Posteingang bearbeiten? Muss das sein? – Wenn der Alltag zur Qual wird und wie Sie da wieder raus kommen



Alles, was unerledigt ist, belastet uns, selbst wenn wir das bewusst gar nicht wahrnehmen. Und im Arbeitsalltag, seien wir ehrlich, bleibt furchtbar viel unerledigt. „Posteingang bearbeiten? Ach, mach ich morgen.“ Manchmal verschieben wir aber so viel auf morgen, dass wir den Überblick verlieren und uns schließlich ganz vor diesen Aufgaben drücken wollen. Denn je mehr liegenbleibt, desto quälender der Druck und desto stärker versuchen wir, ihm auszuweichen.

Mit Büro-Kaizen® können Sie das ganz leicht umgehen. Denn Sie erleichtern sich damit den Umgang mit diesen Aufgaben so sehr, dass der Druck schnell und dauerhaft weg ist.

Was ist das Problem

Posteingang bearbeiten, Ablage machen, den Überblick behalten – all das erfordert nicht nur Zeit und Aufmerksamkeit, sondern zehrt an den Nerven, wenn sich so viel angesammelt hat, dass wir den Überblick verloren haben.

Das an sich ist schon ein Problem. Kritisch wird es, wenn Sie deshalb wichtige Informationen nicht mitbekommen oder Aufgaben nicht bearbeiten. Wo im Unternehmen möglicherweise noch ein Auge zugedrückt wird, weil es dank Personalmangel vielleicht allen so geht, haben Kundinnen und Kunden in der Regel wenig Verständnis.
Und wenn sich diese ineffiziente Arbeitsweise herumspricht, leidet der Ruf der Firma. Es hagelt negative Bewertungen im Internet, und in der Branche spricht es sich natürlich auch herum.

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Mit den Regeln des Büro-Kaizen® lässt sich nicht nur der Schreibtisch aufräumen, sondern auch der Posteingang bearbeiten.

So funktioniert es

Dabei können Sie sich in nur wenigen Schritten von diesem quälenden Druck befreien. Und Sie können für Ihre Kundinnen und Kunden, aber auch für die Kollegen, die Zulieferer, die Geschäftspartnerinnen und alle anderen Beteiligten wieder zuverlässig und effizient werden. Wie das geht, zeige ich Ihnen mit den folgenden drei Tipps.

1. Tipp: E-Mail-Posteingang bearbeiten

Wir erhalten so viele E-Mails pro Tag, dass wir sehr leicht Gefahr laufen, etwas Wichtiges zu übersehen, wenn wir nur mal schnell durchscrollen und die Bearbeitung auf morgen (oder übermorgen oder überübermorgen) verschieben.

Wenn die Arbeit zur Qual wird, weil zu viel Unerledigtes liegenbleibt, brauchen Sie ein gutes System. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Mein Tipp ist: Nehmen Sie sich einmal pro Tag Zeit für Ihre E-Mails. Und beim Posteingang-Bearbeiten stellen Sie sich diese Fragen:

  • 1. Ist es Spam? Dann sofort weg damit. Ist es Spam, der häufiger kommt (z. B. vom selben Absender, mit demselben Betreff) richten Sie sich einen Filter ein, der diese Mails (aber auch nur diese) automatisch in Ihren Junk-Ordner steckt. So müssen Sie diese Mails gar nicht mehr im Posteingang sehen und die Anzahl der Mails reduziert sich sofort.

  • 2. Sind Sie überhaupt zuständig? Falls nicht, leiten Sie die Mail sofort an die Kollegen weiter, die dafür zuständig sind. Die „Büro-Kaizen® Zuständigkeiten- und Vertreterregelung“ hilft Ihnen dabei, die richtigen Kollegen sofort ausfindig zu machen. Legen Sie sich die aktuellste Fassung in Ihr Sichtbuch, dann haben Sie sie mit einem Griff parat.
  • 3. Brauchen Sie für die Erledigung maximal 5 Minuten? Dann tun Sie es jetzt. Mehr zu meiner 5-Minuten-Regel finden Sie hier: „Die 5-Minuten-Regel: Nicht von Maggi und trotzdem ‘ne tolle Idee“
  • 4. Brauchen Sie für die Erledigung länger als 5 Minuten? Dann machen Sie sich einen Termin dafür und verschieben Sie die Mail in Ihre Aufgabenliste. Wie das bei Outlook geht, zeige ich Ihnen hier: „Egon, ich habe einen Plan – So nutzen Sie Outlook als Aufgabenliste.“.

Vielleicht hilft Ihnen dabei auch mein Video „5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails“. Laden Sie sich auch gerne meine 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails herunter:

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2. Tipp: Posteingang bearbeiten

Auch der analoge Posteingang, also die „richtige“ Post, stapelt sich auf manchen Bürotischen bis ins Endlose. „Bermuda-Dreieck“ ist ein beliebter Begriff dafür, denn bei manchen verschwinden dort Dokumente wohl auf Nimmerwiedersehen. Ich rate Ihnen:
Nehmen Sie sich auch für den Posteingang einmal pro Tag Zeit – wenn viel Post kommt, auch zweimal. Fassen Sie jedes Poststück nur einmal an. Entscheiden Sie dann sofort, was damit zu tun ist: Was nicht in fünf Minuten erledigt werden kann, kommt in die Wiedervorlage. Zeitschriften, Fachmagazine u. Ä. kommen in Lesestapel oder in den Ideenordner. Alles, was abgelegt werden kann, sollten Sie sofort und an genau dem richtigen Ort ablegen bzw. abheften.
Mehr Tipps dazu finden Sie auch in meinem Artikel „Oh nein, Sie haben (schon wieder) Post! – Wie Sie Ihren Posteingang sortieren, sodass er nie wieder zur Last wird“.

