So beeinflusst die Bürogestaltung Ihre Kommunikation: 3 einfache Tipps

10. März 2020

Ihre Bürogestaltung erzählt von Ihrem Unternehmen: Die Besucher ziehen Schlüsse daraus, ob Ihre Räume hell und strukturiert oder angestaubt und unübersichtlich wirken. Entsprechend verläuft die Kommunikation: Leicht und lösungsorientiert oder planlos und missverständlich. Für einen Geschäftsabschluss ist eine funktionierende Kommunikation oft das Zünglein an der Waage.

Doch auch auf Sie und Ihre Mitarbeiter wirkt sich die Bürogestaltung aus: Haben Sie alle Informationen über Ihr Unternehmen griffbereit zur Hand, so dass die Kommunikation mit Kollegen und Kunden frei fließt? Die Gestaltung des Büros wirkt sich direkt oder indirekt auf das Wohlbefinden und die Produktivität jedes Einzelnen aus. Ein Faktor, der nicht zu unterschätzen ist.

Bürogestaltung und Büroeinrichtung

Sie haben bereits in praktische Möbel, optimale Beleuchtungen und moderne Computer investiert? Sehr gut, dann haben Sie für die Büroeinrichtung schon einiges getan. Nun folgt der nächste Schritt, die Bürogestaltung.

Die Bürogestaltung verstehe ich als einen andauernden Prozess. Dazu gehören die Gestaltung jedes einzelnen Arbeitsplatzes und optimale Bedingungen für die Kommunikation.

Oft schon habe ich festgestellt, dass Prozesse immer wieder stocken, weil die Kommunikation zwischen den Beteiligten nicht funktioniert. Deshalb habe ich für Sie 3 Tipps zur Bürogestaltung zusammengestellt, die sich vor allem auf die Kommunikation auswirken.

Tipp Nr. 1 zur Bürogestaltung: Posteingang definieren

Das klingt wirklich simpel: Richten Sie eine Schale, die nur dem Posteingang dient. Kennzeichnen Sie die Schale mit dem Verwendungszweck und Ihrem Namen. So ist für Ihre Kollegen gut sichtbar, dass sie Briefe, Prospekte und andere Post für Sie hier ablegen.

Hintergrund: Die Organisation des Posteingangs gehört zu den kleinen, aber einflussreichen Faktoren der Bürogestaltung. Post hat ja immer etwas mit Kommunikation zu tun. Die Vorteile einer einzigen Schale für den Posteingang stellen sich schnell heraus:

Es entfällt der Arbeitsschritt, die Post in einen Stapel von Ablagekörben vorzusortieren. Stattdessen leeren Sie den Posteingang ein- oder zweimal täglich und legen sofort alles an seinen Platz. Dabei gehen Sie so vor:

  • Was nicht benötigt wird, geht in den Papierkorb.
  • Was innerhalb von fünf Minuten erledigt werden kann, erledigen Sie sofort.
  • Was nicht zu Ihren Aufgaben gehört, geben Sie an den zuständigen Kollegen weiter.
  • Was Sie später bearbeiten wollen, wird direkt terminiert.
  • Lesematerial legen Sie auf den Lesestapel, den ich Ihnen im nächsten Abschnitt beschreibe.

Tipp: Vermerken Sie auch Ihre Abwesenheitszeiten sowie die Telefonnummer auf dem Schild, das erleichtert die Kommunikation mit Ihren Kollegen.

Der Posteingang gehört zur Bürogestaltung
Der Posteingang gehört zur Bürogestaltung

Auf diese Weise können Sie auch mit Ihrem digitalen Posteingang verfahren. In diesem Artikel beschreibe ich Ihnen das genaue Vorgehen: Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail-Flut

Tipp Nr. 2 zur Bürogestaltung: Schreibtisch dauerhaft aufräumen

Wieder ein Tipp, der simpler klingt, als er ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch bietet gleich mehrere Vorteile:

  • Sie finden auf einen Griff, was Sie benötigen.
  • Der Platz ist sinnvoll genutzt und frei von überflüssigen Dingen.
  • Ihre Urlaubsvertretung findet sich leicht zurecht.

Viele im Büro Tätige haben mir schon anvertraut, dass sie sich von dem Chaos in ihrem Schreibtisch behindert fühlten. Doch mehrere Versuche, eine Schreibtischordnung einzuhalten, seien nach kurzer Zeit gescheitert. In diesen Fällen, so meine Erfahrung, hat entweder die Ordnung nicht zum Arbeitsplatz gepasst oder die Plätze für die einzelnen Dinge waren nicht klar definiert.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Ihren Schreibtisch noch einmal aufräumen – dieses Mal für immer. Darunter finden Sie die Tipps zum Nachlesen und Nachmachen.

