Wo bleibt der Kaffee? Die perfekte Catering-Planung für Besprechungen und Fortbildungen




Das haben Sie sicher schon einmal erlebt: Eine lange Besprechung steht an oder eine mehrstündige Fortbildung, aber … oh Schreck! Der Kaffee ist alle, es ist kein Saft da, niemand hat ans Essen gedacht, nicht einmal Snacks gibt es noch in der Büroküche!
Wer solche Momente kennt, wünscht sie sich nie wieder. Doch was können Sie tun, um solche Catering-Katastrophen zu vermeiden?

Catering bei Besprechungen entspannt organisieren.
Besprechung oder Fortbildung: So können Sie das Catering entspannt organisieren.

Was ist das Problem

Oftmals hat gerade niemand Zeit, noch schnell einkaufen zu gehen. Manchmal fällt einem das fehlende Catering auch erst auf, wenn es schon zu spät ist. Was im normalen Arbeitsalltag vielleicht mal schlechte Laune bereitet, kann bei Besprechungen und Fortbildungen in Ihrem Haus sehr schnell zu einem rapiden Abfall der Konzentrationsfähigkeit und einer verschlechterten Termin-Effizienz führen. Dabei wäre dieser Effekt leicht vermeidbar.

Catering-Planung zur Vorbeugung.
Nicht selten geht der Kaffee im falschen Moment aus. Frühzeitige Catering-Planung beugt vor.

So funktioniert es

Ich nutze für solche Fälle ein System, mit dem sich alle Besprechungen, Fortbildungen und andere längere Termine rechtzeitig und entspannt planen lassen: Checklisten. Mit ihnen können Sie alle bei den betreffenden Veranstaltungen auch über Stunden konzentriert und effizient arbeiten. Wie das geht? So:

1. Tipp: Kategorisieren Sie die anstehenden Veranstaltungen.

Wenn Sie regelmäßig wiederkehrende, aber sehr unterschiedliche Veranstaltungen in Ihrem Haus abhalten, teilen Sie diese in Gruppen ein – zumindest, wenn Sie für einige dieser Veranstaltungen ein anderes Catering planen als für andere. Zum Beispiel können Sie sie nach diesen Kriterien unterscheiden: nach der Anzahl der geplanten Stunden, nach Art der Veranstaltung (Fortbildung, Konferenz, Besprechung usw.), nach Art und Menge der Verpflegung oder nach Anzahl oder Art der Teilnehmer (inhäusig oder von außen dazukommend oder gemischt). Geben Sie diesen Gruppen leicht wiedererkennbare Namen wie „Fortbildungs-Catering ganztags“ oder „Besprechungs-Catering“. Auf diese Weise müssen Sie nicht für jedes einzelne Event einen separaten Plan entwerfen, sondern es genügt, einen für jede Gruppe aufzustellen.
Führen Sie immer sehr ähnliche Veranstaltungen durch, genügt Ihnen vielleicht auch schon eine Checkliste, die Sie für alle diese Gelegenheiten nutzen können.

Catering Checkliste im Blick behalten
Behalten Sie die Übersicht über Ihr Catering – mit Checklisten.

2. Tipp: Erstellen Sie Catering-Checklisten für jede dieser Gruppen.

Was haben Sie bislang bei diesen Veranstaltungen gereicht? Welche Getränke gab es und wie viel davon musste bevorratet werden? Gab es Brötchen, Kekse oder warmes Essen? Wie viel Geschirr und Besteck war nötig, wie groß musste der Serviettenvorrat sein? Welche Mengen haben sich jeweils als sehr bewährt erwiesen? Und gab es danach Klagen oder Verbesserungsvorschläge?
Wenn Sie Veranstaltungen oder Besprechungen für die Zukunft planen: wie groß werden die Gruppen wahrscheinlich sein? Wie heterogen werden sie sein (mehr Frauen als Männer? Sportlerinnen oder Sportmuffel? Veganer, Diabetiker oder Allesesser? Ältere, Jüngere oder gemischte Gruppen?)? Können Sie die Teilnehmer vorab nach ihren Essens-Einschränkungen oder -Vorlieben befragen? Und was werden Sie außer Essen und Getränken voraussichtlich noch benötigen?
Erstellen Sie anhand dieser Antworten Checklisten für jede Ihrer Catering-Gruppen. Ein Beispiel für eine solche Checkliste für die Besucherbewirtung habe ich Ihnen hier zum Download bereitgestellt. Sie können sie verändern, nach Ihren Ansprüchen und für jede Gruppe ausbauen. Und Sie können Raum für individuelle Wünsche und Vorgaben lassen.

Gutes Catering benötigt klare Absprache
Gutes Catering bedeutet klare Absprachen. Nicht alle verstehen unter “leckerem Orangensaft” dasselbe.

