Das sieht nicht gut aus…! So gelangen Sie zu einer effizienten Bürogestaltung!



Unsere Bürogestaltung sagt mehr über unser Wesen aus als uns lieb ist. Sie ist oft das Erste was Kundinnen und Kunden aber auch Gäste wahrnehmen, wenn Sie uns kennenlernen. Außerdem verhilft uns die Bürogestaltung zu mehr Konzentration und effizienter Arbeit oder sie verhindert diese! Lesen Sie drei Schritte, wie Sie zu einer effizienten Bürogestaltung kommen!

Was ist das Problem

Mancher legt viel Energie in die Gestaltung der Webseite, bezahlt viel Geld für schöne Visitenkarten, arbeitet an einem seriösen Auftritt und dann macht er alles kaputt, weil der interessierte Kunde beim ersten Besuch im Büro im Eingangsbereich der Firma über Kisten stolpert, im Büro die Stühle von Stapeln befreit werden müssen, bevor er sich setzen kann und weil die Kaffeemaschine Staub ansetzt. Bürogestaltung ist wichtiger als wir denken! Nehmen Sie sich Zeit und reduzieren, definieren und visualisieren Sie für eine optimale Bürogestaltung.

Aufgeräumte Bürogestaltung befreit
Ein aufgeräumtes Büro befreit und hinterlässt einen guten Eindruck

So funktioniert es

Schritt Nr. 1 für Ihre Bürogestaltung: Reduzieren Sie!

Was brauchen Sie wirklich, um fokussiert und effektiv arbeiten zu können? Für mich sind das eine Posteingangsschale, der Kalender, mein Laptop, meine Akten von den aktuellen Projekten, einige Büroutensilien wie ein Locher, ein Hefter oder ein Taschenrechner und einige Referenzunterlagen, in denen ich Informationen zu Finanz- oder Personalfragen finde.

Bürogestaltung mit Reduzierung auf Wesentliches
Mein Schreibtisch in Giengen: reduziert auf das Wesentliche

Eigentlich ist es nicht viel, was man wirklich braucht für eine gelungene Bürogestaltung. Reduzieren Sie! Fragen Sie sich, was Sie regelmäßig nutzen und auf welche Unterlagen und Büroutensilien nur sehr sporadisch zurückgreifen. Alles, was Sie täglich nutzen, sollten Sie so ablegen, dass Sie es mit einem Handgriff von Ihrem Schreibtisch aus erreichen können! Die Akten mit allen aktuellen Projekten lege ich z.B. in Hängeregistern ein, die in einem Rollschrank unter meinem Schreibtisch aufbewahrt werden.

Bürogestaltung mit Hängeregistratur für Projekte
Eine Hängeregistratur für die laufenden Projekte

Alle Büroutensilien, die ich täglich nutze, verstaue ich in den Schubladen meines Schreibtisches! Ich empfehle Ihnen, Trennelemente zu nutzen, damit die Dinge nicht lose durch die Schublade kullern.

Bürogestaltung mit abgetrennten Schubladen
Abgetrennte Schubladen für die Büroutensilien.

Auf dem Schreibtisch selber stelle ich die Posteingangsschale, den Kalender und den Computer. Ich achte bei der Bürogestaltung darauf, dass der restliche Platz freibleibt zum Arbeiten, Kreativwerden und Nachdenken.

Effiziente Bürogestaltung durch reduzieren
Der Schlüssel zur Bürogestaltung: Wegwerfen und reduzieren!

Der Schlüssel zu einer effizienten Bürogestaltung lautet: Reduzieren Sie! Werfen Sie weg oder archivieren Sie, aber misten Sie aus und befreien Sie sich von altem Ballast!

Die Bürogestaltung ist dann perfekt, wenn Sie nichts mehr hinzutun oder entfernen können, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Klick um zu Tweeten

Schritt Nr. 2 für Ihre Bürogestaltung: Definieren Sie!

Der zweite Schritt zu einer effizienten Bürogestaltung besteht darin, den Dingen eine Heimat zu geben. Definieren Sie klare Ablageorte für Ihre Unterlagen und Ihre Büroutensilien.

Bürogestaltung mit zentralen Orten
Zentraler Ort unserer Büros: Der EDV Schrank mit Ersatzteilen

Dabei gilt das Büro-Kaizen® Prinzip: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Das bedeutet nichts anderes, als dass Sie für jeden Gegenstand, jede Datei, jede Akte einen einzigen Ablageort definieren, von dem der Gegenstand genommen und an den der Gegenstand zurückgelegt wird.

Bürogestaltung durch Steuerung der Berbrauchsmaterialien
Der Schrank für Verbrauchsmaterialien.

Eine unserer Kundinnen ärgerte sich, dass ein Speziallocker ständig das Büro verließ und nach dem Ausleihen auf der Fensterbank, im Regal oder dem Schreibtisch landete. Sie markierte den Ort, an dem der Locher immer wieder abgestellt werden sollte und schaffte durch ihre Bürogestaltung Klarheit für die Kolleginnen und Kollegen.