Wichtiger Bestandteil der Bürogestaltung: Der für immer aufgeräumte Schreibtisch.

Das Sichtbuch

Schaffen Sie sich eine Mappe mit fest installierten Einsteckfolien an. In diesem Sichtbuch halten Sie alle Informationen vor, auf die Sie immer wieder schnell zugreifen müssen, zum Beispiel:

  • Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner
  • Ihre Kundennummern bei Vertragspartnern und Lieferanten
  • Preisliste Ihres Unternehmens
  • Telefonliste innerhalb des Unternehmens
  • Aufgabenbereiche der einzelnen Abteilungen oder Mitarbeiter
  • Übersicht wiederkehrender Termine

Die erste Folie kann ein Inhaltsverzeichnis enthalten. Alle weiteren Folien erhalten in einer Ecke eine Seitenzahl. So können Sie benötigte Einträge ganz gezielt auffinden. Das Sichtbuch platzieren Sie am besten direkt auf dem Schreibtisch.

Laufende Vorgänge

Legen Sie laufende Vorgänge in einem System mit Direktzugriff ab; zum Beispiel in einer Registermappe mit nummerierten Fächern. So erhält jedes Projekt automatisch eine Nummer. Übertragen Sie diese Nummern in ein Inhaltsverzeichnis, das ganz vorn in der Mappe liegt.

Gemeinsam genutzte Unterlagen

Für Unterlagen, die sie mit Kollegen teilen, vereinbaren Sie gemeinsame Ablage-Spielregeln. Wir bei Tempus machen das so: Laufende Projekte legen wir in blaue Mappen, Kundenbestellungen in rote.

Lesestapel

Richten Sie für Lesestoff einen Stapel ein, der eine Begrenzung nach oben hat. Gut geeignet ist ein Fach im Regal oder Sideboard. Wenn der Stapel die obere Begrenzung erreicht hat, ziehen Sie einfach die Zeitschriften, die ganz unten liegen heraus und bringen sie direkt ins Altpapier. Bedenken Sie: Zum Lesen dieser Materialien fehlte Ihnen bisher die Zeit und das wird sich auch nicht ändern.

Tipp: Entsorgen Sie die Materialien, ohne sie noch einmal anzusehen. Damit vermeiden Sie, in die „Kann-ich-noch-gebrauchen-Falle“ zu tappen.

Bürowerkzeuge

Geben Sie allen Büromaterialien einen festen Platz. Besser als die Tischplatte eignen sich hierfür die Schubfächer am Schreibtisch. Dabei gilt: Je öfter Sie etwas benötigen, umso mehr in Reichweite bewahren Sie den Gegenstand auf.

Tipp: Unterteilen Sie die Schubfächer mit beschrifteten Trennelementen, so bleibt die geschaffene Ordnung bestehen.

Projekte mit Terminen verknüpfen

Schaffen Sie sich eine Registermappe oder eine Box mit nummerierten Zwischenblättern an. Notieren Sie anstehende Termine in Ihrem Kalender, zusammen mit der Nummer, die in der Registerbox zu dem jeweiligen Projekt gehört.

Mehr Tipps zum Anlegen von Projektordnern finden Sie hier.

Diese Strategie funktioniert auch, wenn Sie mit einem Online-Kalender, wie zum Beispiel Outlook, arbeiten. Dazu finden Sie in meinem Artikel zum Aufgabenmanagement eine Anleitung.

Bürogestaltung: Projekte mit Terminen zu verbinden, sorgt für Übersicht

Tipp Nr. 3 zur Bürogestaltung: Telefonmanagement

Das Telefonieren ist in vielen Unternehmen noch immer die beliebteste Art der Kommunikation. Wenn Sie mit Ihrem Geschäftspartner am Telefon zugewandt und konzentriert sprechen, vermitteln Sie ein positives Bild Ihres Unternehmens.

Hier stelle ich Ihnen drei Möglichkeiten vor, wie Sie die Kommunikation per Telefon bewusst in Ihre Bürogestaltung einbeziehen.

Die Telefonnotiz

Gerade bei überraschenden Anrufen können Teile des Gesprächs leicht vergessen werden. Wer hat Wann angerufen und Was wurde besprochen? Leicht gehen Informationen aus dem Gespräch im weiteren Geschäftsalltag unter. Verlassen Sie sich besser nicht auf Ihr Gedächtnis, sondern fertigen Sie während des Telefonats Notizen an.

Tipp: Da die Kommunikation mit Kunden besonders wichtig ist, haben wir für Sie einen Vordruck für Rückmeldungen von Kunden erstellt. Er steht in unserem Downloadcenter kostenlos für Sie bereit.

