Ein Büro ist ein Ort der Informationsverarbeitung: es kommt etwas herein – es geht etwas heraus. Damit diese Information optimal verarbeitet wird, braucht es eine Struktur, die mir das optimal ermöglicht. Eine hilfreiche Maxime, die viele Unternehmen dazu ins Leben gerufen haben, ist die Clean Desk Policy – was so viel heißt: am Abend wird der Schreibtisch aufgeräumt. Spätestens. So liegt immer nur das auf dem Arbeitstisch an Unterlagen, was gerade gebraucht wird. Im Gegensatz zu Post-its am Monitor, Papier- und Zeitungsstapel oder volle Sortierkörbchen.

Mit Ausnahme von kreativen Berufen, in denen immer wieder neue Abläufe das Tagesgeschehen beherrschen, hilft Ihnen für Ihren Büroalltag der leere Schreibtisch einer Clean Desk Policy, besser zu arbeiten. Mit weniger Suchzeiten, weniger Ablenkung – und mehr Output.

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Clean Desk Policy?

Die sogenannte „Clean Desk Policy“ beinhaltet eine Methode zur Nutzung des Arbeitsplatzes. In ihr wird quasi die Benutzerrichtlinie des eigenen Arbeitsplatzes festgelegt. In allen Bereichen, in denen Daten verarbeitet werden, soll dieser Prozess transparent und nachvollziehbar sein. Die Abläufe der Verarbeitung von Daten sollte in festen Arbeitsabläufen organisiert werden.

Daneben beschreibt das Clean Desk Prinzip, dass der Arbeitsplatz aufgeräumt sein muss, wobei nur Gegenstände auf dem Arbeitsplatz sein dürfen, die unbedingt notwendig sind. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Arbeitsfläche am Ende des Arbeitstages in der definierten Ordnung hinterlassen werden muss.

Die Clean Desk Policy und das Clean Desk Prinzip steigern Ihre Effizienz und den Datenschutz.

Warum braucht man die Clean Desk Methode?

Die Clean Desk Policy ist besonders in Unternehmen notwendig, in denen das sogenannte Desk Sharing praktiziert wird. Beim Desk Sharing haben wenige einen festen Arbeitsplatz, so dass viele flexible Arbeitsplätze genutzt werden. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, dass die Schreibtische aufgeräumt und alle Dokumente an Ihrem Platz abgelegt sind.

Auch Firmen, die häufig Kundenkontakt haben und mit sensiblen Dokumenten und Informationen arbeiten, müssen eine Clean Desk Policy haben. Denn stellen Sie sich folgende Situation einmal vor: Sie möchten mit Ihrem Kollegen das nächste Projekt durchsprechen und gehen zu dessen Arbeitsplatz. Auf dem Platz liegen Dokumente und Post-Its mit personenbezogenen Daten, der Desktop zeigt die Zahlen der Bilanz von einem Stammkunden und offenbar hat er auch sein Portemonnaie mit seinem Firmenausweis liegen lassen. Die gesamte Situation bildet ein Risiko für diese Informationen und eine Verletzung des Datenschutzes. Aus diesem Grund brauchen Sie eine Clean Desk Policy.

Sie brauchen eine funktionierende Clean Desk Policy, um den Datenschutz zu wahren.

5 Schritte – So setzen Sie die Clean Desk Policy um

Die Clean Desk Methode ähnelt der 5S Methode. Die Umsetzung der Methode auf administrative Bereiche im Büro bildet das Clean Desk. Mit den folgenden 5 Schritten schaffen Sie es das Clean Desk Prinzip erfolgreich umzusetzen und somit sich und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit zu schaffen.

Schritt 1: Sortieren Sie unnötige Gegenstände aus

Nutzen Sie eine Papierkiste, um Ihren Arbeitsplatz zu säubern.

Um sich besser konzentrieren zu können, und somit mehr Zeit für die wichtigen Projekte und Aufgaben zu haben, müssen Sie Ihre Arbeitsfläche von unnötigen Gegenständen befreien. Es sollen sich nur die Gegenstände auf dem Schreibtisch befinden, die Sie im Moment brauchen.

Papiere, Dokumente etc., die Sie nicht mehr brauchen und entsorgen können, werfen Sie in eine Papierkiste in der Nähe Ihres Platzes. So stapeln sich keine unnötigen Papiere und Ihr Kopf bleibt frei.

Schritt 2: Systematisieren Sie Ihre Ablage

Systematisieren Sie Ihre Ablage (auch die digitale Ablage). Stellen Sie ein Posteingangskörbchen auf Ihren Schreibtisch, in dem Sie eingehende Unterlagen empfangen und arbeiten Sie diese tagtäglich komplett ab.

Arbeiten Sie es nach der Vorgabe ab: was neu hereinkommt und in 5 Minuten erledigt werden kann, erledigen Sie sofort. Was Sie einem laufenden Projekt zuordnen können, fügen Sie den Unterlagen für dieses Projekt zu – z. B. in einem entsprechenden Aktenordner. Vergeben Sie dafür evtl. einen entsprechenden Wiedervorlage-Termin, z. B. in Ihrem Outlook-Kalender. Und was Sie nicht selbst erledigen können, delegieren Sie an einen Mitarbeiter oder einen fachlich Zuständigen.

