Ein Einarbeitungsplan stellt sicher, dass die Eingliederung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen möglichst optimal und reibungslos verläuft. So wird schon im Vorfeld an alles gedacht und nichts übersehen. Doch kein Plan ohne Tücken! Der erste Arbeitstag rückt näher, der neue Mitarbeiter oder Mitarbeiterin erscheint hoch motiviert – und hat dann nach nur zwei Monaten schon wieder gekündigt. Was ging schief? Achten Sie daher auf folgende Tipps, mit denen Sie sich selbst und Ihren neuen Mitarbeitern die Einarbeitungsphase deutlich erleichtern – inklusive einer Mustervorlage für einen Einarbeitungsplan im Checklistenformat als kostenlosen Download!
Inhaltsverzeichnis
1. Bedeutung & Vorteile: Warum einen „Einarbeitungsplan“ für neue Mitarbeiter?
Ein Einarbeitungsplan (englisch: familiarisation plan, induction plan, initiation plan, training plan) regelt und strukturiert den Eingliederungsprozess neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Das Ziel ist, den Einarbeitungsprozess so kurz und effizient wie möglich zu halten. Denn je schneller ein neuer Mitarbeiter in seinem neuen Aufgabenbereich Fuß fassen kann, desto geringer sind die „Cost-per-Hire“ Kosten, bis diese ihre volle Leistung erbringen können (im Durchschnitt zwischen 4.000 bis 20.000 Euro, je nach Branche auch bis zum 9-fachen Monatsgehalt). Und je leichter es den Neuen fällt und gefällt, sich in das neue Unternehmen einzufinden, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie länger an Bord bleiben – ein wichtiger Faktor in Zeiten der zunehmenden Konkurrenz um Fachkräfte.
- Definition „Einarbeitungsplan“: Ein organisatorischer Zeit- und Aufgabenplan für eine möglichst optimale soziale und fachliche Eingliederung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen.
- Vorteile eines Einarbeitungsplans: Kürzere Einarbeitungszeiten, geringere Kosten, bessere Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Motivation sowie stärkere Mitarbeiterbindung.
- Nicht verpflichtend, aber dennoch Pflicht: Die Erstellung eines Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiter ist zwar keine rechtliche Pflicht, ist aber sowohl aus ökonomischen wie auch psychologischen Gesichtspunkten zwingend geboten.
2. Zwei Einarbeitungspläne: Soziale Einführung & fachliche Übergabe – wer erstellt was?
| Sozialer Einarbeitungsplan („Onboarding“): | Fachlicher Einarbeitungsplan („Übergabe“): |
| Die Eingliederung neuer Mitarbeiter in die Belegschaft eines Unternehmens wird im deutschsprachigen Personalmanagement allgemein als „Onboarding“ bezeichnet. Wörtlich übersetzt bedeutet das so viel wie, „jemanden an Bord holen“. Der Onboarding-Prozess gliedert sich in drei Phasen: | Die fachliche Einarbeitung in die neuen Aufgabenbereiche wird allgemein als „Übergabe“ bezeichnet. Jede Tätigkeit hat dabei höchst unterschiedliche Abläufe (z. B. Vertrieb, Wareneingang, Verwaltung, Entwicklung, Kundenservice, Betriebs-KiTa etc.). |
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| Wer erstellt den Einarbeitungsplan „Onboarding“? | Wer erstellt den Einarbeitungsplan „Übergabe“? |
| Der Einarbeitungsplan für den Onboarding-Prozess wird in der Regel nur ein einziges Mal in einem Unternehmen erstellt und kann dann als Mustervorlage für alle neuen Mitarbeiter genutzt werden. Hier geht es vor allem darum, wie und in welchen Etappen neue Beschäftigte in das Unternehmen eingeführt und integriert werden – und weniger um die fachlichen Inhalte (die konkrete Übergabe). Der Einarbeitungsplan „Onboarding“ wird von einem/einer leitenden Vorgesetzten in Zusammenarbeit mit einer HR-Fachkraft der Personalabteilung erstellt, die sich um die bürokratischen Aspekte des Arbeitsantritts kümmert. | Im Idealfall arbeitet hierfür der Vorgesetzte mit dem scheidenden Beschäftigten zusammen, der bislang auf dieser Position beschäftigt war. Denn das Knowhow und die Erfahrungen durch dessen bisherige Arbeitstage sind genau die Inhalte, die in diesen Einarbeitungsplan gehören. Der Vorgesetzte muss diese Informationen dann strukturieren und in kleine Happen gliedern, um die neue Arbeitskraft schrittweise an die neuen Aufgaben heranzuführen. Eine wesentliche Erleichterung hierfür sind eine gut strukturierte und allen zugängliche Wissensdatenbank sowie eine Mustervorlage für Übergaben (z. B. auf Basis unserer Protokollvorlage). |
| Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Beitrag → „Onboarding neuer Mitarbeiter: Kürzere Einarbeitung mit höherer Motivation, Produktivität & Zufriedenheit.“ | Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Beitrag → „Anleitung für den Aufbau einer Wissensdatenbank: Wichtiges Wissen allen Mitarbeitern zugänglich machen.“ |