Besonders komfortabel sind Telefonnotizen in Outlook. In meinem Artikel Telefonnotiz Outlook erhalten Sie eine Anleitung für diese wenig bekannte Funktion.

Der Telefonleitfaden

Um einen Anruf vorzubereiten oder im Gespräch souverän zu kommunizieren, bewährt sich der Einsatz eines Telefonleitfadens. Er ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Firmenauftritts. Zum anderen können Sie im Telefonleitfaden alle Informationen sammeln, die erfahrungsgemäß im Laufe eines Gesprächs benötigt werden.

Besonders im Kundenservice ist so ein Leitfaden eine große Hilfe.

Tipp: Integrieren Sie doch unsere Regeln für das Kundencenter in Ihren Telefonleitfaden. Wir haben ein Beispiel für Sie bereitgestellt, dass sie sich kostenlos herunterladen und nutzen können: Servicestandard für das Kundencenter.

Und wenn Sie mehr über Telefonleitfäden erfahren möchten, empfehle ich Ihnen diesen Artikel aus dem Blog von Büro Kaizen: Was Telefonleitfäden für Sie tun können.

Das Telefonzimmer

Gerade in Gemeinschaftsbüros können Umgebungsgeräusche beim Telefonieren stören. Das ist nicht nur für Sie anstrengend, sondern kann auch Ihren Gesprächspartner ablenken. Deshalb bietet es sich an, für das Telefonieren ein extra Zimmer einzurichten. Steht kein separater Raum zur Verfügung, können Sie von einem größeren Raum einen Bereich mit schalldämmenden Wandelementen abtrennen. Für die Möbel und den Fußboden eignen sich ebenfalls schalldämmende Materialien.

Diese Ausstattung des Telefonzimmers hat sich bewährt:

Möbel: Stellen Sie zum Schreibtisch mit Stuhl auch ein Sideboard für Ausdrucke des Telefonleitfadens und für Firmenprospekte auf.

Technik: Mit tragbaren Geräten ermöglichen Sie flexibles Arbeiten. Wählen Sie daher einen Laptop und tragbare Telefone. Eine verstellbare Schreibtischbeleuchtung kann von jedem Nutzer individuell angepasst werden.

Arbeitsmaterial: Sorgen Sie für einen Vorrat an Stiften und Blöcken und denken Sie an Vordrucke für Gesprächsnotizen. Außerdem sollten häufig benötigte Informationen bereitliegen. Werden diese laminiert, sind sie lange vor Abnutzung geschützt. Praktisch für die griffbereiten Unterlagen ist ein Folienständer.

Ein Folienständer im Telefonzimmer ist ein nützliches Detail der Bürogestaltung

Raumgestaltung: Helle Farben schaffen eine frische, lebendige Stimmung und lassen den Raum optisch größer wirken. Blumen oder ein schönes Bild vermitteln einen harmonischen Eindruck. Aktuelle Firmeninformationen an einer Pinnwand, zum Beispiel die letzten Umsatzentwicklungen, fördern die Motivation. Ein Schild mit der Aufschrift „Bitte lächeln, der Gesprächspartner hört es“ ist eine freundliche Erinnerung daran, uns vor dem Telefonieren positiv einzustimmen.

Tipp: Bewährt hat sich das Tragen eines Headsets während des Telefonats. Sie haben die Hände frei und können in Unterlagen nachschlagen, ohne dass Sie sich verrenken oder das Telefonieren unterbrechen müssen.

Wenn Sie ein Telefonzimmer in Ihre Bürogestaltung einbeziehen möchten, empfehle ich Ihnen für weitere Tipps meinen Artikel zum Thema Telefonzimmer einrichten.

Sie können die beschriebenen Faktoren zur Verbesserung der Kommunikation schrittweise in Ihre Bürogestaltung einbeziehen. Tauschen Sie sich nach einem Monat mit Ihren Mitarbeitern darüber aus, welche Auswirkungen die Neuerungen haben.



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2 Kommentare
  • Sehr geehrtes Team von Büro-Kaizen.de,

    hervorragender Beitrag! Es ist kaum zu glauben, wie viele Arbeitgeber sich praktisch keine Gedanken hinsichtlich der effizienten Arbeit im Büro machen. Oftmals wird so unglaublich viel Platz schlichtweg nutzlos gemacht, wenn bei der Planung geschlafen wurde. Vor allem den Tipp mit dem Reduzieren kann ich nur unterschreiben. Ich hoffe sehr, dass sich viele Chefs von Ihren Beispielen eine Scheibe abschneiden werden. Der Schreibstil ist auch gut gewählt, und vielen Dank für die vielen Bilder! Kann ich nur loben, weiter so.

    Liebe Grüße und eine schöne Woche,
    Jana Rodewald


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