnen auf meinem YouTube-Podcast, wie Sie effektiv Besprechungen mit OneNote planen.

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Tipp Nr. 2: Sparen Sie Platz mit dem Großraumbüro

Beim Großraumbüro scheiden sich die Geister. In der Theorie bietet das gemeinsame Arbeiten viele Vorteile: Die kurzen Wege und die regelmäßigen Gespräche erhöhen die Produktivität und fördern ein gutes Betriebsklima. Aber viele Mitarbeiter verzweifeln an der ungewohnten Geräuschkulisse. Wenn der Kollege telefoniert, fällt es anderen schwer, sich zu konzentrieren. Damit das Miteinander funktioniert, sind viele Überlegungen erforderlich. Mit dicken Teppichen, schweren Stoffgardinen und schalldämpfenden Stellwänden mindern Sie gezielt den Geräuschpegel. Ich empfehle meinem Kunden, die Kommunikation aus dem Großraumbüro in separate kleine Besprechungsräume oder –ecken auszugliedern. Das schafft schon viel mehr Ruhe für alle Beteiligten. Wer sehr empfindlich ist, kann diesen von mir mit großem Erfolg getesteten Tipp ausprobieren. Mit qualitativ guten Kopfhörern blenden Sie den unvermeidlichen Lärm aus und bleiben entspannt und konzentriert.

Außerdem brauchen Sie klar definierte Spielregeln, um die Ordnung am Arbeitsplatz zu regeln. Chaotische Schreibtische sind keine gute Visitenkarte und wirken auf Besucher unprofessionell. Lesen Sie, worauf Sie außerdem achten sollten, wenn Sie in einem Großraumbüro arbeiten.

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Dank der aufgeräumten Arbeitsplätze wirkt das Großraumbüro elegant und professionell.

Extra-Tipp:
Telefonate sind unerlässlich, stören aber oft die Kollegen. Gleichzeitig ist es unangenehm, wenn der Gesprächspartner die Geräuschkulisse des Büros mitanhören muss. Dieses Dilemma umgehen Sie geschickt, wenn Sie ein separates Telefonzimmer einrichten. Dieser Raum steht allen Mitarbeitern für Telefongespräche zur Verfügung. Außerdem sparen Sie viel Zeit, wenn Sie Telefonate im Block erledigen statt diese Aufgaben über den Tag zu verteilen. Sie interessiert das Thema? Ich erkläre Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie ein Telefonzimmer einrichten.

Tipp Nr. 3: Entdecken Sie die Vorteile des Desk Sharing

Früher verließ ein Büromitarbeiter sein Büro lediglich in der Mittagspause. Diese Zeiten sind längst vorbei. Meetings, Besprechungen, Termine oder Telefonate erfordern oft einen Wechsel des Arbeitsplatzes. In der Zwischenzeit ist der Schreibtisch verwaist. Das moderne Bürokonzept Desk Sharing berücksichtigt die vielschichtigen Aufgaben des Mitarbeiters. Für jede Aufgabe steht ein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung: Ein ruhiges Einzelzimmer für konzentriertes Arbeiten, ein Telefonzimmer für berufliche Telefonate oder ein Konferenzzimmer für den unmittelbaren Austausch mit Kollegen. Die persönlichen Unterlagen verstauen die Mitarbeiter in Rollcontainer oder abschließbare Schließfächer. Das ist sehr effizient, allerdings sorgen diese gemeinsam genutzten Räumlichkeiten schnell für Ärger, wenn niemand aufräumt oder Materialien auffüllt. Hier schaffen gemeinsame Absprachen Abhilfe. Außerdem ist es ratsam, die Belegung des Arbeitsplatzes verbindlich zu regeln. Weitere Details zum Thema Desk Sharing erkläre ich Ihnen in meinem Blog-Beitrag: Wer saß auf meinem Stühlchen – Klare Absprachen regeln Desk Sharing

Extra-Tipp:
Meistens ist es nicht leicht, die Mitarbeiter für die Idee des Desk Sharings zu begeistern. Wer hat schon Lust, sich jeden Tag seinen Arbeitsplatz zu suchen. Setzen Sie dieses Bürokonzept deshalb nach und nach um. Sie können zum Beispiel ein Telefonzimmer einrichten oder einen Steharbeitsplatz einführen. Das ist ein höhenverstellbarer Tisch oder ein Stehpult. Die Arbeit im Stehen eignet sich wunderbar für Tätigkeiten wie telefonieren, Berichte lesen oder Besprechungen abhalten. Probieren Sie es aus und staunen Sie, wie viel effizienter Sie arbeiten. Gleichzeitig stärken Sie Ihre Gesundheit. Langes Sitzen belastet die Bandscheiben und vermindert die Durchblutung der Rückenmuskulatur. Durch den Arbeitsplatzwechsel lockern Sie Ihre Muskeln und beugen Verspannungen in den Schultern sowie Rückenschmerzen vor. Diese fünf Tipps überzeugen Sie von den Vorteilen eines Steharbeitsplatzes.

Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie zu Hause im Home Office

Die bekannteste alternative Büroform ist das Home Office. Es klingt verlockend, die Arbeit praktisch vom heimischen Schreibtisch aus zu erledigen. Allerdings erfordert es viel Disziplin, nicht zu wenig aber auch nicht zu viel zu arbeiten. Denn hier verschwimmen schnell die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Privatleben. Ein weiteres Problem sind die technischen Voraussetzungen. Das firmeneigene Netzwerk muss auch auf dem Computer im Home Office abrufbar sein, ohne damit jedoch die Sicherheit der Daten zu gefährden. Eine ganz besondere Belastung ist für viele der fehlende Austausch mit den Kollegen. Webkonferenzen oder Telefonmeetings helfen, mit dem Team in Kontakt zu bleiben. Mit den Vor- und Nachteilen des Home Offices beschäftigt sich dieser Blog-Beitrag: Heut bleib ich daheim – So arbeiten Sie erfolgreich im Home-Office.

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Für Ihr Home Office brauchen Sie eine moderne technische Ausrüstung.

Extra-Tipp: Achten Sie auf Ihre Work-Life-Balance
Nicht nur im Home Office kann es leicht passieren, dass die Grenzen zwischen Beruf- und Privatleben immer mehr verschwinden. Leistungsdruck, Zeitmangel und zu viel Arbeit wirken sich negativ auf die Freizeit aus. Wer abends regelmäßig erschöpft vor dem Fernseher einschläft, kann sich nicht mehr regenerieren. Der Begriff Work Life Balance bezeichnet ein gesundes, ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeitsleben und Freizeit. Ist diese Balance gestört, können sich gesundheitliche Probleme wie Kopfschmerzen, Herzrasten, Schlafstörungen bis hin zu Depressionen und Burnout einstellen. Bewegung, gesunde Ernährung und ein aktives Privatleben sorgen für aktive Entspannung. Während der Arbeitszeit helfen regelmäßige Pausen, sich immer wieder zwischendurch zu erholen. Probieren Sie auch einmal Bürogymnastik aus: Diese Übungen bringen Sie wieder in Schwung.

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Begeistern Sie Ihr Team für auflockernde Bewegungspausen.

Tipp Nr. 5: Setzen Sie auf eine moderne Bürogestaltung

Ein modernes Bürokonzept allein ist nicht das ultimative Wundermittel für den Erfolg eines Unternehmens. Mit alten Schreibtischmöbeln und überfüllten Regalen verpufft die positive Wirkung. Oft achten Mitarbeiter des Unternehmens nicht mehr auf diese unschönen Punkte, weil sie sich an deren Anblick gewöhnt haben. Bitten Sie Freunde oder Geschäftspartner, einen kritischen Blick auf die Inneneinrichtung zu werfen. Fällt das Urteil wenig schmeichelhaft aus, lohnt es sich, in eine neue Büroausstattung zu investieren. Helle, modern eingerichtete Arbeitsräume wirken positiv auf Kunden und Besucher, und sie vermuten automatisch, hier wird professionelle Arbeit geleistet. Gleichzeitig sorgt so ein Wohlfühl-Arbeitsplatz für zufriedene Mitarbeiter. Sie sind weniger krank, arbeiten effizient und identifizieren sich mit dem Unternehmen. Lesen Sie auch diese Tipps, wie Sie mit einer professionellen Bürogestaltung Ihre Erfolgsgeschichte erzählen.

Extra-Tipp:
Vergessen Sie nicht, Ihre Erfolge zu präsentieren. Mit ausgestellten Diplomen, Auszeichnungen oder herausragenden Produkten überzeugen Sie Ihre Kunden, Geschäftspartner und Besucher von Ihrem Können.

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Überzeugen Sie mit einer Wall of fame zum Beispiel im Eingangsbereich.

Darauf kommt es an

Wenn zwei das gleiche tun, ist es noch lange nicht dasselbe. Stellen Sie deshalb bitte nicht gleich alles um, nur weil die Konkurrenz mit einem modernen Bürokonzept glänzt. Überlegen Sie sorgfältig, wo Sie Veränderungen brauchen und wägen Sie die Vor- und Nachteile der Lösungen gegeneinander ab. Und holen Sie schon bei den ersten Planungsschritten Ihr Team mit ins Boot.

Was der Tipp bewirkt

Unternehmen, die mit der Zeit oder sogar ein Stück voraus gehen, fallen aus der breiten Masse heraus. Das verschafft Ihnen einen großen Wettbewerbsvorteil. Gleichzeitig sind Sie ein interessanter Arbeitgeber für qualifizierte Nachwuchskräfte. Wenn Sie noch Anregungen benötigen, begleiten Sie mich doch auf einen Betriebsrundgang: So arbeitet Effizienzprofi Jürgen Kurz.

Und Sie?

Haben Sie schon Erfahrungen mit modernen Bürokonzepten gesammelt? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.



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