Egon, ich habe einen Plan – So nutzen Sie Outlook als Ihren Aufgabenplaner



Kennen Sie noch die Olsen-Bande. Egon hatte in der Fernsehserie ständig einen Plan und am Ende ging alles schief! Mächtig, gewaltig! Vielleicht wäre es besser gelaufen, wenn Egon, Benny und Kjelt Outlook als Aufgabenplaner genutzt hätten?

Was ist das Problem

Wunderlist, Apple-Erinnerungen, Omnifocus – Aufgabenplaner gibt es viele. Das Programm Outlook überzeugt uns immer noch am meisten. In Outlook lassen sich Kalender, E-Mail und der Aufgabenplaner perfekt miteinander verbinden. Da die Software auf verschiedenen Geräten wie Handy, Tablet oder PC läuft, ist der Zugriff von unterschiedlichen Standorten auf eine immer aktuelle Liste möglich. Im folgenden erhalten Sie fünf Tipps, wie sich Outlook als Aufgabenplaner einsetzen lässt.

Aufgaben mit Aufgabenplaner strukturiert auflisten
Die Aufgaben im Blick behalten mit Outlook

So funktioniert es

Der Aufgabenplaner-Tipp Nr. 1: Machen Sie aus E-Mails Aufgaben!

Ein großer Vorteil, wenn Sie Outlook als Aufgabenplaner nutzen wollen, ist, dass sich aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen lässt. Klicken Sie dafür die E-Mail, aus der Sie eine neuen Aufgabe erstellen möchten, mit der rechten Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter rechter Maustaste in Outlook unten links auf das Symbol „Aufgaben“. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, öffnet sich ein Kontext-Menü.

Ideale Lösung durch Outlook Aufgabenplaner
Der Aufgabenplaner Outlook macht aus E-Mails ToDos!

Wählen Sie hier die Option „Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage“ aus. Outlook erstellt Ihnen daraufhin eine neue Aufgabe.

Der Aufgabenplaner-Tipp Nr. 2: Klären Sie die zeitlichen Abläufe!

Wenn Sie eine neue Aufgabe in Outlook anlegen, können Sie der Aufgabe zwei verschiedene Zeitpunkte zuweisen: „Beginnt am“ sowie „Fälligkeitsdatum“. Die Aufgabenliste in Outlook wird nach dem Fälligkeitsdatum sortiert. Unsere Empfehlung ist , bei jeder Aufgabe nur das Fälligkeitsdatum auszufüllen. Hier wird der Tag eingetragen, an dem die Aufgabe erledigt wird. Das Datumsfeld „Fälligkeitsdatum“ finden Sie im Kopfbereich jeder Aufgabe.

Aufgabenplaner in Outlook inkludieren Fälligkeitsdaten
Mit dem Aufgabenplaner Outlook lassen sich Fälligkeitsdaten festlegen.

Durch die Vergabe des Fälligkeitsdatums werden die Aufgaben im Aufgabenplaner von Outlook tageweise sortiert. So bekommen Sie einen guten Überblick, an welchem Tag welche Aufgaben anstehen. Die Aufgaben für heute stehen in der Liste ganz oben. Die anderen brauchen Sie nicht anzusehen, da sie erst später zu bearbeiten sind.

Aufgabenplaner in Outlook tagesspezifisch anwendbar
Die Aufgabenliste in Outlook hilft, alle Tagesaufgaben mit einem Blick zu erfassen.

Der Aufgabenplaner-Tipp Nr. 3: Verknüpfen Sie die Aufgaben mit Ihren Papierunterlagen!

Neue Aufgaben kommen nicht nur per E-Mail bei ihnen an. Sie entstehen in Besprechungen oder landen per Post auf Ihrem Schreibtisch. In vielen Fällen gibt es zu diesen Aufgaben zusätzliche Unterlagen in Papier¬form. Jetzt kommt es darauf an, auch diese Aufgaben in Ihren digitalen Aufgabenplaner einzupflegen und die zugehörigen Unter¬lagen so zu organisieren, dass sie bei Bedarf mit einem Griff zur Hand sind. Besorgen Sie sich dazu ein nummeriertes Wiedervorlagesystem.
Dazu geeignet sind Pultordner:

