Alles eine Frage der Einstellung: So hilft Büro-Kaizen® bei der Personalplanung



Spreche ich über das Thema Personalplanung sind viele Menschen häufig überrascht. Denn in unserem Unternehmen gibt es weder einen IT-ler, noch einen Einkäufer und auch kein Küchenpersonal. Auch wir haben eine Kantine, wir waren über Jahre hinweg im produzierenden Gewerbe tätig und wir erzeugen einen entscheidenden Anteil unseres Umsatz durch unsere digitalen Angebote, dennoch läuft unsere Personalplanung ohne Fachexperten und es läuft super! In diesem Artikel lesen Sie, wie Büro-Kaizen® sich positiv auf Ihre Personalplanung auswirkt!

Was ist das Problem

In einer Zeit, in der ein Großteil des Fachwissens nur einen Mausklick entfernt ist, bewerte ich bei der Personalplanung Lernbereitschaft, Teamfähigkeit, Leidenschaft, Mitdenken höher als Fachexpertentum. Ich erlebe, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es lieben, sich weiterzuentwickeln, sich neue Fachbereiche zu erschließen und Verantwortung zu übernehmen. Ich sehe darin ein Ergebnis von Büro-Kaizen®.

Personalplanung richtig angehen
Lesen Sie im folgenden Text, wie Sie die Personalplanung richtig angehen.

Büro-Kaizen® ist mehr als ein Tool zur reibungslosen Organisation von Abläufen. Es ist ein Werkzeug, das eine ganze Unternehmenskultur verändert kann. Dazu gehören auch die positiven Auswirkungen auf die Personalplanung.

Zur Erinnerung, was ist Büro-Kaizen®?

Die Büro-Kaizen®-Methode beruht auf dem japanischen Kaizen-Prinzip („Kai“ = Veränderung, „zen“ = zum Besseren). Ziel ist es, die Dinge Schritt für Schritt nachhaltig zu optimieren: zuerst den Arbeitsplatz, dann die Abteilung und schließlich das gesamte Unternehmen. Im Blick auf die Personalplanung steht im Büro-Kaizen® der Mensch mit seinem Potenzial und nicht die Maschine oder der Berater im Mittelpunkt. Der Mitarbeiter wird als Experte an seinem Arbeitsplatz gesehen. Seine Kenntnisse und Kreativität müssen in einem ständigen Verbesserungsprozess genutzt werden.

Das Ziel von Büro-Kaizen ist die schrittweise und fortlaufende Verbesserung. Diese wird in fünf aufeinander aufbauenden Stufen erreicht.

Personalplanung mit strukturierter Vorgehensweise
Die fünf Stufen des Büro-Kaizen®

Durch Büro-Kaizen® werden die Prozesse so vereinfacht, dass wir keine kompletten Stellen in den Bereichen IT, Küche oder Einkauf benötigen. Büro-Kaizen® hat die Kraft, solche Einsparpotentiale bei der Personalplanung zu eröffnen! Im Hinblick auf die Personalplanung ist das Ziel, die Eigeninitiative der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu stärken und ihnen die Übernahme von Verantwortung zu ermöglichen, so dass Sie gemeinsam mit Ihnen zu Mit-Denkern und sogar zu Mit-Unternehmern werden. Die Führungsaufgabe übernehmen nicht extra ausgebildete Controller oder die Führungskräfte, die es bei der Personalplanung zu berücksichtigen gilt. Sie liegt bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für die Personalplanung: Statt Fachexpertentum rotierende Systeme!

Obwohl wir mit unserem Unternehmen einen nicht geringen Teil des Umsatzes online erwirtschaften, gibt es in unserem Haus keine angestellten IT-Experten. Irgendwann haben wir unsere Personalplanung an dieser Stelle geändert. Wir haben einige Aufgaben outgesourct, für den großen Teil der Aufgaben ist jedoch ein Pool von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuständig. Dies gilt auch für die Personalplanung im Bereich des Einkaufes oder für etwas scheinbar so banales wie die Küche. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter trägt Verantwortung für die Akquise, kann Aufträge abschließen und im Rahmen eines vereinbarten Budgets Einkäufe regeln. Wir haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und angelernt, so dass ganz unterschiedliche Personen in ganz verschiedenen Feldern Verantwortung übernehmen können.

bei der Personalplanung vertrauen zeigen
Vertrauen Sie auf die Kompetenz Ihrer Angestellten!

Durch die klare Beschreibung aller Tätigkeiten und Aufgaben im Unternehmen, im Rahmen von Büro-Kaizen®-Prozessoptimierungen, ist allen klar, was es zu tun gibt. Das hilft natürlich bei der Personalplanung und Personaleinsatzplanung. Und: da die Vertretung stets von mehreren Personen übernommen werden, wird vermieden, dass lange Wartezeiten entstehen, wenn der eine Spezialist einmal im Urlaub ist oder die Expertin für XY gerade eine Fortbildung macht. Die Vertretung ist stets genauso gut im Bilde! Auch das ist ein großer Vorteil gegenüber der herkömmlichen Personalplanung.

Statt die Firma wie eine Pyramide zu organisieren, sollten Sie der Kraft der Selbstführung vertrauen. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2 für die Personalplanung: Kontinuierliche Fort- und Weiterbildung statt teurer Experten!

