Clean Desk Policy ist … Klarheit, Attraktivität, Professionalität



Ein Büro ist ein Ort der Informationsverarbeitung: es kommt etwas herein – es geht etwas heraus. Damit diese Information optimal verarbeitet wird, braucht es eine Struktur, die mir das optimal ermöglicht. Eine hilfreiche Maxime, die viele Unternehmen dazu ins Leben gerufen haben, ist die Clean Desk Policy – was so viel heißt: am Abend wird der Schreibtisch aufgeräumt. Spätestens. So liegt immer nur das auf dem Arbeitstisch an Unterlagen, was gerade gebraucht wird. Im Gegensatz zu Post-its am Monitor, Papier- und Zeitungsstapel oder volle Sortierkörbchen.

Mit Ausnahme von kreativen Berufen, in denen immer wieder neue Abläufe das Tagesgeschehen beherrschen, hilft Ihnen für Ihren Büroalltag der leere Schreibtisch einer Clean Desk Policy, besser zu arbeiten. Mit weniger Suchzeiten, weniger Ablenkung – und mehr Output.

Clean Desk Policy im Büro
Clean Desk Policy

Um das zu erreichen, müssen Sie allerdings einige nützliche Routinen einer Clean Desk Policy aufbauen. Und dazu habe ich Ihnen einige der nützlichsten Punkte übersichtlich zusammengestellt.

  1. Papierkiste nutzen

Was Sie mit Sicherheit an Unterlagen und Papier nicht mehr benutzen, wandert in eine extra Papier-Kiste.

Clean Desk Policy schafft Ordnung
Clean Desk Policy schafft Ordnung

  • Vorteil 1: Diese müssen Sie nicht einmal am Tag leeren wie den Papierkorb, da Papiere nicht mehr zerknüllt werden müssen.
    Vorteil 2: Sie entlasten Ihren Papierkorb.
    Vorteil 3: Alles, was Sie nicht mehr brauchen, verlässt sofort Ihren Schreibtisch – und neigt erst gar nicht dazu, die verflixten Stapel zu bilden.
  1. Zwischenablage benutzen

Jeder hat laufende Projekte – und die Unterlagen dafür wandern selbstverständlich auf den Schreibtisch. Nehmen Sie jedoch nur die Unterlagen, die Sie in diesem Augenblick bearbeiten auf Ihren Schreibtisch – und verwenden Sie für zugehörige Materialien eine Zwischenablage: z. B. eine Wiedervorlagebox, die neben Ihren Schreibtisch kommt oder in einer Schublade verschwindet. Mit welchem Wiedervorlagesystem Sie am besten arbeiten, finden Sie in unserem Beitrag „Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage“.

  1. Prioritäten setzen – immer eine Aufgabe vollständig erledigen

Planen Sie bereits am Vorabend den nächsten Tag – und fragen Sie sich, welches die dringlichste Aufgabe ist, die Sie am Folgetag erledigen wollen. Tipp: die dringlichste Aufgabe ist diejenige, die Sie erledigen würden, könnten Sie nur eine einzige Aufgabe tatsächlich erledigen. Tun Sie dann so, als gäbe es diese Aufgabe nicht – was wäre dann wohl Ihre dringlichste Aufgabe, wenn Sie nur eine erledigen könnten. Das ist Ihr Kandidat für die morgige Tagesaufgabe Nr. 2. Erledigen Sie diese dringlichen Aufgaben nach und nach aus Ihrer Liste – auch wenn Sie zwischendurch gestört werden. Und Sie werden effizient alles Wesentliche abarbeiten. Und anschließend Ihren Schreibtisch leerräumen können.

Tipp: Diese Methode ist auch als die 25.000-Dollar-Methode bekannt – lesen Sie hier meinen Blog-Artikel dazu.

  1. EIN posteingangskörbchen reicht aus

Und dieses Posteingangskörbchen arbeiten Sie tagtäglich komplett ab. Nach der Vorgabe: was neu hereinkommt und in 5 Minuten erledigt werden kann, erledigen Sie sofort. Was Sie einem laufenden Projekt zuordnen können, fügen Sie den Unterlagen für dieses Projekt zu – z. B. in einem entsprechenden Aktenordner. Vergeben Sie dafür evtl. einen entsprechenden Wiedervorlage-Termin, z. B. in Ihrem Outlook-Kalender. Und was Sie nicht selbst erledigen können, delegieren Sie an einen Mitarbeiter bzw. reichen es weiter an den fachlich Zuständigen. Lesen Sie hier mehr zum Thema Posteingangskörbchen.

Was Ihnen das Einhalten eines freien Schreibtisches nach der Clean Desk Policy bringt:

Wenn Sie effizient arbeiten und beruflich vorankommen wollen, sollten Sie smart arbeiten – und alle Tricks nutzen, die Sie kennen. Mit der Clean Desk Policy können Sie sich – auch wenn in Ihrem Unternehmen offiziell keine solche Strategie ausgerufen wurde – über die folgenden Vorteile freuen:

  • bessere Konzentration auf Ihre Aufgabe: mit besseren Ergebnissen – denn es gibt keine Ablenkung durch „drohende“ weitere Papierberge, die demotivieren.
  • besseren Überblick: denn, wenn Sie sich daran halten, erst alles an seinen richtigen Platz zurück zu räumen, bis Sie weiter an einer neuen Aufgabe arbeiten, werden Sie die nicht benötigen Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiederfinden – statt Papierstapel auf dem eigenen Schreibtisch zu durchwühlen.
  • mehr Dinge erledigen: die Zahlen dazu sprechen von 20 % mehr Effizienz für Ihre Projekte.
  • verbessertes Image für Besucher: denn Aufgeräumtes wirkt wie „alles im Griff“.
  • karriereförderlicher Eindruck: denn Ihr abends immer aufgeräumter Schreibtisch sagt auch Ihrem Vorgesetzten – dieser Mitarbeiter ist ausgezeichnet organisiert.
  • Datenschutz für sensible Information: die für Besucher nicht mehr offen herumliegen.

 

Gibt es bei Ihnen im Unternehmen bereits eine Clean Desk Policy? Hinterlassen Sie einen Kommentar mit Ihren Erfahrung, um andere teilhaben zu lassen. Ich freue mich darauf.

 



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