Nur keine Panik! Ressourcen zur Stressbewältigung



„Nicht, was wir erleben, sondern wie wir empfinden, was wir erleben, macht unser Schicksal aus“, schrieb Marie von Ebner-Eschenbach († 1916). Ob sie die Begriffe Stress und Stressbewältigung kannte, wissen wir nicht. Wahrscheinlich hatte sie auch mit dem Begriff „Ressource“ nichts zu tun. Dabei spielt der Einfluss, den Ereignisse auf unsere Ressourcen haben, eine wesentliche Rolle dabei, ob wir eine Situation als Stress empfinden. Wie wir uns das im Büro Kaizen bei der Stressbewältigung zunutze machen, ist heute mein Thema für Sie.

Inhalt

Ressourcen: Was wir in die Waagschale werfen

Die Theorie der Ressourcenerhaltung ist noch gar nicht so alt; 1988 wurde sie erstmalig von Steven Hobfoll beschrieben. Er erklärte den Zusammenhang zwischen einer Situation und ihrem Einfluss auf unsere Ressourcen, also auf die Mittel, die unsere Tätigkeiten und Handlungen ermöglichen.

Dazu gehören persönliche Ressourcen und betriebliche Ressourcen. An manchen Punkten überschneidet sich diese Zuordnung. Zum Beispiel kann Ordnung gleichzeitig als persönliche Ressource und als betriebliche Ressource angesehen werden.

Persönliche Ressourcen sind zum Beispiel:

  • Motivation
  • Zeit und Zeitplanung
  • Ordnung
  • Wissen

Büro-Ressourcen sind zum Beispiel:

  • Ordnung
  • Organisation
  • Spielregeln
  • Kommunikation

Nach der Theorie der Ressourcenerhaltung ist es uns Menschen wichtig, unsere Ressourcen zu schützen. Als Stress empfinden wir drei Situationen:

1. Wenn der Verlust von Ressourcen droht.
2. Wenn der Verlust von Ressourcen eintritt.
3. Wenn erwarteter Zuwachs an Ressourcen nicht eintritt, obwohl wir uns darum bemüht (Ressourcen investiert) haben.

Für die Stressbewältigung können wir daraus folgende Schlussfolgerung ziehen: Wir nehmen die Situationen unter die Lupe, die wir als Stress empfinden. Dann schauen wir, welche Ressource von der Situation beeinflusst wird. Und dann – wir sind schließlich bei Büro-Kaizen – stabilisieren wir die betreffende Ressource und erweitern sie. Wie das geht, zeige ich Ihnen am Beispiel von zwei der größten Effizienzkiller.

Hilfe, die Ressourcen schwinden! Die größten Effizienzkiller

Gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig konnte ich die größte Studie zur Arbeitseffizienz durchführen. Dazu befragte ich online 1500 Büroarbeiter. Das Ergebnis war erschütternd:
Nur drei von fünf Arbeitstagen sind effizient. Die anderen Tage gehen mit Suchzeiten, E-Mail-Bearbeitung, Besprechungen und verschiedenen Ablenkungen ins Land. Da wundert es nicht, dass die wöchentliche Zahl der Überstunden bei 5,8 liegt.

Die Ressourcen von Zeit, Konzentration und Organisation werden also arg beansprucht. Hier können wir wirksame Strategien zur Stressbewältigung installieren. Büro-Kaizen hält die Methoden dafür bereit.

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Stressbewältigung heißt hier: Reduzieren der Suchzeiten.

Gesucht, gefunden, Zeit gespart: Stressbewältigung durch Ordnung

Ich kann es nicht oft genug sagen: Ein aufgeräumter Schreibtisch ermöglicht einen aufgeräumten Kopf. Das findet auch fast die Hälfte der befragten Büroarbeiter. Sie glauben, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnten. Effizienter arbeiten heißt: Entspannter und erfolgreicher arbeiten. Stressbewältigung geglückt! Und so geht’s:

Die beste Form der #Stressbewältigung ist es, rechtzeitig vorzubeugen. Büro-Kaizen macht's möglich. Klick um zu Tweeten

1. Stressfrei entsorgen
Stellen Sie drei Kartons bereit. In einen kommt alles, was Sie entsorgen wollen: Nicht mehr benötigte Unterlagen, defekte Stifte, alte Radiergummis. In den zweiten kommt alles, was Sie behalten wollen. In dem dritten Karton sammeln Sie alles, was Sie vielleicht noch einmal brauchen.

Tipp: Das „Wegwerfen auf Probe“ mit dem dritten Karton ist besonders für leidenschaftliche Sammler hilfreich. Lesen Sie in meinem Artikel, wie Sie Wegwerfen auf Probe praktizieren: Die Ablage P – Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können

Die beste Form der Stressbewältigung ist es, rechtzeitig vorzubeugen. Büro-Kaizen macht's möglich Klick um zu Tweeten

2. Sinnvoll platzieren
Alles, was Sie täglich benötigen, bringen Sie direkt im Schreibtisch unter. Für alle anderen Dinge gilt: Je seltener Sie diese benötigen, umso weiter entfernt bewahren Sie sie auf.