Ich bin immer wieder erstaunt, über wieviel Fachwissen einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen. In vielen Unternehmen tritt dieses nicht zutage, weil es einen Experten gibt, weil man nicht zuständig ist oder einfach, weil niemand auf die Idee kommt nachzufragen. In unserem Haus gibt es stattdessen regelmäßige Abende für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem Schulungsteil. Unsere eigenen Leute vermitteln an diesen Abenden ihr Fachwissen und machen ihre Kolleginnen und Kollegen fit im Bereich der digitalen Arbeitswelt, des betrieblichen Gesundheitsmanagements oder im Bereich der Selbstorganisation.

Personalplanung mit interner Weiterbildung abdecken
Mitarbeiterabende als Wissensplattform nutzen

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erleben es als sehr wertschätzend und wertvoll, ihr Wissen teilen oder am Wissen anderer teilhaben zu können. Und wo uns doch ein Experte fehlt, schulen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lieber oder vergeben einen externen Auftrag, als das wir unsere Personalplanung ändern und teure Experten anstellen. Unsere Erfahrung mit dieser Art der Personalplanung ist, dass ein enormes Kapital bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schlummert. Wenn alle großzügig mit ihrem Wissen umgehen, anstatt mit Blick auf die eigene Karriere, Verteilungskämpfe zu führen, entsteht eine enorme Energie, die wir gerne nutzen und die sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt.

Mehr Informationen zu diesem Thema erhalten Sie hier:
Ich weiß was! – So nutzen Sie die Ressourcen ihrer Mitarbeiter!

Tipp Nr. 3 für die Personalplanung: Statt Mit-Arbeiter Mit-Unternehmer!

Wir verzichten bei unserer Personalplanung auf zu viele Hierarchieebenen. Sowohl der Azubi als auch die Sachbearbeitung und der Angestellte sind nicht bloß Mit-Arbeiter. Sie sind Mit-Unternehmer! Das zeigt sich in der Übernahme von Verantwortung durch jede und jeden Einzelnen.

Personalplanung mit Verantwortung der Mitarbeiter
Übernahme von Verantwortung durch jeden Einzelnen

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen gemeinsam die Risiken des Unternehmens und sie haben auch gemeinsam Anteil am Unternehmenserfolg. Aus diesem Grund machen wir unsere Personalplanung ohne Einkäufer oder IT-Experten. Alle tragen Verantwortung für die Akquise und sind sensibel für Einsparpotentiale und kontinuierliche Verbesserungen. Das wird dadurch gewährleistet, dass wir Unternehmensziele und deren Auswirkung für jeden einzelnen Arbeitsplatz definieren.

Tipp Nr. 4 für die Personalplanung: Statt teurer Führungskader - Führen durch Ziele!

Wenn Ihr Unternehmen wächst und sie statt fünf plötzlich 50 Angestellte haben, stellt sich in der Personalplanung die Frage, ob Sie zusätzliche Führungskräfte einstellen müssen, an die sie ihre Führungsaufgaben delegieren. Wenn das Unternehmen von 50 Angestellten auf 500 und später von 500 auf 5000 wächst, werden in der Regel immer wieder eine neue Hierarchieebene eingezogen. Durch diese Art der Personalplanung entsteht eine Pyramide, in der immer mehr Menschen führen und leiten und immer weniger Menschen am eigentlichen Produkt arbeiten oder mit dem Kunden Kontakt haben. Ich bin im Hinblick auf die Personalplanung überzeugt von niedrigen Hierarchien und von der Kraft der Selbstführung. In solchen Systemen wird die Führungsaufgabe nicht von Menschen übernommen, sondern von Zielen - mit allen Auswirkungen auf die Personalplanung.

Ziele übernehmen die Führungsaufgaben
Ziele übernehmen die Führungsaufgabe

Wie genau sich die Arbeit mit Zielen gestaltet erfahren Sie in dem Artikel zum Thema Ziele.

Darauf kommt es an

Viele der Ideen und Tipps von Büro-Kaizen® lassen sich zeitnah umsetzen. Die Einführung eines rotierenden Systems für die Küche schafft schnell Entlastung, die sich auch für die Personalplanung auswirkt. Andere Ideen brauchen etwas mehr Zeit. Die Arbeit mit Zielen oder die umfassende Übergabe von Verantwortung ist z.B. ein längerer Prozess, der eingeübt, erlernt und weiterentwickelt werden muss. Wir widmen uns seit Jahren diesem Thema und teilen gerne unsere Erfahrungen auch im Bereich der Personalplanung mit Ihnen. Wenn Sie mittel- und langfristig die positiven Auswirkungen von Büro-Kaizen® auf die Personalplanung erleben wollen, sollten wir einmal miteinander reden! Rufen Sie mich gerne an und vereinbaren Sie einen Termin mit mir oder einem unserer Berater! Wir unterstützen Sie gerne und suchen gemeinsam nach guten Lösungen!

Was der Tipp bewirkt

Ich bin überzeugt, dass sich unsere Arbeitswelt in einem großen Umbruch befindet. Unternehmen, die auch in Zukunft erfolgreich arbeiten und handeln wollen, werden nach neuen Formen der Personalführung und Personalplanung suchen. Die Entwicklung die sich abzeichnet, geht weg von den Experten und teuer bezahlten Führungskräften hin zu sich selbstführenden, selbstorganisierenden Organismen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam mit der Unternehmensführung die Risiken und die Erfolge schultern. Wenn Sie diese Veränderung proaktiv gestalten, sich den Herausforderungen stellen und bereit sind, nach ständigen Verbesserungen zu suchen, sind Sie für die Zukunft gewappnet. Davon bin ich überzeugt!

Und Sie?

Haben Sie Fragen und Anregungen? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf Ihre Kommentare!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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