3. Gratis-Download: Kostenlose Mustervorlage für Ihren Einarbeitungsplan (als Checkliste)!
Wie sieht ein guter Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter (und Auszubildende) aus? Wie erstelle ich solch eine Einarbeitungscheckliste? Was muss alles hinein und wie soll das aufgebaut werden? Wenn man als Vorgesetzte(r) zum ersten Mal einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter erstellen soll, dann sieht man anfangs oft den Wald vor lauter Bäumen nicht. Dabei muss das Rad gar nicht neu erfunden werden – sondern kann auch ganz einfach als Mustervorlage kostenlos heruntergeladen werden!
Mustervorlage „Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter“:
Einarbeitungsplan: Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter |
| Name der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters:
E-Mail-Adresse im Betrieb: Telefon/Durchwahl: Abteilung/Raum: Arbeitsbeginn/erster Arbeitstag am: Direkter Vorgesetzter: Mentoren: |
| Drei Wochen vor Arbeitsbeginn: (von _________ bis ___________) ☐ Checkliste „Einarbeitungsplan“ ausdrucken und an alle Verantwortlichen verteilen. ☐ Vorabschreiben mit FAQs an den neuen Mitarbeiter verschicken: Infos über die Stelle, das Unternehmen, die künftigen Aufgaben sowie Ort und Datum des Treffpunkts am ersten Arbeitstag – inklusive einem kleinen Geschenk (Buchgutschein oder Merchandisingprodukt). ☐ Anfordern aller noch benötigten Dokumente (Steuer-ID, Lohnsteuerkarte, Foto etc.). ☐ Festlegen der Mentoren als Bezugspersonen aus dem direkten Teamumfeld. |
| Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn: (von _________ bis ___________) ☐ EDV und Computer einrichten: Benutzername und Passwort festlegen, Microsoft-Konto anlegen und E-Mail-Adresse einrichten ☐ E-Mail-Verteilergruppe „An alle“ ergänzen ☐ Telefonnummer einrichten ☐ Telefonliste ergänzen ☐ Zeiterfassung anlegen ☐ Organigramm und gegebenenfalls die Zuständigkeiten ergänzen ☐ Kontaktdaten auf Homepage hinzufügen (E-Mail-Adresse, Position und Durchwahl) ☐ Arbeitsplatz und Arbeitsbereich vorbereiten ☐ Namensschilder und Visitenkarten bestellen/ausdrucken ☐ Posteingangskörbchen am Schreibtisch mit Namensschild versehen ☐ Infomappe für den Arbeitsplatz und Aufgabenbereich erstellen und ausdrucken ☐ Eine kleine Topfpflanze oder Blumenstrauß bestellen ☐ Den fachlichen Informationen für die Aufgabenbereiche zusammenstellen („Übergabe“) ☐ Aushang über die Neueinstellung am schwarzen Brett ☐ Vorbereitung des Willkommensempfangs am ersten Arbeitstag: Gemeinschaftstermin mit den Kollegen erstellen, Besprechungsraum o.ä. reservieren, Mittagstisch reservieren, kleines Geschenk besorgen |
| Am ersten Arbeitstag: (am: _____________) ☐ Willkommensempfang durch den Vorgesetzten (mit Begrüßungsgespräch im Team, kleinem Mitarbeiter-Geschenk und/oder Blumenstrauß) ☐ Einführungsgespräch mit dem Vorgesetzten (Vorstellung und Erklärung des Einarbeitungsplans) ☐ Geführter Rundgang durch das Unternehmen (mit Vorstellung der Kollegen und Produkte) ☐ Mit den wichtigsten Anlaufstellen für Beschäftigte bekanntmachen ☐ Internes erklären und vor Ort zeigen (Toiletten, Zeiterfassung und Gleitzeitmodell, Getränkeautomaten, Obst und Vesper-/Essensregelung, Ordnung, Mülltrennung und Sauberkeit, Postkörbchen, Kopier- und Faxgeräte, Telefone und Intraneteinweisung) ☐ Zielvereinbarungsprozess und Infomappe erklären ☐ Unterweisung in Arbeitssicherheit (Fluchtwege und Sicherheitsvorschriften zeigen) ☐ Fehlende Papiere in der Personalabteilung abgeben ☐ Gemeinsames Mittagessen mit Kollegen ☐ Spannende ersten Aufgaben übertragen, die weder über- noch unterfordern |
| Nach 2 Wochen im Betrieb: (von _________ bis ___________) ☐ Feedbackgespräch und Fragebogen verteilen „Verbesserungsvorschläge für eine Optimierung des Einarbeitungsplans“ ☐ Jobrotation durch verschiedene Abteilungen ☐ Auf Außenterminen mitnehmen ☐ Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen planen ☐ Teambuilding und Mitarbeiterevents planen ☐ Auf ein gutes Raumklima im Büro achten |
| Bei Abwesenheit des Vorgesetzten ist durch diesen sicherzustellen, dass die Aufgaben von einer Vertretung übernommen werden. Name der Vertretung:
___________________________ |
| Liste der verantwortlichen Personen (Checklistenverteiler): ☐ ☐ ☐ ☐ |
4. Die fünf wichtigsten Punkte im Einarbeitungsplan – das muss auf jeden Fall passen!
Das Ziel eines guten Einarbeitungsplans ist ein optimaler Start für die neuen Mitarbeiter. Wie das Ganze nicht gestaltet werden sollte, kann man vielfach mit Grauen im Internet nachlesen, wenn man die Stichworte „erster Arbeitstag” und „schrecklich” googelt. Denn nicht selten wird der erste Arbeitstag für neue Mitarbeiter zur regelrechten Katastrophe. Fremde Leute, fremdes Büro, fremde Aufgaben und dann auch noch dies:
- Es liegt noch Müll vom Vorgänger herum.
- Weder der Computer noch die E-Mail-Adresse sind eingerichtet.
- Niemand hat Zeit, Fragen zu beantworten.
- Auf dem Türschild und auf dem Telefon steht noch der alte Name des Vorgängers.
- Niemand fragt mittags, ob man gemeinsam zum Essen gehen möchte.
Das Ergebnis? Schon am ersten Arbeitstag wird den neuen Kollegen ein entscheidender Teil ihrer Motivation geraubt. Als Vorgesetzte(r) sollten Sie alles daransetzen, genau das zu vermeiden, und neuen Mitarbeitern stattdessen einen möglichst guten Empfang bereiten! Folgende fünf Punkte sind dabei besonders wichtig.
1. Ein Vorab-Anschreiben
Must-have Nr. 1 für Ihren Einarbeitungsplan: Ein Vorab-Anschreiben senkt die Schwelle
Am ersten Arbeitstag ist alles neu und unbekannt. Verringern Sie deshalb die Eintrittshürden, indem Sie alle wichtigen Fragen schon proaktiv im Vorfeld beantworten. Daher sollte jeder neue Mitarbeiter drei Wochen vor dem ersten Arbeitstag ein persönliches Anschreiben erhalten. Darin stehen:- der genaue Zeit- und Treffpunkt am ersten Arbeitstag
- der Ablauf des ersten Arbeitstags
- welche Unterlagen noch alles in der Personalabteilung benötigt werden und mitgebracht werden sollen
- und ein kleines Geschenk, zum Beispiel ein Buch oder ein kleines Merchandisingprodukt des eigenen Unternehmens; denn kleine Geschenke erhalten die Freundschaft (der psychologische Reziprozitätseffekt „wie du mir, so ich dir“)
2. Den Arbeitsplatz vorbereiten
Must-have Nr. 2 eines guten Einarbeitungsplans: Den Arbeitsplatz schlüsselfertig vorbereiten
Ein ordentlicher und fertig eingerichteter Arbeitsplatz ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass sich neue Beschäftigte gleich auf Anhieb an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und loslegen können. Denn niemand sitzt gerne an einem chaotischen oder leeren Schreibtisch, bei dem man alles selbst einrichten muss – aber noch gar nicht weiß, was wie wo woher und wohin. Daher sollte Sie folgende Punkte beachten.- Der Schreibtisch ist sauber und ordentlich aufgeräumt.
- Der Arbeitsplatz ist mit dem aktualisierten Namensschild versehen.
- Zur Begrüßung wurde eine kleine Topfpflanze oder ein Blumenstrauß gekauft.
- Die EDV (Computer, E-Mail-Postfach und Drucker) sowie die Telefonanlage sind bereits schlüsselfertig eingerichtet.