Verschiedene Varianten von Aufgabenplaner verfügbar

Auch von den Firmen MAPPEI und Classei gibt es Systeme…

Aufgabenplaner durch systematische Ordnung

…oder Sie legen sich einfach eine Hängeregistratur an:

Aufgabenplaner durch Verwendung einer Hängeregistratur

Das Wiedervorlagesystem wird nun zweckentfremdet, indem Sie die Nummern nicht wie üblich als Datum ver¬stehen, sondern als Mappennummer. Die 31 Mappen in einem Pultordner sind z.B. ursprünglich alsTagesmappen des Wiedervorlagesystems gedacht. In unserem Fall bilden sie die Basis für ein leistungsfähigen Aufgabenplaner mit Direktzugriff: Die Unterlagen zur neuen Aufgabe stecken Sie in eine leere Mappe. Um die neue Outlook-Aufgabe mit der Mappe zu verknüpfen, schreiben Sie einfach die Nummer der Mappe in den Betreff der Aufgabe, und zwar an den Anfang der Betreffzeile.

Aufgabenplaner elektronisch mit Outlook steuern

Damit Sie auch ohne Outlook wissen, was sich im Pultordner befindet, arbeiten Sie mit einem Inhaltsverzeichnis, das Sie vorne einkleben.

Klassisches System von Aufgabenplaner möglich
Beispiel für einen Pultordner mit Post-it-Inhaltsverzeichnis

Die Erstellung eines solchen Inhaltsverzeichnisses kostet etwas Zeit, doch die Zeit, die Sie hinterher sparen, weil Sie nicht suchen müssen, wiegt diesen Aufwand wieder deutlich auf.

Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen! Klick um zu Tweeten

Eine Vorlage des Inhaltsverzeichnisses zum Ausdrucken finden Sie kostenlos auf unserer Website: https://www.buero-kaizen.de/doi-dl-register/?dlid=989

Ist der Vorgang erledigt, werden die Papiere abgelegt oder entsorgt und der Platz ist wieder frei.

Der Aufgabenplaner-Tipp Nr. 4: Beschränken Sie Ihre Aufgabenliste

Eine häufig anzutreffende Herausforderung besteht darin, dass die Aufgabenliste im Aufgabenplaner immer länger wird. Damit wird die Liste oft unübersichtlich. Es wächst die Gefahr, dass Sie Wichtiges übersehen und die Aufgabenliste ihren Wert verliert. Sie können dem entgegenwirken, in dem Sie Ihren Aufgabenplaner von Ideen befreien. Eine Aufgabe ist eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung, die ein Fällig¬keits¬datum besitzt. Es steht also fest, wann sie spätestens erledigt sein muss. Beispiel: Steuererklärung. Eine Idee dagegen kann zwar auch eine konkrete Tätigkeit enthalten, allerdings gibt es hier kein Fälligkeitsdatum. Bei Ideen handelt es sich um Aufgaben, die „getan werden sollten“. Ideen, die nicht so wichtig oder dringend sind, dass sie ein Fälligkeitsdatum haben, zählen in unserem Zusammenhang nicht als Aufgabe. Beispiel: WC-Renovierung. So etwas gehört nicht in den Aufgabenplaner.

Aufgabenplaner verwenden für strukturierte Arbeitsweise

Um dennoch einen Überblick über Ihre Ideen zu gewinnen, arbeiten Sie mit einem Ideen-Ordner. Aufgaben, die Sie vielleicht irgendwann einmal angehen wollen, kommen dann in diesen Ordner „Ideen“. Wenn Sie sich angewöhnen, die Ideenliste einmal im Monat durchzuschauen und Ideen in Aufgaben umzuwandeln, bzw. Ideen zu streichen, werden die Ideen in den Aufgabenplanungsprozess integriert und es gehen keine Ideen verloren.

Mehr Informationen für den Ideenordner erhalten Sie hier: Höchste Zeit für frische Ideen – wie Sie mit dem Ideen-Ordner Ihre Einfälle sichern

Der Aufgabenplaner-Extra-Tipp
Vielen Menschen hilft es, während der Woche mit einem Aus¬druck der Aufgabenliste zu arbeiten. Auf ein DIN-A4-Blatt passen maximal circa 50 Aufgaben (siehe Abbildung). Damit haben Sie eine „natürliche“ Obergrenze.

