3 Tipps zum Rollcontainer im Büro: So wird er Zwischenstopp statt Heimat



Aus den Augen, ab in den Rollcontainer. Und dann? Warum Sie Ihren Rollcontainer im Büro nur als Zwischenstopp nutzen sollten und was auf keinen Fall hier landen darf, lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.

Was ist das Problem

Nicht erst seit Büro-Kaizen® deutsche Büros auf Vordermann bringt, wissen wir, dass der Mensch im Grunde ein Jäger und Sammler ist. Vor allem letztere Eigenschaft zeigt sich mir immer wieder überdeutlich, wenn ich gemeinsam mit meinen Kunden mehrere Kubikmeter Altpapier aus ihren Büroräumen entsorge. Besonders der Rollcontainer ist ein beliebtes Plätzchen für Dinge, die längst im Archiv oder sogar in Ablage P sein sollten. Doch sein Problem ist: Wir sehen ihm das Chaos nicht an. So ein Rollcontainer im Büro wirkt verschlossen immer aufgeräumt und strukturiert, selbst wenn es im Inneren brodelt.

So funktioniert es

Bitte fassen Sie nun all Ihren Mut zusammen und öffnen Sie Ihren eigenen Rollcontainer einmal. Begegnet Ihnen hier eines der folgenden Dinge?

  • Protokolle von der Besprechung aus dem letzten Quartal
  • der Tacker, den Sie sich im letzten November von der Kollegin ausgeliehen hatten
  • abgehakte To-do-Listen von anno dazumal
  • die letzten drei Versionen der Telefonliste
  • der Kundenordner, den Sie seit Monaten nicht mehr brauchen

Wenn Sie nur ein einziges Mal „Ja!“ sagen konnten, habe ich jetzt ein paar lebenserleichternde Tipps für Sie.

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So sollte es aussehen: Freier Schreibtisch und ordentlicher Rollcontainer im Büro.

Tipp 1: Rollcontainer oder kein Rollcontainer?

Ein Rollcontainer ist keine erweiterte Schreibtischplatte und auch kein zweiter Büroschrank. Er ist eine Möglichkeit, aktuelle Dokumente zu beherbergen. Wenn nämlich der Rollcontainer im Büro zur dauerhaften Heimat Ihrer Dokumente wird, haben Sie irgendwann ein ziemlich großes Problem. Bitte sehen Sie ihn daher immer nur als Zwischenstation an. In den Rollcontainer gehören lediglich Dokumente, die Sie derzeit bearbeiten.

Der Rollcontainer ist Zwischenstopp und nicht Heimat für Ihre Akten und Dokumente. Klick um zu Tweeten

Sie können diese in einer Wiedervorlagebox auf dem Schreibtisch organisieren oder in einer entsprechenden Mappe im Rollcontainer ablegen. Der Rollcontainer trumpft vor allem auf, weil er Ihren Tisch frei hält und eignet sich daher besonders gut für beengte Arbeitsplätze. Welche Vor- und Nachteile die Wiedervorlagebox auf dem Schreibtisch hat, können Sie ergänzend hier nachlesen.

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Aktuelle Vorgänge können im Rollcontainer im Büro geordnet werden.

Tipp 2: Was kommt nicht in den Rollcontainer?

Nicht in den Rollcontainer gehören Altakten, längst hinfällige Checklisten und Büromaterial, das Sie nur alle drei Wochen in die Hand nehmen. Aber keine Sorge, jedes dieser Dinge hat seinen Platz – aber dieser kann nicht auf Dauer im Rollcontainer sein. Altakten gehören ins Archiv, längst hinfällige Checklisten in den Papierkorb und nur selten benötigte Materialien in den Büromaterialschrank. Das hat den riesigen Vorteil, dass die Kollegin ihren Tacker auch mal wieder zu Gesicht bekommt und sich keine Unmengen an Materialien ansammeln. Horten, weil Sie es irgendwann doch sicher gebrauchen können, ist beim Rollcontainer im Büro keine gute Idee. Eine Alternative für wider Erwarten plötzlich fehlende Büromaterialien gibt es dennoch. Mit dem Kanban-System sorgen Sie dafür, dass die Büroutensilien nie mehr leer sind, ohne sie vorsorglich in Ihrem Rollcontainer zu lagern. Dieser Download gibt ein gutes Beispiel, wie einfach Kanban funktioniert.

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Rollcontainer im Büro sind keine Sammelstellen für Material: Kanban hilft hier deutlich besser.

Tipp 3: Wann muss was wieder raus aus dem Rollcontainer

Wenn Sie in Ihrem Rollcontainer im Büro alles horten, was nicht mehr auf den Schreibtisch passt, schaffen Sie sich auf Dauer ein Akten- und Papierchaos, das Sie stören, nerven und Ihnen Ihre Zeit stehlen wird. Mein Rat ist daher immer: Alles, was nicht mehr aktuell ist, muss raus aus dem Container. Akten, die Sie abschließend bearbeitet haben, wandern ins Archiv. Telefonlisten, die nicht mehr aktuell sind, kommen weg und nicht nur eine Schicht tiefer. Denken Sie daran, dass alles einen Platz hat und der Rollcontainer nicht die Endstation für alles sein kann und darf. Mein Prinzip „Für immer aufgeräumt“ funktioniert hier ebenso wie beim Schreibtisch. Sichten Sie das Chaos, ordnen Sie die Dinge und geben Sie allen Dingen Ihre Heimat.

Im folgenden Video wird dieses erfolgssichere Prinzip kurz und übersichtlich erklärt:

Darauf kommt es an

Ein Rollcontainer bietet Ihnen einen bequemen Sofort-Zugriff auf Ihre Unterlagen. Wenn Sie ihn auch ausschließlich dazu benutzen und nicht als zusätzliche Ablagefläche für alle möglichen Dokumente, werden Sie ihn langfristig ordentlich halten können.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Ihr Rollcontainer im Büro ordentlich und übersichtlich strukturiert ist, verringern Sie Ihre Suchzeiten massiv. Das steigert am Ende nicht nur Ihre Produktivität, sondern auch Ihre Freude an der Arbeit.

Und Sie?

Nicht nur im Rollcontainer oder auf dem Schreibtisch herrscht schnell das Chaos. Wie Sie alle Bereiche Ihres Büros und Ihres Computers dauerhaft und mühelos ordentlich halten, lesen Sie in zahlreichen Praxistipps in meinen Ratgebern „Für immer aufgeräumt“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital“, die Sie hier bestellen können. Oder holen sie sich monatlich neue Tipps und Tricks in Ihr E-Mail-Postfach und werden Sie Newsletter-Abonnent!

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Zahlreiche Praxistipps für Rollcontainer im Büro, Schreibtisch und Co. stehen hier.

Weiterführende Informationen:





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