Oh nein, Sie haben (schon wieder) Post! – Wie Sie Ihren Posteingang sortieren, sodass er nie wieder zur Last wird


Kennen Sie das? Sie arbeiten gerade konzentriert an einem Dokument, als ein Kollege kommt und Ihnen einen Brief oder eine Mappe auf den Tisch legt. Mitten auf den Tisch. Er sagt: „Für dich“ und geht.

Das bringt Sie völlig raus. Womöglich bringt es auch die Materialien, die Sie übersichtlich auf Ihrem Tisch verteilt hatten, durcheinander. Sie müssen Ihre Tätigkeit unterbrechen, seine Lieferung weglegen und Ihre Papiere wieder ordnen.

Eigentlich wollen Sie aber schon gerne wissen, was er Ihnen gebracht hat, lesen es dann doch und fangen auch noch an, Ihren restlichen Posteingang durchzusehen. Und schon ist Ihre Konzentration (und damit Ihre Effizienz) dahin.

Was ist das Problem

Der Posteingang – so ein unscheinbares Ding! Und doch so lästig. Denn das Problem ist ja nicht nur die oben genannte Unterbrechung, wenn alle den Posteingang missachten und Ihnen einfach etwas mitten auf den Schreibtisch werfen.

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Der kurzzeitig verwaiste Bürostuhl – auch ein sehr beliebter Posteingang.

Auch wenn Sie den Posteingang sortieren wollen, kann es ein Problem werden, wenn sich da zu viel ansammelt. Darunter leidet nicht nur Ihre Effizienz. Es kann auch Ihre Kollegen beeinträchtigen, die darauf warten, dass Sie einen Prozess bearbeiten und weiterleiten.

Und nicht zuletzt kann der gute Ruf Ihres Unternehmens leiden, wenn Sie auf eingegangene Post nicht zuverlässig und in angemessenem Zeitrahmen reagieren.

Häufig beginnt das damit, dass es verschiedene Posteingänge gibt – in (oftmals völlig überfüllten) Ablagekästen, irgendwo auf dem Schreibtisch, auf dem Sideboard, auf dem Beistelltisch, auf dem Bürostuhl … und manchmal fällt auch etwas runter und landet ausgerechnet in der „Ablage P“, dem Papierkorb.

Lassen Sie mich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie mit ganz einfachen Schritten Ihren Posteingang effizient und verlässlich sortieren und abarbeiten können, sodass er Ihnen nie wieder zur Last wird.

Jürgen Kurz: Wenn der Posteingang zum Chaos wird und Ihre Effizienz leidet: Büro-Kaizen® kann Ihnen helfen! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Eins vorweg: Sie müssen gar nicht Ihre ganze Arbeitsweise umstellen – Sie benötigen nur ein paar ganz kleine Schritte, um Ihren Posteingang wieder in den Griff zu bekommen. Vielleicht wird es nicht Ihre allerliebste Arbeit am Tag, aber Sie werden sehen, dass sich merklich etwas verändert und verbessert, wenn Sie selbst in etwas scheinbar so Schlichtes wie den Posteingang ein System bringen.

1. Tipp:

Der erste Schritt ist: Benutzen Sie nur einen Ablagekasten. Dorthin kommt alles, was hereinkommt: von der Tagespost aus dem Briefkasten über weitergeleitete Briefe und Projekte von anderen Kolleginnen bis hin zu Memos, Fachzeitschriften und internen Arbeitsanweisungen von oben. Das klingt unübersichtlicher als es tatsächlich ist, denn dies war nur der erste Schritt.

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Auf dem Schreibtisch links finden Sie Ihre Post niemals wieder. Rechts dagegen fehlt nur noch ein Ablagekasten für den Posteingang.

Stellen Sie diese Ablageschale deutlich sichtbar auf jene Ecke Ihres Schreibtisches oder Sideboards, die von der Tür aus gesehen am leichtesten zugänglich ist. Ihre Kolleginnen freuen sich, wenn sie sich nicht erst umständlich um Ihren Bürostuhl herumdrängen müssen, um etwas in Ihren Posteingang zu legen.

Es ist auch für Sie viel übersichtlicher, wenn Sie sich das, was Sie abarbeiten müssten, nicht erst mühsam zusammensuchen müssten, sondern es sich einfach aus einem Kasten nehmen und dann den Posteingang sortieren können.

2. Tipp:

Im nächsten Schritt bringen Sie ein Schild an, auf dem deutlich lesbar Ihr Name und das Wort „Posteingang“ stehen.

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Dies ist mein Posteingangsschild – dank seiner Größe nicht zu übersehen und deshalb sehr effektiv.

Sie denken jetzt vielleicht: Das Schild sieht aber groß aus! Ja, das ist es auch. Aber genau deshalb ist es auch sagenhaft effektiv! Denn es sendet das Signal aus: Hallo! Hierher! Nirgendwo anders hin!

Dieses Schild kann man einfach nicht übersehen. Und ganz nebenbei hilft das Schild (und seine Größe) auch Ihnen. Denn es ruft Sie ebenfalls zur Ordnung auf: Hallo! Hierher! Das gilt auch für dihiich!

Gerade, wenn der Büroalltag stressig und hektisch ist, kann so eine optische Erinnerung Ihnen und Ihren Kollegen helfen, nicht in alte Muster zu verfallen und die Sachen überall hinzulegen, wo gerade noch Platz ist.