3. Tipp: Verteilen Sie die Aufgaben. Frühzeitig.

Wenn Ihre Checklisten stehen, ist es sinnvoll, die damit zusammenhängenden Aufgaben nicht erst in letzter Minute zu verteilen. Legen Sie stattdessen frühzeitig fest, wer wofür beim Catering für Ihre Events zuständig ist und welche Aufgaben bis wann erledigt (und auf der Checkliste abgehakt) sein müssen. Je nach Gruppen- und Veranstaltungsgröße kann es auch hilfreich sein, nicht nur eine einzige Person mit allen Aufgaben zu betrauen. Besser ist es oft, die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Legen Sie dabei gleichzeitig fest, wer als Ersatz einspringen kann, wenn diese Personen verhindert sein sollten.

Notieren Sie sich auch, wer fürs Nachfüllen von Getränken und Essen und für das Nachkochen von Kaffee und Tee während des Termins zuständig sein soll. Und schließlich legen Sie fest, wer am Ende fürs Abräumen, Abwischen der Tische, Geschirrspülen und andere Aufräumarbeiten zuständig ist.

Halten Sie diese Aufgabenverteilung für Ihr Catering schriftlich fest, nachdem Sie mit allen Beteiligten darüber gesprochen haben. Klären Sie mit ihnen die Budget-Obergrenzen, aber auch die Marken ab. Denn nicht alle verstehen unter „leckerem Orangensaft“ dasselbe.

Kaffee alle? Kein #Catering gekommen? So planen Sie entspannt Ihre #Besprechungen und #Fortbildungen. Klick um zu Tweeten

Und nicht zuletzt: wenn Sie Veranstaltungen planen, bei denen Sie warmes Mittags-Catering bestellen werden, sollten Sie sich frühzeitig einen Überblick über die Catering-Firmen in Ihrer Umgebung verschaffen. Lassen Sie sich lange vor den Veranstaltungen Kostenvoranschläge liefern und über die Bestellzeiten aufklären. Sicher noch schlimmer als „Gibt’s etwa keinen Kaffee mehr?“ ist es, gar kein Essen zu haben, weil alle Catering-Firmen so kurzfristig schon ausgebucht waren.

Perfektes Catering mit ausreichenden Mengen.
Perfekte Catering-Planung heißt auch, dass genug für alle da ist.

Darauf kommt es an

Das Wichtige hier ist, dass Ihre Besprechungen, Fortbildungen oder Konferenzen konzentriert ablaufen können. Das funktioniert dann gut, wenn Ihnen, zum Beispiel, nicht plötzlich der Kaffee ausgeht, weil niemand daran gedacht hat, rechtzeitig Nachschub zu besorgen.
Deshalb sollten Sie lieber ein Detail mehr auf Ihre Checkliste setzen als eins zu wenig. Und Sie sollten nicht nur die Zuständigkeiten vorab klären, sondern immer auch einen Zeitrahmen festlegen, bis wann alles vorrätig sein und bestellt werden muss. So behalten Sie einerseits den Überblick, haben andererseits aber auch einen zeitlichen Puffer, falls doch noch vorher etwas schief geht.

Was der Tipp bewirkt

Sie und alle Teilnehmer an Ihrer Besprechung, Konferenz oder Fortbildung können sich ganz auf die Inhalte des Tages konzentrieren. Niemand muss sich Sorgen machen, dass irgendwer zu viele Kekse essen oder zu viel Kaffee trinken könnte, weil nicht genug für alle da ist. Mit einem gut geplanten Catering lässt sich jeder dieser Anlässe sehr viel entspannter durchführen.
Checklisten sind aber nicht nur fürs Catering äußerst hilfreich – schauen Sie mal in diese Tipps für Ihre Büroorganisation: „Einfach, schnell, zuverlässig – Checklisten verbessern die Organisation“ und „Wissen macht Ah – die richtige Checkliste für jede Gelegenheit“.

Catering Vorlieben abfragen und einbeziehen
Motivieren Sie Ihre Mitarbbeiter: fragen Sie sie nach ihren Catering-Vorlieben.

Extra-Tipp

Wenn Ihre Besprechung oder Fortbildung eine rein inhäusige ist, also nur Ihre Mitarbeiter betrifft, dann können Sie sie dadurch motivieren, dass Sie sie vorab nach ihren Essens- und Getränkewünschen fragen. Ein prima Tool dafür ist OneNote. Wie Sie es auch für Ihr Catering nutzen können, habe ich Ihnen hier am Beispiel einer Grillparty beschrieben: Mahlzeit Meister – mit OneNote zur nächsten Grillparty.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen, wie sich das berufliche Catering frühzeitig und entspannt organisieren lässt? Haben Sie andere Organisationsabläufe, die dank Checklisten ebenfalls hervorragend funktionieren? Schreiben Sie mir – ich freue mich auf Ihre Ideen!



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