„Schnell – logisch – einfach“ – so sollte es zugehen, wenn Sie einen Ordner mit Unterlagen in Ihrem Büro suchen. Doch häufig sind Ordnerrücken unsystematisch, zu klein oder nicht aussagekräftig beschriftet. Individualität und Vielfalt sind fast immer wunderbar, doch wenn jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter bei der Beschriftung seinen oder ihren eigenen Regeln folgt, führt das zu Frustration und Ärger. Zumindest hier gilt: individuell ist out – Standard ist in!

Folgende Tipps helfen Ihnen, die Übersicht zu behalten und Zugriffszeiten spürbar zu reduzieren:

Tipp 1 zum Beschriften von Ordnern: Einheitlich mit Buchstaben, die nicht zu klein sind

Bei der Markierung von Ordnern ist es hilfreich, eine einheitliche Etiketten-Vorlage anzulegen. Diese speichern Sie für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver. So wird gewährleistet, dass die gleiche Schriftgröße verwandt wird und dass die Beschriftung nach demselben Muster erfolgt.

Beschriften Sie Ihre Ordner immer nach dem selben Muster.

Tipp 2 zum Beschriften von Ordnern: Versehen Sie Ordner zusätzlich mit dem Kunden- oder Lieferantenlogo

Da Logos durch das Auge schnell erfasst werden, vereinfachen sie die Suche erheblich und reduzieren die Zugriffzeiten.

Tipp 3 zum Beschriften von Ordnern: Nutzen Sie Farbmarkierungen

Um noch mehr System in den Umgang mit Ordnern zu bringen, können Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich möglichst alle Mitarbeiter halten. Ein Beispiel:

Rot: Buchhaltung
Gelb: Personal
Grün: Planung, Strategie
Weiß: Schriftverkehr

Alternativ können Sie auch eine chronologische Markierung wählen und jedem Jahr eine neue Farbe geben:

Buchhaltung 2014: Rot
Buchhaltung 2015: Gelb etc.

Tipp 4 zum Beschriften von Ordnern: Markieren Sie die Stelle, an der der Ordner immer steht

Häufig landen viele Ordner in einer Regalwand. Suchzeiten entstehen vor allem dann, wenn der ursprüngliche Platz des Ordners wiedergefunden werden soll. Ein Klebeband, das diagonal über die Ordner eines Regalbodens angebracht wird, kann die Suche vereinfachen.

Beschriften von Ordnern und Klebeband — Beschriften Sie Ihre Ordner, und kleben Sie zusätzlich diagonal ein Klebeband auf die Ordner.

Extra-Tipp

Es lohnt sich, nicht nur die Ordner zu beschriften, sondern auch Schränke und Regalböden. Es gilt die Faustregel: Überall dort, wo Sie nicht mit einem Blick erkennen, wonach Sie suchen, lohnt sich eine Beschriftung!

Und Sie?

Schicken Sie uns ein Bild Ihres Regales! Wie haben Sie ihre Ordner organisiert? Wir würden gerne eine Auswahl der Fotos hier zeigen! Unsere Anschrift lautet blog@büro-kaizen.de

Flaute im Office? – 5 Anwendungen, die Ihren
Büroalltag ein für alle Mal verändern

Kein Klingeln und Blinken mehr

In unserem Arbeitsalltag haben wir ständig mit Störungen und Unterbrechungen zu kämpfen. Durch diese Ablenkungen werden wir jedes Mal aus unserer Konzentration herausgerissen und verlieren so kostbare Arbeitszeit. Einer der häufigsten Gründe für Unterbrechungen sind neue eingehende E-Mails. Für jede neue E-Mail bekommen wir in Outlook mehrere optische und akustische Benachrichtigungen. Diese lassen sich aber ganz einfach abstellen:

Klicken Sie in Outlook oben links in der Menüleiste auf „Datei“ und klicken Sie dann auf „Optionen“.
Wählen Sie links den Reiter „E-Mails“ aus und entfernen Sie dann alle Haken im Bereich „Nachrichteneingang“.
Bestätigen Sie abschließend das Fenster mit einem Klick auf „OK“.

E-Mails schreiben, die auch gelesen werden

Machen Sie es den Empfängern Ihrer E-Mails einfach, indem Sie empfängerorientierte E-Mails verfassen. Sie werden sehen, dass sich das auch positiv auf deren Antwortverhalten auswirkt.

Schreiben Sie pro E-Mail nur ein Thema.
Benutzen Sie einen verständlichen Betreff.
Benutzen Sie unterschiedliche Formatierungen für wichtige Details und heben Sie die Kernaussagen farblich oder in größerer Schrift hervor.
Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und deutlich.

So machen Sie es dem Empfänger einfach, die wichtigen Informationen schnell aufzufassen und zu verarbeiten.

Delegation – aber richtig!

Aufgaben können direkt in Outlook anderen Personen zugewiesen und dadurch delegiert werden. So kann man zum Beispiel der Assistenz Aufgaben zuweisen, ohne lange Informations-E-Mails zu schreiben. Um eine Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen klicken Sie in der Aufgabe oben in der Menüleiste auf „Aufgabe zuweisen". Nun können Sie in das „An-Feld" den gewünschten Empfänger eintragen. Zusätzlich haben Sie über zwei Auswahlfelder die Möglichkeit, eine aktualisierte Kopie der Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste zu behalten und einen Statusbericht anzufordern, sobald die Aufgabe vom neuen Bearbeiter als erledigt markiert wurde. Nachdem Sie auf „Senden" geklickt haben erscheint im Postfach des Empfängers eine neue Benachrichtigung über die zugewiesene Aufgabe, die dieser nun annehmen oder ablehnen kann. Es empfiehlt sich, dieses Vorgehen mit der Person abzustimmen, bevor mal das erste Mal eine Aufgabe aus Outlook delegiert, da viele diese Funktion noch nicht kennen.

Eine Tastenkombination, die Leben veränderte

Dank OneNote können Sie Teilbereiche des Bildschirms als Screenshot ausschneiden und direkt in OneNote oder einem anderen Programm einfügen. Mit der Tastenkombination Windows + SHIFT + S (in OneNote 2010: Windows + S) wird ihr Bildschirm mit einem milchigen Schleier belegt und ihr Mauszeiger wandelt sich zu einem Fadenkreuz. Nun können Sie mit gedrückter linker Maustaste einen beliebigen Teilbereich des Bildschirms aufziehen und diesen so als Screenshot speichern.

Schluss mit dem Büroalltag wie er bisher war!

Willst du weitere Tipps und Tricks wie du deinen Arbeitsalltag erleichtern kannst? Melde dich gleich zu unserem E-Mail-Kurs „Endlich frei!" an und erhalten noch heute den ersten Schritt in ein neues Leben!

Übrigens:

Wenn Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz auf den Prüfstand stellen möchten, nutzen Sie die Checkliste „Büro-Kaizen® Arbeitsplatz“. Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial. Die Checkliste finden Sie kostenlos im Downloadbereich.