Checkliste erstellen leicht gemacht! So managen Sie sich selbst!


Sie möchten endlich einmal wieder Urlaub machen und beschließen eine Reise nach Italien zu unternehmen. Voller Vorfreude sitzen Sie nun im Flugzeug, welches von einem Piloten gesteuert wird, der über 20 Jahre Berufserfahrung besitzt. Jeder Pilot verwendet dabei standartmäßig Checklisten. Stellen Sie sich jetzt vor, er würde auf Checklisten verzichten, weil das Fliegen für ihn zur Routine gehört. Was würde passieren, wenn er dann aus Versehen vergisst, das Fahrwerk beim Landen auszufahren? Das wäre ganz schön unschön, oder? Deswegen gibt es Checklisten!

7 Schritte zur Erstellung einer Checkliste

Jeder hat sie irgendwann einmal gemacht – Die Checkliste! Beispielsweise beim Einkaufen lief jeder einmal in seinem Leben mit einem Zettel durch die Regalreihen und suchte eifrig nach Brot, Gemüse und Reis und vielem mehr.

Eine Checkliste gibt uns Sicherheit, um nichts Wichtiges zu vergessen. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn die Konsequenzen des Vergessens gravierend sind. Denken Sie an unser Piloten-Beispiel.

Checklisten erstellen positiv fuer Workflow
Auch in Word lässt sich eine Checkliste leicht erstellen.

Besonders hilfreich sind solche Listen, wenn wir eine Aufgabe unterbrechen müssen. Denn beim nächsten Blick auf die Checkliste, sehen wir genau, was bisher erledigt wurde. Aber wie erstelle ich meine eigene Checkliste? Wir zeigen es Ihnen in 7 kleinen Schritten!

  1. Sammeln Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Aufgabe
  2. Notieren Sie die Aufgaben möglichst spezifisch auf dem Papier (wenn nötig auch Teilaufgaben)
  3. Bringen Sie die (Teil-) Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge
  4. Prüfen Sie Ihre Liste und ergänzen Sie, wenn nötig, die Aufgaben
  5. Optimieren Sie das Layout der Liste (Spaltenbreite, Benennung der Aufgaben etc.)
  6. Überprüfen Sie die Liste nach Ihren Anforderungen
  7. Wenden Sie Ihre Checkliste an (Bitte überprüfen Sie die Liste regelmäßig auf Ihre Stimmigkeit)

Vorteile von Checklisten

Das Erstellen einer Checkliste bringt kaum bis keine Nachteile, dafür aber reichlich Vorteile! Denn erstellt man eine Checkliste nach den richtigen Kriterien bieten sich Ihnen folgende Vorteile:

  • Sie liefert Ihnen eine Übersicht über Ihre Aufgaben (da Teilaufgaben erstellt werden können)
  • Sie gibt Ihnen die Sicherheit nichts zu vergessen
  • Sie sparen sich Zeit, da wiederkehrende Abläufe schneller abgewickelt werden können
  • Sie ermöglichen einen schnellen Onboarding-Prozess (da Aufgaben delegiert werden können)
  • Die Qualität der Aufgaben erhöht sich, da Sie, Dank Checkliste, mehr Zeit für deren Erledigung haben

Anleitung: So erstellen Sie eine Checkliste

Es gibt viele Mittel und Wege eine Checkliste zu erstellen, dies geht, ganz klassisch, händisch mit einem Stück Papier und einem Stift bis hin zu digitalen Möglichkeiten, beispielsweise über Word, Excel, OneNote, To Do und vielen mehr! Aus diesem Grund haben wir Ihnen nachfolgend ein paar Tools zum Erstellen einer Checkliste vorgestellt.

