ICE oder Bummelzug –berufliche Zeitplanung bringt Sie stressfrei ans Ziel



Zeitplantechnisch gesehen war die Schulzeit wunderbar organisiert. Es gab einen Stundenplan, der zumindest einen Teil des Tages übersichtlich einteilte. Und auch die Hausaufgaben ließen sich recht komfortabel erledigen, notfalls noch schnell kurz vor dem Unterricht. Im Berufsleben passiert es aber immer wieder, dass Büromitarbeiter die Kontrolle über ihren Arbeitstag verlieren. Unvorhergesehene Ereignisse, endlose Besprechungen oder Probleme mit der Technik sind ein kleiner Teil der vielen Gründe, warum die berufliche Zeitplanung ganz schnell in Schieflage gerät. Einfach in den Tag hineinleben, ist keine Lösung, wenn sich unerledigte Aufgaben immer mehr anhäufen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Zeitproblem konsequent zu bewältigen.

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Wenn Ihre berufliche Zeitplanung nicht funktioniert, haben Sie für den Tag zu viele Aufgaben geplant.

Was ist das Problem

Zeitnot ist ein weit verbreitetes Phänomen in der Arbeitswelt. Selbst wer akribisch eine Aufgabenliste für jeden Tag erstellt, gerät schnell ins Schwimmen. Denn meistens kommt es anders als man denkt! Unterbrechungen sind genauso schwierig zu kalkulieren wie unerwartete Wiederstände. Da braucht nur die Technik zu streiken, schon gerät der Zeitplan ins Wanken. Damit die berufliche Zeitplanung optimal gelingt, sind fünf Schritte erforderlich. Es lohnt sich, diesen Weg zu gehen: Ohne Zeitdruck fühlen Sie sich befreit und sind weniger gestresst. Außerdem haben Sie positive Erfolgserlebnisse, weil Sie Ihr Arbeitspensum endlich bewältigen.

So funktioniert es

1. Schritt für Ihre berufliche Zeitplanung: Gestalten Sie Ihr Arbeitsleben proaktiv

Wie oft kommt es vor, dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen, weil Ihr Chef oder ein Kollege um Ihre Mithilfe bittet. Jede Unterbrechung reißt Sie aus Ihrer Konzentration und stört Ihren Arbeitsflow. Wenn Sie immer nur reagieren, haben Sie zwar viel gearbeitet, aber für Ihre eigenen Aufgaben hatten Sie zu wenig Zeit. Gestalten Sie Ihren Arbeitstag unbedingt proaktiv. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie wann erledigen. Wenn Sie keine Zeit haben, ist es völlig in Ordnung, bei Anfragen „Nein“ zu sagen. Wahrscheinlich wissen die anderen gar nicht, dass Sie keine Kapazitäten mehr frei haben.

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Eine proaktive berufliche Zeitplanung fördert Ihre Zufriedenheit im Arbeitsalltag.

2. Schritt für Ihre berufliche Zeitplanung: Behalten Sie Ihre Aufgaben im Blick

Klebezettel und handschriftliche Notizen auf der Schreibtischunterlage sind optisch verwirrend und verbreiten auch Chaos. Damit verlieren Sie ganz schnell den Überblick und haben immer das ungute Gefühl, irgendetwas zu übersehen. Entscheiden Sie sich für ein System, um Ihre Aufgaben festzuhalten. Das kann die klassische To-Do-Liste auf Papier oder digital als Excel-Tabelle sein. Wenn Sie ohnehin mit Microsoft Outlook arbeiten, nutzen Sie am besten die vielfältigen Möglichkeiten dieser Software. Wie Sie in Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und zuweisen, erkläre ich Ihnen in meinen Office Tipps.

Wichtig: Unterscheiden Sie akribisch zwischen Aufgaben und Terminen. Letztere gehören in den Terminkalender.

Extra-Tipp:

Ihre berufliche Zeitplanung funktioniert nicht, wenn sich Unordnung auf Ihrem Schreibtisch ausbreitet. Mit dem Sichten und Suchen von Unterlagen verlieren Sie wertvolle Zeit. Aufräumen und dauerhaft Ordnung halten gelingt Ihnen, wenn Sie sinnvolle Spielregeln im Sinne von Büro-Kaizen® festlegen: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Nach diesem Motto richten Sie klare Standards ein und entwickeln feste Aufräum-Rituale. Diese 10 Tipps zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie dauerhaft und erfolgreich Ihren Schreibtisch aufräumen.

3. Schritt für Ihre berufliche Zeitplanung: Verzetteln Sie sich nicht in Nebensächlichkeiten

Halten Sie Ihre To-Do-Liste für den Tag realistisch schlank. Das gelingt Ihnen leichter, wenn Sie Prioritäten setzen. In der Praxis sehe ich immer wieder, dass viele Büromitarbeiter ihre wertvolle Zeit für unwichtige Aufgaben verschwenden. Denken Sie immer daran: Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung! Dabei hilft Ihnen die ABC-Methode, denn Sie teilen die täglichen Arbeiten in diese drei Kategorien ein.