- Auf dem Telefondisplay und bei der Anmeldung im Computer erscheint der Name des neuen Beschäftigten.
- Auf dem Schreibtisch liegt eine Infomappe als Sichtbuch für diesen Arbeitsplatz bereit (ein Ausdruck aus der Wissensdatenbank mit den wichtigsten Informationen zu diesem Arbeitsplatz und Aufgabenbereich, inkl. weiterführenden Adressen).
| Wie Sie einen Arbeitsplatz allgemein optimal organisieren, erfahren Sie in unserer kostenlosen → „Checkliste Arbeitsplatz“. |
Der Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter sollte passend ausgestattet sein.
3. Arbeitsantritt kommunizieren
Must-have Nr. 3 für Einarbeitungspläne: Kommunizieren Sie den Arbeitsantritt für alle sichtbar
- Am schwarzen Brett werden alle neuen Mitarbeitenden freundlich willkommen geheißen – mit Foto und einer Kurzvorstellung. Dadurch wird auch gleich die gesamte Belegschaft über deren Arbeitsantritt informiert.
- Auch auf den anderen im Unternehmen genutzten Kommunikationskanälen, wie zum Beispiel im Mitarbeitermagazin, in Teams oder in Yammer, wird ein kleiner Willkommensbeitrag veröffentlicht.
- Bei dem im Einarbeitungsplan am ersten Arbeitstag vorgesehenen Rundgang durch das Unternehmen wird dann auch der Standort des schwarzen Bretts gezeigt und dessen Funktion für unternehmensinterne Mitteilungen aller Art erklärt. Die neuen Mitarbeiter sehen sich dann selbst auf diesem schwarzen Brett und fühlen sich wertgeschätzt. Unterschätzen Sie nicht den Motivationsschub durch solche kleinen Würdigungen!
4. Ein persönlicher Empfang
Must-have Nr. 4 für den Einarbeitungsplan: Bereiten Sie einen schönen & persönlichen Empfang!
- Am ersten Arbeitstag werden neue Mitarbeiter freundlich von deren direkten Vorgesetzten in Empfang genommen. Beim Willkommensempfang sollte das ganze Team anwesend sein und sich kurz vorstellen. Ein kleines Mitarbeiter-Willkommensgeschenk wirkt zusätzlich als Eisbrecher.
- Anschließend folgt das persönliche Einführungsgespräch mit dem direkten Vorgesetzten, der auch den neuen Arbeitsplatz zeigt.
- Danach folgt eine Führung durch das Unternehmen. Dabei werden die Kolleginnen, Kollegen und wichtigsten Produkte vorgestellt sowie die wichtigsten Anlaufstellen gezeigt.
- Ein gemeinsames Mittagessen mit den Teamkollegen gibt dann eine gute erste Gelegenheit, sich informeller kennenzulernen und mögliche Hemmschwellen abzubauen.
- Die ersten Aufgaben am ersten Arbeitstag sollten dann nicht zu lang sein und weder über- noch unterfordern.
Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist es ein Must-have auf Ihrem Einarbeitungsplan, neue Kollegen persönlich in Empfang zu nehmen.
5. Einarbeitungsplan optimieren
Must-have Nr. 5: Ihren Einarbeitungsplan mit Feedback & Verbesserungsvorschlägen optimieren!
Selten ist ein Plan von Anfang an perfekt. Das gilt auch für die Einarbeitungsplanvorlage in einem Unternehmen. In der Praxis zeigen sich immer wieder die einen oder anderen Stellschrauben, an denen noch etwas fehlt oder auch besser oder einfacher gehen kann. Das entspricht übrigens genau der japanischen Philosophie des „Kaizen“, der stetigen Verbesserung und Optimierung in kleinen Schritten.- Neue Mitarbeiter bringen immer auch neue Perspektiven und Sichtweisen mit ins Unternehmen. Nutzen Sie das für regelmäßige Feedbackgespräche, um eine sich ansonsten einschleichende Betriebsblindheit zu vermeiden und ihre Prozesse laufend zu verbessern.
- Bitten Sie daher alle neuen Mitarbeiter, nachdem sie einige Wochen in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben, um eine konstruktive Kritik zur Einarbeitungszeit. Händigen Sie dafür einen kurzen Fragebogen für Verbesserungsvorschläge aus.
- Nehmen Sie die Vorschläge dann auch ernst und passen Sie Ihre Einarbeitungsplanvorlage entsprechend an. So können Sie es beim nächsten Onboarding noch besser, schneller oder wirksamer machen!