Aufgabenplaner durch Auflistung ausstehender Tätigkeiten

Umfasst Ihre To-do-Liste mehr als 50 Aufgaben, sollten Sie Aufgaben  delegieren oder verwerfen. Mehr als 50 Aufgaben im Aufgabenplaner lassen sich ohnehin schwer im Blick behalten.

Der Aufgabenplaner-Tipp Nr. 5: Weisen Sie anderen Aufgaben zu!

Sie müssen nicht alles alleine schaffen. Im Team gibt es idealerweise Menschen, die bestimmte Aufgaben besser und oft auch viel lieber erledigen als Sie. Der Aufgabenplaner Outlook ermöglicht das Delegieren von Aufgaben an andere Personen. Das geht ganz ohne lange E-Mails mit Informationen, die dann seitens des Empfängers erst in eine Aufgabe überführt werden müssen. Erstellen Sie zunächst die Aufgabe, um die es geht. Tragen Sie einen klaren Betreff ein und weisen Sie ein Fälligkeitsdatum zu. Um eine Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen, klicken Sie nun in der Aufgabe oben in der Menü¬leiste auf „Aufgabe zuweisen“.

Aufgabenplaner effektiv zur Zuständigkeitseinteilung nutzen
Mit Outlook lassen sich Aufgaben anderen Personen zuweisen.

Anschließend tragen Sie in das „An-Feld“ den gewünschten Empfänger ein.

Aufgabenplaner nutzen und Aufgaben weiterleiten
Schreiben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld "An".

Outlook hilft Ihnen auf zweierlei Art, den Überblick über die Umsetzung Ihrer delegierten Aufgaben zu behalten, wählen Sie aus, was für Sie am besten passt: "In eigener Liste speichern" oder "Statusbericht bei Erledigung".

Aufgabenplaner nutzen und Status nachverfolgen
Zwei Möglichkeiten der Nachverfolgung.

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Senden“. Dadurch erscheint eine Benachrichtigung der delegierten Aufgabe im Postfach des Mitarbeiters, dem Sie die Aufgabe zugewiesen haben. Diese Zuweisung kann nun ähnlich wie bei einer Besprechungsanfrage akzeptiert oder abgelehnt werden.

Darauf kommt es an

Gemäß des Büro-Kaizen® Mottos "Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz" sollten sich entscheiden, nur eine einzige Aufgabenliste zu führen. Vermeiden Sie, dass zusätzlich zu der Aufgabenliste in Outlook Notizzettel, Post-Ist oder handschriftliche Aufgabenlisten entstehen. Nutzen Sie stattdessen ausschließlich einen Aufgabenplaner und übertragen Sie sämtliche Notizen zeitnah in Outlook.

Was der Tipp bewirkt

Gerade aufgrund des Zusammenspiels von Kalender, E-Mail und Aufgabenliste ist Outlook der perfekte Aufgabenplaner. Weil er plattformübergreifend genutzt werden kann, haben Sie stets auf dem Mobiltelefon, dem Desktop-Computer oder dem Tablet alle Informationen zur Verfügung!

Extra-Tipp

Die fünf Tipps stellen eine Auswahl da, wie sich Outlook als Aufgabenplaner nutzen lässt. Wir haben noch eine Vielzahl weiterer Informationen für Sie. Sie erhalten Sie in unserem E-Book Aufgaben-Schnelltest.

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie mit Outlook als Aufgabenplaner? Schreiben Sie mir! Ich bin gespannt, welche weiteren Tipps und Tricks Sie nutzen!



2 Kommentare
  • Danke für diesen wertvollen Beitrag. Er hat mich dazu gebracht, meine viel zu volle Aufgabenliste auszusortieren. In der Tat versteckten sich da einige “Darf-ich-nicht-vergessen” oder “mach-ich-irgendwann” Dinge darin.

    Meine Aufgaben bestehen oft aus vielen “kleinen” Einzelaufgaben. Macht Ihr System für so einen Fall auch Sinn? Kann ich die einzelnen Aufgaben für einen Tag auch priorisieren, z. B. indem ich die Funktion “Kategorie” dafür nutze?


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