Hast Du noch einen vollen Akku? Wer hat die Fernbedienung zum Weiterklicken der Powerpoint? Weißt Du, wer den Locher als letztes hatte? Viel Zeit geht verloren, weil Dinge gesucht werden, keine klaren Absprachen existieren oder Dinge an vielen verschiedenen Stellen gelagert werden. Lesen Sie, wie Sie das Zusammenspiel und die Organisation Ihrer Abteilung verbessern können.
Inhaltsverzeichnis
6 Tipps für die perfekte Abteilung
Obwohl Ersatzteile, Bestände, Daten gemeinsam genutzt werden könnten, arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in so mancher Abteilung nebeneinander her. Sie führen Ihr eigenes kleines Lager an Büroklammern, Akkus, Toner und Kabeln und nehmen in Kauf, dass Dinge vertrocknen, veralten oder Platz rauben. Eine gute, gemeinsam durchdachte Organisation in der Abteilung erspart Suchzeiten, vermeidet zeitfressendes Fragen und vereinfacht die Zusammenarbeit! Mit diesen 6 hilfreichen Tipps wird sich Ihre Abteilung zum positiven verbessern.
Tipp Nr. 1 für die perfekte Abteilung: Führen Sie das Prinzip Selbstbedienung ein!
Sämtliche Ersatzteile oder Büroutensilien, die nur unregelmäßig gebraucht werden, sollten nicht am Einzelarbeitsplatz sondern an einem zentralen Ort in Ihrer Abteilung gelagert werden. Bei uns gibt es z.B. den EDV-Raum, in dem wir Akkus, Fernbedienungen, Kabel usw. für alle zugänglich gemacht haben.
Sie schaffen Platz an den Einzelarbeitsplätzen und vermeiden, dass Dinge mehrfach beschafft werden oder irgendwo in einer Ecke langsam kaputt gehen.
In einigen Fällen ist es sinnvoll, eine Entnahmeliste zu führen, damit jeder weiß, wer gerade die Fernbedienung für das Weiterklicken der PowerPoint, die Boxen oder den Moderationskoffer ausgeliehen hat.
Tipp Nr. 2 für die perfekte Abteilung: Vereinbaren Sie einheitliche Ablage-Regeln!
Gemeinsam genutzte Dateien wie digitale Vorlagen, Checklisten, Fotos u.ä. müssen in einer gemeinsamen EDV-Ablage abgelegt werden. Ohne gemeinsame Spielregeln wird diese Ablage sehr schnell unübersichtlich und uneindeutig. Vereinbaren Sie eine einheitliche Ordnerstruktur sowie gemeinsame Regeln für die Gestaltung des Namens unter dem die Datei abgelegt wird.
Weitere Informationen erhalten Sie hier Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage.
Tipp Nr. 3 für die perfekte Abteilung: Organisieren Ihre Bestände mit Kanban!
Immer wieder kommt es vor, dass zu spät bemerkt wird, dass der Vorrat an Druckerpapier, Toner, Kaffeepulver oder auch an Prospekten sich dem Ende zuneigt. Dann sollten Sie über die Einführung des Kanban-Prinzips zur Bestandssteuerung nachdenken! Die Kanban-Karte ist eine Karte, die ihnen signalisiert, dass die Bestände aufgefüllt werden müssen, bevor sie zur Neige gehen. Auf ihr ist verzeichnet, was zu tun ist, wer zuständig ist und wo ich Ersatz finde.
Weitere Informationen erhalten Sie in meinem E-Book mit dem Titel „Das Kanban-Prinzip – auch im Büro”! Laden Sie es sich hier kostenlos herunter!
Tipp Nr. 4 für die perfekte Abteilung: Visualisieren Sie Werte, Ziele und Erfolge!
Schaffen Sie Transparenz, in dem Sie Werte, Erwartungen, Erreichtes aber auch Herausforderungen visualisieren.
Visualisieren Sie Ziele durch einen gemeinsamen Aushang und halten Sie die Informationen stets aktuell.
Tipp Nr. 5 für die perfekte Abteilung: Arbeiten Sie mit Checklisten!
Checklisten gewährleisten, dass bei den vielen alltäglichen Aufgaben auch tatsächlich an alles gedacht wird. In Vertretungssituationen aber auch, wenn eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt oder ein Mitarbeiter einen neuen Arbeitsbereich übernimmt, helfen Checklisten, sicherzustellen, dass das Wissen nicht auf der Strecke bleibt.
Die Einführung von Checklisten vereinfacht die Zusammenarbeit in der Abteilung und bewirkt, dass kein Wissen verloren geht! Eine große Anzahl hilfreicher Checklisten finden Sie in unserem Downloadcenter.
Tipp Nr. 6 für die perfekte Abteilung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein
Nehmen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit auf den Weg. Beziehen Sie sie in die Überlegungen mit ein und fragen Sie eigene Ideen ab. Erst wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Abteilung aus eigener innerer Überzeugung mitziehen, entwickelt sich das wirkliche Potential von Checklisten, Standards und Absprachen!
Dadurch wird die Zusammenarbeit in Ihrer Abteilung vereinfacht. Such- und Wartezeiten werden reduziert. Fehlerquellen werden erkannt, bevor sie Schaden anrichten. Frust und Stress werden vermieden!
