Big Business für alle – Wie Sie Ihre Videokonferenz erfolgreich durchführen

23. März 2020

Viele Berufstätige erschweren sich unnötig die Arbeit, teils aus Gewohnheit, teils weil sie vor neuer Technik zurückscheuen. Statt viel Geld für Reisen zu Geschäftsterminen auszugeben, bringen Sie lieber in einer Videokonferenz alle Beteiligten zusammen. Sie sparen Zeit, Ressourcen und schonen die Umwelt. Außerdem gewinnt das Home-Office nicht erst seit der Coronakrise immer mehr an Bedeutung. Ohne Videochat zerfällt Ihr Team schnell in Einzelkämpfer. Mit meinen Tipps kommunizieren Sie erfolgreich und umschiffen peinliche Situationen.

Die Videokonferenz verbindet Teilnehmer aus unterschiedlichen Standorten.

Ein virtuelles Meeting lädt zu einem gemeinsamen Informationsaustausch von mehreren Teilnehmern ein, die sich nicht im gleichen Raum befinden. Mittels technischer Hilfsmittel wird allen Teilnehmenden gleichzeitig Bild und Ton übertragen. Da ein Video-call überall standfinden kann, ist die räumliche Flexibilität ein großer Vorteil. Auch kann die Besprechung schnell ohne viel Vorlauf organisiert werden. Das ist umweltfreundlich, weil lange Anfahrten wegfallen, und spart auch dem Unternehmen sehr viel Geld.

Für die digitale Besprechung brauchen Sie einen Computer mit Kamera und Mikrofon sowie entsprechende Anwendungen. Die bekanntesten Lösungen für die Online-Kommunikation inklusive Chat-Funktion und Videotelefonieren für Unternehmen sind Microsoft Teams und Skype (Skype for Business). Lesen Sie meine Analyse über die Vorzüge und Nachteile der beiden Tools.Für die digitale Besprechung brauchen Sie einen Computer mit Kamera und Mikrofon sowie entsprechende Anwendungen. Die bekanntesten Lösungen für die Online-Kommunikation inklusive Chat-Funktion und Videotelefonieren für Unternehmen sind Microsoft Teams und Skype (Skype for Business). Lesen Sie meine Analyse über die Vorzüge und Nachteile der beiden Tools.

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Haben Sie sich für eine Software entschieden, gibt es noch vieles zu bedenken. Denn je mehr Teilnehmer an dem Gespräch teilnehmen, desto größer werden die Fallen, in die jeder einzelne tappen kann. Mit den folgenden Tipps gelingt Ihnen das virtuelle Meeting.

1. Tipp: Checken Sie die Technik für die Videokonferenz

Es ist extrem ärgerlich, wenn alle Teilnehmer der Videokonferenz auf jemanden warten müssen, weil dieser die Technik nicht beherrscht. Testen Sie stets rechtzeitig vor Beginn des Meetings Licht-, Bild- und Tonqualität. Ein gutes Bild ist nicht ganz so wichtig wie ein guter Ton. Oft hört sich jemand sehr leise an, der andere wiederum extrem laut. Setzen Sie gegebenenfalls Richtmikrofone ein, um die optimale Mitte zu finden. Ich empfehle Ihnen die Belegschaft zu schulen. So fühlt sich niemand der neuen Technik ausgeliefert sondern freut sich auf die vielfältigen neuen Möglichkeiten.

2. Tipp: Telefonkonferenzen sind eine unkomplizierte Alternative zur Videokonferenz

Wegen der Coronakrise entstehen in kürzester Zeit zahlreiche Home-Office-Arbeitsplätze. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf diese Arbeitsweise gar nicht vorbereitet. Nicht jeder hat einen Extraraum für den Heimarbeitsplatz sondern breitet sich in der Küche oder dem Wohnzimmer aus. In diesem Fall ist eine Telefonkonferenz die bessere Alternative. Sie ist auch über Microsoft Teams möglich und außerdem zu empfehlen, wenn die Datennetze nicht stabil sind.

Für berufliche Telefonate ist Microsoft Teams ein vielseitiges und die Arbeit erleichterndes Tool. Einige Tipps habe ich Ihnen in meinem Beitrag zusammengefasst: Telefonieren und Anrufen mit Microsoft Teams: Vom Durchstellen bis zur Anrufweiterleitung

Ein Headset erleichtert den Video call.

3. Tipp: Begrenzen Sie Teilnehmerzahl und Meetingsdauer

Videokonferenzen sind anstrengend, denn der Fokus gilt dem Bildschirm. Begrenzen Sie unbedingt die Zahl der Teilnehmer auf maximal acht Personen. Gleichzeitig legen Sie schon im Voraus fest, wie lange die Gesprächsrunde dauern wird. Bis zu 90 Minuten sind vertretbar, wenn Sie nach 45 Minuten eine feste Pause einplanen.