  • A-Prioritäten: Diese Aufgaben sind absolut wichtig und haben einen kurzen oder langfristigen Nutzen für Sie. Das sind zum Beispiel Tätigkeiten mit Abgabetermin oder auch Kundenakquise-Gespräche. Manchmal drohen auch negative Konsequenzen, wenn Sie etwas nicht erledigen und einen Termin verpassen. Diese Tätigkeiten bearbeiten Sie bevorzugt.
  • B-Prioritäten: Aufgaben in dieser Kategorie sind nicht ganz so wichtig und können durchaus verschoben werden. Oft ist es auch möglich, die Arbeit zu delegieren. Aber Achtung, aufgeschobene B-Arbeiten können irgendwann A-Priorität erlangen wie zum Beispiel die Steuererklärung.
  • C-Prioritäten: Auch wenn diese Aufgaben relativ wenig Wert für Ihren beruflichen Erfolg haben, nehmen sie viel Zeit in Anspruch. Hierzu gehören typische Büroarbeiten wie die Materialbestellung oder die Ablage. Delegieren Sie diese zeitintensiven Tätigkeiten an die Auszubildenden und Praktikanten.

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Ohne berufliche Zeitplanung und klaren Prioritäten überfordern Sie sich bei der Arbeit.

Extra-Tipp:

Wenn Ihre berufliche Zeitplanung ständig aus den Fugen gerät, ist es sinnvoll, typische Zeiträuber unter die Lupe zu nehmen. Verschwenden Sie keine Zeit, indem Sie Ihre E-Mails immer sofort beantworten. Es ist effizienter, E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag gebündelt zu bearbeiten. Stellen Sie deshalb das visuelle oder akustische Eingangssignal aus. So werden Sie nie wieder durch neue Nachrichten aus Ihrer Konzentration gerissen. In der Praxis hat sich auch die Regel bewährt, E-Mails nicht zu sichten sondern nach diesem Motto zu bearbeiten:

  • 1.Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
  • 2.Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
  • 3.Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
  • 4.Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
  • 5.Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

In meinem YouTube-Podcast finden Sie eine kurze Zusammenfassung, wie Sie E-Mails effizient bearbeiten.
Wenn Sie das Thema besonders interessiert, empfehle ich Ihnen mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade - So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt!” Klicken Sie auf die Abbildung und laden Sie es sich gleich herunter:

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4. Schritt für Ihre berufliche Zeitplanung: Planen Sie Zeitpuffer ein

30 Punkte auf Ihrer Aufgabenliste, aber nur acht Stunden Arbeitszeit: Das kann nicht funktionieren! Schätzen Sie den Arbeitsaufwand realistisch ein und legen Sie ein Zeitbudget für jede Aufgabe fest. Schätzen Sie, wie lange etwas dauert könnte. Und dann multiplizieren Sie Ihre Schätzzeit mit dem Faktor 1,5 – denn meistens dauert alles länger als geplant.

5. Schritt für Ihre berufliche Zeitplanung: Lassen Sie für sich arbeiten

Im Alltag torpedieren immer wieder unvorhergesehene Umstände die berufliche Zeitplanung. Da ist das Büromaterial aufgebraucht oder der Toner leer. Organisieren Sie Ihr berufliches Umfeld so, dass solche Aufgaben automatisch erledigt werden. Mit dem Kanban-Prinzip ist es einfach, immer den Überblick über die Bestände zu behalten. Ermitteln Sie den Mindestbestand für ein Produkt wie zum Beispiel Schreibpapier. An dieser Stelle wird die Kanban-Karte platziert. Sobald die Mindestmenge unterschritten wird, erkennt der Mitarbeiter anhand der Karte, dass er Material nachbestellen muss. Lesen Sie weitere Informationen in meinem Blog-Beitrag:
Und täglich grüßt das Kopierpapier? Wie Sie mit dem Kanban-Prinzip Ihre Bestände im Griff behalten.
Wo Sie überall das Kanban-Prinzip einsetzen können, erkläre ich Ihnen ausführlich in meinem praktischen eBook. Klicken Sie auf das Bild und laden Sie es gratis herunter:

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Darauf kommt es an

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre berufliche Zeitplanung und passen Sie diese entsprechend an. Vielleicht brauchen Sie für bestimmte Aufgaben länger als ursprünglich gedacht. Dann planen Sie entsprechend Zeit ein.

Was der Tipp bewirkt

Zeitdruck wirkt sich negativ auf Ihre beruflichen Leistungen aus. Wer unter Druck steht, kann nicht frei denken und noch weniger zügig arbeiten. Gleichzeitig baut sich Stress auf. Wenn Sie mit der beruflichen Zeitplanung Ihren Arbeitsablauf entzerren, können Sie durchatmen und entspannt arbeiten.

Und Sie?

Welcher Tipp zum beruflichen Zeitplanung hat Ihnen besonders geholfen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.

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