Bürogestaltung durch Markierungen für Material
Klebestreifen markieren den richtigen Ablageort

In Zukunft wusste jeder, entweder war der Locher verliehen oder er stand an seinem Platz. Niemand musste mehr bei der Mitarbeiterin nachfragen und sie ärgerte sich nicht länger, weil der Locher irgendwo abgestellt wurde nur nicht dort, wo er hingehörte!

Definieren auch Sie für ihre Bürogestaltung klare Orte gemäß des Büro-Kaizen® Prinzips "Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!" Vereinfachen Sie die Suche und sparen Sie sich viel Zeit.

Schritt Nr. 3 für Ihre Bürogestaltung: Visualisieren Sie!

Wir achten bei unserer Bürogestaltung darauf, die Dinge zu markieren. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Unterlagen und Büroutensilien zurückgreifen, desto größer ist der Nutzen. Wir beschriften einzelne Fächer, nutzen aber auch Fotos um den Optimalzustand des Inneren eines Schrankes darzustellen.

Bürogestaltung mit Schaubildern zur Visualisierung
Fotos zeigen den Optimalzustand

Wir beschriften Kabel und Schalter, um die Bedienung zu vereinfachen...

Bürogestaltung durch Beschriftungen aller art
Beschriftete Schalter schaffen Klarheit

... und verwenden aus demselben Grund "One-Minute-Lessons", in denen die wichtigsten Hinweise zur Bedienung einer Kaffeemaschine, des Kopierers oder des Faxgerätes erklärt werden.

Bürogestaltung durch One-Minute-Lessons
One-Minute-Lessons vereinfachen die Bedienung

Bei der Bürogestaltung geht es uns um Klarheit und Effizienz. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Praktikantinnen und Praktikanten sollen sich unproblematisch zurechtfinden und die Zeiten sollen reduziert werden, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestört werden, weil jemand fragt, wo was hingehört oder wie etwas ein- oder auszuschalten ist. Wenn dann doch einmal etwas unklar ist, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freundlich helfen. Das fällt ihnen leichter, weil es nicht eine von sehr vielen Unterbrechungen, sondern eine Ausnahme ist.

Wer einmal die Gelegenheit hatte, unsere Büros zu sehen, dem wird aufgefallen sein, dass wir bei der Bürogestaltung auch auf verschiedenste Art und Weise unsere Ziele visualisieren. Wir ergänzen unsere Bürogestaltung durch Zylinder mit Bällen, durch die wir abgeschlossene Aufträge und erreichte Teilnehmerzahlen visualisieren.

Bürogestaltung mit Einsatz von Visualisierung
Unsere Bällezylinder visualisieren unsere Ziele...

Es gibt aber auch eine Vielzahl Charts und Tabellen, auf denen wir die persönlichen Ziele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darstellen.

Bürogestaltung mit Charts für Transparenz
Charts machen transparent, wo wir stehen

Diese Formen der Visualisierung, die wir im Rahmen unserer Bürogestaltung einsetzen, dienen der Motivation. Sie verschaffen jeder Mitarbeiterin oder jedem Mitarbeiter einen schnellen Überblick, wo wir als Unternehmen stehen. So können wir gemeinsam gegensteuern, wenn etwas schief läuft und uns gemeinsam freuen, wenn Herausforderungen bewältigt wurden.

Darauf kommt es an

Die Bürogestaltung sollte kein einmaliger Akt sein. Seien Sie offen für ständige und kontinuierliche Verbesserungen Ihrer Bürogestaltung. Seien Sie bereit, sich kritisch Fehler und Schachstellen anzuschauen und steuern Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegen, wenn etwas schief läuft.

Was der Tipp bewirkt

Eine effiziente Bürogestaltung ist alles andere als ein Nice-to-have. Das Büro arbeitet für sie oder gegen sie. Es vereinfacht Abläufe oder erschwert sie. Die Zeit, die Sie an dieser Stelle investieren, zahlt sich unmittelbar wieder aus. Sie sparen Wegezeiten, reduzieren Suchzeiten. Sie helfen, Störungen zu vermeiden und schaffen Freiräume für die wirklich wichtigen Aufgaben!

Und Sie?

Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bei Ihrer Bürogestaltung? Schreiben Sie mir, ich suche gerne mit Ihnen nach guten Lösungen!





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2 Kommentare
  • Sehr geehrtes Team von Büro-Kaizen.de,

    hervorragender Beitrag! Es ist kaum zu glauben, wie viele Arbeitgeber sich praktisch keine Gedanken hinsichtlich der effizienten Arbeit im Büro machen. Oftmals wird so unglaublich viel Platz schlichtweg nutzlos gemacht, wenn bei der Planung geschlafen wurde. Vor allem den Tipp mit dem Reduzieren kann ich nur unterschreiben. Ich hoffe sehr, dass sich viele Chefs von Ihren Beispielen eine Scheibe abschneiden werden. Der Schreibstil ist auch gut gewählt, und vielen Dank für die vielen Bilder! Kann ich nur loben, weiter so.

    Liebe Grüße und eine schöne Woche,
    Jana Rodewald


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