Extra-Tipp: Viele in der Belegschaft finden Besprechungen zeitraubend und wenig zielführend. Verschwenden Sie nicht länger Zeit sondern organisieren Sie effektive Meetings: Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Besprechungen

4. Tipp: Entwickeln Sie einen Plan für die Gesprächsführung

Es ist erstaunlich, aber beim Videochat sind viele Menschen erst einmal gehemmt. Und nichts ist schwerer auszuhalten als eine lange Stille in einer Meetingrunde. Am besten ernennen Sie einen Moderator, der die einzelnen Teilnehmer ins Gespräch bringt. Er fragt nach Meinungen oder hält die Diskussion aufrecht. Dies gelingt gut durch folgende Fragetechniken:

  • Prozessfragen (z.B. Wer möchte hierzu noch etwas ergänzen?)
  • Reflexion (z.B. Um das nochmal zusammenzufassen…)
  • Interaktion (z.B. Umfragen, Ideensammlungen, die online In-Time festgehalten werden)

5. Tipp: Strukturieren Sie das digitale Meeting

Durch die vielen neuen Eindrücke lässt relativ schnell die Konzentration der Teilnehmer der Videokonferenz nach. Gut aufbereitete Präsentationen sind der Schlüssel, um die Aufmerksamkeit wach zu halten. Genauso wichtig sind fixe Regeln, die die Diskussionen und Redebeiträge in eine für alle nützliche Struktur bringen:

  • Legen Sie die Tagesordnungspunkte wie für jede andere Besprechung auch fest.
  • Schicken Sie die Agenda bereits mit der Einladung an alle.
  • Mit einer Vorstellungsrunde schaffen Sie für neue Teilnehmer eine emotionale Nähe und integrieren sie schneller.
  • Der Moderator gewährt jedem eine feste Redezeit.
  • Diskutieren zwei Personen über einen Nebenaspekt, bittet der Moderator diese Gespräche auf einen passenderen Zeitpunkt zu verschieben.
  • Vereinbaren Sie, wie Wortmeldungen signalisiert werden.
  • Informieren Sie die Teilnehmer, wenn Sie die Videokonferenz aufzeichnen.
  • Führen Sie ein Protokoll, das anschließend allen weitergeleitet wird.

Bei Videokonferenzen können leicht wichtige Details verloren gehen. Ein Besprechungsprotokoll hilft Ihnen, die Ziele des Meetings umzusetzen.

Schalten Sie das Handy vor dem Videochat auf stumm.

6. Tipp: Kommunizieren Sie mit Feingefühl

Im Prinzip gelten bei einer Videokonferenz die gleichen Bedingungen wie bei einer Besprechung. Allerdings geht ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren. Teilnehmer im Home-Office können außerdem durch äußere Umstände schnell gestört oder abgelenkt werden wenn zum Beispiel jemand an der Tür klingelt. So gelingt das virtuelle Gespräch:

  • Fallen Sie keinem Teilnehmer ins Wort.
  • Verzichten Sie auf ironische oder verletzende Aussagen sowie Witze und Doppeldeutigkeiten. Das kann über diesem Weg falsch verstanden werden.
  • Sprechen Sie deutlich und langsam.
  • Nennen Sie die anderen Teilnehmer mit Namen, bleibt die Aufmerksamkeit der Beteiligten wach.
  • Vermeiden Sie ausladende Gesten.
  • Fragen Sie nach, ob alles richtig verstanden wurde.
  • Nach einem Redebeitrag brauchen die Teilnehmer mehr Zeit als üblich, um den Inhalt gedanklich zu sortieren und zu antworten.
  • Geben Sie stets eine verbale Rückmeldung, da ein Kopfnicken schnell übersehen wird.
  • Bei plötzlichen Störungen sollte sich der Betroffene entschuldigen und das Mikrofon auf stumm schalten.

7. Tipp: Beachten Sie den Videokonferenz-Knigge

Beim ersten Videomeeting ist die Verunsicherung bei den Beteiligten groß. Denn niemand möchte sich vor den anderen blamieren. Wenn Sie die normale Etikette beachten, machen Sie schon ganz viel richtig. Es gibt aber auch einige Regeln, die speziell auf diese Situation zutreffen.

  • Verzichten Sie auf Kleidung mit kleinen Mustern, die auf dem Bildschirm verschwimmen können. Große Schmuckstücke können unangenehm reflektieren.
  • Kleider machen Leute. Auch im Home-Office achten Sie auf Kleidung, die Ihrer Position entspricht.
  • Leuchten Sie das eigene Bild gut aus.
  • Sorgen Sie für einen ruhigen Hintergrund, der nicht ablenkt. Eventuell stellen Sie den Hintergrund unscharf.
  • Musik aus dem Background stören das Gespräch.
  • Minimieren Sie Störgeräusche, indem Sie das Fenster schließen und das Handy auf stumm schalten.
  • Bleiben Sie konzentriert und verzichten Sie auf Multitasking. Wenn Sie mit Papier rascheln, nerven Sie die anderen Teilnehmer.
  • Bei internationalen Konferenzen informieren Sie sich vorher über kulturelle Unterschiede im Umgang und Kommunikation.

Extra-Tipp: Ob virtuell oder nicht, Besprechungen müssen gut vorbereitet werden. In diesem Podcast auf YouTube erkläre ich Ihnen, wie Sie dafür das Tool OneNote optimal nutzen können.



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