Auszeit: Warum Pausen die Arbeit beflügeln



„Was ohne Ruhepausen geschieht, ist nicht von Dauer”, mahnte einst Ovid (43 v. Chr. bis 17 n. Chr.) Es scheint, als hätte der große römische Dichter in unsere Zeit hineinschauen können. Denn nie fiel es Menschen so schwer wie heute, Auszeiten einzulegen und bewusst zu genießen. Das scheint ein Tribut an unsere digitale Welt zu sein: Wir können jederzeit Informationen abrufen und sind selbst ständig erreichbar. Das macht es schwer, am Wochenende und im Urlaub eine Grenze zum Berufsalltag zu ziehen. Wenn wir jedoch dauerhaft gesund leben und effizient arbeiten wollen, müssen wir wieder lernen, Ruhepausen wahrzunehmen und Auszeiten zu organisieren. Dazu gehört auch, den Urlaub so vorzubereiten, dass unsere Gedanken sich wirklich erholen können.

Dauernde Ablenkung ist der Tribut an unsere digitale Welt. Deshalb müssen wir für Auszeiten sorgen. Klick um zu Tweeten

1. Auszeit im Urlaub: Lassen Sie sich gut vertreten

Kennen Sie das: Kurz bevor sie an Ihrem ersten Urlaubstag in den Flieger steigen, fällt Ihnen ein, dass Sie die dringende Nachricht an einen wichtigen Kunden vergessen haben. Kaum am Ferienort angekommen, zücken Sie Ihr Smartphone und erledigen diese und gleich noch drei weitere Aufgaben. Während der zwei Wochen im sonnigen Süden bleibt das nagende Gefühl der Ungewissheit: Was erwartet Sie bei der Rückkehr an Ihren Arbeitsplatz, gibt es Ärger, weil Sie etwas übersehen haben? Auszeit vorbereiten sieht anders aus:

  • Sie haben einen Vertreter, der in Ihrer Abwesenheit ausgewählte Aufgaben übernimmt.
  • Notieren Sie alle Aufgaben. Unterteilen sie dabei nach täglichen und wöchentlichen Aufgaben sowie nach Terminangelegenheiten.
  • Vermerken Sie auf der Aufgabenliste auch Ansprechpartner für das jeweilige Thema.
  • Übergeben Sie Ihrer Vertretung die Zugänge für Accounts, die in Ihrer Abwesenheit genutzt werden sollen.
  • Vereinbaren Sie, wie Ihr Vertreter mit E-Mails umgehen soll. Eine persönliche Antwort mit Hinweis, wann Sie wieder erreichbar sind, ist persönlicher als eine automatisierte Abwesenheitsnotiz.
  • Das Schild an Ihrem Posteingangskorb informiert die Kollegen, wie lange Sie abwesend sind.

Posteingangsschild informiert ueber dauer Auszeit
Das Posteingangsschild informiert Ihre Kollegen über die Dauer Ihrer Auszeit.

Effizientes Arbeiten schließt auch Auszeiten im laufenden Büroalltag ein.

2. Auszeit von Nachrichten: Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung

E-Mails sind eine tolle Erfindung; sie ermöglichen flotte Anfragen zur Nutzung des Besprechungsraumes, einen Kommentar zur letzten Firmenfeier oder den Austausch über den aktuellen Speiseplan der Kantine. Als würde der Postbote im Halbstundentakt an der Tür klingeln, bedeutet jede E-Mail eine Unterbrechung des Arbeitsflusses. Verschaffen Sie sich deshalb eine Auszeit von Ablenkungen, indem Sie Ihre Mails effizient bearbeiten:

1. Deaktivieren Sie die Signale, mit denen Ihr E-Mail-Programm den Eingang von Nachrichten meldet. Wie das für Outlook geht, lesen Sie in meinem Beitrag: „Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon?”
2. Richten Sie Zeitblöcke ein, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Gut geeignet sind dafür der Arbeitsbeginn, die Zeit vor der Mittagspause und die Zeit vor Büroschluss.
3. Bearbeiten statt sichten: Bearbeiten Sie die Mails zeitsparend:

  • Unwichtiges: Löschen
  • Fremde Aufgaben: Weiterleiten
  • Ablegen: Der Nachricht eine Heimat geben.
  • 5-Minuten-Regel: Mails, die sich in höchstens fünf Minuten bearbeiten lassen, werden sofort erledigt.

Sie finden, dass Sie zuviel Post haben? Dann sind diese vier Tipps zum Umgang mit E-Mails genau richtig für Sie.

3. Auszeit von Facebook & Co: Brechen Sie mit Gewohnheiten

Facebook, Twitter, Xing und andere soziale Netzwerke sowie Nachrichtenseiten, Shop-Informationen und andere Online-Angebote bieten Inspiration, Information und – Ablenkung. Die beliebten Plattformen werden schnell zum Zeitfresser, wenn Sie sich nicht bewusst eine Auszeit davon nehmen. Das bedeutet nicht, dass Sie Kontakte nicht mehr pflegen und auf nützliche Informationen verzichten sollen, sondern, dass Sie Ihre Präsenz auf den Seiten steuern.

Das bedeutet: Statt mehrmals täglich nehmen Sie sich nur noch einen Besuch pro Tag vor. Sie finden das Einhalten von solchen Auszeiten schwierig? Dann lassen Sie sich von diesen kostenlosen Apps helfen: Für Windows: Cold Turkey, für Mac Selfcontrol.
Diese Programme schalten die Seiten Ihrer Wahl so lange ab, wie Sie es festlegen. Dabei lassen Sie sich nicht durch Änderung der Zeitspannen „austricksen”. Sie können natürlich auch komplett offline gehen.

4. Auszeit vom Bildschirm: Analog statt digital

Ich selbst praktiziere mit großem Erfolg diese Methode: Meinen Laptop schalte ich nur an, wenn es Zeit ist, E-Mails zu bearbeiten. Beim Lesen und arbeiten stört mich kein Rechner und nicht einmal ein Monitor.

Auszeit vom Internet hilft
Auszeit vom Internet: Ein offline Arbeitsplatz steigert die Produktivität.

Falls diese Methode an Ihrem Arbeitsplatz nicht anwendbar ist, schalten Sie einfach den Bildschirm aus. Markieren Sie die entsprechende Tastenkombination mit Klebepunkten direkt auf der Tastatur:

Monitor-Auszeit für Windows

Bildschirm abschalten mit der Tastenkombination Fn + F4 oder Fn + F6 oder Fn + F7
Bildschirm einschalten mit der Enter-Taste oder mit dem kostenlosen Tool Monitor Off Utility.

Monitor-Auszeit für Mac

Bildschirm abschalten mit der Tastenkkombination Ctrl + Shift + Auswurftaste
Bildschirm einschalten mit beliebiger Taste oder Maus-Bewegung.

Sie sehen, Auszeiten bedeuten nicht Stillstand, sondern bewusstes und effizientes Zeitmanagement. Sie werden staunen, wie Ihre Produktivität dadurch steigt.

Und Sie? Wie steht es mit Ihren Auszeiten?

Wovon nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten und wie organisieren Sie diese? Schreiben Sie mir Ihre besten Tipps, ich freue mich darauf!



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