Cobra übernehmen Sie – Denken Sie an Ihre Urlaubsvertretung



Drei Wochen Urlaub, super. Endlich einmal abschalten. Doch dann fängt der Stress erst richtig an. Der Kollege ruft an, weil er wichtige Unterlagen nicht findet. Kunden melden sich, weil Sie nicht wissen, dass Sie im Urlaub sind. Von Erholung keine Spur. Wenn Sie Ihre Urlaubsvertretung rechtzeitig vorher planen, vermeiden Sie nicht nur Ärger sondern verhindern auch Fehler mit negativen wirtschaftlichen Auswirkungen auf das Unternehmen. Diese fünf Tipps sorgen für eine reibungslose Übergabe, damit Sie Ihre Freizeit wirklich genießen können.

Vereinbaren Sie ein Übergabegespräch mit Ihrer Urlaubsvertretung.
Vereinbaren Sie ein Übergabegespräch mit Ihrer Urlaubsvertretung.

Was ist das Problem

Unsere Studie in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule ergab, dass 25 Prozent der Befragten selbst im Urlaub nicht abschalten können. Ein Grund dafür sind nicht abgeschlossene Projekte, die weiterhin in den Köpfen herumspuken. Vielleicht war aber auch die Übergabe an die Urlaubsvertretung nicht so schlüssig und die Kollegen wenden sich ständig mit Fragen an den Urlauber. Erholung sieht anders aus.

So funktioniert es

Gerade bei der Übergabe der Arbeit an die Urlaubsvertretung zeigt sich der Nutzen von Büro-Kaizen deutlich. Mit klare Strukturen und Standards wie das Handbuch der Abteilung können die Kollegen sogar während der Urlaubszeit effizient arbeiten. Ich habe Ihnen die besten Tipps herausgesucht, mit denen die Arbeitsprozesse reibungslos weiterlaufen.

Tipp Nr. 1: Klären Sie die Zuständigkeiten

Wer kümmert sich um den Einkauf, wer erledigt Bestellungen, ist der Ansprechpartner für die Auszubildenden? Jede Abteilung braucht eine klare übersichtliche Auflistung der Zuständigkeiten. Erstellen Sie eine Tabelle, die neben dem Namen und den Aufgabenbereich auch den Vertreter auflistet. Achten Sie darauf, dass es für jede Position immer auch einen Stellvertreter gibt.

Lesen Sie, wie Sie mit Zuständigkeiten zu mehr Effizienz finden.

Tipp Nr. 2: Immer gut beraten mit dem Handbuch der Abteilung

Erstellen Sie für jede Abteilung Standards, die in einem Foliensichtbuch abgelegt werden. Hier legen alle relevanten Informationen zur Abteilung: Prozessabläufe, die Liste mit den Zuständigkeiten, Telefonnummern. Auch Checklisten zum Arbeitsplatz gehören in das Handbuch. So findet die Urlaubsvertretung alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Für Jäger und Sammler. So bändigen Sie mit dem Foliensichtbuch das Chaos.

Ein Foliensichtbuch mit allen Unterlagen kann Ihrer Urlaubsvertretung helfen.
Ein Foliensichtbuch mit allen Unterlagen kann Ihrer Urlaubsvertretung helfen.

Tipp Nr. 3: Ein einheitliches Ablagesystem schafft Transparenz

Ein strukturiertes Ablagesystem ist nicht nur für die Urlaubsvertretung ein Segen. Im Krankheitsfall läuft der Betrieb weiter, weil die relevanten Daten für jeden auffindbar sind. Hier finden Sie dazu weitere Informationen.

Tipp Nr. 4: Planen Sie Ihren Urlaubs-Arbeitsstopp

Bereiten Sie sich rund zwei Wochen vorher auf Ihren Urlaub vor und planen Sie Ihre Aufgaben. Wenn möglich, schließen Sie offene Projekte in diesem Zeitraum ab. Räumen Sie die Unterlagen in die Ablage, damit auch Ihr Gehirn diesen Vorgang als beendet betrachtet. Ein aufgeräumter Schreibtisch verdeutlicht Ihnen diesen fertigen Zustand, und Sie können zufrieden in den Urlaub aufbrechen.

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Tipp Nr. 5: Schreiben Sie ein Übergabeprotokoll

Nicht immer ist es möglich, alle Projekte abzuschließen. Bei offenen Aufgaben schreiben Sie ein Übergabeprotokoll für Ihre Urlaubsvertretung. Dieses überreichen Sie, wenn Sie Ihrem Kollegen die offenen Projekte erklären. Hier sind alle wichtigen Informationen auf einem Blick gesammelt. Notieren Sie außerdem, welche Aufgaben täglich oder wöchentlich zu erledigen sind. Versüßen Sie die Übergabe mit einer kleinen Anerkennung wie einer Schachtel Pralinen.

Darauf kommt es an

Klare Standards und Absprachen sorgen dafür, dass sich auch die Urlaubsvertretung schnell in der Abteilung zurechtfindet. Erkundigen Sie sich auf jeden Fall nach dem Urlaub, wo Unklarheiten auftraten. So finden Sie gleich Verbesserungspotential.

Was der Tipp bewirkt

Wer hart arbeitet, braucht seinen Urlaub, um sich zu erholen. Diese Regeneration fördert die Motivation und Leistungsbereitschaft. Wenn Sie mit klaren Standards und Absprachen die Übergabe an die Urlaubsvertretung geregelt haben, gehören ein schlechtes Gewissen und negativen Gedanken der Vergangenheit an.

Und Sie?

Welcher Tipp hat Ihnen besonders geholfen, um im Urlaub von der Arbeit abzuschalten? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Kommentare!





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