Clean Desk Policy: Systematisieren Sie Ihre Ablage.

Schritt 3: Säubern Sie Ihren Arbeitsplatz

Räumen Sie am Ende des Arbeitstages Ihren Arbeitsplatz auf. Hinterlassen Sie diesen sauber und geordnet. Räumen Sie alle Gegenstände an Ihren Platz, denn Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Dies gilt auch für Ihre digitale Ablage.

Schritt 4: Standardisieren Sie Ihre Prozesse und Anordnungen

Erarbeiten Sie sich eine Routine in Ihren täglichen Prozessen. Setzen Sie sich dafür Prioritäten. Planen Sie bereits am Vorabend den nächsten Tag – und fragen Sie sich, welches die dringlichste Aufgabe ist, die Sie am Folgetag erledigen wollen.
Tipp: die dringlichste Aufgabe ist diejenige, die Sie erledigen würden, könnten Sie nur eine einzige Aufgabe tatsächlich erledigen.

Tun Sie dann so, als gäbe es diese Aufgabe nicht – was wäre dann wohl Ihre dringlichste Aufgabe, wenn Sie nur eine erledigen könnten. Das ist Ihr Kandidat für die morgige Tagesaufgabe Nr. 2. Erledigen Sie diese dringlichen Aufgaben nach und nach aus Ihrer Liste – auch wenn Sie zwischendurch gestört werden. Und Sie werden effizient alles Wesentliche abarbeiten. Und anschließend Ihren Schreibtisch leerräumen können.

Tipp: Diese Methode ist auch als die 25.000-Dollar-Methode bekannt – lesen Sie hier meinen Blog-Artikel dazu.

Jeder hat laufende Projekte – und die Unterlagen dafür wandern selbstverständlich auf den Schreibtisch. Nehmen Sie jedoch nur die Unterlagen, die Sie in diesem Augenblick bearbeiten auf Ihren Schreibtisch – und verwenden Sie für zugehörige Materialien eine Zwischenablage: z. B. eine Wiedervorlagebox, die neben Ihren Schreibtisch kommt oder in einer Schublade verschwindet.

Schritt 5: Selbstdisziplin – Schaffen Sie nachhaltig Ordnung

Damit Ihre Clean Desk Policy nachhaltig ist, müssen Sie diszipliniert sein und Ihre Ordnung routiniert einhalten. Versuchen Sie dabei Ihre Ordnung stetig zu verbessern, wenden Sie dafür die Kaizen-Methode an. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern über die Richtlinien und aktualisieren Sie diese in regelmäßigen Abständen.

Die Vor-und Nachteile von Clean Desk

Die Clean Desk Policy ist der einfachste und schnellste Weg Ihre und die Daten Ihrer Kunden zu schützen. Neben den Vorteilen gibt es natürlich auch Nachteile. Wir stellen Ihnen hier die beiden Seiten der Clean Desk Methode vor:

Vorteile	Nachteile
Sie sparen Zeit und Geld Durch den aufgeräumten Arbeitsplatz minimieren Sie die Suchzeiten nach Dokumenten. Im Zuge der Clean Desk Policy ist es auch ratsam, Dokumente zu digitalisieren, um das Chaos auf dem Schreibtisch zu reduzieren. Dies minimiert den Aufwand und steigert sowohl die Effizienz als auch die Effektivität.	Die Kreativität wird eingeschränkt Durch das Entfernen der eigenen persönlichen Gegenstände können sich die Mitarbeiter in ihrer Kreativität eingeschränkt fühlen, da kreative Menschen äußere Anreize brauchen.
Mehr Fokus und Produktivität Durch den aufgeräumten Platz und die Richtlinien werden Ablenkungen reduziert, wodurch Sie sich auf Ihre Aufgaben stärker fokussieren und mehr erledigen können. Außerdem haben Sie einen besseren Überblick, da nicht benötigte Unterlagen an ihren Platz geräumt und später wiedergeholt werden.	Verhinderung der persönlichen Entfaltung Der aufgeräumte Arbeitsplatz weckt bei einigen Mitarbeitern die Angst, dass ihre persönliche Entwicklung eingeschränkt wird und die individuelle Gestaltung des Arbeitsprozesses verhindert bzw. eingegrenzt wird.
Verbesserung Ihres Images Ein aufgeräumtes Büro wirkt nicht nur gegenüber Besuchern positiv, sondern auch gegenüber Ihren Vorgesetzen. Dieser hat dadurch das Gefühl, dass seine Mitarbeiter alles im Griff haben. Gleichzeitig tun Sie etwas für den Datenschutz Ihrer Mitarbeiter und Kunden.	Hoher Aufwand zu Beginn Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter zum ersten Mal die Clean Desk Methode anwenden, ist dies mit viel Aufwand verbunden, da Sie zusammen neue Regeln aufstellen und auch durchsetzen müssen, wodurch manche Mitarbeiter mehr Stress ausgeliefert sind.

Video-Tutorial: OneNote richtig nutzen

OneNote vereinfacht es Ihnen in Ihrem Büro papierlos zu arbeiten und damit einen wertvollen Beitrag für die Umwelt zu leisten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre digitale Ablage erstellen können. Nebenbei wird Ihnen dieses Video zeigen, wie Sie OneNote für ein papierloses Büro nutzen können: