Clever organisiert mit dem Aufgabenzettel: 7 Tipps für mehr Übersicht

10. März 2020

Fröhlich gelb, zart grün, quietschrosa oder himmelblau – bunte Post-its und Notizzettel verbreiten optisch gute Laune. Aber die kleinen Helfer im Büroalltag entwickeln schnell ein energieraubendes Eigenleben und scheinen sich wie ein unerwünschter Schädling unaufhaltsam Tempo zu vermehren. Aufgabenzettel haften an Monitoren, kleben auf Schreibtischunterlagen und verstecken sich in Kalendern. Plötzlich erleichtern Sie nicht mehr die Arbeit, sondern es kostet wertvolle Zeit und Konzentration, alle Notizen und To-Do-Listen zu organisieren. Ich zeige Ihnen, wie Sie die beruflichen Vorhaben in eine Aufgabenliste verwandeln, die Ihnen sogar beim Denken hilft.

Zu viele Aufgabenzettel und Notizen stiften Chaos und Verunsicherung

1.Tipp: Schluss mit dem Aufgabenzettel-Dilemma

Die Telefonnummer vom neuen Kunden, eine Aktennotiz vom letzten Meeting oder eine Erinnerung an einen wichtigen Termin – diese oder ähnliche Notizen landen unweigerlich als Post-its am Monitor oder stapeln sich als Blätterturm auf dem Schreibtisch. Je mehr Aufgabenzettel Sie sammeln, desto schwerer fällt es Ihnen, diese vielen losen Fäden im Blick zu behalten. Stressen Sie sich nicht länger sondern verwalten Sie Ihre Aufgaben mit System.

 

Fangen Sie zunächst damit an, Ihre vorhandenen Klebezettel und Notizen aufzuräumen. Adressen und Telefonnummern tragen Sie in das Adressbuch ein. Für Kontaktdaten, die Sie regelmäßig brauchen, empfehle ich Ihnen das praxisbewährte Foliensichtbuch. In dieser Mappe mit Einlegefolien listen Sie die wichtigsten Daten übersichtlich auf. Dazu ein Inhaltsverzeichnis und Seiten-Nummerierungen, fertig ist das Nachschlagewerk für jede Gelegenheit.

Weiter geht es mit den Aufgaben ohne Termin. Alles, was Sie sich vornehmen jedoch nicht terminieren, übertragen Sie in einen Ideen-Ordner. Dieses kreative Gedächtnis ist Ihr ganz persönliches Schatzkästlein. Wie Sie einen Ideen-Ordner anlegen und führen, lesen Sie in meinem Artikel Höchste Zeit für frische Ideen.

Nach dem Sichern der Ideen geht es ans Ordnen der Aufgabenzettel mit Terminen. Ich persönlich favorisiere das elektronische Notizbuch OneNote für meine Aufgabenplanung. Wenn Sie ohnehin mit Outlook arbeiten, können Sie auch über dieses Programm Ihren Aufgabenzettel führen. Ich treffe aber auch immer wieder Menschen, die auf einen Planer in Papierform bestehen. Testen Sie aus, welches System zu Ihren Anforderungen passt. Ihnen nützt kein ausgefeiltes technisches Programm, wenn Sie keine Lust haben, sich mit den unterschiedlichen Funktionen vertraut zu machen! Auch ein persönlich auf Papier gemalter Aufgabenzettel funktioniert, wenn Sie die Aufteilung Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.

Lesen Sie in den nächsten drei Kapiteln, wie Sie digital oder analog Ihre Aufgaben souverän managen.

2. Tipp: Genial digitales Arbeiten mit OneNote

Das elektronische Notizbuch OneNote ist für mich die beste Alternative zu einzelnen Aufgabenzetteln. Dieses kostenlose Zusatztool von Microsoft ist besonders ideal, wenn ich für ein Projekt verschiedene Aufgaben zu erledigen habe. Und – für mich ganz wichtig – es ermöglicht mir, mich mit Kollegen direkt abzusprechen.

Falls Sie OneNote noch nicht kennen, ist der folgende Tipp für Sie interessant:

Download-Tipp für Einsteiger: Das OneNote-Tutorial habe ich speziell für Einsteiger zusammengestellt. Sie erhalten hier eine leicht verständliche Anleitung zum Erstellen eines OneNote-Notizbuches. Probieren Sie es aus und freuen Sie sich auf eine Alternative zu Aufgabenzetteln, die Sie wirklich entlastet.

Wenn Sie das Thema interessiert, empfehle ich Ihnen mein kostenloses E-Book: Mit OneNote Durchstarten:

3. Tipp: Aufgaben mit Outlook verwalten

Die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung mit Outlook sind zwar nicht so vielfältig, dafür spricht für dieses Tool, dass die meisten Firmen mit diesem Programm Ihre E-Mails bearbeiten. Sie können Aufgabenlisten erstellen und einzelne Aufgaben mit Prioritäten auszeichnen. Außerdem ist es möglich, alles nach Kategorien zu ordnen und Aufgaben Mitarbeitern zuzuweisen. Erledigtes können Sie auf dem virtuellen Aufgabenzettel einfach abhaken.

Um Ihre Aufgabenliste zu erstellen, wechseln Sie zu Aufgaben. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Text in die Betreffzeile, damit Sie auf den ersten Blick sehen, worum es sich handelt. Mit Enter speichern Sie die Aufgabe.


Auf unserem Youtube Kanal Büro-Kaizen digital finden Sie fünf Tipps, wie Sie mit Outlook nie wieder den Überblick über Ihre Aufgaben verlieren.

Zwei Klicks für mehr Übersicht
Bekommen Sie auch mehrmals am Tag E-Mails, die eine Aufgabe beinhalten? Die Gefahr ist groß, den Überblick zu verlieren. Erstellen Sie direkt aus der Mail eine Aufgabe. Mit nur zwei Klicks übernehmen Sie schnell und zuverlässig eine E-Mail in Ihre Outlook-Aufgabenliste:

  • Mac: Rechte Maustaste drücken, dann auf „Nachverfolgen“ gehen.
  • Windows: Rechte Maustaste drücken, das Symbol „Aufgaben“ anklicken.
Statt sich zu verzetteln, organisieren Sie mit System Ihre Aufgaben.

4. Tipp: Entwerfen Sie Ihren persönlichen Aufgabenzettel im Papierformat

Wenn Sie nicht so technikvernarrt sind, zeichnen Sie Ihren Aufgabenzettel mit dem Lineal auf Papier. Alternativ können Sie auch eine Tabelle in Word oder Excel erstellen. Ihre Vorlage hat den Vorteil, dass sie perfekt zu Ihren persönlichen Anforderungen passt.

Kurz-Tipp für Papierliebhaber: Schauen Sie in den Tempus-Shop und lassen Sie sich von unseren Zeitplansystemen anregen, die auch Aufgabenlisten enthalten.

Bewährt hat sich diese Vorgehensweise: Erstellen Sie eine Aufgabenliste für den Monat. Entwickeln Sie daraus die Aufgabenliste für die kommende Woche und daraus jene Aufgabenliste für den jeweiligen Tag. Terminieren Sie die Aufgaben, indem Sie sie nach der Eisenhower-Methode priorisieren. Falls Sie das noch nie ausprobiert haben, hier mein Lese-Tipp für Erfolgsbewusste: Endlich erfolgreich

5. Tipp: Erledigen Sie Aufgaben mit der 5-Minuten-Regel

Nachdem Sie die Form Ihres Aufgabenzettels festgelegt haben, geht es im nächsten Schritt darum, die verschiedenen Aufgaben zu verwalten. Da Sie im Lauf des Tages mit vielen unterschiedlichen Tätigkeiten konfrontiert werden, empfehle ich Ihnen diese effektive Lösung: Erledigen Sie alles sofort, was Sie in rund fünf Minuten erledigen können. Das geht schneller, als wenn Sie die Tätigkeit aufschreiben und später wieder anschauen, um sie dann in Angriff zu nehmen. Was länger dauert oder gerade nicht in Ihren Zeitplan passt, notieren Sie in Ihrem Aufgabenzettel. Geben Sie den Tätigkeiten einen aussagekräftigen Titel, damit Sie auf einen Blick wissen, worum es sich handelt. Wenn es eine Deadline gibt, terminieren Sie die Aufgabe entsprechend. Ansonsten überlegen Sie, wann Sie die Aufgabe fertigstellen möchten.

6. Tipp: Verknüpfen Sie perfekt lose Fäden mit Ihrem System

Wahrscheinlich geht es Ihnen wie mir, und Ihre Ordnung droht durch neue Informationen, Anfragen und To-dos zusammenzubrechen. Wirklich effizient arbeiten Sie mit einer Verknüpfung aus Aufgaben und einem klugen Wiedervorlagesystem.

So geht’s:

  • 1. Besorgen Sie sich ein Wiedervorlagesystem, entweder einen Pultordner oder eine        Hängeregistratur.
  • 2. Nummerieren Sie die einzelnen Mappen.
  • 3. Notieren Sie hinter einer Aufgabe die zugehörige Mappen-Nummer.
  • 4. Fertigen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, damit Sie jederzeit einen Überblick haben,          was sich in jeder Mappe befindet.
  • 5. Notieren Sie hinter jeder Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste die Nummer der                        zugehörigen Mappe.
  • 6. Wenn der Vorgang erledigt ist, wandern die Unterlagen in die Ablage oder in den          Papierkorb und die Mappe kann für eine neue Aufgabe oder für ein neues Projekt        genutzt werden.

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7. Tipp: Up to date mit digitalen Kurznotizen

Kreative Menschen arbeiten gerne mit Farben und visuellen Effekten. Geht es Ihnen auch so, dann empfehle ich Ihnen die digitalen Kurznotizen. Während Sie am Computer arbeiten oder telefonieren, können Sie mit dieser kleinen App Notizen schreiben und diese farbig markieren.

Und so geht’s:

  • Öffnen Sie mit der Windows-Taste das Startmenü von Windows 10.
  • Geben Sie in das Suchfenster „Kurznotizen“ ein.
  • Klicken Sie auf die App und schon öffnet sich Ihr digitaler Post-it.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gelbe Icon in der Taskleiste und wählen Sie „an Taskleiste anheften“ aus.
Digitale Kurznotizen sind eine clevere Alternative zu Klebezetteln.

Eine neue Notiz öffnen Sie, indem Sie auf das „+“ klicken. Sie können diese kleinen digitalen Notizen beliebig vergrößern und Ihren persönlichen Vorstellungen anpassen. Außerdem stehen Ihnen sechs Farben zur Verfügung. Die Farbe wählen Sie aus, indem Sie auf die drei „…“ gehen. Zum Löschen der Notiz drücken Sie rechts oben auf das Zeichen „x“. Das Blatt mit allen Notizen verschwindet.

Zum Weiterlesen

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie das Sammelsurium von Aufgabenzetteln gegen eine Aufgabenliste eintauschen können, die Ihnen einen klaren Überblick und sofortige Zeitersparnis bringt, stöbern Sie doch in meinen folgenden Tipps:

Mehr Tipps für eine übersichtliche Aufgabenverwaltung mit Terminen und Aufgaben finden Sie in meinem Artikel Gut sortiert ist halb gelöst – Aufgabenverwaltung mit Köpfchen

Sie möchten OneNote und Outlook miteinander verbinden? Kein Problem. Lesen Sie in meinem Artikel, wie einfach das geht: Zwei wie füreinander gemacht: OneNote und Outlook



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