Mit geklärten Zuständigkeiten zu mehr Effizienz und klarer Aufgabenverteilung im Unternehmen!


Sie rennen von Siegfried zu Sieglinde und suchen verzweifelt nach der verantwortlichen Person. Peter ist krank, Franz befindet sich im Urlaub auf Mallorca und Brigitte ist mal wieder nicht zu erreichen. Das Chaos ist perfekt. Dabei sollte sich doch nur jemand schnell um den Drucker kümmern … Ungeklärte Zuständigkeiten verursachen Stress. Klären Sie die Zuständigkeiten daher ein für alle mal, damit Sie entspannt durch den Büroalltag kommen.

Zuständigkeit Definition

Um so richtig organisiert Zuständigkeiten zu verteilen ist erstmal ein grundlegendes Verständnis notwendig. Was bedeutet Zuständigkeiten überhaupt? Gibt es einen Unterschied zwischen verantwortlich und zuständig? Und was ist eigentlich ein Zuständigkeitsbereich? Los gehts.

Was bedeutet Zuständigkeit?

Eine Zuständigkeit regelt, wem ein bestimmter Zuständigkeitsbereich zugeteilt wurde. In einer Behörde kann eine Person zum Beispiel für alle Personen mit Nachnamen von A-E zuständig sein. Eine Zuständigkeit kann aber auch scheinbar banale Dinge wie das Sauberhalten der Kaffeeküche regeln.

Zuständigkeitsbereich Definition

Ein Zuständigkeitsbereich bezeichnet ein räumliches oder thematisches festgelegtes Gebiet, dem eine Person zugewiesen wurde.

Worin liegt der Unterschied zwischen verantwortlich und zuständig?

Mehrere Leute können für eine Aufgabe zuständig sein, aber nur eine Person ist dafür verantwortlich.

Zuständigkeiten im Unternehmen

Wenn Sie Zuständigkeiten im Unternehmen klären wollen, sollten Sie sich als erstes einen Überblick verschaffen. Gibt es viel Handlungsbedarf oder läuft das meiste reibungslos ab?

Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Einschätzung:

  • Werden Aufgaben liegengelassen?
  • Werden Mitarbeiter in Bereichen um Rat gefragt, in denen sie eigentlich keine Expertise haben?
  • Springen Mitarbeiter, die eigentlich in einem anderen Bereich zuständig sind, für andere ein?

Sobald klar ist, wieviel Handlungsbedarf besteht, sollte überlegt werden, welche Zuständigkeiten geregelt werden sollen. Neben allgemeinen Zuständigkeiten einzelner Mitarbeiter, die zum Beispiel in einem Organigramm festgehalten werden können, bieten sich weitere Bereiche an, für die sich eine Regelung von Zuständigkeiten lohnen könnte.

Auch für das Organigramm oder die Liste der Zuständigkeiten sollte jemand zuständig sein.

Auf was sollte man beim Verteilen von Zuständigkeiten achten? (6Tipps)

Teilen Sie Zuständigkeiten aber nicht einfach zu. Reden Sie stattdessen mit Ihren Mitarbeitern, welcher Bereich sie interessiert und worin sie ihre Stärken sehen. Achten Sie ebenfalls auf den Wissensstand der Person und die benötigte Einarbeitungszeit.

Davon abgesehen kann es durchaus Sinn machen, rotierenden Zuständigkeiten zu nutzen. Wenn zum Beispiel aus jeder betroffenen Abteilung jemand mal die Zuständigkeit für die Küche übernimmt, wird nach und nach jedem klar, wie viel Arbeit es macht, bestimmte Dinge in Ordnung zu halten. Vermutlich werden die meisten dann von selbst mehr Ordnung halten, auch wenn sie nicht mehr dafür zuständig sind.

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Zuständigkeiten sorgen davor, dass Unordnung vermieden wird und ihr Unternehmen auch nach außen hin ein gutes Bild abgibt.

1. Aufgaben für die Vertretung klären

Aufgaben und Zuständigkeiten müssen jedoch auch geklärt sein, wenn eine Person krankheitsbedingt ausfällt.

Erstellen Sie deshalb Ablaufbeschreibungen und entsprechende Checklisten für den Vertretungsfall. So kann sichergestellt werden, dass die entsprechenden Aufgaben erledigt werden und keine Wartezeiten entstehen.

Fragen Sie die Vertretung, ob sie die Ablaufbeschreibung der Tätigkeiten verstanden hat und nachvollziehbar findet. Ideal ist es, einmal mit der Vertretung gemeinsam ihre Aufgaben Schritt für Schritt anhand der Checklisten zu erledigen.