Word eignet sich sehr gut um eine Checkliste zu erstellen

Wenn wir uns Notizen machen, dann verwenden wir häufig das Programm Word. Doch nicht nur für Notizen und Texte ist dieses Programm geeignet, sondern ebenfalls für das Erstellen von Checklisten. Aus diesem Grund haben wir Ihnen nachfolgend eine kleine Anleitung verfasst:

  • Geben Sie Ihre Liste ein
  • Markieren Sie die Liste
  • Gehen Sie auf den Reiter → Start
  • Klicken Sie auf den → kleinen Pfeil, rechts neben den Aufzählungszeichen
  • Wählen Sie → Neues Aufzählungszeichen definieren
  • Klicken Sie auf → Symbol
  • Dann auf → Schriftart (z. B. Symbol oder Wingdings)
  • Wählen Sie dann das → Kästchen-Symbol aus, indem Sie durch das Symbol-Fenster scrollen
  • Checkliste ausdrucken

Und schon haben Sie eine ordentliche Checkliste erstellt! Checklisten sind DAS Heilmittel gegen Aufschieberitis und erhöhen erheblich Ihre Effizienz.

Excel: Checkliste mit Formular-Checkboxen

Neben Microsoft Word eignet sich genauso das Programm Excel, um Checklisten zu erstellen. Durch die ohnehin vorhandene Tabellen-Struktur lassen sich prima Checklisten erstellen. Hier können Sie vor allem Checklisten mit Checkboxen erstellen. Diese Funktion finden Sie unter „Entwicklertool“, sollten Sie diese nicht haben, können Sie diese so aktivieren:

  1. Wählen Sie im Menü → Datei
  2. Klicken Sie nun auf → Optionen
  3. Anschließend wählen Sie → Menüband anpassen
  4. Setzen Sie nun ein Häkchen bei → Entwicklertools

Nun können Sie ganz einfach Checklisten mit Checkboxen erstellen. Gehen Sie dafür bitte folgendermaßen vor:

  • Legen Sie die gewünschte Liste in den Zeilen und Spalten an
  • Wähle Sie im Menü → Entwicklertools aus
  • Klicken Sie nun auf → Einfügen
  • Wählen Sie unter Formularsteuerelemente das → Kontrollkästchen aus
  • Klicken Sie nun in die Zelle, in der die Checkbox eingefügt werden soll
  • Klicken Sie mittels Rechtsklick in die Zelle
  • Wählen Sie → Text bearbeiten, um den Text zu löschen
  • Die Checkboxen können Sie durch das Drücken und Halten der rechten Maustaste verschieben
  • Fügen Sie nun die restlichen Checkboxen ein

OneNote: Checklisten schnell und einfach erstellen

Microsoft OneNote ist DAS Programm, um sich Notizen zu machen, Besprechungen vorzubereiten und vieles mehr! Genialer Weise können Sie dort ebenfalls ganz einfach Checklisten erstellen, um Besprechungen vorzubereiten, den Stand der Aufgaben von Projekten zu überschauen etc. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  • Schreiben Sie Ihre Aufgaben und Texte in eine Seite von OneNote
  • Markieren Sie den geschriebenen Text, den Sie als Checkliste möchten
  • Wählen Sie im Menü → Start aus
  • Klicken Sie nun auf → Aufgabenkategorie
  • Sie können nun jederzeit die Kästchen mit einem Häkchen versehen und durch erneutes draufklicken wieder entfernen

Microsoft To Do: Die Checkliste für unterwegs

Wie der Name des Programms schon vermuten lässt, lassen sich mit Microsoft To Do schnell und einfach Aufgaben und Checklisten erstellen. Dabei ist Microsoft To Do auch noch mit Ihrem Outlook-Konto verknüpft, weshalb sich Ihre Aufgaben jederzeit synchronisieren lassen. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie ganz einfach eine Checkliste erstellen:

  • Öffnen Sie Microsoft To Do
  • Wählen Sie nun → „Mein Tag“ oder „Aufgaben“ aus
  • Klicken Sie auf das → Plussymbol
  • Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Aufgabe ein
  • Klicken Sie nun auf die erstellte Aufgabe
  • Wählen Sie → Schritt hinzufügen aus
  • Geben Sie hier Ihre Teilaufgabe ein
  • Sie können so viele Teilschritte erstellen, wie Sie benötigen.
  • Mit dem → Klick auf den Kreis können Sie Aufgaben abhaken und durchstreichen lassen (erneutes Klicken löscht den Haken)

Beispiele für Checklisten

Nun haben Sie erfahren, wie Sie ganz einfach Checklisten in unterschiedlichen Programmen erstellen können. Wir haben Ihnen nachfolgend ein paar Vorlagen für Checklisten zum Download bereitgestellt:



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