Im Labyrinth der To-Dos – Mit dem Aufgabenzettel finden Sie den roten Faden



Manche nützlichen Helfer im Büroalltag entwickeln mitunter ein energieraubendes Eigenleben entwickeln. Nehmen wir als Beispiel Post-its. Die kleinen bunten Klebezettel bieten Platz für wichtige Notizen. Wenn Sie aber überhand nehmen und den Arbeitsbereich überschwemmen, verfehlen sie ihren Zweck. Statt die Arbeit zu erleichtern, kostet es wertvolle Zeit und Konzentration, die kleinen Zettel zu organisieren. Gleiches gilt für den Aufgabenzettel. Es gibt viele Wege, um sich das Leben mit To-Do-Listen unnötig zu erschweren. Ich zeige Ihnen stattdessen, wie Sie ohne Stress die tägliche Aufgabenfülle bewältigen.

Wer Aufgabenzettel nicht klar strukturiert, schlingert ins Chaos.
Wer Aufgabenzettel nicht klar strukturiert, schlingert ins Chaos.

Was ist das Problem

Die Arbeit im Büro ist kleinteiliger geworden. Oft ist es nicht möglich, eine Aufgabe komplett zu erledigen. Da fehlt eine Liste vom Kollegen, manchmal liegt ein Vorgang auch tagelang beim Chef! Während zwei Arbeiten noch nicht erledigt sind, stapeln sich schon die nächsten wichtigen Projekte auf dem Schreibtisch. Es ist gar nicht so leicht, diese vielen losen Fäden im Blick zu behalten. Dieses Gefühl, etwas vergessen zu können, stresst enorm. Sie brauchen stattdessen ein System, um Aufgaben zuverlässig zu organisieren und zu bearbeiten.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Dieser Schuh passt

Ich persönlich favorisiere das elektronische Notizbuch OneNote für meine Aufgabenplanung. Andere Kollegen bevorzugen einen Planer in Papierform. Wenn Sie ohnehin mit Outlook arbeiten, können Sie auch über dieses Programm Ihren Aufgabenzettel führen. Testen Sie aus, welches System zu Ihren Anforderungen passt. Dann wählen Sie das System aus, das besonders gut gefällt. Ihnen nützt kein ausgefeiltes technisches Programm, wenn Sie keine Lust haben, sich mit den unterschiedlichen Funktionen vertraut zu machen! Auch ein persönlich auf Papier gemalter Aufgabenzettel funktioniert, wenn Sie die Aufteilung Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.

Statt sich zu verzetteln, überlegen Sie sich lieber eine klare Struktur für Ihren Aufgabenzettel.
Statt sich zu verzetteln, überlegen Sie sich lieber eine klare Struktur für Ihren Aufgabenzettel.

Tipp Nr. 2: Aufgaben mit Outlook verwalten

Die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung mit Outlook sind zwar nicht so vielfältig, dafür spricht für dieses Tool, dass die meisten Firmen mit diesem Programm Ihre E-Mails bearbeiten. Sie können Aufgabenlisten erstellen und einzelne Aufgaben mit Prioritäten auszeichnen. Außerdem ist es möglich, alles nach Kategorien zu ordnen und Aufgaben Mitarbeitern zuzuweisen. Erledigtes können Sie auf dem virtuellen Aufgabenzettel einfach abhaken. Um Ihre Aufgabenliste zu erstellen, wechseln Sie zu Aufgaben. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Text in die Betreffzeile, damit Sie auf den ersten Blick sehen, worum es sich handelt. Mit Enter speichern Sie die Aufgabe. Noch mehr Tipps finden Sie in meinem Beitrag, wie Sie Outlook als Aufgabenplaner nutzen.

In meinem YouTube-Podcast finden Sie fünf Tipps, wie Sie mit Outlook nie wieder den Überblick über Ihre Aufgaben verlieren.

Extra-Tipp:

OneNote ein kostenloses Zusatztool von Microsoft. Das elektronische Notizbuch eignet sich hervorragend um Aufgaben zu verwalten. Es bietet sich immer dann an, wenn Sie für ein Projekt mehrere unterschiedliche Aufgaben erledigen und sich mit Kollegen zeitnah absprechen müssen. Lesen Sie, wie Sie Outlook und OneNote miteinander verknüpfen.

Sie haben bisher noch nicht mit OneNote gearbeitet? Das geht kinderleicht mit meinem Schritt-für-Schritt-Tutorial.
Sie haben bisher noch nicht mit OneNote gearbeitet? Das geht kinderleicht mit meinem Schritt-für-Schritt-Tutorial.

Tipp Nr. 3: Entwerfen Sie Ihren persönlichen Aufgabenzettel

Wenn Sie nicht so technikvernarrt sind, entwickeln Sie Ihren Aufgabenzettel auf dem Papier. To-Do-Listen für den Tag, die Woche oder den Monat können Sie als Tabelle in Word, Excel oder einfach mit dem Lineal selbst entwerfen. Das hat den Vorteil, dass die Liste perfekt auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Bei sehr komplexen Projekten, bei denen zunächst noch gar nicht alle Aufgaben ersichtlich sind, können Sie die Planung mit Mind Mapping ausführen. Notieren Sie in zentraler Position die Thematik oder das Projekt auf ein großen Blatt Papier oder die Flipchart. Die einzelnen zu erledigenden Tätigkeiten werden auf Linien vermerkt, die wie Äste von dem Mittelpunkt abzweigen. Es besteht auch die Möglichkeit, diesen Zwischenpunkten wiederum Aspekte zuzuordnen. Dieser Aufgabenzettel kann beliebig erweitert werden und bleibt trotzdem übersichtlich.

Jonglieren Sie mit Ihren Aufgaben? nutzen Sie einen Aufgabenzettel Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4: Erledigen Sie Aufgaben mit der 5-Minuten-Regel

Nachdem Sie die Form Ihres Aufgabenzettels festgelegt haben, geht es im nächsten Schritt darum, die verschiedenen Aufgaben zu verwalten. Da Sie im Lauf des Tages mit vielen unterschiedlichen Tätigkeiten konfrontiert werden, empfehle ich Ihnen diese effektive Lösung: Erledigen Sie alles sofort, was Sie in rund fünf Minuten erledigen können. Das geht schneller, als wenn Sie die Tätigkeit aufschreiben und später wieder anschauen, um sie dann in Angriff zu nehmen. Was länger dauert oder gerade nicht in Ihren Zeitplan passt, notieren Sie in Ihrem Aufgabenzettel. Geben Sie den Tätigkeiten einen aussagekräftigen Titel, damit Sie auf einen Blick wissen, worum es sich handelt. Wenn es eine Deadline gibt, terminieren Sie die Aufgabe entsprechend. Ansonsten überlegen Sie, wann Sie die Aufgabe fertigstellen möchten.

Mit dem Aufgabenzettel haben Sie den Kopf frei.
Mit dem Aufgabenzettel haben Sie den Kopf frei.

Tipp Nr. 5: Behalten Sie Ihre Ziele und Prioritäten im Auge

Wenn Sie Ihre Aufgaben terminieren, vergessen Sie dabei nicht Ihre Ziele. Denn wer wie ein Fleißbienchen immer nur alles abarbeitet, findet selten berufliche Erfüllung. Mit der Eisenhower-Matrix unterbrechen Sie das Diktat Ihres Aufgabenzettels und verwirklichen Ihre beruflichen und privaten Ziele, indem Sie Prioritäten setzen. Bei der nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannten Methode des Zeitmanagements wird zwischen wichtig und dringend unterschieden. Jede Aufgabe, die Sie Ihren Zielen näherbringt, ist wichtig. Tätigkeiten, die innerhalb eines Zeitrahmens erledigt werden müssen, sind dringend. Unwichtig Aufgaben sollten Sie delegieren und alles was nicht wichtig und nicht dringend ist, wird nicht bearbeitet.

Mit der Eisenhower-Methode verzetteln Sie sich nicht mit unwichtigen Aufgaben.
Mit der Eisenhower-Methode verzetteln Sie sich nicht mit unwichtigen Aufgaben.

Eine weitere effektive Methode, um Prioritäten zu setzen, ist die 25.000-Dollar-Methode? Sie hilft Ihnen, sich jeden Tag auf die wichtigste Tätigkeit zu konzentrieren.

Darauf kommt es an

Entscheiden Sie sich für die Form des Aufgabenzettels, die Ihnen gut gefällt und am besten Ihren Bedürfnissen entspricht. Trennen Sie aber unbedingt Aufgaben von den Terminen. Aufgaben gehören nicht in den Terminkalender, sonst verlieren Sie den Überblick.

Was der Tipp bewirkt

In einer Aufgabenliste halten Sie alle wichtigen Tätigkeiten fest und geben Ihnen einen festen Platz. So schweifen Ihre Gedanken nicht mehr ab! Sie haben den Kopf frei und können konzentriert arbeiten. Das wirkt sich auch auf Ihr Privatleben aus. Sie haben viel mehr Energie für die Familie und Ihre Hobbys.

Und Sie?

Führen Sie einen Aufgabenzettel oder wenden Sie eine andere Erfolgsmethode an? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.





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