Effektiver Aushang: Tipps und Tricks für erfolgreiches Kommunizieren

Ihr schwarzes Brett ist nicht gerade ein Publikumsmagnet? Langsam aber sicher vergilbt der Hinweis über die Arbeitssicherheit. Zerknittert und lustlos hängt er neben der Feiertagsregelung vom vorletzten Jahr und dem uralten Speiseplan der Kantine. Nur, wenn am schwarzen Brett aktuelle Informationen über Themen hängen, die von allgemeinem Interesse sind, ist der Aushang ein wirksamer Kanal für die interne Kommunikation. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Tipps, wie Sie Ihr Aushangwesen auf Zack bringen!

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Bedeutung und Zweck eines Aushangs

Ein Aushang ist ein Informationsblatt, das sowohl in Papierform als auch digital, öffentlich und gut sichtbar ausgehängt bzw. angezeigt wird. Ein Aushang soll gewisse Informationen, wie z. B. Veranstaltungen, Termine, Regeln oder Verfahren öffentlich zugänglich machen. Somit hat ein Aushang oder ein (digitales) schwarzes Brett eine Informations- bzw. Aufklärungsfunktion. Das Aushangswesen ist ein wichtiger Teil der internen und externen Kommunikation. Außerdem hat das Aushangswesen die Aufgabe gemeinsame Ziele und Aufgaben zu transportieren. Es ist somit ein wichtiges Führungsinstrument. In unserem Beratungsalltag ermutigen wir unsere Kunden den Aushang auch zu nutzen, um Ihre Mitarbeiter die Unternehmensziele näherzubringen, Spitzenkennzahlen zu kommunizieren sowie Kollegen aus anderen Abteilungen zu informieren.

Ein Aushang dient mehreren Zwecken:

• Vermittlung von Informationen: Die Mitarbeiter werden über wichtige Informationen unterrichtet, wie z. B. Änderungen im Unternehmen, Ankunft neuer Mitarbeiter, etc.
• Kommunikation von Regeln: Der Aushang soll über die Regeln und Prozesse im Unternehmen informieren, z. B. über die Nutzung eines gemeinschaftlichen Besprechungsraums.
• Veröffentlichung von Veranstaltungen: Hier können Sie Ihre Mitarbeiter über bevorstehende Events informieren und zur Teilnahme animieren.
• Motivation von Mitarbeitern: Durch die Informierung der Mitarbeiter fördern Sie deren Mitwissen sowie Mitdenken und steigern somit deren Verantwortung. So werden die Mitarbeiter auch motiviert über Ihren Bereich hinaus kreativ zu sein.

2. Arten von Aushängen

Ein Aushang kann in Form eines Papieraushangs oder eines digitalen Aushangs gestaltet werden. Während ein Papieraushang in der Regel an einem schwarzen Brett oder in öffentlichen Gängen ausgehängt wird, wird ein digitaler Aushang auf einem digitalen schwarzen Brett, der eigenen Webseite oder in Social Media Posts veröffentlicht. Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Vor- sowie Nachteile der Aushangsformen aufgeführt.

3. Tipps für einen effektiven Aushang

Mit den nachfolgenden Tipps erreichen Sie eine effektive interne Kommunikation mit Hilfe von Aushängen.

Tipp Nr. 1: Halten Sie Ihren Aushang aktuell!

Soll der Aushang einen Effekt haben, muss er aktuell sein. Die Aktualisierung ist aber oft umständlich und kostet mehr Geld, als es sein muss.  Um zu vermeiden, dass ständig zeitaufwändige (und teure) Ausdrucke erstellt werden, können Sie für ein schwarzes Brett mit sich häufig ändernden Zahlen Post-its verwenden. Ebenfalls können Sie auch die Blätter laminieren, damit diese nicht so schnell abgegriffen aussehen.

Wir empfehlen Ihnen jedoch Ihren Aushang zu digitalisieren. In unserem Beratungsalltag beraten wir häufig Unternehmen, die Ihr Aushangswesen bereits digitalisiert haben oder dies aktuell angehen. Dabei empfehlen wir die Nutzung einfacher Methoden, wie das Anzeigen auf Bildschirmen in den Büros oder die Veröffentlichung auf digitalen schwarzen Brettern in Yammer und ähnlichen Programmen. Denn so können Sie Ihr Aushangswesen am einfachsten aktuell halten. Sie können ganz einfach mit wenigen Klicks, aktuelle Zahlen, Nachrichten und Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter und Kollegen veröffentlichen.

