Projektnummern – So wird Ihr Büro zum Perpetuum Mobile



Ein sogenanntes Perpetuum Mobile ist ein Gerät, das einmal in Gang gesetzt, ohne Energiezufuhr ewig in Bewegung bleibt. Diese für Physiker unmögliche Maschine hätte jedoch in der Realität mehrere Probleme. Eines davon ist die Reibung. Sie ist jedoch Teil der Naturgesetze und für unsere Physiker, die natürlich gerne ein reibungsloses Gerät konstruieren würden, ein absolut und dauerhaft unlösbares Problem.

In einem Büro ist das allerdings definitiv nicht der Fall. Nicht umsonst spreche ich gerne von reibungslosen Abläufen. Zu so einem perfekten Büro kommt man natürlich nicht über Nacht. Im Gegenteil: Kleine Schritte führen letztendlich zum Ziel.

Heute zeige ich Ihnen, wie Sie mit Projektnummern die Produktivität Ihres Unternehmens deutlich steigern werden! Mit diesem einfachen Trick machen Sie auch aus IHREM Büro ein Perpetuum Mobile!

Ordnung ohne Ordnung

Ordnung ist an sich gut. Jedoch haben verschiedene Menschen komplett unterschiedliche Vorstellungen davon. Einige sortieren gerne nach Projekten, andere wiederum nach Datum oder Kunden, wieder andere haben vielleicht sogar überhaupt kein einheitliches System. So wird es sehr schnell, sehr düster im Land der Organisation und Ordnung.

Nicht mehr mit Projektnummern
Mit Projektnummern steuern Sie so einem Chaos künfigt entgegen.

Spätestens wenn mehrere Kollegen an einem Projekt zusammenarbeiten, im Vertretungsfall oder beim Wechsel eines Mitarbeiters, bricht dann das absolute Büro-Chaos aus.

Projektnummern – flexibel, eindeutig, übertragbar!

Das Wichtigste bei einer funktionierenden Ordnung ist, dass diese sich auf andere Personen und Systeme übertragen lässt. Das heißt konkret: Ein gutes System funktioniert bei neuen, sowie bei alten Mitarbeitern. Es funktioniert auf dem Papier genauso wie in E-Mails und auf Servern.

Der Schlüssel dazu sind einheitliche Projektnummern. Diese ermöglichen, auf Ordnerrücken, in Datei- und Ordnernamen, in E-Mails und überall sonst, eine direkte und unmissverständliche Erkennung und Sortierung der betreffenden Inhalte.
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Sie können die Projektnummern auch auf Rechnungen, Aushängen und Interna verwenden.

Doch Vorsicht – Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler:

Auch Projektnummern müssen ein System haben. Eine beispielsweise größer werdende, fortlaufende Zahl wird nur für weitere Verwirrung sorgen.
Natürlich ist für jedes Unternehmen eine andere Sortierungsstrategie sinnvoll. Hier aber mein Tipp, der in den meisten Büros ausgezeichnet funktioniert.

So geht’s:

Kombinieren Sie die Kunden- und Projektnummer. Ihre Projektnummer besteht aus zwei Teilen: Der erste Teil der Nummer bezieht sich auf den Kunden. Es folgen ein Bindestrich und anschließend die Projektnummer.

Gute Projektnummer auf Rechnung
Gute Projektnummern können auch auf Rechnungen verwendet werden.

Wenn Sie insgesamt 999 Kunden haben und pro Kunde maximal 999 Projekte, so reicht eine sechsstellige Nummer aus. Die Projektnummer 023.004 bezieht sich, als Beispiel, eindeutig auf das Projekt Nummer 4 des Kunden 23.

Eine so strukturierte Methode ist unmissverständlich, gut sortierbar, übersichtlich und garantiert reibungslose Arbeitsabläufe!
Wenn alle Kollegen nach diesem System Dateien, Ordner, Rechnungen und E-Mails benennen, kommt garantiert nie wieder Verwirrung auf. Jeder weiß zu jeder Zeit was genau wo zu finden ist. Diese klare Zuordnung durch Projektnummern ist der erste Schritt in einen reibungslosen Büroalltag.

Mit diesem einfachen Trick machen Sie auch aus IHREM Büro ein Perpetuum Mobile! Klick um zu Tweeten

Verwendet Ihr Betrieb auch schon Projektnummern?

Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen einfach in den Kommentaren! Nur der gegenseitige Austausch führt zu langfristigen Verbesserungen.



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