2. Zuständigkeiten schriftlich festhalten

Sobald auch die Vertretungen geklärt sind, sollten Sie eine Tabelle erstellen, auf der sowohl Zuständigkeiten, als auch Vertretungen aufgelistet sind. Idealerweise ist unter dem Namen der Kollegen auch ein Foto, damit sich auch neue Mitarbeiter zurechtfinden, die noch nicht alle Namen kennen. Natürlich können Sie diese Tabelle auch schon im Prozess nutzen und nach und nach erweitern.

Zuständigkeiten schriftlich festhalten hilft
Es hilft, wenn Zuständigkeiten schriftlich festgehalten werden.

3. Informationen über Zuständigkeiten leicht zugänglich machen

Die Tabelle mit den Zuständigkeiten können Sie dann an einem zentralen Ort, zum Beispiel am Kopierer, aushängen. Davon abgesehen hilft es, die Datei mit den Zuständigkeiten und Vertretungen im Abteilungsverzeichnis ganz oben zu speichern. So kann jeder mit einem Klick darauf zugreifen.

Spezifische Zuständigkeiten wie die der Kaffeeküche sollten Sie am besten zusätzlich direkt am entsprechenden Ort aushängen.

Die Zuständigkeiten sollten Sie so speichern, dass sie bei Unklarheiten sofort von allen gefunden werden können.

4. Aktualisierung der Zuständigkeiten

Sie können ihre Zuständigkeitsliste ganz einfach verbessern, indem Sie neue Mitarbeiter fragen, an welchen Stellen die Beschreibungen und Zuständigkeiten nicht klar sind. Dadurch wissen Sie, wo Verbesserungsbedarf besteht und können die Liste optimieren. Das sollten ohnehin öfters tun, denn Zuständigkeiten nützen nur, wenn sie aktuell sind.

5. Umlaufplan für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Damit sich neue Mitarbeiter noch schneller zurechtfinden, kann für diese ein Umlaufplan erstellt werden. Nutzen Sie dafür eine Tabelle, in der festgehalten wird, welche Kollegen die neuen Mitarbeiter wann in welchen Bereich einführen. Die entsprechenden Kollegen, können dann ihren Zuständigkeitsbereich und dessen Arbeitsweise erklären. Die neuen Mitarbeiter:

  • finden sich dadurch schneller zurecht
  • lernen Kollegen besser kennen
  • lernen von den Profis ihres Unternehmens im jeweiligen Bereich
Neuen Mitarbeitern Zuständigkeiten mitteilen
Neue Mitarbeiter sollten so reibungslos wie möglich integriert werden. Klare Zuständigkeiten helfen dabei.

6. Zuständigkeiten im Projektmanagement (Planner)

Auch in der Projektarbeit ist eine klare Zuteilung von Aufgabenbereichen wichtig. Eine gute Möglichkeit dazu bietet der Planner von Microsoft. Dort können Sie Aufgaben per Mausklick einzelnen Mitarbeitern zuweisen, mit einem Datum versehen, eine Datei anhängen und noch vieles mehr. Der Planner ist flexibel und hilft den Überblick über Zuständigkeiten zu behalten. Mehr Infos zum Planner finden Sie hier. Wer den Planner schon kennt, aber auf der Suche nach einer Anleitung sind, wird hier fündig.

Zuständigkeiten & Organigramm

Wenn Sie Zuständigkeiten nicht in einer Tabelle festhalten wollen, können Sie auch ein Organigramm nutzen. Dies kann Vor- und Nachteile mit sich bringen.

Vorteile Nachteile
  • Zusammenhänge zwischen Mitarbeitern werden deutlich
  • Hierarchien werden sichtbar
  • Kann schnell unübersichtlich werden
  • Wo werden Vertretungen festgehalten?

Daher empfiehlt es sich, in einem Organigramm grobe Zuständigkeiten (zum Beispiel nach Bereichen wie Einkauf, IT, Marketing) festzuhalten und Einzelheiten (zum Beispiel Drucker, Lohnabrechnung, Kaffeeküche) sowie Vertretungen in einer Extra-Tabelle festzuhalten. Übrigens lohnt es sich auch bei flachen Hierarchien ein Organigramm zu erstellen, denn auch hier werden Zuständigkeiten sichtbar.

Mit einem Organigramm können Sie Zuständigkeiten festhalten und schnell den richtigen Ansprechpartner finden.

 



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