Heute hier, morgen dort, bin kaum da, muss ich fort: Die besondere Herausforderung für das Selbst- und Aufgabenmanagement im Außendienst besteht darin, dass Sie viele Arbeitsplätze haben. Ein Homeoffice oder ein dienstliches Büro, die Firma, den Veranstaltungsort oder die Wohnung des Kunden, das Auto, die Bahn oder das Flugzeug. Der Außendienst stellt große Herausforderungen an eine exzellente Organisation, die konsequente Verringerung von Suchzeiten und die ständige Optimierung von Prozessen. Die folgenden Tipps werden Ihnen bei Ihrem Selbst- und Aufgabenmanagement eine echte Hilfe sein!
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Was ist das Problem
Der Arbeitsprozess für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, erstreckt sich vom Heimarbeitsplatz über das Auto bis zum erfolgreichen Auftritt beim Kunden. Als Außendienstmitarbeiter benötigen Sie Zugriff auf alle wichtigen Informationen auch von unterwegs. Zusätzliche Herausforderungen für das Aufgabenmanagement entstehen bei der Dokumentation von Ergebnissen sowie durch die Tatsache, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeit Kontakt zu sehr vielen Menschen hat, die es wiederzuerkennen gibt.
So funktioniert es
Tipp Nr. 1: Durchgängige Systeme für das Aufgabenmanagement nutzen
Wenn Sie ein Büro zuhause oder einen Schreibtisch in Ihrem Unternehmen haben, können Sie laufende Projekte z. B. in einer Kunststoffbox der Firma Classei organisieren. Mittels der Kunststoffboxen können Sie Ihre laufenden Projekte unterwegs nutzen. Für Ihre Außendiensttermine können Sie die zugehörigen Kundenmappen vor dem betreffenden Tag in die Wiedervorlage einstellen. So haben Sie an jedem Morgen alle nötigen Mappen mit einem Griff zur Hand. Ein gutes Selbst- und Aufgabenmanagement ist auch mit Hängeregistern möglich. Auch hierfür gibt es Boxen. Wir bevorzugen das CLASSEI-System, da es aufgrund seiner Machart deutlich weniger Platz benötigt als Hängeregister.
Tipp Nr. 2: Mit einem Diktiergerät arbeiten
Gerade wenn Sie mehrere Kundentermine täglich haben, ist es von enormer Wichtigkeit, die Gesprächsergebnisse gut zu dokumentieren. Fast jedes Handy hat inzwischen eine Diktierfunktion. Sie sollten die Ergebnisse unmittelbar im Anschluss an den Besuch beim Kunden festhalten, z.B. während Sie mit der Bahn unterwegs zum nächsten Kunden sind. Selbst wenn Sie mit dem Auto fahren und aus Sicherheitsgründen nicht während der Fahrt diktieren können: Diktieren geht auf jeden Fall schneller als schreiben. Wirklich fatal für das Aufgabenmanagement ist, wenn sich hinterher nicht mehr rekonstruieren lässt, was mit wem besprochen wurde.
Die diktierten Notizen können Sie abtippen lassen oder abends selbst abarbeiten. Wichtig für Ihr Selbst- und Aufgabenmanagement ist, dass Sie tagsüber so viele Termine wie möglich wahrnehmen können und die Zeit der Nachbereitung eines Termins minimieren.
Tipp Nr. 3: Übertragen Sie den Ordnungs-Grundsatz auch auf das Auto
Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz. Dieser Grundsatz muss auch für das Auto gelten. Definieren Sie feste Plätze im Auto für Schuhputzset, Diktiergerät, digitale Kamera, Aktentasche und andere Dinge. Schaffen Sie sich Boxen an, in denen Sie die wichtigsten Utensilien unterbringen. Das verkürzt Such- und Aufräumzeiten und optimiert Ihr Selbst- und Aufgabenmanagement.
Tipp Nr. 4: Nutzen Sie die Fahrtzeiten effektiv
Wenn Sie im Auto nicht telefonieren, hören Sie sich CDs mit Inhalten zur Weiterbildung an. Machen Sie dadurch Ihr Auto zur rollenden Universität. Ich empfehle Unternehmen gerne, zur Weiterbildung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Hörbuch-Bibliothek einzurichten. Davon profitieren dann nicht nur einzelne sondern viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Tipp Nr. 5: Münzen parat halten
Im Auto sollten Sie immer einige 1-Euro- und 50-Cent-Münzen haben – das hilft bei Parkuhren und im Supermarkt. Wenn Sie mit Gepäck reisen, sollten Sie sich einige Münzen in die Jackentasche stecken – etwa für Gepäckwagen am Flughafen. Nichtraucher können die Münzen ganz praktisch im Aschenbecher des Autos aufbewahren. Statt nach Münzen zu suchen oder möglichweise erst noch an einer Kasse wechseln zu müssen, können Sie sich Ihrem Aufgabenmanagement widmen.