Tipp: Schubladen bleiben dauerhaft aufgeräumt, wenn Sie die Böden mit Trennelementen ausstatten. Lesen Sie hier, wie das geht: Schubladendenken? Na klar!

3. Gute Sicht – und das sofort
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie hastig nach Notizen mit Telefonnummern, Terminen und dem Namen des neuen Ansprechpartners bei Ihrem Lieferanten suchten. Alle wichtigen Informationen hält ab jetzt der Sichtordner für Sie bereit.

Tipp: Wie Sie Ihren Sichtordner anlegen und was es mit der ersten Seite auf sich hat, lesen Sie hier: Mit dem Foliensichtbuch bändigen Sie das Chaos

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Unser Video zur E-Mail-Flut: So gelingt die Stressbewältigung.

Nachrichten und kein Ende – Stressbewältigung durch effiziente Bearbeitung der E-Mails

Sie blinken, klingeln und füllen Ihren Posteingang: Durchschnittlich 36 E-Mails täglich empfangen die Teilnehmer der erwähnte Arbeitseffizienz-Studie. Das heißt: 36 Mal Unterbrechungen der Arbeit hinnehmen, 36 Mal entscheiden, wie die E-Mail bearbeitet wird. Kein Wunder, wenn das wie Sand im Getriebe der Arbeitseffizienz wirkt.

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Unterbrechungen der Arbeit reduzieren: Spürbare Stressbewältigung.

Der Stress entsteht hier durch die Unterbrechungen des aktuellen Arbeitsablaufes und in der Informationen oder Aufgabe, die in der einzelnen E-Mail enthalten ist. Stressbewältigung heißt hier also. Den Umgang mit E-Mails entspannter und effizienter gestalten. Und so geht’s:

1. Kein Laut zu hören: Empfangssignale deaktivieren

Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie werden nicht mehr durch das Blinken und Klingeln des Posteingangs in Ihrem Arbeitsfluss unterbrochen.

Tipp: Lesen Sie in meinem Beitrag zum Thema, wie Sie die Signale auf stumm schalten: Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon?

2. Alles zu seiner Zeit: Richten Sie Zeitfenster für E-Mails ein

Sie können E-Mails zu festgelegten Tageszeiten bearbeiten. Der Vorteil ist, dass Sie sich nicht mehr ablenken lassen, sondern sich voll und ganz den E-Mails widmen. Bewährt haben sich drei Zeitfenster: Am Tagesanfang, vor der Mittagspause, vor dem Feierabend. Tragen Sie die Zeiten als feste Termine in Ihren Kalender ein.

3. Wohin damit? Jede Mail an ihren Platz
Vielleicht haben Sie sich gerade gefragt, wie Sie mit nur 15 Minuten Bearbeitungszeit auskommen? Hier meine Antwort:

  • Alles, was nicht benötigt wird, verschieben Sie in den Papierkorb.
  • Alle Mails, für die Sie nicht zuständig sind, leiten Sie weiter an den zuständigen Kollegen.
  • Alle Mails, die Sie innerhalb von fünf Minuten beantworten können, beantworten Sie sofort.
  • Alle Mails, die in die Ablage gehören, legen Sie ab.
  • Alle Mails, die Termine enthalten, terminieren Sie in der Wiedervorlage.Diese Anleitung ist eine Kurzfassung, die Ihnen einen Eindruck davon gibt, wie effizient Sie Ihre Mails bearbeiten können.

Tipp: Laden Sie sich mein kostenloses E-Book herunter: E-Mail-Stress ade. So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt. Es hat schon vielen meiner Leserinnen und Leser bei der Stressbewältigung in ihrem E-Mail-Posteingang geholfen. Dauerhaft.

Sie sehen, Stressbewältigung fängt schon damit an, dass wir Effizienzkiller nachhaltig ausschalten.

Dafür gibt es noch eine Reihe anderer Möglichkeiten. Unter diesem Artikel gebe ich Ihnen einige Lesetipps zum Thema.

Und Sie?

Was hilft Ihnen bei der Stressbewältigung? Welche Effizienzkiller haben Sie nachhaltig ausgeschaltet? Und wo sehen Sie noch ungenutzte Ressourcen? Schreiben Sie mir eine E-Mail oder hinterlassen Sie einen Kommentar direkt unter diesem Artikel. Ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Die Methoden von Büro-Kaizen dienen alle der Stressbewältigung. Oder sie lassen Stress gar nicht erst entstehen. Hier meine Lese-Tipps für Sie:

Reizüberflutung ist einer der häufigsten Auslöser von Stress. Wie Sie sich aktiv schützen können, beschreibe ich Ihnen hier: Genug ist genug

Setzt die Stressbewältigung zu spät ein oder ist sie nicht wirksam genug, droht ein Burnout. Das betrifft immer mehr Büroarbeiter. Das muss aber nicht passieren. Lesen Sie hier, wie Sie vorbeugen können: Ihr Notfallkit zur Burnout-Selbsthilfe ist fertig

Pausen sind wichtig für die geistige und körperliche Fitness. Warum das so ist und wie Sie Pausen in Ihren Arbeitstag integrieren können, lesen Sie hier: Auszeit. Warum Pausen die Arbeit beflügeln





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