Ich habe Ihnen hier eine Vorlage zum Download bereitsgestellt (und hier eine für die Urlaubszeit).

3. Tipp:

Damit nun auch Ihre Verlässlichkeit wieder zunimmt, nehmen Sie sich Ihren Posteingang ein- bis zweimal am Tag vor. Gehen Sie durch, was sich dort angesammelt hat. Sortieren Sie alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, aus und erledigen Sie dies.

Alles andere, das keinen Vorrang hat, das aufwändiger zu bearbeiten ist, das Sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten müssen, nehmen Sie ebenfalls aus dem Posteingang heraus. Und dann sortieren Sie es sofort weg: mit Termin in die Wiedervorlage oder in eine andere Zwischenablage, in der Sie die anstehenden Aufgaben vorübergehend unterbringen.

Und legen Sie nie etwas, das Sie noch weiterbearbeiten müssen, in den Posteingang. Denn dann verlieren Sie sehr schnell den Überblick über das, was bereits erledigt ist und das, was neu hinzugekommen ist. Legen Sie alles, was Sie noch weiterbearbeiten müssen, immer in eine Wiedervorlage (gute Tipps hierfür finden Sie in meinem Artikel „Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage“).

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Gehen Sie Ihren Posteingang ein- bis zweimal am Tag durch – so behalten Sie den Überblick.

Darauf kommt es an

Nehmen Sie sich Zeit dafür, Ihr System umzustellen, und handeln Sie dann ganz bewusst nach den obigen Tipps. Denn wenn Sie eigentlich den ganzen Tag schon den Posteingang sortieren wollen, das aber vor sich herschieben, weil das alles so unübersichtlich und so viel ist, hat das noch einen weiteren Nebeneffekt.

Das, was Sie vor sich herschieben, sitzt permanent in Ihrem Hinterkopf und sendet immer wieder mal Signale – meistens zu einer Zeit, in der Sie es gerade geschafft haben, sich auf etwas ganz anderes zu konzentrieren. Ihr eigenes internes Alarmsystem meldet Ihnen also dauernd, dass da noch was zu tun ist.

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Ist der Posteingang nicht sortiert, meldet sich Ihr inneres Alarmsystem immer wieder und stört Ihre Konzentration.

Haben Sie den Posteingang bis zum Feierabend immer noch nicht sortiert und abgearbeitet, werden Sie feststellen, dass Sie sich nicht einmal zu Hause wirklich entspannen können (mehr zum Thema Entspannen finden Sie auch hier und hier.)

Was der Tipp bewirkt

Ist der Tisch frei, ist der Kopf frei. Wenn Sie nun Ihren Posteingang sortieren und sich dabei konsequent an meine Tipps halten, dann verstehen nicht nur die Kollegen sehr schnell, welche Vorteile dieses neue System hat. Auch Sie werden merken, dass der Alarm im Hinterkopf sehr viel stiller, wenn nicht sogar ganz still geworden ist.

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Wenn der Posteingang sortiert und der Schreibtisch frei sind, können Sie sich auch zum Feierabend entspannen.

Das hilft Ihrer Konzentration und lässt Sie andere Arbeiten zügiger vornehmen. Sie werden wieder verlässlicher und Ihre Effizienz steigt. Da ist dann auch die Chefin wieder froh. Und Sie erst recht, wenn Sie sich abends zu Hause schön entspannen können, ohne dass Ihnen dauernd der Alarm „Posteingang sortieren! Posteingang sortieren!“ durch den Hinterkopf dröhnt.

Extra-Tipp

Wenn Sie bemerken, dass jemand in Ihrem Unternehmen einen übervollen Posteingang hat und mit dem Sortieren einfach nicht hinterherkommt, dann wäre es gut, wenn Sie diese Mitarbeiterin oder diesen Mitarbeiter unterstützen. Finden Sie heraus, warum diese Person nicht mit der Post hinterherkommt. Oft wird einfach angenommen, dass da jemand chaotisch, unfähig oder unwillig ist. Doch nach meiner Erfahrung ist das selten der Fall. Das hat meist ganz andere Gründe, zum Beispiel eine Überlastung in einem bestimmten Arbeitsfeld, zu enge Zeitvorgaben oder auch eine nicht sehr verlässliche Zuarbeit von anderen Kollegen.

Wenn Sie zuerst gemeinsam analysieren, welche Prozesse dazu führen, dass an dieser einen Stelle Chaos herrscht, dann können Sie im zweiten Schritt herausfinden, wie Sie diese Person unterstützen können, damit das Chaos ein Ende hat. Tipps für optimale Prozesse habe ich Ihnen hier zusammengestellt. Wichtig dabei ist, ohne Schuldzuweisungen zu arbeiten. Denn die demotivieren eher als dass sie einem Menschen wieder mehr Freude an der Arbeit einbringen.

herausfinden-der-gruende-fuer-die-ueberlastung-unzuverlaessigkeit-nicht-mit-schuldzuweisungen
Achten Sie darauf, beim Herausfinden der Gründe für die Überlastung und Unzuverlässigkeit nicht mit Schuldzuweisungen zu arbeiten.

Weitere Tipps für Ihre Posteingangsschale finden Sie in meinem Artikel „Einfach in die Schale werfen – 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale“.

Und Sie?

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit Ihrem E-Mail-Posteingang umgehen sollten, schauen Sie mal in diesen Artikel.

Mehr dazu finden Sie auch in meinem kostenlosen E-Book: „E-Mail-Stress ade!“.

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