Tipp Nr. 6: USB-Stick am Schlüsselbund haben
Sie sollten im Auto oder sogar an Ihrem Schlüsselbund einen USB-Stick haben. Wenn Ihnen Ihr Geschäftspartner eine interessante Präsentation zeigt, können Sie diese sofort mitnehmen. Wenn Sie eine Präsentation halten müssen, dann empfiehlt es sich, diese auch auf dem Stick mitzunehmen. Häufig sind Sie dadurch beim Kunden schneller startbereit, als wenn Sie erst Ihren eigenen Laptop auspacken, hochfahren und verbinden müssen. Außerdem kann der Kunde die Präsentation danach problemlos auf seinen PC überspielen. Bei Auslandsreisen kopiere ich auf meinen USB-Stick Scans mit den wichtigsten Dokumenten wie dem Pass, Führerschein, Versicherungen oder dem Impfpass. Geht etwas verloren, habe ich wenigsten einen gewissen Beleg.
Tipp Nr. 7: Gesprächspartner fotografieren
Wenn Sie häufig neue Gesprächspartner haben, fotografieren Sie diese mit der digitalen Kamera oder dem Handy. Wenn Sie erklären, dass Sie Ihr Gedächtnis trainieren wollen, dann wird niemand etwas dagegen haben. Manchmal bietet sich aber auch die Chance, das Foto unbemerkt zu machen, etwa wenn Sie ein Bild an der Pinnwand abfotografieren. Wenn Sie beim Verlassen des Gesprächspartners das Gebäude fotografieren, dann können Sie das Bild auch wieder zuordnen. Eine Alternative besteht darin, im Anschluss an das Foto die Visitenkarte Ihres Gesprächspartners zu fotografieren, wenn Sie wieder im Auto sind. Fügen Sie die Fotos Ihrem Ordner mit dem Aufgabenmanagement zu.
Tipp Nr. 8: Motivierende Fotos, Ideen oder Sprüche
Nutzen Sie auch sonst die Chance für ein Foto! Fotografieren Sie interessante Dinge bei Veranstaltungen etc. (z. B. ein gut gemachtes Plakat, eine gute Wegbeschreibung, Produktpräsentationen des Wettbewerbs, …). Werden Sie ein „Ideensucher”, der ständig nach interessanten Ideen für ein optimiertes Selbst- und Aufgabenmanagement Ausschau hält.
Tipp Nr. 9: Beim Aufgabenmanagement mit konkreten Zielen arbeiten
Arbeiten Sie konsequent mit Kennzahlen, um Ihre Zielvorgaben ständig im Blick zu haben. Die einfachste Kennzahl ist die Überwachung des gesamten bisher erreichten Jahresumsatzes. Wenn Sie Ihr Jahresziel auf die Anzahl der Arbeitstage herunter brechen, dann wissen Sie, wie viel Umsatz Sie durchschnittlich pro Tag machen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Das Aufgabenmanagement lässt sich entsprechend anpassen. Berücksichtigen Sie dabei, dass das Jahr zwar etwa 250 Arbeitstage hat, Sie aber auch Urlaub haben und Besprechungen und Fortbildungen besuchen.
Tipp Nr. 10: Adressaufkleber mitnehmen
Eine weitere Möglichkeit zur Optimierung des Selbst- und Aufgabenmanagements ist es, immer Adressaufkleber von sich mit sich zu tragen. Beim Einchecken in Hotels und alle anderen Gelegenheiten, bei denen Sie Ihre Adresse hinterlassen müssen, können Sie in Zukunft so Zeit sparen! Die Adressen lassen sich gut im Zeitplanbuch oder in einem Ordner mit „Reiseunterlagen” mitführen.
Darauf kommt es an
Niemand zahlt Ihnen die Zeit, die Sie für das Packen, die Anfahrten und das Vor- bzw. Nachbereiten der Termine benötigen. Wenn Sie sich bemühen, die Zeiten möglichst zu reduzieren bzw. sinnvoll zu nutzen und Ihr Selbst- und Aufgabenmanagement optimieren, führt dies zu mehr Effizienz. Die gewonnenen Stunden können Sie mit Ihrer Familie genießen oder in neue Aufträge investieren.
Extra-Tipp
Führen Sie eine Checkliste mit den Dingen, die Sie auf Reisen regelmäßig benötigen. Ein Beispiel, das diejenigen aus unserem Haus für ihr Selbst- und Aufgabenmanagement im Außendienst nutzen, die viel für Vorträge unterwegs sind, finden Sie unter diesem Link.
Und Sie?
Sie sind Außendienstmitarbeiter oder aus einem anderen Grund viel unterwegs? Mich interessieren Ihre Tipps und Tricks für mehr Effizienz beim Selbst- und Aufgabenmanagement! Schreiben Sie mir, ich freue mich über neue Ideen und Ergänzungen!