Tipp Nr. 2: Arbeiten Sie mit Rubriken!

Häufig werden Informationen durch ein Aushangwesen sehr unstrukturiert weitergegeben. Um das Aushangwesen strukturiert zu gestalten, bietet es sich an, bestimmte Rubriken zu bilden, beispielsweise:

• Unsere Mitarbeiter: In dieser Rubrik können Sie Informationen über Neueinstellungen, Außendienstmitarbeiter, Beförderungen und Abschiede veröffentlichen.
• anstehende Veranstaltungen: Hier können Sie anstehende Termine, wie z. B. die Feier zum Firmenjubiläum, die Weihnachtsfeier, Kundenbesuche etc. aushängen.
• aktuelle Kennzahlen: In dieser Kategorie können Sie die aktuellen Zahlen Ihres Jahresziels, der verschiedenen Abteilungen oder Projekte veröffentlichen. So schaffen Sie Transparenz und motivieren zugleich Ihre Mitarbeiter.
• Hinweise zur Sicherheit: Hier werden Sicherheitshinweise, Fluchtpläne und Ähnliches des Unternehmens ausgehängt.
• Feedback: Ihre Mitarbeiter und Kollegen können in dieser Rubrik Anregungen, Ideen und Ähnliches veröffentlich.

Diese Rubriken sind bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Mit Rubriken ermöglichen Sie eine schnelle und zielgerichtete Weitergabe von Informationen.

Tipp Nr. 3: Arbeiten Sie mit Visualisierungen!

Illustrationen können die Orientierung zwischen den Rubriken des Aushangs vereinfachen. Außerdem können Sie mit Hilfe von ansprechenden Bildern, Farben und gut lesbaren Schriftarten die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter gewinnen. Somit sind Ihre Mitarbeiter und Kollegen schnell informiert und vor allem durch die Transparenz motiviert.

Tipp Nr. 4: Veröffentlichen Sie Kennzahlen und Jahresziele!

Kennzahlen, auf die die Mitarbeiter direkt oder indirekt einen Einfluss haben, sollten für alle Mitarbeiter auch per Aushang zugänglich sein. Bei Büro-Kaizen sind alle Ziele, Fortschritte und das Zielfoto digital veröffentlicht und damit jederzeit verfügbar. So ist der aktuelle Stand unserer Ziele für alle Mitarbeiter und Führungskräfte präsent und motiviert beim gemeinsamen Erreichen.

Tipp Nr. 5: Klären Sie die Zuständigkeit für den jeweiligen Bereich des Aushangs!

Klären Sie vorab, welche Person für welche Kategorie die Verantwortung trägt. Bei jeder Rubrik wird dann auf dem Aushang verzeichnet, wer verantwortlich ist (einschließlich Vertretungsregelung). Bei digitalen Aushängen wird in einer Nebenrubrik die verantwortliche Person genannt. Somit sind Nachfragen sowie Hinweise auf sinnvolle Ergänzungen leichter möglich. Außerdem sind so die Aktualität und die Korrektheit des Aushangs gewährleistet.

4. Fazit: Die Rolle des Aushangs in der internen Kommunikation

Achten Sie darauf, dass Ihre interne Kommunikation nicht ausschließlich über ein Aushangwesen erfolgt. Die Geschäftsleitung sollte stets verschiedene Kanäle für die interne Kommunikation nutzen. Es ist z.B. schlecht, wenn Mitarbeitende nur über den Aushang über die Einstellung einer neuen Mitarbeiterin informiert werden. Optimal ist, wenn die Person z. B. auch während einer Mitarbeiterversammlung bzw. einer persönlichen Führung durch die Abteilung vorgestellt wurden und der Aushang dann eine zusätzliche Erinnerung oder Information für diejenigen darstellt, die bei einer Mitarbeiterversammlung nicht anwesend sein konnten.

Aus Mitwissern werden Mitdenker! Ihre Mitarbeiter sind Problemlöser, Experten und Mit-Unternehmer. Aus Mitarbeitern werden Mitunternehmer – wenn Sie sie mit Informationen versorgen. Dabei unterstützt Sie der Aushang!