3. Tipp: Ablage bearbeiten

Die Ablage ist auch so etwas, das uns häufig Unwohlsein bereitet. Denn auch wenn nach außen vielleicht alles ordentlich aussieht, herrscht in vielen Ordnern und Hängeschränken heilloses Chaos.

  • 1. Führen Sie deshalb Ablageregeln für sich ein, die Ihnen dabei helfen, System in Ihre Ablage zu bringen. Das hilft nicht nur Ihnen im Alltag, sondern auch Ihren Vertretungen, wenn Sie krank oder im Urlaub sind. Laden Sie sich meine

    „Anregung zur Organisation eines Ablagesystems“ gerne hier.

  • 2. Machen Sie sich Inhaltsverzeichnisse für Ihre Ordner. So haben Sie beim Aufschlagen sofort im Blick, wo Ihr gewünschtes Dokument liegt. Tun Sie dies auch für Ihre temporäre Ablage. Hier können Sie das Blatt laminieren, damit Sie es dann mit einem wasserlöslichen Stift beschriften können. Laden Sie sich gern unsere Vorlage dazu herunter. Eine Vorlage für Terminprojekte habe ich ebenfalls für Sie zum Download.

  • 3. Wenn Sie Ihre Ablage neu ordnen oder die Ordnung überarbeiten, dann wird Ihnen sicher vieles in die Hände fallen, von dem Sie annehmen, dass Sie es zwar nicht jetzt, aber irgendwann noch einmal brauchen könnten. Damit es nun nicht Ihr neu geordnetes Büro (und Ihren Kopf) „zumüllt“, packen Sie diese Dinge in Kisten und stellen Sie die anderswo vorübergehend unter. Für die Beschriftung der Kisten habe ich Ihnen hier eine Vorlage zum Download bereitgestellt. Setzen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Sie nachprüfen, ob Sie diese Dinge tatsächlich brauchen oder ob sie nicht doch schlicht weg können.
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Eine sinnvoll strukturierte Ablage, ob im Schrank oder im Hängeregister, erleichtert Ihre Arbeit enorm.

Darauf kommt es an

Am Anfang mag Ihnen das unmöglich erscheinen, dass Posteingang bearbeiten und Ablage machen eines Tages zu angenehmen, fixen Aufgaben werden. Denn noch liegt sowohl der digitale als auch der analoge Posteingang als unüberwindbarer Berg vor Ihnen, von der Ablage gar nicht erst zu reden.
Ich kann Ihnen aber aus vielfacher Erfahrung bei meinen Kundinnen und Kunden berichten, dass es geht. Dass Sie sich nur einmal überwinden müssen, nur einmal Zeit nehmen und allen Mut zusammennehmen müssen, um Ihren Posteingang aufzuräumen.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie das einmal gründlich getan haben, dann werden Sie merken, dass Sie sich wie befreit fühlen. Der Druck ist auf einmal weg, Sie spüren Erleichterung und sehen nicht mehr mit Horror, wenn schon wieder etwas in Ihrem Posteingang landet. Bleiben Sie dran – es lohnt sich!

Extra-Tipp

Eine neue Ordnung verträgt auch eine neue Beschriftung. Statt eines kleinen Hinweises, wessen Posteingang dies ist (manchmal gibt es sogar gar keinen Hinweis), machen Sie sich ein neues Posteingangsschild für Ihren analogen Posteingang. Eine Vorlage können Sie sich hier herunterladen.
Und wenn Sie in den Urlaub gehen, dann tun Sie allen, die sich nicht so gut auskennen, den Gefallen und tauschen Sie Ihr Posteingangsschild gegen das Urlaubsschild aus, das den Kollegen sagt, wer Ihre Vertretung ist. So muss die sich nicht dauernd durch Ihren Posteingang wühlen, sondern bekommt die Post gleich auf den eigenen Tisch gelegt.
Ihre E-Mails leiten Sie automatisch weiter an Ihre Vertretung, damit auch diese Kundinnen und Kunden sofort und verlässlich Antwort bekommen.
So bleibt nichts mehr unerledigt, und Ihr eigener Posteingang bleibt erfrischend leer und macht Ihnen nicht mehr so viel Druck, wenn Sie gerade frisch erholt aus dem Urlaub zurückkehren.

Und Sie?

Wenn Sie hiermit schon einen Erfolg erzielen konnten, dann überprüfen Sie doch mal, ob es an Ihrem gesamten Arbeitsplatz noch weitere Punkte gibt, an denen Sie effizienter werden und sich gleichzeitig die Arbeit erleichtern können. Hier ist meine Checkliste dafür.
Und wenn es darum geht, den E-Mail-Posteingang besser zu bearbeiten, finden Sie hier auch noch meinen Selbsttest.

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